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Was versteht man unter Bestandsverwaltung?

Bestandsverwaltung ist der Prozess der Orchestrierung des Warenflusses durch ein Unternehmen – in einem kontinuierlichen Zyklus von Bestellung, Lagerung, Produktion, Verkauf und Wiederauffüllung von Waren. Die Bestandsverwaltung wird im Allgemeinen auf zwei Ebenen durchgeführt: aggregierte Bestandsverwaltung und Bestandsverwaltung auf Lagerort- und Artikelebene. Bei der Festlegung ihrer Bestandsstrategie treffen Unternehmen Kompromisse zwischen der Minimierung der im Bestand gebundenen Barmittel oder dem Halten von mehr Bestand, um den Kundenservice oder die Produktionseffizienz zu maximieren.

Die Bestandsstrategie umfasst die Bestandsverwaltung auf Artikelebene durch Richtlinien wie Sicherheitsbestände (wird nachstehend beschrieben) und Bestandskontrollen durch Richtlinien, wie z. B. die ABC-Klassifizierung zur Priorisierung von Nachschubraten, die Attribute auf Artikelebene wie Verbrauchswert, Losgrößen und Auftragsdurchlaufzeiten berücksichtigt.

Der Bestand kann grob in drei Kategorien eingeteilt werden: Rohstoffe/Komponenten, Produkte in Bearbeitung und Endprodukte. Fertigungsunternehmen kaufen Rohstoffe oder Komponenten, lagern sie bis zur Produktionsbereitschaft ein und verarbeiten sie zu Endprodukten. Unternehmen ohne Fertigungsbereich, wie z. B. Großhändler und Einzelhändler, lagern Endprodukte für den Verkauf an den Endverbraucher ein.

Alle Unternehmen müssen ein Gleichgewicht zwischen Bestandsniveaus und Nachfrage finden, da Bestände die Barmittel eines Unternehmens verbrauchen und Lagerhaltungskosten verursachen. Unabhängig von der Art des Geschäfts müssen Unternehmen ihre Lagerbestände streng kontrollieren, sodass sie Barmittel einsparen können und gleichzeitig sicherstellen, dass sie über genügend Lagerbestände verfügen, um Produktionspläne oder die prognostizierte Kundennachfrage und tatsächliche Bestellungen zu erfüllen.

Vorteile der Bestandsverwaltung

Die Bestandsverwaltung ist komplex und variiert je nach Ihrer Branche, Ihrer Funktion innerhalb des Unternehmens und der Art des verwalteten Artikels. Die Entscheidung, wie Inventar geplant und verwaltet werden soll, ist eine gemeinsame Anstrengung voller Kompromisse, Risiken und Belohnungen.

Kein Unternehmen gleicht dem anderen. Abhängig von ihrem Geschäftsmodell verwenden Unternehmen eine Reihe unterschiedlicher Methoden zur Bestandsverwaltung. Bestand kostet das Unternehmen Geld, es kann jedoch erforderlich sein, mehr Sicherheitsbestände zu halten, um ein überlegenes Serviceniveau aufrechtzuerhalten, um Fehlbestände zu vermeiden und die betriebliche Effizienz zu maximieren. Hersteller mit teuren Maschinen- und Personalbetrieben führen manchmal übermäßige Lagerbestände, um zu vermeiden, dass diese Betriebe aufgrund eines Mangels an Lagerbeständen geschlossen werden – was dem Unternehmen wiederum mehr Geld kosten würde.

