יצירת תוכנית פרויקט למימוש ERP

לעיתים קרובות, ההתחייבויות הגדולות ביותר מניבות את התשואה הגבוהה ביותר. יישום של מערכת חדשה לתכנון משאבים ארגוניים (ERP) הוא אחת ההתחייבויות שיש להן פוטנציאל לתשואה גבוהה. כיום, המעבר לתכנון משאבים ארגוניים חדש פירושו לעיתים קרובות מעבר מתוכנה מקומית שפועלת כבר זמן רב למערכת מבוססת ענן. תכנון משאבים ארגוניים נמצא בלב ניהול הכספים והתפעול של החברה, כך שביצוע המעבר הזה בהצלחה לתכנון משאבים ארגוניים חדש דורש הכנה ותשומת לב ממוקדת לפרטים. לאורך כל התהליך - בין שמדובר בהרכבת צוות כדי להשיק את המערכת ובין שמדובר בציפייה לעלויות נסתרות - חשוב שתהיה תוכנית פרויקט ליישום תכנון משאבים ארוגניים, שכן היא חלק חיוני בהתחלת היוזמה הגדולה הזאת לתוכנה.

מהי תוכנית הפרויקט ליישום תכנון משאבים ארגוניים?

תוכנית הפרויקט ליישום תכנון משאבים ארוגניים כוללת תכנון, הגדרה ופריסה של מערכת תכנון המשאבים הארגוניים כדי לתמוך בכל הפעולות התלויות בה בכל העסק שלכם. יישום תכנון משאבים ארגוניים הוא תהליך הכולל שילוב צוות פרויקט, מיפוי התהליכים שלכם, העברת נתונים פיננסיים ועסקאות, השתלבות עם מערכות צד שלישי והדרכת עובדים על אופן השימוש בתוכנה.

מערכות תכנון משאבים ארגוניים הן פלטפורמות משולבות הפועלות במרכז נתונים מקומי או בענן, פעילות בענן היא ללא ספק הגישה המתפתחת ביותר. ביישומים מבוססי ענן יכול להיות מאמץ יישום שונה בהרבה - לרוב קצר יותר ופשוט יותר לעומת מערכות תכנון משאבים ארגוניים מקומיות ומסורתיות. זאת משום שרוב הפרויקטים המקומיים כרוכים ביחידות עסקיות ותפעוליות המספקות את הדרישות לצוותי IT שמתאימים אישית במידה רבה את התוכנה כדי שתתאים לתהליכים העסקיים הקיימים. מצד שני, יישומים של יישומי ענן בדרך כלל מונעים על ידי מנהיגים עסקיים והתוצאות שהם צריכים, באמצעות בתהליכים מוכנים לשימוש ללא התאמות אישיות נרחבות.

הדרך הטובה ביותר להתחיל פרויקט תכנון משאבים ארגוניים היא לקבוע את היעדים העסקיים שברצונכם להשיג בתכנון המשאבים הארגוניים החדש שלכם ולקבוע לוח זמנים ליישום המערכת. דרך זו תהיה כרוכה בתכנון שלבים ותאריכים ספציפיים עבור המשימות שברצונכם להשלים עד תאריך ההשקה. כדי לקבוע את השלבים והמשימות האלה, עליכם לשאול תחילה אילו תהליכים מסוימים תרצו לשפר, אילו תכונות אתם צריכים, איזו מערכת תענה לצרכים אלה ואיזו אסטרטגיית יישום תעבוד בצורה הטובה ביותר עבור הפרויקט שלכם.

