10 סיכונים נפוצים הטמונים בשימוש בגיליונות אלקטרוניים עבור עסקים ואיך לפתור אותם

נטלי גליורדי | Content Strategist | 5 ביוני 2023

במאמר זה

בין אם אתם אוהבים או שונאים אותם, הגיליונות האלקטרונים כאן כדי להישאר. אך בעוד שגיליונות אלקטרוניים יישארו חיוניים, משתמשים עסקיים משתמשים בהם לעתים קרובות מדי על מנת לבצע עבודות ניתוח נתונים מורכבות מדי עבור היכולת של גיליונות אלקטרוניים. צוותים רבים בוחרים בגיליונות אלקטרוניים ככלי העיקרי שבהם הם משתמשים לארגון עבודה, ניהול פרויקטים ודיווח על נתונים. כשמדובר בניתוח מידע, קבוצות עסקיות פונות לעתים קרובות לגיליונות אלקטרוניים בתור הפתרון הכללי שבו הן אוספות את הנתונים מהמקורות הרבים שהן צריכות. שימוש בגיליונות אלקטרוניים למשימה כזו מוביל להרבה עבודה ידנית ולסיכון לטעויות אנוש - מה שיכול לגרום להחמצת להזדמנויות שהצוותים יכלו לתפוס אם היה להם את הכלי המתאים לעבודה הזו.

מה הם הסיכונים הטמונים בשימוש בגליונות אלקטרוניים?

גיליונות אלקטרוניים הם כלי שמתאים פעולות עסקיות רבות; אולם, ישנם סיכונים הנובעים משימוש בגיליונות אלקטרוניים בצורה שגויה עבור משימות שהם לא נועדו לבצע. כשמשתמשים בהם עבור משימות שמעבר ליכולות שלהם, גיליונות אלקטרוניים יכולים ליצור סיכונים, כולל שגיאות בהזנת נתונים, שגיאות חישוב, נקודות תורפה באבטחה, בעיות מדרגיות וחוסר תאימות. כאשר משתמשים במספר גיליונות אלקטרוניים, הנתונים מתפרסים לעתים קרובות בין קבצים רבים, כך שקשה ליצור מהם תצוגה עסקית אחת, עקבית ואמינה שמקבלי ההחלטות יכולים להסתמך עליה. ומשום שבדרך כלל לא קיים תהליך פיקוח בגיליונות אלקטרוניים, מקבלי ההחלטות עשויים לקבל מידע שגוי עקב שגיאות נסתרות מן העין. בנוסף, גיליונות אלקטרוניים מוגבלים ביכולתם לבצע ניתוח מידע ולספק המלצות. כל הבעיות האלה יחד יכולות להוביל לתופעה הידועה בשם "הגיהינום של הגיליונות האלקטרוניים" - סביבה שבה הגיליונות האלקטרוניים מתרבים, המידע לא מתעדכן, ועולה סיכון של טעויות אנוש, מה שהופך את ניתוח המידע ללא אמין.

תובנות מרכזיות

  • גיליונות אלקטרוניים הופכים להיות מאתגרים יותר ויותר לניהול עם הגידול בנפחי הנתונים, ועם העובדה שארגונים חייבים להתמודד עם בעיות הנוגעות לפיקוח, לאבטחה, לתקינות הנתונים ולתאימות.
  • גיליונות אלקטרוניים מוגבלים ביכולתם לבצע ניתוח נתונים מפורט, או לחפש דפוסים נסתרים בתוך הנתונים, במיוחד כאשר משתמשים לא מקפידים לעדכן את הנתונים בגיליון האלקטרוני.
  • גיליונות אלקטרוניים אינם מנוהלים, וניתן לשתף ולהפיץ אותם בקלות, ובכך להגדיל את הסיכון לנתונים שגויים או סותרים, גישה לא מורשית ודליפות נתונים. ניתן גם לשכפל אותם בקלות, מה שמוביל למספר גרסאות עם נתונים שונים ומסקנות סותרות.
  • עבור ניתוח נתונים, גיליונות אלקטרוניים בעלי יכולות מוגבלות לטיפול בנתונים לא מובנים, כמו וידאו או טקסט, מתלונות של לקוחות.

