Crear un plan de proyecto de implementación de un ERP
Alex Chan | Estratega de contenidos | 8 de julio de 2024
A menudo, las iniciativas más grandes obtienen las mayores recompensas. La implementación de un nuevo sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es una de esas posibles iniciativas que brindan grandes recompensas. Actualmente, la transición a un nuevo ERP a menudo implica pasar de un software local que lleva utilizándose mucho tiempo a un sistema basado en la nube. El ERP desempeña una función fundamental para las finanzas y las operaciones de la empresa, por lo que realizar con éxito esta transición a un nuevo ERP requiere preparación y prestar atención a los detalles. A lo largo de cada parte del proceso, ya sea ensamblando un equipo para lanzar el sistema o anticipando costes ocultos, disponer de un plan de proyecto de implementación del ERP es clave para comenzar esta importante iniciativa de software.
¿Qué es un plan de proyecto de implementación del ERP?
Un plan de proyecto de implementación del ERP implica planificar, configurar y desplegar tu sistema ERP para respaldar todas las operaciones que dependen de él en toda tu empresa. La implementación de un sistema ERP es un proceso que incluye conformar un equipo de proyecto, asignar tus procesos, migrar datos financieros y transaccionales, llevar a cabo la integración con sistemas de terceros y capacitar a los empleados para utilizar el software.
Los sistemas del ERP son plataformas integradas que se ejecutan en un centro de datos local o en la nube, siendo la nube el enfoque de más rápido crecimiento con mucha diferencia. Las aplicaciones en la nube pueden implicar un esfuerzo de implementación muy diferente, normalmente más breve y sencillo que los ERP locales tradicionales. Esto se debe a que la mayoría de los proyectos locales involucran unidades empresariales y operativas que brindan sus requisitos a equipos de TI que personalizan en gran medida el software para adaptarse a los procesos comerciales existentes. Por otro lado, las implementaciones de aplicaciones en la nube suelen ser responsabilidad de los directivos y elaborarse de conformidad con los resultados buscados, utilizando procesos listos para usar sin necesidad de realizar extensas personalizaciones.
La mejor manera de iniciar un proyecto de ERP pasa por establecer los objetivos de negocio que deseas lograr con tu nuevo sistema y un calendario que especifique los plazos de implementación del sistema. Esto implicará planificar los pasos y las fechas específicas de las tareas que deseas completar antes de la fecha de puesta en marcha. Para determinar estos pasos y tareas, primero debes preguntarte qué procesos en concreto deseas mejorar, qué funciones necesitas, qué sistema abordará esas necesidades y qué estrategia de implementación será más adecuada para tu proyecto.
Conclusiones clave:
- Un plan de proyecto de implementación del ERP es una guía detallada que se elabora para lanzar el sistema en toda tu empresa, incluidos los objetivos, los plazos, los pasos y los recursos que necesitas para tener éxito.
- La comunicación y la gestión del cambio son elementos esenciales de un plan de implementación del ERP para establecer expectativas y alinear objetivos con los líderes empresariales y preparar al personal para los cambios que trae consigo un nuevo sistema ERP.
- La implementación del ERP es un proceso que se prolonga durante meses e incluye la instalación de software, la migración de datos, la renovación de los procesos de negocio y la formación de tu personal para aprender nuevos procesos.
- Un equipo de implementación del ERP será responsable de la eficaz implantación de tu nuevo sistema e idealmente contará con miembros de diferentes departamentos y niveles de antigüedad de tu negocio.
Los planes de proyecto de implantación del ERP explicados
Los planes de proyecto de implementación del ERP brindan a las empresas el marco y la orientación que necesitan para realizar la transición a un nuevo sistema: una visión clara y objetivos medibles, un modelo de gobernanza sólido, un mapa para procesos de negocio rediseñados, planes para la migración e integración de datos, una estrategia para preparar a los usuarios para el cambio y mucho más.
Las empresas que se trasladan al ERP en la nube deben abordar una dimensión de planificación adicional. Al igual que sucede con los teléfonos inteligentes, tu solución de ERP en la nube recibe actualizaciones de software frecuentes. Así, además de prepararse para la "activación", el plan debe abordar las actualizaciones de software varias veces al año.