מילות מפתח:

• תוכנית פרויקט ליישום תכנון משאבים ארגוניים היא מדריך מעמיק שאתם בונים כדי להשיק מערכת תכנון משאבים ארגוניים בכל העסק שלכם, כולל המטרות, לוח הזמנים, השלבים והמשאבים שתצטרכו כדי להצליח.
• תקשורת וניהול שינויים הם אלמנטים קריטיים של תוכנית ליישום תכנון משאבים ארוגניים כדי להגדיר ציפיות ולתאם יעדים עם מנהיגים עסקיים ולהכין את כוח האדם לשינויים המגיעים עם מערכת תכנון משאבים ארגוניים חדשה.
• יישום של תכנון משאבים ארגוניים הוא תהליך שאורך כמה חודשים הכולל התקנת תוכנה, העברת נתונים, חידוש תהליכים עסקיים והדרכת כוח האדם שלכם ללמידת תהליכים חדשים.
• צוות היישום לתכנון המשאבים הארגוניים יהיה אחראי לפריסה מוצלחת של המערכת החדשה ואידיאלית יהיו בו חברים ממחלקות ורמות ותק שונות בתוך העסק שלכם.

הסבר על תוכניות פרויקט ליישום תכנון משאבים ארגוניים

תוכניות פרויקט ליישום של תכנון משאבים ארגוניים מעניקות לחברות את המסגרת וההדרכה הדרושות להן כדי לעבור למערכת חדשה: חזון ברור ויעדים ניתנים למדידה, מודל משילות חזק, מפה לתהליכים עסקיים מחודשים, תוכניות להגירת נתונים ואינטגרציה, אסטרטגיה להכנת משתמשים לשינוי ועוד.

עבור חברות העוברות לתכנון משאבים ארגוניים בענן יש ממד תכנון נוסף. כמו שהטלפון החכם שלכם מקבל עדכוני תוכנה מדי כמה זמן, כך גם פתרון הענן לתכנון המשאבים הארגוניים שלכם. לכן, נוסף על הכנה ל"השקה החיה", התוכנית צריכה לכלול התייחסות לעדכוני התוכנה שיהיו כמה פעמים בשנה.

לפני יישום תכנון המשאבים הארגוניים, האחראי בצוות חייב להתייעץ עם בעלי עניין מרכזיים בתהליך זה כדי להבטיח שהחברה כולה מוכנה לשינוי זה ושהציפיות לגבי תזמון והיקף ברורות. תוכנית היישום לתכנון משאבים ארגוניים כרוכה בהערכת מערכות, הגדרת היקף ויעדים של פרויקטים, יצירת לוח זמנים, הרכבת צוות יישום, ניקוי והעברת הנתונים הנוכחיים למערכת חדשה, בדיקת המערכת, הדרכת עובדים ותחזוקה ועדכונים שוטפים.

שלב 1: יצירת צוות יישום לתכנון משאבים ארגוניים

מי שייבחר מהעסק שלכם לצוות היישום שלכם יכול לקבוע אם יש לכם השקת תכנון משאבים ארגוניים מוצלחת או פרויקט שלא מצליח להתרומם. כדי לקבל את הסיכויים הטובים ביותר להצלחה, הקפידו לבחור אנשים בעלי הכישורים הנכונים, כגון ניהול פרויקטים, תקצוב והקצאת משאבים, תקשורת מנהלים, הגירת נתונים ושילוב מערכות, תקשורת עובדים וניהול שינויים. משמעות הדבר היא בחירת הצוות הטוב ביותר שלכם מכל המחלקות ורמות הוותק השונות, המשך מעורבות של ההנהלה הבכירה ובחירת מנהיג צוות מחויב מאוד, רצוי שיהיה לו ניסיון הן בצד העסקי והן בצד התפעולי של העסק שלכם. לדוגמה, אם אתם מיישמים מערכת חשבונאות חדשה כחלק מיוזמת תכנון המשאבים הארגוניים שלכם, ודאו שחבר מכובד בצוות הכספים יהיה חבר מרכזי בצוות היישום - ואידיאלית ינהיג אותו.

יחד, עם שותף אספקת היישום, צוות היישום של תכנון המשאבים הארגוניים שלכם יהיה אחראי על שיטות העבודה המומלצות הבאות ביישום כדי לוודא שהמערכת החדשה תושק ותפעל כמתוכנן. הם ימפו את הדרישות למערכת תכנון המשאבים הארגוניים, יקבעו אבני דרך מרכזיות, יבינו כיצד המערכת תתמוך בתהליכים עסקיים ספציפיים ויבדקו את התוכנה לפני שהיא מושקת. מומחים ליישום ממליצים שלחברי הצוות שלכם תהיה מחויבות שתימשך כמה חודשים לאחר ההשקה. הם יעזרו להאיץ את האימוץ בכך שידריכו ויבשרו על המערכת החדשה, וזו סיבה נוספת לוודא שמומחה דומיין שישתמש במערכת החדשה הוא שחקן מפתח בצוות היישום שלכם.