הסבר לגבי הסיכונים הטמונים בשימוש בגליונות אלקטרוניים

גיליונות אלקטרוניים נמצאים בשימוש בענפים רבים והם עובדים כמו שצריך עבור עבודות מתאימות וייעודיות. עם זאת, ישנם סיכונים רבים הקשורים לשימוש נרחב בגיליונות אלקטרוניים, הכוללים נטייה להזנת נתונים ידנית ושגיאות נתונים לא מאובטחים עקב חוסר בקרה על גישה ושיתוף נרחב. בשל מגבלות הביצועים שלהם, הגיליונות האלקטרוניים יכולים גם להפוך לבלתי ניתנים להרחבה עם הזמן ככל שהעסק צומח, ולא מצליח להתמודד עם המורכבות של צוותים חוצי תפקידים; פעולות מרובות היבטים; והצורך באינטראקציה, שיתוף פעולה ותיאום ברמה גבוהה.

גיליונות אלקטרוניים הם לעתים קרובות בחירת ברירת המחדל של צוותים שמשתמשים בהם כדי לאחד בין הנתונים הדרושים להם במהלך מעקב אחר ניתוחי מידע. הבעיה: גיליונות אלקטרוניים קלים להפעלה אך קשה לתחזק אותם ולשמור על נתונים עדכניים. לעתים קרובות הם מתרבים, אז מהר מאוד ישנן גרסאות רבות של סל הנתונים הראשוני, מה שמוביל את מקבלי ההחלטות לאבד אמון בנתונים ובמסקנות. גיליונות אלקטרוניים מתמודדים היטב עם נתונים מספריים, אך הם לא מתאימים במיוחד לנתונים לא מובנים. כאשר הן מסתמכות על גיליונות אלקטרוניים, חברות רבות נאבקות כדי להבין את הנתונים שלהן ועשויות להחמיץ הזדמנויות להפיק תובנות שימושיות באמצעות ניתוח נתונים מעמיק.

10 סיכונים נפוצים הטמונים בשימוש בגיליונות אלקטרוניים עבור עסקים

גיליונות אלקטרוניים משמשים למטרות עסקיות, כולל חשבונאות, ניהול נתונים וניתוח פיננסי. בעוד שהם שימושיים עבור עבודות כאלה, הם יוצרים סיכונים כאשר משתמשים בהם בקנה מידה גדול יותר ועבור יכולות מתקדמות יותר. גיליונות אלקטרוניים יכולים להיות קשים יותר ויותר לניהול עבור ארגונים בינוניים או גדולים. בעיות הקשורות לפיקוח על נתונים, לבקרות אבטחה וגישה, לתקינות נתונים ולתאימות לתקנים הופכות להיות מסובכות יותר ויותר כשמדובר בנפחים גדולים יותר ומשתמשים רבים יותר. להלן חלק מהסיכונים הנפוצים ביותר העומדים בפני עסקים המשתמשים בגיליונות אלקטרוניים:

1. שגיאות: בין אם מדובר בשגיאות הנובעות מהזנת נתונים ידנית או משימוש בנתונים לא עדכנייים, ניתוחים המבוססים על גיליונות אלקטרוניים נוטים לגרום לשגיאות, במיוחד כאשר ניתוח המידע מבוסס על סלי נתונים גדולים ומורכבים. אפילו טעות קטנה יכולה להיות בעלת השלכות משמעותיות, במיוחד אם היא לא מתגלה במשך זמן רב. שגיאות קורות גם כאשר מתבצעת מניפולציה של הנתונים למטרות כמו ניתוח מידע.