Fast alle Unternehmen unterhalten Sicherheitsbestände, um sich vor unerwarteten Änderungen in Bezug auf Angebot und Nachfrage zu schützen. Auf diese Weise fungiert der Bestand als Schutz vor dem Unerwarteten und als Puffer bei Produktionsausfällen. Der Sicherheitsbestand stellt ein Gleichgewicht zwischen Service oder Füllraten (der Prozentsatz der Kundenbestellungen, die ein Unternehmen sofort ab Lager versenden kann) und den zusätzlichen Kosten für die Bestellung und Vorhaltung von mehr Lagerbestand dar. Die Folge eines nicht ausreichenden Lagerbestands sind Fehlbestände, die sich nachteilig auf ein Unternehmen auswirken können, insbesondere wenn Kunden Alternativen haben, wie z. B. E-Commerce-basierte Unternehmen, bei denen eine schnelle Abwicklung erwartet wird. Fehlbestände stellen entgangenen Umsatz dar und können die Kundentreue beeinträchtigen.

In der Regel richten Hersteller in ihren ERP-Systemen Bestandskontrollen, wie z. B. Mindest- und Höchstbestandsmengen sowie Meldebestand ein. Distributoren richten Meldebestände dezentral ein, sodass jedes Distributionszentrum seine Lagerbestände auf der Grundlage lokaler Faktoren oder nachfrageorientierter Methoden bestimmen kann. Lokale Faktoren können die Nachfrage auf SKU-Ebene, Vorlaufzeiten oder saisonale Muster umfassen. Nachfragegesteuerte Methoden können POS-Daten ihrer Einzelhandelskunden enthalten. Viele Beschaffungsorganisationen berücksichtigen Preisnachlässe in ihrer Einkaufsstrategie und kaufen möglicherweise mehr Material als erforderlich, um günstige Preispunkte zu erhalten.

Bestandsverwaltung: Finanzielle Auswirkungen

Bei der Bestandsverwaltung müssen Kompromisse zwischen Umsatz, Kosten und Risiken eingegangen werden. In der Bilanz als Umlaufvermögen eingestuft, verbraucht der Bestand die Barmittel des Unternehmens. Besondere Aufmerksamkeit muss der Dauer des „Cash Conversion Cycle“ geschenkt werden – der Zeit zwischen dem Einkauf von Rohstoffen (für einen Hersteller) oder Waren (Großhändler oder Einzelhändler) bis zum endgültigen Verkauf der Endprodukte und dem Eingang der Zahlungen von Kunden.

Während dieser Zeit bleibt Bargeld gebunden, und Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Bestände rechtzeitig verkauft werden (als Lagerumschlag bekannt), um die Barmittel an das Unternehmen zurückzuführen. Lagerbestände mit geringer Umschlagshäufigkeit verursachen Lagerkosten, Risiken und wirken sich nachteilig auf den Cashflow eines Unternehmens aus. Dementsprechend benötigen Unternehmen einen disziplinierten Prozess, um sicherzustellen, dass das Niveau der Bestandsinvestitionen der erwarteten Kundennachfrage entspricht.

Außerdem erfordert die Bestandsverwaltung eine strenge Kostenrechnung, um sowohl das interne Managementreporting als auch das gesetzlich vorgeschriebene Finanzreporting zu unterstützen. Die in der Produktion verwendeten Bestandskosten müssen den Methoden der Vollkostenrechnung entsprechen, um sowohl direkte als auch indirekte Arbeits- und Gemeinkosten den Produkten zuzuordnen, wenn sie auf der Produktionslinie Gestalt annehmen. Und die Endprodukte, auch Warenbestand genannt, erfordern eine Zuordnung aller Kosten, die mit der Vorbereitung für den Verkauf verbunden sind.

Diese Kosten können Transport-, Arbeits- und andere Bearbeitungsausgaben umfassen. Als Gesamtbetrag wird die Summe aller Bestände im Unternehmen verwendet, um den Bestandsposten in der Bilanz und die Herstellkosten des Umsatzes in der Gewinn- und Verlustrechnung zu bestimmen.

Welche Arten von Bestandsverwaltungssystemen gibt es?

Unternehmen setzen je nach Betrieb, Komplexität oder Anforderungen eine Vielzahl von Bestandsverwaltungssystemen ein. Zu den drei primären Arten von Bestandsverwaltungssystemen gehören manuelle, periodische und permanente. Permanente Systeme sind die fortschrittlichsten und genauesten Bestandsverwaltungssysteme, während die manuelle Methode die am wenigsten ausgefeilte Methode zur Überwachung von Bestandsvorgängen ist.