Antes de realizar la implementación del ERP, el equipo responsable debe iniciar consultas con las principales partes interesadas sobre las características de este proceso para garantizar que la empresa en su conjunto esté preparada para el cambio y establecer con claridad las expectativas en torno a los plazos y el alcance. Un plan de implementación del ERP implica evaluar sistemas, definir el alcance y los objetivos del proyecto, crear un calendario, conformar un equipo de implementación, depurar y migrar los datos actuales a un nuevo sistema, comprobar el sistema, capacitar a los empleados y prestar servicios de mantenimiento y actualizaciones continuas.
Fase 1: Creación de un equipo de implementación del ERP
La selección de las personas de tu empresa para tu equipo de implementación puede ser el factor que determine el éxito o el fracaso del lanzamiento de tu sistema ERP. Para incrementar las probabilidades de éxito, asegúrate de elegir personas que cuenten con las capacidades adecuadas, como gestión de proyectos, presupuestos y asignación de recursos, comunicaciones ejecutivas, migración de datos e integración de sistemas, y gestión del cambio y de las comunicaciones con los empleados. Esto significa seleccionar a los mejores profesionales de todos los departamentos y niveles de antigüedad, garantizar la participación continua del equipo directivo y elegir un líder de equipo altamente comprometido, preferiblemente con experiencia tanto en el negocio como en las operaciones de tu empresa. Por ejemplo, si implementas un nuevo sistema de contabilidad con tu ERP, debes asegurarte de tener un miembro que, como miembro clave del equipo de implementación, e idealmente como líder, cuente con el respeto del departamento financiero.
En coordinación con tu partner de implementación, tu equipo de implementación del ERP se encargará de seguir las mejores prácticas de despliegue para velar por que el nuevo sistema se lance y funcione según lo planeado. Determinarán los requisitos para el sistema ERP, establecerán hitos clave, especificarán cómo el sistema fortalecerá en concreto cada uno de los procesos de negocio y comprobarán el software antes de que su puesta en marcha. Los expertos en implementaciones recomiendan mantener el compromiso constante de los miembros de tu equipo durante varios meses después de entrar en funcionamiento. Ayudarán a mejorar la adopción mediante la formación y la evangelización del nuevo sistema, lo que supone otra razón de peso para asegurarse de incluir un experto que vaya a utilizar el nuevo sistema como miembro clave de tu equipo de implementación.
"Los proyectos basados en resultados empresariales tienen más probabilidades de generar resultados favorables que los proyectos basados en requisitos de TI", aconseja John Hallin, vicepresidente de excelencia en la entrega de Oracle Consulting, que crea y ejecuta planes de proyectos de implementación de sistemas ERP para empresas. "Cuenta con la participación de personas con talento y de diferentes departamentos de la organización".
Las principales funciones de implementación tampoco pueden pasar a engrosar el volumen de tareas de una persona ya de por sí con obligaciones a tiempo completo. "Nombra personas clave a tiempo completo, para que los líderes participen en la creación de la visión del proyecto, sean responsables de sus áreas funcionales en términos de diseño y ejecución, y ayuden a prepararse para lo que venga después", dice Hallin.
Fase 2: Cómo implementar tu sistema ERP
Conocer las necesidades de tu organización, el presupuesto del proyecto y los plazos de implementación te ayudará a elegir la estrategia de despliegue adecuada. Las dos estrategias de implementación más comunes son el enfoque por fases y el enfoque "big bang", todo a la vez. Un enfoque por fases significa que el sistema ERP se implementa en varias etapas, por ejemplo, iniciando el proceso en una unidad o función de negocio y proseguir con el despliegue poco a poco a partir de ahí. Esto propicia que los usuarios brinden más comentarios y corran menos riesgos si se producen problemas inesperados. El enfoque "todo a la vez" implica la puesta en marcha de forma simultánea todo tu sistema ERP. Si bien puede sonar arriesgado, las empresas adoptan este enfoque porque luego no tienen que integrar el nuevo ERP con sistemas y módulos antiguos que pronto se retirarán, y porque pueden obtener un ROI más rápido si realizan el despliegue con éxito.