2. אי-אבטחת נתונים: ניתן להעתיק, לשתף ולהפיץ גיליונות אלקטרוניים בקלות, דבר שמגדיל את הסיכון לגישה בלתי מורשית או דליפת נתונים. נתונים רגישים המאוחסנים בגיליונות אלקטרוניים עשויים גם לעמוד בסיכון כאשר משלבים אותם במערכות אחרות עבור משימות כמו ניתוח מידע והמחשה גרפית.

3. מדרגיות מוגבלת: גיליונות אלקטרוניים יכולים להתמודד בקלות עם ריבוי של דוחות ומשתמשים, אך הם אינם מסוגלים להתמודד עם כמויות גדולות של נתונים או חישובים מורכבים וניתוח עסקי, מה שמוביל לחוסרים ולשגיאות בביצועים.

4. חוסר שקיפות: קשה לעקוב אחר מקור הנתונים או להבין את הלוגיקה שעומדת מאחורי חישובים בגיליונות אלקטרוניים, במיוחד אם מישהו אחר יצר אותם תוך שימוש בנתונים ממקורות רבים.

5. יעילות תהליך העבודה: עקב בעיות ומגבלות בשיתוף נתונים דרך גיליונות אלקטרוניים, השימוש בהם יכול לדרוש תהליכים ידניים שחוזרים על עצמם ברחבי העסק ולגרום לאנשים לבצע מאמצים כפולים בניסיון לפתור בעיות זהות או דומות.

6. מאגרי עבודה: גיליונות אלקטרוניים בדרך כלל נוצרים על ידי אנשים או צוותים לשימושם, מה שיכול ליצור מאגרי מידע ולגרום לחוסר עקביות ושגיאות בנתונים.

7. ניהול גרסאות: כאשר משתמשים מרובים עורכים גיליון אלקטרוני אחד, מעקב אחר הגרסה העדכנית ביותר עשוי להיות קשה אם נעשה שימוש לא נכון בגיליון אלקטרוני. דבר זה עלול להוביל לבלבול, ואנשים עלולים בסופו של דבר לעבוד עם גרסאות שונות של הגיליון האלקטרוני. גיליונות אלקטרוניים יכולים לתמוך בשיתוף פעולה בזמן אמת באמצעות גרסאות ענן, אך משתמשים רבים מעדיפים את הגרסאות השולחניות שיוצרות את כאבי הראש האלה.

8. בזבוז זמן: תחזוקה ועדכון של גיליונות אלקטרוניים יכולים לקחת לעובדים זמן רב, במיוחד כאשר מדובר בכמויות גדולות של נתונים, מה שיכול להסיט משאבים וזמן מפעילויות עסקיות חשובות יותר.

9. היקף נתונים מוגבל: גיליונות אלקטרוניים מוגבלים בהתמודדות עם סוגי נתונים החשובים עבור מאמצי ניתוח נתונים, במיוחד נתונים לא מובנים, כמו מסמכי טקסט גדולים.

10. חוסר אמון: כל אחד מגורמים אלה יכול להוביל מנהלי עסקים להאמין שהמידע שהם תלויים בו לקבלת ההחלטות אינו מעודכן, לא מדויק או מוטה. מנהלים שאינם סומכים על הנתונים שלהם יחזרו לקבל החלטות מתוך תחושת בטן המבוססות על הניסיון שלהם ולא יהיו באמת מבוססות על נתונים.

איך לנהל ולהפחית סיכונים בשימוש בגליונות אלקטרוניים

חשוב שעסקים ישקלו בקפידה את הסיכונים הפוטנציאליים הקשורים לשימוש בגיליונות אלקטרוניים ושייצרו בקרות ותהליכים כדי לנהל אותם. בדרך כלל, הדבר כרוך בטיפול באופן השימוש בגיליון אלקטרוני נוכחי, תוך נקיטת פעולות מתקנות מתאימות ויישום שיטות עבודה מומלצות ומדיניות ארגונית חדשה כדי להפחית את הסיכון הפוטנציאלי באופן שגרתי. דבר זה עשוי לכלול הטמעה של יישומים חדשים כדי לענות על דרישות שגיליונות אלקטרוניים לא עונים עליהן. להלן השלבים שתוכלו לבצע כדי להפחית את הסיכונים הטמונים בשימוש בגיליונות אלקטרוניים:

1. זהו את אופן השימוש בגיליונות אלקטרוניים: צרו רשימה המכילה את אופן השימוש בגיליונות אלקטרוניים בארגון שלכם כדי לדעת מה היקף הסיכון.