"פרויקטים שמתמקדים בתוצאות עסקיות נוטים יותר להניב תוצאות חיוביות לעומת פרויקטים המתמקדים בדרישות IT", מייעץ ג'ון האלין, סגן נשיא למצוינות אספקה עבור Oracle Consulting, שיוצר ומבצע תוכניות של פרויקטי יישום תכנון משאבים ארגוניים לחברות. "שלבו אנשים מוכשרים בפרויקט, כולל אנשים ממחלקות שונות ברחבי הארגון".

אי אפשר להתייחס לתפקידי המנהיגות המרכזיים ביישום כאל פרויקט צדדי למשימות הקיימות של אדם במשרה מלאה. הקצו אנשי מפתח על בסיס משרה מלאה, כך שמנהיגים ישתתפו ביצירת החזון של הפרויקט, יהיו הבעלים של התחומים הפונקציונליים שלהם לעיצוב וביצוע ויעזרו להתכונן להמשך, כך אומר הלין.

שלב 2: כיצד ליישם את מערכת תכנון המשאבים הארגוניים שלכם

הכרת הצרכים של הארגון שלכם, תקציב הפרויקט ולוח הזמנים ליישום יסייעו לכם לבחור באסטרטגיית היישום הנכונה. שתי אסטרטגיות היישום הנפוצות ביותר הן גישת השלבים והגישה של לעשות הכול בבת אחת, מעין "המפץ הגדול". גישת השלבים פירושה שמערכת תכנון המשאבים הארגוניים תיושם בכמה גלים, לדגומה התחלה ביחידה עסקית אחת או פונקציה עסקית אחת, והרחבת ההשקה משם. כך יתאפשר יותר משוב ממשתמשים והסיכונים יהיו נמוכים יותר אם יתעוררו בעיות בלתי צפויות. הגישה של לעשות הכול בבת אחת כרוכה בהשקה בפעם אחת של כל מערכת תכנון המשאבים הארגוניים שלכם. אמנם היא נשמעת מסוכנת, אבל חברות כן מאמצות אותה מכיוון שהן לא צריכות לשלב את תכנון המשאבים הארגוניים החדש במערכות ובמודולים ישנים שייעלמו בקרוב, ומשום שהן יכולות להגיע להחזר תשואה על השקעה מהר יותר אם הן יצליחו.

מעבר לאסטרטגיה הטכנולוגית, תוכנית ההצלחה שלכם ליישום חייבת גם להביא בחשבון את האסטרטגיה הנכונה לתקשורת ולתיאום עם בעלי העניין בפרויקט. משמעות הדבר היא תיאום ושיתוף פעולה עם חברים ממחלקות שונות והמנהלים הבכירים, הבנת החששות שלהם וקיום פגישות כדי לדון בפתרונות. נוסף על כך, היא כרוכה בתקשורת נרחבת ושקופה עם עובדים שישתמשו במערכת כדי שיבינו את היתרונות שיבואו מהשינוי הגדול הזה, וכך הם יוכלו לקבל הכשרה ולהשתמש בה בעבודתם. בכך, אנשים בכל רחבי הארגון שלכם יבינו באופן אחיד את היתרונות הצפויים של המערכת החדשה בכל אחד מהתפקידים שלהם, לפרודוקטיביות ולעסק בכללותו.