Más allá de la estrategia tecnológica, tu plan de éxito de implementación también debe considerar la estrategia adecuada para la comunicación y la coordinación con las partes interesadas de tu proyecto. Esto significa coordinar y colaborar con los miembros de los diferentes departamentos y la dirección de la empresa, comprender cuáles son sus preocupaciones y celebrar reuniones para discutir soluciones. También implica una comunicación amplia y transparente con los empleados que vayan a utilizar el sistema, para que entiendan los beneficios que obtendrán a raíz de este gran cambio y puedan obtener formación sobre cómo aprovecharlo al máximo para hacer su trabajo. Si tienen éxito, lograrán que todas las personas de la organización perciban los mismos beneficios previstos del nuevo sistema tanto para sus respectivos trabajos, como para la productividad y el funcionamiento del conjunto de la organización.
En general, dentro de tu plan de implementación del ERP deberás realizar las siguientes tareas:
1. Define los resultados deseados
Definir claramente los resultados de negocio que esperas alcanzar con tu proyecto contribuirá a facilitar en gran medida la elaboración de tu plan de implementación. Puedes comenzar animando a tu equipo a detallar los resultados empresariales y los cambios en los procesos que persiguen las principales partes interesadas una vez finalizada la implantación, y vincularlos a las capacidades que debe ofrecer tu nuevo sistema para materializar esos beneficios. Logra que las partes interesadas lleguen a un consenso en cuanto a los plazos deseados para la puesta en marcha de las diversas capacidades. Este esfuerzo ayudará a definir con nitidez y consensuar los objetivos que pretendes alcanzar al final de tu proyecto. Formula los objetivos para que sean lo más específicos posible. Podrían estar relacionados con la mejora de la eficiencia operativa, la reducción de costes, la mejora de la satisfacción del cliente o el incremento de la precisión de los datos.
"Necesitas articular con claridad la visión y los objetivos, establecer las directrices generales y aunar fuerzas para asegurarte de que todos entiendan lo que el programa trata de lograr", dice Keith Williams, vicepresidente de entrega de soluciones del ERP en Oracle Consulting. Un "plan eficaz de implementación" te ayudará a establecer el rumbo para alcanzar tus objetivos, evitar cambios no deseados y no incurrir en los costes que genera una implementación demasiado larga e incierta", señala Williams.
Por ejemplo, al adoptar un nuevo sistema ERP en la nube, una empresa estadounidense líder en suministros para edificios se basó en el siguiente principio rector: "Construye el futuro, no reinventes el pasado". Ofrece una experiencia de usuario mejorada e involucra a las partes interesadas durante todo el proceso para garantizar la adopción.
2. Estandariza tus procesos de negocio: utiliza un enfoque listo para usar
Las personalizaciones son caras de mantener. La práctica recomendada en SaaS es aprovechar una funcionalidad lista para usar que ayude a llevar a cabo los procesos deseados. Entonces formulamos la siguiente pregunta: "¿Por qué no funcionará esto contigo?" Es importante tener en cuenta que las personalizaciones también pueden complicar el proceso de actualización y lastrar la capacidad de adoptar nuevas funciones. La regla de oro es personalizar solo los procesos en los que el sistema constituya un factor diferencial clave para tu negocio.
3. Determina la secuencia de tu proyecto en función de tus objetivos de programa.
La secuencia de la implementación a menudo depende de tus prioridades. Puedes comenzar con tu mayor deficiencia o centrarte en las funciones que generarán mayores rendimientos. O podrías identificar uno de los elementos más simples y de menor riesgo para brindar al equipo una victoria rápida y generar confianza en el sistema. Al planificar tu implementación en función de tus prioridades, podrás identificar los pasos más cruciales que debes completar al principio, a la mitad y al final de tu proyecto.
Por ejemplo, una importante empresa de tarjetas de crédito de Estados Unidos antes operaba siete sistemas del ERP locales altamente personalizados. La empresa determinó como su principal prioridad la simplificación de sus procesos y sistemas contables a través de una plataforma del ERP en la nube. Al priorizar este aspecto de su proyecto, la empresa pudo implementar un sistema que ofreciera un acceso más rápido a la información financiera y proyecciones de planificación y análisis de costes más precisos.
4. Determina el grado de avance: mantén los registros de tu implementación
Realiza el seguimiento del grado de avance de la implantación evaluando de forma frecuente la situación con respecto a los plazos y el presupuesto. Los hitos relacionados con la TI o el porcentaje de datos migrados son otros ejemplos de indicadores que deben someterse a seguimiento.