2. אתרו את הסיכונים: העריכו אילו סיכונים הטמונים בשימוש בגיליונות אלקטרוניים הם המשמעותיים ביותר בארגון שלכם. סיכונים אלה עשויים לכלול שגיאות בהזנת נתונים, גישה לא מורשית, אובדן נתונים או מידע שאינו מלא או שאינו עדכני.

3. הטמיעו בקרות: הטמעת הגנת סיסמה, בקרת גרסאות ואימות נתונים יכולים לסייע בצמצום הסיכונים הטמונים בשימוש בגיליונות אלקטרוניים.

4. למדו את הצוות שלכם על שיטות עבודה מומלצות לשימוש בגיליונות אלקטרוניים: ודאו שכל חברי הצוות שמשתמשים בגיליונות אלקטרוניים קיבלו הדרכה בנוגע לטכניקות, כולל ביקורת נוסחאות, בדיקת שגיאות ובקרת גרסאות. זכרו לכלול הדרכה שמסבירה באילו מקרים גיליונות אלקטרוניים הם כלי שאינו מתאים.

5. בחנו ובדקו גיליונות אלקטרוניים קריטיים: יש לבצע בקרה על גיליונות אלקטרוניים המשמשים בתהליכי קבלת החלטות קריטיים ובעלי סיכון גבוה, כדי להבטיח דיוק ותקינות. למרות שהגישה הזו אינה מעשית בקנה מידה נרחב, היא יכולה לעזור לזהות ולתקן שגיאות במערכות מרכזיות לפני שהן גורמות נזק חמור.

6. שקלו לבחור בחלופות: בהתאם למורכבות של העסק שלכם, שקלו חלופות לגיליונות אלקטרוניים כמו תוכנות ניתוח מידע ייחודיות, ובפרט פלטפורמות מבוססות ענן, כדי לצמצם את הסיכונים הקשורים לשימוש בגיליונות אלקטרוניים.

השלכות השימוש בגליונות אלקטרוניים מהעולם האמיתי

גיליונות אלקטרוניים הם כלי שימושי בעסקים, אבל יכולות להיות גם השלכות קריטיות ויקרות כאשר לא משתמשים בהם כמו שצריך. טעויות בגיליונות אלקטרוניים לא רק יקרות מבחינת זמן וכסף, אלא גם יכולות להוביל לפגיעה במוניטין ולאובדן עבודות. הנה שלוש דוגמאות מהעולם האמיתי.