באופן כללי, תוכנית היישום שלכם לתכנון משאבים ארגוניים תכלול את המשימות הבאות:

שלב 3: יצירת תוכנית ניהול שינויים של תכנון משאבים ארגוניים

חלק חיוני בכל יישום תכנון משאבים ארגוניים הוא תוכנית ניהול שינויים יעילה שתכין את הארגון לתכנון ולביצוע הפרויקט ולאחר מכן לפעולה באמצעות מערכת תכנון המשאבים הארגוניים החדשה שלכם. תוכנית ניהול שינויים של תכנון משאבים ארגוניים תעזור לארגון שלכם להתאים את המערכת לתהליכים העסקיים שלכם, לשפר את התקשורת ושיתוף הפעולה בין חברי צוות, להגדיל את המשתמשים את המערכת ולהפחית את הסיכון לעיכובים או כשלים בפרויקט.

יש הרבה דברים שצריך להביא בחשבון ביצירת תוכנית ניהול שינויים יעילה שתסייע לארגון שלכם לקבל את השינויים. יש מספר מניעי תרבות מרכזיים שמובילים לניהול שינויים מוצלח במהלך יישום תכנון משאבים ארגוניים, אומרת סגנית נשיא ב-Oracle בטסי ריינולדס לשירותים אסטרטגיים וטרנספורמציה. מניעים אלה כוללים עידוד שיתוף פעולה ברחבי הארגון שלכם, מתן השראה לאימוץ דרכים חדשות של עבודה והנעת שינויים כבר מהיום הראשון.

"זה לא רק פרויקט טכנולוגי, זה שינוי בתהליכים שאנשים ישתמשו בהם כדי לבצע את עבודתם היום-יומית", אומרת ריינולדס, "כולנו יודעים ששינוי הוא לא קל, אבל הוא בלתי נמנע. כשאנשים יודעים מה מצפה להם, הם נוטים לחשוש פחות, ובמקום זאת הם יכולים לראות בשינוי העסקי דבר מעורר השראה ומניע".

כדי לעמוד בהתרגשות הכרוכה במעבר זה לתכנון משאבים ארגוניים חדש, הארגון שלכם צריך גם לראות ביישום הזדמנות לשנות ולפשט תהליכים עסקיים, במקום רק שכפול של מה שנעשה בעבר. "אנחנו רוצים צוות שיימנע ממה שנקרא 'לעשות דברים על אוטומט' - כלומר לעשות דברים בדרך שבה עשו אותם תמיד", אמר האלין. "מה שאתם צריכים זה אנשים בצוות שפתוחים ליצירת נתיב חדש המבוסס על שיטות מובילות".

שילוב מערכת תכנון משאבים ארגוניים חדשה יכול להוביל לכך שהחברה תבקש מאנשים לעשות את עבודתם בדרך אחרת כדי לאמץ את שיטות העבודה המומלצות בתעשייה המובנות ביישומי תכנון משאבים ארגוניים מבוססי ענן. כך עוברים הלאה מתוכניות יישום של התוכנה המקומית הישנה, כאשר חברות ייעוץ היו מבצעות התאמות אישיות נרחבות כדי שהתוכנה תוכל להתאים לדרך הייחודית של החברה לחייב לקוחות, לשלם לספקים, להתאים דפי חשבון בנק או כל פעילות עסקית נפוצה כלשהי. במערכות תכנון המשאבים הארגוניים של היום בענן, מומחי היישום מייעצים לחברות לדבוק בשיטות מובילות ומוכנות לשימוש ולהימנע מהתאמות אישיות מיותרות. העיר טמפה, למשל, הצליחה ליישם בתוך 10 חודשים תכנון משאבים ארגוניים (ERP), ניהול הון אנושי (HCM) וניהול שרשרת אספקה (SCM) בענן על ידי יישום מוכן לשימוש, ונפטרו מ-8,500 התאמות אישיות שהיו למערכת תכנון המשאבים הארגוניים הקודמת שלה. העצה שלה: להגיע לענן במהירות ולחזור על הפעולה.