Para mantenerte al día, tu equipo debe programar reuniones de actualización de proyectos con las principales partes interesadas para compartir el estado del proyecto y abordar cualquier problema clave. El equipo de implementación puede proporcionar estas actualizaciones mediante paneles de control que realicen el seguimiento de los plazos y los entregables del proyecto. Mantén un mecanismo de feedback para recopilar y responder a las preguntas de los usuarios a medida que se implementa el nuevo sistema.
Después de la implementación, debes planificar la supervisión y el soporte de la implementación del ERP para mantener a los usuarios satisfechos y garantizar que tu empresa esté logrando los resultados deseados. Esto implicará escuchar los comentarios de los usuarios, continuar formando al nuevo personal (y a los partners y proveedores) en el uso del sistema, ajustarlo en consecuencia y aplicar cualquier mejora o configuración adicional que vayas necesitando a medida que se agreguen nuevas funciones. Un sistema ERP en la nube se someterá a actualizaciones de software varias veces al año, que puedes aceptar o rechazar, según tu criterio.
5. Evita errores de forma proactiva
No dejes que un plan deficientemente desarrollado lastre el progreso.
Muchos proyectos de implementación fallan porque su plan no había sido articulado con claridad o el calendario elaborado era poco realista. Las implementaciones también pueden fallar debido a la falta de planificación de contingencias, incluida la preparación de tu organización para responder de manera eficiente a un retraso o problema. Tu equipo de implementación debe contemplar qué obstáculos pueden encontrarse y anticipar formas de abordarlos. Esto podría significar identificar toda debilidad actual en el modelo de negocio de tu empresa que deba corregirse antes de la implementación del ERP.
El partner de entrega del ERP adecuado, el soporte ejecutivo y las prácticas líderes extraídas de otras empresas de tu sector pueden propiciar una implementación exitosa en el seno de tu empresa.
6. Mantén comunicaciones iniciales y frecuentes
La comunicación es un aspecto esencial de todas las fases de tu implementación del ERP. Tu equipo de implementación debería comunicar con frecuencia el objetivo de la implementación del ERP, los resultados y beneficios deseados y las expectativas de cada fase a tu organización en general. Además, tu equipo también debe priorizar la recepción de los problemas de los usuarios antes y después del despliegue.
Cuando Taylor Corporation, una empresa global diversificada que opera negocios de impresión, datos y marketing, implementó una solución del ERP para modernizar su back office, el CEO de la empresa, Charlie Whitaker, reunió a sus 10 000 empleados para que estuviesen seguros de que el proyecto impulsaría el crecimiento de la organización. Whitaker logró esto liderando las reuniones del comité directivo y las sesiones de trabajo con los miembros del equipo del proyecto. Gracias a la comunicación y la aceptación por parte de los empleados, Taylor Corporation pudo migrar sus aplicaciones financieras, de cadena de suministro y de fabricación a la nube e impulsar unos sólidos niveles de rentabilidad.
7. Compara objetivos con las cifras reales
Una parte importante del proceso de implementación es medir y analizar el rendimiento del sistema que acabas de implementar con respecto a los objetivos iniciales que tu organización estableció antes y durante la fase de implementación.
Para plasmar el rendimiento del sistema es necesario recopilar datos y KPI. Algunos de ellos estarán relacionados con el rendimiento de la aplicación, como el tiempo de actividad, la velocidad y la seguridad. Algunos estarán relacionados con el uso, como el número de empleados que utilizan el sistema y cuánto lo están utilizando. Y, por último, algunas serán métricas operativas relacionadas con la eficiencia de los empleados o los resultados financieros, como ingresos, flujo de efectivo y gastos. Debes seleccionar métricas que se puedan comparar directamente con los objetivos que estableciste al principio del proyecto. Al compararlos con las cifras reales, puedes identificar áreas en las que el nuevo sistema los cumple, supera o incumple.
La comparación de objetivos con valores reales te ayudará a comprobar si tu proyecto está en línea con tus objetivos de negocio e identificar áreas de mejora para el rendimiento de tu sistema y tus procesos de negocio.
Fase 3: Creación de un plan de gestión del cambios para el sistema ERP
Otra parte esencial de cualquier implementación del ERP es un plan eficaz de gestión del cambio que preparará a tu organización para planificar y llevar a cabo el proyecto y luego operar con tu nuevo sistema ERP. Un plan de gestión del cambio del ERP servirá para que tu organización alinee el sistema con tus procesos de negocio, mejore la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo, aumente la adopción por parte de los usuarios y reduzca el riesgo de retrasos o fallos en los proyectos.
