Elaboración de presupuestos de capital: qué es y cómo funciona

Seleccionar los proyectos de construcción e inversiones que generarán mayores beneficios para una organización y sus clientes casi nunca resulta sencillo. La elaboración de presupuestos de capital, el proceso de alinear la selección de proyectos con los objetivos empresariales y los recursos financieros y humanos disponibles, ayuda a las organizaciones del sector público y privado a evaluar, priorizar y asignar recursos de manera óptima a los proyectos de capital.

En este artículo se analizarán los desafíos asociados con los presupuestos de capital, así como identificar las oportunidades que agregarán más valor a tu organización.

¿Qué son los presupuestos de capital?

La elaboración de presupuestos de capital es el proceso de selección de la cartera óptima de proyectos que una organización puede entregar dentro de sus limitaciones financieras. Identifica y supervisa las fuentes de financiación para proyectos a gran escala, como infraestructura pública, construcción de nuevas instalaciones y renovaciones de instalaciones y activos existentes.

Los procesos de elaboración de presupuestos de capital ayudan a garantizar que los proyectos cumplan los objetivos empresariales. En el sector privado, esos objetivos podrían incluir el crecimiento, la sostenibilidad y la satisfacción del cliente. Las organizaciones del sector público suelen apostar por maximizar el beneficio público, como un proyecto de autopista que alivie la congestión del tráfico o mejore la seguridad en un cruce peligroso.

Por lo general, varios proyectos compiten por los mismos fondos. Los equipos de planificación de capital eficaces reemplazan el infame enfoque de "la persona que más grite se lleva todo el dinero" e incorporan una metodología de priorización coherente basada en datos. Las organizaciones pueden definir sus criterios y ponderación, y aprovechar las simulaciones de Monte Carlo para predecir los resultados probables.

El resultado previsto es entregar los proyectos que mejor se ajusten con los objetivos de la organización en el tiempo y el costo prometidos. Los resultados positivos mejoran la reputación de la organización y la confianza del liderazgo en la financiación de proyectos y programas futuros.

Conclusiones clave

• La presupuestación es una parte integral de la planificación de proyectos de capital y un predictor del éxito a largo plazo de una organización.
• Un proceso formal de presupuestación de capital aumenta la probabilidad de elegir los proyectos adecuados y completarlos a tiempo y dentro del presupuesto.
• Determinados métodos de elaboración de presupuestos de capital pueden ser subjetivos, lo cual supone un inconveniente importante.
• Los procesos manuales y las hojas de cálculo generalmente no pueden seguir el ritmo de las complejidades y la dinámica actual de los presupuestos de capital.
• El software adecuado de planificación de capital/efectividad de capital puede conectar equipos de finanzas, planificación y proyectos para ayudar a garantizar la coherencia y la gobernanza, impulsar la eficiencia y proporcionar los datos que tu personal necesita para hacer su trabajo.

Presupuestos de capital en detalle

Los presupuestos de capital asignan una cantidad determinada de fondos que se ajusta a la planificación financiera de la organización, incluidas consideraciones como la financiación de operaciones en curso, recompras de acciones, dividendos y actividades de fusiones y adquisiciones. Al incorporar un plan estratégico de presupuestos de capital, las organizaciones pueden determinar y priorizar con mayor eficacia qué proyectos cumplen sus objetivos y se alinean con la financiación disponible.

Un ejemplo sencillo es cuando una organización establece sus tres objetivos. Podrían ser, "construir esto, incrementar esto y hacerlo con seguridad". La financiación se asigna a los equipos de encargados de los proyectos, que ahora entienden cómo se distribuyen los fondos en función de los objetivos empresariales a los proyectos adecuados que resulten más rentables.

Es probable que usen uno o más métodos de elaboración de presupuestos a la hora de priorizar las inversiones de capital. La clasificación de los proyectos en función de los criterios establecidos por los responsables sénior aporta objetividad a la priorización y, en última instancia, a la decisión de aprobar, retrasar o rechazar proyectos. El análisis financiero proporciona un indicador valioso del rendimiento económico y la viabilidad. También se debe considerar el potencial de riesgo, ya que afecta de forma notable a la probabilidad de lograr los resultados financieros deseados.