Manuelles Bestandssystem: Diese Methode der Bestandsverwaltung hängt von der physischen Zählung der Artikel und der Aufzeichnung der Details auf Papier oder in einer Kalkulationstabelle ab. Dieser Prozess wird häufig von kleinen Unternehmen verwendet, die noch nicht auf eine Softwarelösung für die Bestandsverwaltung umgestiegen sind.

Periodisches Bestandssystem: Hier handelt es sich um ein Bestandsverwaltungssystem, bei dem die Bestandszählung am Ende einer Abrechnungsperiode statt nach jedem Verkauf und Kauf durchgeführt wird. Es ist ein relativ einfaches System, das besser für kleinere Unternehmen mit weniger Waren geeignet ist.

Permanentes Bestandssystem: Das System ist das fortschrittlichste und nutzt automatisierte Softwarelösungen, um Echtzeiteinblicke bereitzustellen. Sobald Lagerbestände in eine Einrichtung gelangen, bewegt, verkauft, verwendet oder entsorgt werden, aktualisiert das Bestandssystem die Salden sofort mit Scans von tragbaren Geräten, die Artikel-Barcodes oder RFID-Tags einscannen.

Radio Frequency Identification-(RFID-)System und Bestandsverwaltungssysteme

RFID ist eine Erfassungssystem-Technologie, die Bestandsverwaltungssysteme unterstützt. RFID-Systeme verwenden spezielle Tags, die an jedem Artikel angebracht sind, um seinen Verbleib zu verfolgen. Dank RFID kann die Bestandsverwaltung vereinfacht werden, indem neu eingetroffene Sendungen in das System oder ausgehende Sendungen mit mobilen Scannern eingescannt werden. RFID-Tags können aktiv sein und kontinuierlich ein Signal aussenden, oder passiv sein, sodass physikalische Lesegeräte für die Artikelverfolgung erforderlich sind. RFID-Tags eignen sich am besten, um jederzeit Echtzeitdaten und -einblicke in den Lagerbestand bereitzustellen.

Bestandsverwaltung im Vergleich zur permanenten Inventur

Die permanente Inventur ist eine Methode der Kontrolle und des Ausgleichs, um zu bestätigen, dass die Inventurzählungen mit den Bestandsaufzeichnungen eines Unternehmens übereinstimmen. Durch die periodische Zählung der einzelnen Artikel über das ganze Jahr wird die Genauigkeit der Bestandsmengen und -werte sichergestellt.

Ein genaues System zur Verfolgung der verfügbaren Lagerbestände ist für die Verwaltung von Angebot und Nachfrage, die Aufrechterhaltung eines hohen Kundenserviceniveaus und die Planung der Produktion unerlässlich.

Anstatt Bestandsverwaltungssysteme zu nutzen, können Sie eine permanente Inventur durchführen, um vollständige physische Bestände zu erfassen. Oder Unternehmen können beide Techniken nebeneinander verwenden, um Bestandsmengen und -werte zu prüfen. Die Bestandsverwaltung unterstützt die serialisierte permanente Inventur.

Beispiele für die Bestandsverwaltung – Anwendungsfälle in der Branche

Während die Bestandsverwaltung in den meisten Branchen üblich ist, gibt es bestimmte Branchen mit einzigartigen Anforderungen, die spezialisierte Systeme erfordern. Bedeutende Beispiele sind Gastronomie (Restaurants) und Einzelhandel.

Bestandsverwaltung im Einzelhandel

Einzelhändler müssen ihren Kunden heute sehr flexible Kaufoptionen für Waren anbieten und das über verschiedene Kanäle. Der intensive Wettbewerb durch große E-Commerce-Anbieter und anspruchsvolle Kunden hat Einzelhändler gezwungen, ein gemischtes Geschäftsmodell zu betreiben, das stationäre Geschäfte und Online-Kauferlebnisse kombiniert – der sogenannte Omnichannel-Einzelhandel.