  • שגיאות וחוסר דיוק: גיליונות אלקטרוניים מועדים לשגיאות, במיוחד כאשר נעשה שימוש בנוסחאות ופונקציות מורכבות. אפילו טעות קטנה בנוסחה יכולה לגרום לאי דיוקים משמעותיים ולטעויות פיננסיות יקרות. חברת תמסורת חשמל איבדה פעם 24 מיליון דולר לאחר שהגישה הצעת מחיר עבור נתיבי תמסורת שלא היה לה צורך בהם, בעקבות שורות שלא היו מיושרות בגיליון אלקטרוני; זה היה "פשוטו כמשמעו, טעות בגזירה והדבקה בגיליון האלקטרוני של Excel", אמר מנכ״ל החברה. טעות יקרה נוספת התרחשה בשנת 2005, כאשר יצרן גדול בארצות הברית סבל משגיאה חמורה בשווי 11 מיליון דולר עקב שגיאת הקלדה בגיליון אלקטרוני.
  • סיכוני אבטחה: גיליונות אלקטרוניים יכולים להיות חשופים לסיכוני אבטחה, כולל דליפת נתונים וגישה בלתי מורשית. אם מידע עסקי רגיש מאוחסן בגיליון אלקטרוני, אנשים בלתי מורשים יכולים לשתף אותו או לגשת אליו בקלות. דבר זה יכול להוביל לנזק כספי ולפגיעה במוניטין של העסק. בשנת 2021, סוכנות ממשלתית בארצות הברית פרסמה באתר אינטרנט פנימי של Microsoft SharePoint שנועד למנהלים בכירים גיליון אלקטרוני המכיל מידע על עובדים שכלל מצב חיסונים; איגוד הסוכנות הגיש תלונה, מה שהוביל להסרת הגיליון האלקטרוני.
  • אתגרי תאימות: גיליונות אלקטרוניים יכולים ליצור אתגרי תאימות עבור עסקים, במיוחד בתעשיות שנמצאות תחת רגולציה משמעותית, כמו תעשיות הבריאות והפיננסים. תעשיות אלה כפופות לתקנות מחמירות בנוגע לניהול נתונים, וייתכן שגיליונות אלקטרוניים לא יוכלו לספק את הבקרה והמעקב הדרושים. ארגון בריאות המשתמש בגיליונות אלקטרוניים לניהול מידע אודות מטופלים עשוי להתקשות לעמוד בתקנות HIPAA של ארצות הברית.

חלופות לגיליונות אלקטרוניים

גליונות אלקטרוניים תמיד יישארו שימושיים. אולם, אם אתם מנסים לדלות מידע בעל ערך מתוך הנתונים שלכם באמצעות טכניקות כמו שילוב בין מספר מקורות של נתונים או ביצוע גילוי איטרטיבי באמצעות יכולות למידת מכונה כדי למצוא תבניות נסתרות בנתונים שלכם, גיליונות אלקטרוניים לא יעשו את העבודה. באופן דומה, אם אתם משתמשים בגיליון אלקטרוני כדי לעקוב אחר סטטוס הפרויקט, סביר להניח שישנם כלים לניהול פרויקטים שבנוי למטרה זו ויהוו אפשרות טובה יותר. כמובן, כל האפשרויות הללו דורשות כסף, בעוד שיצירת גיליון אלקטרוני לא דורשת עלויות נוספות - וזהו חלק גדול מכך שזוהי אפשרות מפתה. אולם, אם יש לכם תקציב, להלן מספר חלופות לשימוש בגיליונות אלקטרוניים:

  • תוכנה לניהול פרויקטים: התוכנה לניהול פרויקטים נמצאת בשימוש בכל הענפים השונים, והיא מאפשרת לעסקים לתכנן ולנהל פרויקטים, להקצות משימות ולעקוב אחר ההתקדמות באופן דינמי וויזואלי יותר מאשר מעקב באמצעות גיליונות אלקטרוניים. התוכנה יכולה לספק עדכונים בזמן אמת אודות מצב הפרויקט והקצאת משאבים.
  • מערכות לתכנון משאבים ארגוניים (ERP): עסקים בינוניים עד גדולים משתמשים בתוכנת ERP כדי לשלב בין פונקציות עסקיות מרובות, כמו כספים, תקצוב, מכירות וניהול מלאי, בפלטפורמה אחת. מערכות ERP מספקות יכולות דיווח וניתוח מתקדמות ויכולות להפוך תהליכים עסקיים לשקופים ויעילים יותר בהשוואה למעקב אחר כספים שמתבצע באמצעות גיליונות אלקטרוניים.
  • מערכות מסדי נתונים: מסדי נתונים ומערכות ניהול מסדי נתונים מאפשרים לעסקים לאחסן, לנהל ולאחזר כמויות גדולות של נתונים. מסד נתונים יכול לטפל במבני נתונים מורכבים ולספק יכולות מתקדמות של שאילתות נתונים מעבר למה שגיליון אלקטרוני יכול לספק. אולם, בהתאם לארכיטקטורה ולמערכת, אחזור של כל הנתונים הדרושים ממסד נתונים עבור ניתוח מידע יכול להיות תהליך איטי שדורש מומחיות מיוחדת ב-DBA.
  • פלטפורמת ניתוח מידע: פלטפורמת ניתוח מידע כוללת את החומרה, התוכנה, הכלים והתשתיות שמאפשרים לעסקים לאסוף ולנתח כמויות גדולות של נתונים ממקורות שונים. כלים אלה מספקים יכולות ניתוח מתקדמות, כולל המחשה גרפית של נתונים וניתוח תחזיתי.
  • תוכנת ניתוח מידע ייעודית: תוכנה עצמאית שתוכננה במיוחד עבור ניתוח נתונים מאפשרת לכם לחלץ נתונים במהירות ולהכין אותם עבור המחשות ותובנות, ומשתמשים עסקיים יכולים לקבל תצוגה עקבית ואמינה של נתונים כדי לתמוך בקבלת החלטות.