Cómo funcionan los presupuestos de capital

Dadas las innumerables estructuras de organización que existen en todos los sectores e industrias, la gestión de presupuestos de capital no responde a una fórmula válida para todos los contextos. Las grandes organizaciones pueden permitirse el lujo de tener un comité de presupuestos que supervise los proyectos de capital, mientras que las organizaciones más pequeñas generalmente dependen de los equipos de línea de negocio para seleccionar, ejecutar y supervisar proyectos de capital.

Las organizaciones grandes o pequeñas, públicas o privadas, tienen un proceso de presupuestos de capital anual que se puede desglosar en incrementos mensuales. Se evalúa de forma constante de lo asignado y gastado, y una vez hecha la evaluación, se realizan ajustes presupuestarios basados en una variedad de factores (retrasos causados por eventos climáticos, picos en los precios de las materias primas, escasez de mano de obra, etc.), con un análisis de la varianza correspondiente y una explicación de lo que funcionó según los planes y de los cambios que se produjeron. Ese proceso se repite mes a mes. La gestión de carteras es la disciplina que actúa como nexo de unión entre el mundo de los proyectos y la planificación empresarial.

A medida que las organizaciones del sector privado evalúan las oportunidades de inversión, generalmente seleccionan proyectos que maximizarán los ingresos y el valor para los accionistas. En el sector público, la prioridad son generalmente los proyectos que beneficiarán a los ciudadanos. El dinero para nuevos proyectos o renovaciones es limitado, de modo que resulta crucial analizar y seleccionar los proyectos adecuados y la secuencia para ejecutarlos.

Métodos utilizados en la elaboración de presupuestos de capital

Los métodos de elaboración de presupuestos de capital evalúan los flujos de efectivo, comparando costos y beneficios para proporcionar un indicador de viabilidad económica y el rendimiento potencial. Existen tres métodos principales de elaboración de presupuestos de capital (que se describen a continuación), cada uno de los cuales puede aportar diferentes perspectivas. Es importante que su plataforma de tecnología de planificación de capital tenga la flexibilidad de adaptarse a diferentes métodos para proporcionar una imagen completa del retorno potencial de un proyecto.

• Análisis de flujo de caja descontado
  Debido a que un presupuesto de capital típico abarca varios trimestres e incluso muchos años, las organizaciones utilizarán técnicas de flujo de caja descontado (DCF) para evaluar la implicaciones monetarias y la distribución en el tiempo de los flujos de efectivo. El flujo de caja descontado también tiene en cuenta las entradas y salidas de un proyecto.
  
  La fórmula de DCF representa el valor que un inversor estaría dispuesto a pagar por una inversión, considerando la tasa requerida de rendimiento de la inversión, o la tasa de descuento.
  
  El análisis de DCF te brindará su tasa interna de retorno (TIR). A algunos no les convence la TIR porque asume que puedes reinvertir a la tasa calculada, lo cual resulta poco probable. Sin embargo, una TIR que sea significativamente más alta que el costo promedio ponderado de capital (WACC) y/o tasa crítica de rentabilidad de una compañía es un indicador de resultados favorables. Otra aportación del análisis de DCF es el valor actual neto (VAN), una medida simple y directa del valor del proyecto. Cuanto mayor sea el VAN, mayor será la diferencia positiva entre las ganancias (o beneficios financieros) y los costos de inversión. Además, el VAN normalmente utiliza el WACC como su tasa de descuento, haciendo su producción más creíble.
• Análisis del periodo de recuperación
  El análisis del periodo de recuperación es otro método probado y certero del análisis financiero de la inversión. Es un cálculo simple de la cantidad de tiempo que se necesita para recuperar los fondos invertidos a través del beneficio del proyecto. Cuanto menor el periodo de recuperación, mejor, lo cual a menudo resulta obligatorio si el proyecto se considera de alto riesgo. Muchas organizaciones han fijado su periodo de recuperación en línea con su "tasa crítica de rentabilidad" o su TIR en el caso de inversiones.
• Análisis de rendimiento
  Los métodos de análisis de rendimiento suelen concentrarse en los ingresos y gastos de toda la organización más que en proyectos específicos. También es un método para aprovechar al máximo los activos y la infraestructura existentes.
  