Se deben considerar múltiples factores a la hora de crear un plan eficaz de gestión del cambio que fomente la aceptación al cambio en el seno de tu organización. "Hay varios factores culturales clave que propician una gestión del cambio exitosa durante la implementación un sistema ERP", dice la vicepresidenta de transformación y servicios estratégicos de Oracle, Betsie Reynolds. Esos factores incluyen fomentar la colaboración en toda la organización, inspirar a tus profesionales para que adopten nuevas formas de trabajar y se conviertan en actores del cambio desde el primer día.
"No es solo un proyecto tecnológico, es un cambio en los procesos que la gente utilizará para hacer su trabajo diario", apunta Reynolds. "Todos sabemos que el cambio no es fácil, pero es inevitable. Cuando las personas saben lo que viene, son menos propensas a tener miedo y, en cambio, pueden experimentar la transformación empresarial como inspiradora y motivadora".
Para mantener la emoción por esta transición hacia un nuevo sistema ERP, tu organización también debe percibir la implementación como una oportunidad para transformar y simplificar los procesos de negocio, en lugar de simplemente replicar lo que se ha hecho en el pasado. "Necesitas un equipo que evite automatizar los procesos sin valorar su potencial eficacia, lo que provocaría repetir errores del pasado", comenta Hallin. "Lo que necesitas es que tu equipo cuente con personas que estén abiertas a crear un nuevo camino basado en las prácticas líderes".
La incorporación de un nuevo sistema ERP puede significar que la empresa pide a las personas que hagan su trabajo de manera diferente para adoptar las mejores prácticas del sector integradas en las aplicaciones del ERP basadas en la nube. Eso supone una gran divergencia frente a los planes de implementación del antiguo mundo del software local, cuando las empresas de consultoría se sometían a extensas personalizaciones para que el software se adaptara a la forma específica que tiene cada empresa de facturar a sus clientes, pagar a los proveedores, conciliar extractos bancarios o afrontar cualquiera de sus múltiples actividades empresariales comunes. Con los sistemas del ERP en la nube actuales, los expertos en implementación aconsejan que las empresas se adhieran a las prácticas líderes listas para usar y eviten personalizaciones innecesarias. La ciudad de Tampa, por ejemplo, pudo poner en marcha en cuestión de 10 meses en la nube del ERP, gestión de capital humano (HCM) y gestión de la cadena de suministro (SCM) mediante una implementación lista para usar, eliminando las 8500 personalizaciones que tenía su sistema ERP previo. Su consejo: llegar a la nube rápidamente e iterar.
Fase 4: Migración de datos y gestión de integraciones
La migración de tus datos de sus orígenes anteriores a tu nueva plataforma del ERP es un proceso importante que implica mover información de múltiples sistemas y formatos a un solo sistema. Dependiendo de tu línea de negocio, estos datos pueden ser de productos, clientes, partners, existencias, proveedores o financieros. Para que la migración de datos se realice de forma correcta, es precisa su inspección, extracción, limpieza y transformación antes de moverlos al nuevo sistema. Este proceso resulta fundamental para garantizar que la información migrada sea precisa y completa, lo cual resultará de gran ayuda para las personas de todos los departamentos que dependan de estos datos históricos. Una migración de datos bien planificada mantendrá tu proyecto de implantación en el buen camino y de acuerdo con los plazos. De este modo, garantizarás que tu proyecto cumpla el presupuesto.
La implementación de un nuevo sistema ERP también es una oportunidad para inspeccionar al detalle los datos de tu organización y decidir qué elementos merece la pena pasar al nuevo sistema. Algunas organizaciones migrarán toda la información histórica, pero transferir todos y cada uno de los datos dilatará en el tiempo la implementación. Parte de la información de tu antiguo sistema también puede ser irrelevante, como los proveedores que ya no utilizas, los clientes que no han realizado pedidos en años o los productos que están desactualizados. Incluso puedes encontrar inexactitudes que necesites depurar. Al decidir qué datos conservar, piensa en los que necesitas para facilitar la toma de decisiones en todas las esferas de tu empresa e incluya a cada departamento. Normalmente, las empresas migran dos años de datos históricos, a menos que deba cumplir normativas de información que exijan más. Esto simplifica el esfuerzo de implementación y permite que te centres en el futuro y que, a la vez, mantengas los datos depurados y útiles.