התקדמו מגליונות אלקטרוניים והפחיתו סיכונים עם Oracle

גיליונות אלקטרוניים יכולים להיות כלי רב עוצמה עבור תרחישי שימוש רבים, אך חשוב שעסקים יזהו את המגבלות שלהם ואת הסיכונים הפוטנציאליים שהם חשופים אליהם בעת השימוש בגליונות אלקטרוניים לצורך ניתוח מידע. כדי להפחית סיכונים אלה, עסקים צריכים לאמץ תרבות מבוססת ניתוח נתונים שנבנית סביב נתונים מהימנים, ולשקול ליישם כלים חלופיים בעלי פונקציונליות, אבטחה ופיקוח רבים יותר.

פלטפורמת ניתוח מידע מאובטחת יכולה לספק פונקציונליות רבה יותר מגיליון אלקטרוני ולהפחית את הצורך ביצוא נתונים על-ידי ריכוז הלוגיקה המפוזרת בין קבצים פיזיים, ולהביא זאת למיקום נגיש ומפוקח היטב בו כולם יוכלו להשתמש בהם. Oracle Analytics מספק את כל יכולות הטיפול בנתונים שאנשים צריכים כדי לשלב בין סלי נתונים פנימיים לבין צד שלישי ולמנף אותם בתהליך עסקי ניתן למעקב, לשיתוף ולחזרה. Oracle Analytics, מציע טכנולוגיות ניתוח נתונים עדכניות, כולל בינה מלאכותית, למידת מכונה ועיבוד שפה טבעית, והוא פתרון ניתוח מקיף שיכול לעזור לחברה שלכם לקבל החלטות טובות יותר בהתבסס על נתונים עדכניים ומדויקים יותר שמנהלי העסק שלכם מבינים וסומכים עליהם.

גלו מדוע Oracle נבחרה למובילה ב-Magic Quadrant™ של Gartner® לשנת 2025 עבור פלטפורמות ניתוחי מידע ומודיעין עסקי.

שאלות נפוצות על הסיכונים הטמונים בשימוש בגליונות אלקטרוניים

מהם החסרונות של שימוש בגיליונות אלקטרוניים?

החסרונות העיקריים של גיליונות אלקטרוניים הם חוסר אבטחת הנתונים, מדרגיות מוגבלת וחולשה לשגיאות אנושיות יקרות.

מהם החסרונות של שימוש בגיליונות אלקטרוניים עבור ניתוח מידע?

גיליונות אלקטרוניים הם קשים לניהול וחסרה בהם פונקציונליות של ניהול נתונים, מה שהופך אותם לפתרון שאינו מתאים עבור ביצוע ניתוח מידע מורכב באמצעות מספר מקורות נתונים.

מה הן מספר דוגמאות לבעיות נפוצות בשימוש בגיליונות אלקטרוניים?

בעיות נפוצות בשימוש בגיליונות אלקטרוניים כוללות שגיאות ״העתק-הדבק״ ונתונים שאינם מעודכנים בעקבות עדכונים ידניים.