  Por ejemplo, una empresa industrial dispone de una planta para fabricar más artículos y un sistema de transporte preferido para distribuirlos por todo el país con menos combustible. El análisis del rendimiento determina si el proyecto mejorará el rendimiento global de la empresa mediante el aumento de la capacidad o la reducción de gastos.

Métricas importantes de para los presupuestos de capital

La selección de las métricas adecuadas para los presupuestos de capital a menudo dependen de la dirección de la organización y sus expectativas, del entorno regulatorio (y las medidas relevantes asociadas) y de su tolerancia al riesgo. Los métodos elegidos ayudarán a eliminar los proyectos que no alcancen los umbrales mínimos de rendimiento de una organización. También son útiles para comparar proyectos en competencia y desarrollar clasificaciones.

• Periodo de recuperación
  Todas las personas de una organización que esté realizando proyectos de capital sabrán cuál debe ser el plazo de recuperación. Cuanto más riesgo esté involucrado, menor será. Y si estás tratando de hacer algo que no se haya hecho antes, entonces necesitarás demostrar con claridad que puedes recuperar el dinero rápidamente.
• Tasa interna de rendimiento
  La tasa interna de rendimiento (TIR), o la rentabilidad esperada de un proyecto, proporciona la tasa de descuento que hace que el valor actual neto de un proyecto sea cero. En otras palabras, la TIR brinda el rendimiento en un proyecto en porcentaje, y no valor expresado en un divisa. Los proyectos de capital con una TIR más alta generalmente son considerados la mejor opción de inversión.
• Valor actual neto
  El valor actual neto (VAN) indica si los beneficios financieros de un proyecto superarán sus costos. Si se calcula que el VAN es inferior a cero, la inversión (costo) necesaria supera el beneficio y probablemente hará que el proyecto se aplace o rechace.

Proyectos clasificados en cuanto a los presupuestos de capital

La mayoría de las organizaciones desean una lista de proyectos de capital clasificados en orden, de acuerdo con sus objetivos y asignación financiera. La capacidad de reunir y organizar proyectos dentro de un portafolio permite a las organizaciones realizar análisis de escenarios hipotéticos para que puedan reaccionar a los cambios en planificación rápidamente, incluida la reasignación de recursos al siguiente proyecto según corresponda.

La planificación de escenarios es clave. Al revisar continuamente los escenarios y reevaluar las previsiones y los datos reales del proyecto con respecto al plan, los equipos de planificación estarán más preparados para afrontar eventos inesperados como desastres naturales, interrupciones de la cadena de suministro y cambios normativos. Las carteras seleccionadas de proyectos y diversos escenarios deben registrarse y ser accesibles desde una plataforma de colaboración que proporcione visibilidad, flexibilidad y coherencia.

Desafíos de la elaboración de presupuestos de capital

La elaboración de presupuestos es un proceso crítico para las organizaciones que evalúan sus opciones de gasto de capital, pero abundan los desafíos que podrían conducir a errores a gran escala.