Para la migración de datos, primero tendrás que reunir un grupo de migración de datos, que puede estar formado por miembros del equipo de implantación general. Este grupo examinará los datos de cada uno de los sistemas de origen y descartará las redundancias e inconsistencias mencionadas anteriormente. También deben asignar los datos a la estructura de base de datos del ERP antes de importarlos. Este proceso, conocido como correspondencia de datos, salva la brecha entre el sistema antiguo y el nuevo para garantizar que los datos que se mueven desde su origen original sean precisos y utilizables en el sistema destino.
Una vez realizada la correspondencia de datos, este grupo extraerá datos del sistema antiguo, los transformará en un formato adecuado para el nuevo ERP y los cargará en su sistema más reciente. Después, tendrán que verificar que los datos estén completos, sean precisos y se migren correctamente comparando los que se han movido con los de origen y buscando inconsistencias o errores entre ambos. Por último, el grupo realizará pruebas para confirmar que los datos migrados se integran con el nuevo ERP y funcionan correctamente con los módulos del sistema. Asegúrate de probar todos los aspectos del sistema, como la seguridad, el rendimiento y los aspectos funcionales.
Otra consideración crítica para cualquier implementación del ERP es la gestión de integraciones a otros sistemas de software. Por ejemplo, puede que desees integrar aplicaciones de límite heredadas que se encuentren en una plataforma diferente. Las integraciones pueden causar retrasos inesperados y reducir los plazos de los proyectos si resultan más complicados de lo esperado. Idealmente, tus nuevos sistemas del ERP tienen adaptadores incorporados que facilitan las integraciones. Una de las mayores ventajas de contar con un nuevo sistema ERP debería venir de tener datos de confianza que la organización pueda utilizar para tomar sus decisiones operativas. Compartir esos datos probablemente implicará integraciones, por lo que deben formar parte del plan de implantación, y tu nuevo sistema actuará como el centro empresarial desde el que gestionar todos los datos e integraciones.
Fase 5: Lanzamiento del sistema ERP y preparación de cara al futuro
Para completar el lanzamiento de tu nuevo sistema ERP se han de incluir una gran cantidad de procesos que deben planificarse cuidadosamente, como el diseño, las pruebas de desarrollo del plan de proyecto, el despliegue y la evaluación de los resultados. Para garantizar el éxito de estas fases, debes identificar las tareas y los entregables de cada una y asignar los roles y las tareas de estos a los miembros del equipo encargado del lanzamiento.
También sería beneficioso para tu equipo establecer expectativas en términos de presupuesto y plazos para tu proceso de lanzamiento y supervisar el desarrollo de esos dos aspectos y tener planes de contingencia para cualquier cambio o problema que pueda aparecer. Para lograr una solución del ERP exitosa a largo plazo, también sería adecuado desarrollar un plan para continuar revisando y optimizando tus procesos de negocio después de que tu ERP se ponga en marcha. Esto podría implicar la inclusión progresiva de nuevas características y funcionalidades.
"No concibas el lanzamiento como un final, sino como un primer paso", apunta Williams. "Al igual que cuando te mudas de casa, necesitas realizar una buena planificación para poder adaptarte a tu nuevo hogar".
Medida adicional: Evitar los costes ocultos en la implementación del sistema ERP
Una vez que tu equipo de implementación del ERP haya realizado la investigación pertinente, se haya reunido con los proveedores y haya realizado su selección final de software, tu partner de implementación del ERP puede proporcionar no solo un plan eficaz de implementación, sino también una estimación del coste que implicaría desplegar tu nuevo sistema. Sin embargo, casi siempre se incurre en costes imprevistos durante tu proceso de implementación del sistema ERP. Para evitar este dolor de cabeza, incluimos a continuación una serie de costes ocultos que debes tratar de prever:
- Sobrecostos de personal: una parte crucial de tu implementación del ERP es asegurarte de tener suficientes personas y las competencias adecuadas para ejecutar el proyecto. El personal acaparará una gran parte del coste de tu proyecto, ya que debes pagar a tu equipo de proyecto y potencialmente contratar personal temporal para cubrir los trabajos que los miembros de tu equipo dejan desatendidos a medida al dar prioridad a la implementación. Además, es posible que necesites consultores externos de gestión de proyectos o TI para proporcionar experiencia y ayuda adicional durante este proceso.