שלב 4: העברת נתונים וניהול שילובים

העברת הנתונים מהמקורות הקודמים שלהם לפלטפורמת תכנון המשאבים הארגוניים החדשה שלכם היא תהליך חשוב הכרוך בהעברת נתונים ממערכות ופורמטים שונים למערכת אחת. בהתאם לתחום העסקי שלכם, נתונים אלה יכולים להיות נתונים של מוצר, לקוח, שותף עסקי, מלאי, ספק וכספים. הגירת נתונים מוצלחת מסתמכת על בדיקה, חילוץ, ניקוי ושינוי נתונים לפני הגירתם למערכת החדשה. תהליך זה חיוני כדי להבטיח שהנתונים שהועברו יהיו מדויקים ושלמים, מה שיסייע לאנשים בכל המחלקות התלויים בנתונים היסטוריים אלה. הגירת נתונים המתוכננת היטב תבטיח שפרויקט היישום שלכם ימשיך כמתוכנן לפי לוח הזמנים, וכתוצאה מכך, תבטיח שהפרויקט שלכם יעמוד במסגרת התקציב.

יישום של מערכת תכנון משאבים ארגוניים חדשה היא גם הזדמנות לסרוק את הנתונים של הארגון ולהחליט מה שווה להעביר למערכת החדשה. ארגונים מסוימים יעבירו את כל הנתונים ההיסטוריים, אך העברת כל פיסת נתונים תהפוך את היישום לארוך יותר. חלק מהמידע במערכת הישנה שלכם עשוי להיות גם לא רלוונטי, כגון ספקים שאתם כבר לא עובדים איתם, לקוחות שלא הזמינו במשך שנים, או מוצרים שאינם עדכניים. ייתכן אפילו שתמצאו אי דיוקים בנתונים שצריך לנקות. כאשר מחליטים אילו נתונים לשמור, חשבו על אילו נתונים אתם צריכים לקבלת החלטות בכל העסק שלכם וציינו כל מחלקה. בדרך כלל, חברות מעבירות שנתיים של נתונים היסטוריים, אלא אם כן יש כללי תאימות לנתונים ישנים יותר. דבר זה מפשט את מאמץ היישום ומאפשר לכם להתמקד בעתיד, תוך כדי שמוודאים שהנתונים נקיים וניתנים לניהול.

לצורך הגירת הנתונים, ראשית יהיה עליכם להרכיב קבוצת הגירת נתונים, שיכולה להיות מורכבת מחברים שכבר חלק מצוות היישום הכולל שלכם. קבוצה זו תבחן את הנתונים בכל אחת ממערכות המקור ותשמיט נתונים מיותרים וחוסר עקביות, כפי שהוזכר קודם לכן. חברי הקבוצה חייבים גם למפות את הנתונים למבנה מסד הנתונים של תכנון המשאבים הארגוניים לפני יבוא הנתונים. תהליך זה, הידוע בשם מיפוי נתונים, מגשר על ההבדל בין המערכת הישנה לבין החדשה כדי להבטיח שהנתונים המועברים מהמקור שלהם הם מדויקים ושמישים במערכת שאליה הם עוברים.

לאחר סיום מיפוי הנתונים, קבוצה זו תחלץ נתונים מהמערכת הישנה, תמיר אותם לפורמט המתאים לתכנון המשאבים הארגוניים החדש, ותטען אותם למערכת החדשה ביותר שלכם. לאחר מכן, חברי הקבוצה יצטרכו לוודא שהנתונים שלמים, מדויקים ושהם הועברו כראוי על ידי השוואת הנתונים שהועברו עם נתוני המקור וחיפוש אי-עקביות או שגיאות בין שני העותקים. לבסוף, הקבוצה תבצע בדיקות כדי לאשר שהנתונים שהועברו משולבים במערכת החדשה של תכנון המשאבים הארגוניים והביצועים שלהם מתאימים למודולים של המערכת. הקפידו לבדוק את כל ההיבטים של המערכת, כגון אבטחה, ביצועים וההיבטים הפונקציונליים.