• Errores de estimación y previsión. Incluso cuando son desarrolladas por profesionales cualificados, las estimaciones y las previsiones de proyectos de capital dependen de la calidad de los datos en los que se basan y son vulnerables a múltiples sesgos involuntarios que pueden generar errores. Por ejemplo, el sesgo de disponibilidad se produce cuando, en una distribución de probabilidades, una persona encargada de formular el pronóstico asigna demasiado peso a escenarios que han ocurrido antes. Con el sesgo de conveniencia, filtran o minimizan aquellas evidencias que no apunten hacia el resultado deseado.
• Riesgo e incertidumbre. Las decisiones de en materia de presupuestos de capital están plagadas de riesgos e incertidumbres específicos del proyecto y del mercado que deben evaluarse meticulosamente para propiciar el mejor retorno de la inversión posible. La realización de análisis rigurosos de sensibilidad y probabilidad, y el uso de técnicas como la simulación Monte Carlo ayudan a las empresas a mitigar el riesgo y tomar decisiones más informadas. Sin embargo, para los pronosticadores es difícil anticipar las condiciones climáticas adversas, las interrupciones de la cadena de suministro y otros factores externos, por lo que los planificadores deben aprovechar cierta flexibilidad financiera en sus estimaciones presupuestarias.
• El racionamiento de capital o "apretarse el cinturón". Las organizaciones se enfrentan a limitaciones en torno al capital financiero de que disponen para invertir en nuevos proyectos de construcción. El racionamiento del capital les ayuda a decidir cómo asignar esos escasos recursos. En general, los proyectos se priorizan en función de cuáles se prevé que generen los mayores rendimientos, pero ese tipo de racionamiento podría exponer a las organizaciones a un mayor riesgo al no diversificar sus portafolios de inversión.
• Cambio de entornos normativos y fiscales. Las regulaciones en materia de construcción y las leyes fiscales, a nivel local, estatal y federal, están sujetas a constantes cambios, lo cual incrementa la complejidad del proceso de elaboración de presupuestos. Es importante mantenerse al día, especialmente en cuanto a las últimas regulaciones que rigen la seguridad de los trabajadores, los códigos de construcción y la sostenibilidad.
• Soluciones tecnológicas aisladas. Como ya se ha mencionado, las estimaciones y las previsiones de proyectos de capital dependen de la calidad de los datos en los que se basan, y no serán apropiados si están bloqueados en aplicaciones y hojas de cálculo aisladas. Contar con aplicaciones de planificación y presupuestación estandarizadas e integradas ayuda a que el proceso de elaboración de presupuestos de capital sea más confiable y preciso.
• Escasa integración con la planificación estratégica. Los silos de proyectos no se limitan solo a datos y aplicaciones. El proceso de presupuestación a menudo recae en equipos que trabajan en solitario, lo cual genera desconexión entre los planes estratégicos y los operativos. Un plan estratégico integrado de presupuestos de capital puede determinar y priorizar con mayor eficacia los proyectos que cumplen los objetivos de la organización y se alinean con el financiamiento disponible.

Mejores prácticas en la elaboración de presupuestos de capital

Los desembolsos de capital a menudo representan un porcentaje importante del presupuesto global de una organización, de modo que se torna fundamental revisar continuamente el portafolio y ajustar el proceso. Las mejores prácticas en este ámbito ayudan a fomentar la certeza, precisión y previsibilidad. Los procesos uniformes también pueden facilitar las comparaciones entre proyectos y enseñarnos lecciones. A continuación se describen varias de las mejores prácticas.