- Retrasos: el tiempo es oro y cuanto más tiempo se interrumpa la implantación debido a retrasos, en más costes incurrirás inevitablemente, incluidos los beneficios que dejas de obtener del nuevo sistema. Los retrasos a menudo son causados por unas expectativas poco realistas en cuestión de alcance y plazos al comienzo del proyecto, cargas de trabajo demasiado exigentes para los miembros del equipo que deben vérselas para llevar a cabo la implementación y sus trabajos cotidianos, la escasa alineación de tu equipo de implementación y la dirección de la empresa con los objetivos del proyecto, una toma de decisiones lenta y la falta de interés del equipo de dirección. Puedes mitigar estos retrasos y los costes asociados, planificando cuidadosamente y sabiendo qué esperar de cada fase de implementación, compartiendo información con tu equipo de implementación, así como con la dirección y la organización en general, y realizando los arreglos necesarios para que los miembros de tu equipo de implementación se centren en el proyecto.
- Costes de formación: otro elemento clave de tu implementación que debes considerar es preparar a tus empleados para aprender nuevos procesos. Por ejemplo, un empleado de la empresa puede saber cómo crear un pedido, pero con el nuevo sistema pueden variar los pasos para realizar un mismo pedido. Tu personal también tendrá que aprender nuevos procesos que nunca hayan utilizado antes. Por ejemplo, supongamos que tus empleados copiaron datos previamente en una hoja de cálculo dentro de sus tareas de planificación financiera e información. Sin embargo, ahora tu nuevo ERP les permitirá crear paneles de control e informes dentro del sistema, y tendrán que ser entrenados para aprender este nuevo proceso. Considera programar tu formación para que las personas puedan comenzar a usar el nuevo sistema en su vida diaria tan pronto como terminen la fase de aprendizaje. Ten en cuenta que la formación requiere tiempo y las personas aprenden de distintas formas, por lo que puedes ofrecer una formación continua y varias formas de aprendizaje, como clases presenciales y en línea, vídeos y dentro de la aplicación utilizando una herramienta de adopción digital, como Oracle Guided Learning.
- Tiempo perdido: las principales actualizaciones de software casi siempre requieren un periodo de ajuste para que las organizaciones aprendan y utilicen el nuevo sistema. Esto podría implicar cierta desaceleración en el ritmo de las operaciones o pérdidas de productividad después de la puesta en marcha del sistema ERP y de que tu personal realice esta transición. Tu implementación también puede requerir algún tiempo de inactividad planificado para tus sistemas antiguos. Ambas instancias pueden provocar un retraso en las operaciones de negocio, lo que crea una posibilidad de pérdida de ingresos y clientes insatisfechos.
Cambia a ERP en la nube con Oracle
Si bien la creación de un plan eficaz de implementación del ERP puede ser un proceso extenso y detallado, la rentabilidad para tu negocio podría ser importante. Lo que tienes que obtener al seleccionar un nuevo sistema, migrar datos existentes e iniciar tu plataforma es un único sistema que pueda brindar numerosos beneficios a tu negocio. Esto incluye proporcionar a tu empresa una fuente de datos financieros y operativos conectados en tiempo real y que pueda ayudar a mejorar la toma de decisiones. Un sistema ERP en la nube puede tener tanto la escalabilidad como la agilidad para respaldar el crecimiento de tu negocio y abordar los continuos cambios en las prioridades.
Oracle Fusion Cloud ERP es una completa plataforma en la nube que puede automatizar y ejecutar cientos de procesos necesarios para ejecutar tus operaciones e informar sobre los resultados. Oracle Cloud ERP incluye IA integrada para automatizar los procesos manuales que ralentizan tus operaciones y análisis para que puedas responder rápidamente a los cambios del mercado. Como solución en la nube del ERP líder del sector, Oracle Cloud ERP se enmarca en una suite de Oracle Fusion Applications que proporciona datos unificados, equipos conectados y valiosos insights que pueden permitir a su empresa funcionar de manera más eficiente y ayudar a tus directores a tomar mejores decisiones empresariales.
Descubre ejemplos reales de estrategias de planificación de finanzas, marketing y personal de otras organizaciones.