Omnichannel bietet Käufern flexible Optionen, z. B. die Bestellung im Geschäft, den Versand nach Hause, Online-Kauf, die Rückgabe im Geschäft oder den Versand von einem Händler an ein Geschäft zur Abholung. Das Ziel ist die Bereitstellung einer hervorragenden End-to-End-Kundenerfahrung, die den Unterschied zwischen Erfolg und Geschäftsaufgabe ausmachen kann.

Um jedoch die beste Kundenerfahrung über Omnichannel zu bieten, müssen Einzelhändler einen Echtzeit-Einblick in ihre Lagerbestände haben. Nur so können sie sicherstellen, dass das Einkaufserlebnis der Kunden zu Bestellungen führt. Fehlbestände verhindern nicht nur, dass bestimmte Bestellungen ausgeführt werden, sondern frustrierte Kunden suchen mit hoher Wahrscheinlichkeit auch nach ähnlichen Artikeln in der Filiale oder auf der Website eines Mitbewerbers. Die Treue ist vergänglich und Markenwechsel sind häufig. Verlorene Kunden kehren möglicherweise nie zurück, was potenzielle zukünftige Verkäufe beeinträchtigt.

Infolgedessen müssen Einzelhändler ihre Lagerbestände sehr sorgfältig verwalten, sodass sie den schmalen Grat zwischen ausreichendem Lagerbestand, um den höchsten Prozentsatz ihrer Kundenbestellungen zu erfüllen, und nicht zu viel zu haben, was ihren Cashflow belasten und das Risiko mit sich bringen könnte, am Ende der Kaufsaison Lagerbestand übrig zu haben, der nicht verkauft werden kann. Bestandsverwaltungssoftware für den Einzelhandel (in Kombination mit Auftragsverwaltungssystemen) ermöglicht Einzelhändlern, schnell auf Änderungen im Kaufverhalten zu reagieren und ihre Kanalstrategien und Lagerbestände anzupassen.

Bestandsverwaltung im Restaurantbereich

Die Verwaltung des Restaurantbestands ist insofern einzigartig, weil sie eine Echtzeitüberwachung der Zutaten ermöglichen muss, da viele frisch sind, eine kurze Haltbarkeit haben und sorgfältig bis zum Verbrauch verfolgt werden. Außerdem muss das System die Lagerbestände sorgfältig überwachen, Aufträge zur Wiederauffüllung auslösen, neue Bestandseingänge erfassen und bei der Verwaltung der Menükosten helfen.

Die Verwaltung frischer Zutaten ist mit inhärenten Herausforderungen verbunden, da sie den Managern hilft, ihre Haltbarkeit genau zu überwachen, um Verderb zu verhindern. Verderb führt im besten Fall zur Geldverschwendung, im schlimmsten Fall kann es jedoch zu einer Lebensmittelvergiftung kommen und Maßnahmen der Gesundheitsbehörden auslösen.

Bestandsverwaltungssoftware kann Restaurants dabei helfen, ihre einzigartigen Herausforderungen zu bewältigen. Durch die automatische Verknüpfung von Verkäufen mit Lagerbeständen können Restaurants einen vollständigen Überblick über Bestellungen, Verbrauch und Zutatenbestände erhalten, Verderb vermeiden und ihre Margen verwalten. Außerdem reduziert die Bestandsverwaltungssoftware den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben, indem sie Benachrichtigungen über mögliche Ablaufzeiten der Haltbarkeit an Manager sendet, die Nachbestellung automatisiert, wenn Artikel ihr Verderbsdatum überschreiten oder festgelegte Nachfüllmengen unterschreiten.