1. Utiliza una previsión continua. En lugar de apegarse a un presupuesto anual estático que puede quedar obsoleto rápidamente, considera la posibilidad de realizar una previsión continua que actualice continuamente el plan y las estimaciones presupuestarias.
2. Utiliza modelos uniformes de ROI. Los modelos que miden el ROI, calculados habitualmente dividiendo las ganancias o pérdidas netas de una inversión por su costo inicial, deben basarse en datos sólidos y precisos y aplicarse de manera uniforme en toda la organización, de modo que ayuden a garantizar que todos los proyectos se evalúen con los mismos criterios. Esto propicia resultados objetivos y comparables.
3. Implanta presupuestos de base cero. Los presupuestos de capital de base cero se inician en la casilla de salida de todo ciclo de presupuestación, sin importar lo que se haya gastado durante el ciclo anterior. Requiere que cada dólar solicitado sea explicado y justificado. El presupuesto de base cero promueve una cultura de gestión de costos y rendición de cuentas basada en la identificación de gastos excesivos y la reasignación de esos recursos hacia usos más estratégicos y de mayor crecimiento.
4. Identifica en qué fase del proceso de aprobación se encuentra cada proyecto. Concíbelo como una especie de mantenimiento preventivo. No apartar la vista de los costos del proyecto de capital y el presupuesto, del rendimiento del proyecto y del equipo que lo ejecuta te permitirá garantizar que el proyecto se entregue a tiempo y cumpla las reglas presupuestarias. Las revisiones regulares también confirman que si proyecto está progresando según lo previsto y si se pueden realizar ajustes.
5. Toma decisiones basadas en flujos de caja reales. Al comparar los flujos de caja esperados y reales de cada proyecto de capital, el proceso de presupuestación ayuda a determinar a qué espacios resulta más apropiado asignar esos recursos para aumentar la rentabilidad y maximizar el valor.
6. Utiliza el análisis de flujo de caja descontado (DCF). Los análisis de DCF, que estiman el valor de una inversión basada en el efectivo que se espera que ingrese, pueden proporcionar a las organizaciones una proyección razonable sobre si vale la pena una inversión propuesta. Sus proyecciones se pueden ajustar para proporcionar diferentes resultados que respondan a diversos escenarios hipotéticos.

Maximiza los presupuestos de capital con Oracle Capital Program Management

Si has tenido que enfrentarte al dolor que supone elaborar presupuestos en hojas de cálculo gestionadas por diferentes departamentos y en varios formatos, ¿por qué seguir trabajando en "el infierno Excel"? El software adecuado puede ayudar a que los presupuestos de capital sean más sencillos y precisos, coherentes y confiables.

Oracle Primavera Cloud Portfolio and Capital Planning es una solución integral de planificación, presupuestación y gestión de portafolios de proyectos diseñada específicamente para la construcción. Se basa en más de una década de experiencia en planificación de capital, pero resulta accesible tanto para nuevos usuarios como para profesionales veteranos. En las soluciones de Oracle, todos los datos se centralizan, se actualizan inmediatamente por proyecto, permiten a todas las partes interesadas colaborar y proporcionan a la gestión información relevante en tiempo real. Oracle Primavera Cloud Portfolio y Capital Planning también proporcionan un valor significativo para los procesos de toma de decisiones de toda la organización.

Las organizaciones a menudo toman decisiones importantes en materia de presupuestos de capital con información inadecuada, procesos incoherentes y falta de sistemas estándar. Establecer un proceso confiable que clasifique objetivamente los proyectos en función de los objetivos de la organización prioriza los proyectos que merecen aprobación. Si bien un sistema de clasificación no es infalible, un enfoque formal de presupuestación de capital basado en las mejores prácticas aumenta la probabilidad de seleccionar los proyectos de capital que aumentan el valor y los ingresos de los accionistas o, en el sector público, brindan los mayores beneficios a los ciudadanos.

Preguntas frecuentes sobre presupuestos de capital

¿Qué se entiende por presupuesto de capital?
Los presupuestos de capital ayudan a las organizaciones a identificar el conjunto de proyectos para los que disponen de suficiente dinero y la mejor manera de distribuir los fondos entre ellos.

¿Cuáles son los tres métodos de elaboración de presupuestos de capital?
Los tres métodos de evaluación más utilizados en los presupuestos de capital son el periodo de recuperación, el valor actual neto y una evaluación de la tasa de rendimiento interna.

¿Qué ejemplos hay de elaboración de presupuestos de capital?
Un ejemplo sería cuando una empresa privada decide cómo asignar y reasignar fondos en la construcción de una planta de fabricación, la renovación de un edificio de oficinas y la reorganización de una instalación de I+D. Otro ejemplo es cuando una entidad pública asigna dólares a los contribuyentes para construir una planta de alcantarillado o agregar un carril a una carretera.

¿Qué problemas plantea la presupuestación de capital?
Un problema con los presupuestos de capital son los procesos incoherentes y manuales, que a menudo conducen a errores, inexactitudes y una selección de proyectos subóptima.