Bestandsverwaltungssoftware

Moderne, cloudbasierte Bestandsverwaltungssysteme bieten umfassende Materialwirtschaftsfunktionen, die den Warenfluss in Ihrem Unternehmen und seinem globalen Liefernetzwerk effektiv verwalten. In Verbindung mit Lagerverwaltungssystemen bieten sie genaue und zeitnahe Einblicke in Lagerbestände, Wiederauffüllungspläne und Auftragserfüllungsraten, was sich allesamt auf die Kundenzufriedenheit auswirkt. In Kombination mit Supply Chain Planning-Systemen nehmen sie das Rätselraten aus der Bestandsverwaltung, indem sie die Nachfrage mit dem Angebot abgleichen und somit die Lagerbestände optimieren, die Auftragserfüllungsraten erhöhen, termingerechte Produktionsläufe sicherstellen und die Auslastung des Umlaufvermögens verbessern.

Bestandsverwaltung und Supply Chain Management

Die Bestandsverwaltung ist eine entscheidende Komponente des Supply Chain Managements (SCM), da der Daseinsgrund einer Supply Chain der Warenverkehr ist, entweder die Lieferung von Rohstoffen und Unterkomponenten an Hersteller oder Bestellungen für Endprodukte an die Verbraucher. Beide unterstützen Unternehmen, Kosten zu senken, den Cashflow zu verbessern und die Gewinnspannen zu erhöhen.

Bestandsübersicht

Ein wesentlicher Vorteil moderner Cloud-Bestandsverwaltungslösungen ist ihre Fähigkeit, Echtzeiteinblicke in den Bestand über mehrere Knoten der Lieferkette hinweg zu bieten, wie z. B. Produktionsanlagen, Lieferanten, Transitwaren und Distributionszentren. So erhalten Entscheidungsträgern die notwendigen Einblicke, um die Kundenzufriedenheit aufrechtzuerhalten. Dies ist für Unternehmen mit ausgedehnten Liefernetzwerken, variabler Nachfrage und intensivem Wettbewerb besonders kritisch.

Eine Echtzeitansicht der Lagerbestände und ihres Standorts hilft ihnen, Produktionspläne und die Bearbeitung von Kundenaufträgen besser zu verwalten. Wenn beispielsweise eine Lieferung aufgrund von Transportproblemen aufgehalten wird, können Manager den vorübergehenden Mangel ausgleichen, indem sie Bestände von einem Distributionszentrum in ein anderes verlagern, wo eine höhere Nachfrage mehr Bestände erfordert.

In Kombination mit einer Supply Chain Planning-Software können Planer anhand von Echtzeitdaten zum Auftragsvolumen bestimmen, wie viel von einem bestimmten Artikel sie benötigen, wo er sich befinden sollte und wie oft sie ihn wiederauffüllen müssen, um die tatsächliche und prognostizierte Nachfrage und das Produktionsniveau zu erfüllen.

Integriertes Supply Chain Planning

Komplexe Lieferketten fordern Unternehmen heraus, das Angebot an der Nachfrage auszurichten und die Lagerbestände präziser zu bestimmen. Anspruchsvolle Lösungen für die Bedarfsplanung können dabei helfen, ausgefeilte Algorithmen zu nutzen, die mehrere Szenarien beinhalten, einschließlich Artikel- und Standortkombinationen sowie Bestandsrichtlinien für die Erstellung des optimalen Bedarfsplans. Was-wäre-wenn-Szenarien spielen eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass die geplanten Lagerbestände ausreichen, um die Kundennachfrage zu erfüllen, Fehlbestände zu vermeiden und Ausfallsicherheit zu gewährleisten.

Verwaltung von Lieferanten zur Optimierung der Bestandsverwaltung

Die Auswahl der richtigen Lieferanten liegt in der Verantwortung der Beschaffungsorganisation. Lieferanten können einen erheblichen Einfluss auf den Lagerbestand haben. So hängt beispielsweise das Erreichen einer Just-in-Time-Verfügbarkeit von zuverlässigen, qualifizierten Lieferanten ab, die bestimmte Lieferzeiten einhalten können. Wenn sie geplante Versandtermine verpassen, können sich Produktions- und Kundenaufträge verzögern und sich eventuell negativ auf die Kundenzufriedenheit auswirken.

Der Nettobedarfsplan, der durch die Lieferplanung in den Bedarfsplan integriert wird, muss die Komplexität globaler Lieferketten unterstützen können, um den Rohstoff- und Komponentenbestandsbedarf für die Produktion zu bestimmen. Schließlich helfen Planungssysteme bei der Festlegung von Bestandsrichtlinien für die Festlegung von Sicherheitsbeständen (überschüssige Bestände, die als Puffer gegen Angebots- und Nachfrageunsicherheiten verwendet werden) und beseitigen im Wesentlichen das Rätselraten bei Bestandsentscheidungen und ihren potenziell negativen Auswirkungen auf den Cashflow.

Die integrierte Geschäftsplanung kombiniert statistische Prognosen mit tatsächlichen Bedarfssignalen, um aktuelle Prognosen und Bestandsniveaus bereitzustellen, die Ihren gewünschten oder angestrebten Kundenserviceniveaus entsprechen. Sie hilft Ihnen, Unsicherheiten bei der Nachfrage und den Lieferantenvorlaufzeiten zu bewältigen. Nachschubaufträge werden immer dann generiert, wenn eine Bestandsposition unter einen Mindestschwellenwert fällt. Diese Bestellungen enthalten geschätzte Vorlaufzeiten, um angemessene Lagerbestände sicherzustellen. Basierend auf der angegebenen Bestandsrichtlinie kann die Nachschubbestellung eine feste Bestellmenge oder eine berechnete Menge sein, die als Differenz zwischen dem maximalen Schwellenwert und der Bestandsposition berechnet wird, und kann für Mindestbestellmengen angepasst werden.

Cloud-Bestandsverwaltung – Wo befinden Sie sich auf Ihrem Weg?

Wenn Sie bereit sind, mehr über die moderne Bestandsverwaltung zu erfahren, sollten Sie sich zunächst die folgenden Fragen stellen:

  • Optimieren wir unseren Bestand, indem wir ihn an der Bedarfs- und Angebotsplanung ausrichten?
  • Wenden wir die richtigen Bestandsrichtlinien an, um Bestandskosten zu minimieren und den Kundenservice zu maximieren?
  • Hindert die Fragmentierung des Bestands unsere Ausführungsfähigkeit?
  • Wie verwalten wir unsere Sicherheitsbestände?
  • Wie viel unseres Betriebskapitals steckt im Lagerbestand?
  • Wie können wir unseren Lagerumschlag verbessern?
  • Wie unterstützt die Bestandsverfügbarkeit unsere Ziele hinsichtlich der Kundenzufriedenheit?

Viele Unternehmen verwenden immer noch Kalkulationstabellen oder unflexible Legacy-Systeme für einige oder alle Aspekte der Bestandsverwaltung. Auch wenn dieser Ansatz angemessen erscheint, können ältere Technologien zu suboptimalen Geschäftsergebnissen führen. Um in den komplexen Lieferketten von heute wettbewerbsfähig zu sein und angemessen auf unvermeidliche Störungen zu reagieren, benötigen Sie moderne Cloud-Lösungen, die Informationen in Echtzeit austauschen, um eine bessere Abstimmung zwischen Planung, Produktion und einer integrierten Ansicht Ihres Bestands zu erreichen.

Cloudbasierte integrierte Supply Chain Management-(SCM-)Suiten helfen Unternehmen, Synergien in ihrer Planung und Bestandsverwaltung sowie anderen wichtigen Lieferkettenfunktionen, wie z. B. Beschaffung, Fertigung, Logistik und Auftragsverwaltung, zu entwickeln. Das Ergebnis: mehr Effizienz, besserer Kundenservice und höhere Gewinnspannen.

Wo befinden Sie sich auf Ihrem Weg zur integrierten Bestandsverwaltung? Wie können wir Ihnen helfen?