שיקול קריטי נוסף לכל יישום של תכנון משאבים ארגוניים הוא ניהול שילובים למערכות תוכנה אחרות. לדוגמה, ייתכן שתרצו לשלב יישומי גבולות מדור קודם שיושבים על פלטפורמה אחרת. שילובים עלולים לגרום לעיכובים לא צפויים ולפגוע בלוחות זמנים של פרויקטים אם השילובים יהיו מורכבים מהצפוי. אידיאלית, מערכות תכנון המשאבים הארגוניים החדשות שלכם כוללות מתאמים מובנים מראש שמקלים על השילובים. יתרון עצום של מערכת תכנון משאבים ארגוניים חדשה הוא נתונים מהימנים שהארגון יכול להשתמש בהם כדי לקבל את החלטות התפעול שלו. שיתוף מידע זה עשוי לכלול שילובים, כך שהם צריכים להיות חלק מתוכנית היישום, והמערכת החדשה שלכם תפעל כמרכז ארגוני לניהול כל הנתונים והשילובים.

שלב 5: השקת תכנון המשאבים הארגוניים והתכוננות להמשך

השלמת ההשקה של מערכת תכנון המשאבים הארגוניים החדשה שלכם תכלול הרבה תהליכים שיש לתכנן בקפידה, כגון עיצוב, בדיקת פיתוח תוכנית פרויקט, פריסה והערכת תוצאות. כדי להבטיח את ההצלחה של שלבים אלה, עליכם לזהות את המשימות והתוצרים של כל אחד מהם ולהקצות את התפקידים והמשימות של שלבים אלה לחברי צוות ההשקה.

יהיה מועיל עבור הצוות גם להגדיר ציפיות לתקציב וללוחות זמנים בתהליך ההשקה ולעקוב אחר שני ההיבטים האלה לאורך הדרך, וכן לדאוג שיהיו תוכניות מגירה עבור כל שינוי או בעיה שעשויים להופיע. כדי שפתרון תכנון המשאבים הארגוניים יצליח בטווח הארוך, יהיה מועיל גם לפתח תוכנית להמשך בדיקה ייעול התהליכים העסקיים שלכם לאחר שתכנון המשאבים הארגוניים יושק. התוכנית יכולה להיות כרוכה בהוספה הדרגתית של תכונות ופונקציות חדשות לאורך הדרך.

"אל תראו בהשקה קו סיום, אלא התחלה של משהו חדש", אמר ויליאמס. "בדומה למעבר דירה, צריך להתכונן היטב כדי שיהיה זמן להסתגל לחיים בבית החדש."

שלב אקסטרה: הימנעות מעלויות נסתרות ביישום של תכנון משאבים ארגוניים

לאחר שצוות היישום של תכנון המשאבים הארגוניים חקר, נפגש עם ספקים ובחר סופית את התוכנה, השותף שלכם ליישום תכנון משאבים ארגוניים יכול לספק לא רק תוכנית הצלחה ליישום אלא גם הערכה של העלות ליישום המערכת החדשה שלכם. עם זאת, כמעט תמיד יש עלויות בלתי צפויות לאורך הדרך במסע ליישום תכנון משאבים ארגוניים. כדי להימנע מכאב ראש זה, הנה עלויות נסתרות שכדאי לצפות:

עברו ל-Cloud ERP עם Oracle

יצירת תוכנית הצלחה ליישום תכנון משאבים ארגוניים יכולה להיות תהליך נרחב ומפורט, אך התמורה עבור העסק יכולה להיות ניכרת. מה שתרוויחו מבחירת מערכת חדשה, העברת הנתונים הקיימים והשקת הפלטפורמה שלכם היא מערכת אחת שיכולה לתת יתרונות רבים לעסק שלכם. כדי להגיע לזה תצטרכו לתת לחברה שלכם מקור אחד של נתונים תפעוליים וכספיים מחוברים ובזמן אמת שיוכלו לעזור לשפר את קבלת ההחלטות. מערכת תכנון משאבים ארגוניים בענן יכולה לכלול גם את יכולת ההרחבה והגמישות כדי לתמוך בצמיחה העסקית שלכם ולטפל בסדרי העדיפויות המשתנים.

Oracle Fusion Cloud ERP הוא פלטפורמת ענן מלאה שיכולה לבצע אוטומציה ולהפעיל מאות תהליכים הדרושים כדי להריץ את הפעולות שלכם ולדווח על התוצאות. Oracle Cloud ERP כולל בינה מלאכותית מוטמעת כדי להפוך את התהליכים הידניים שמאטים את הפעילות שלכם ואת כלי הניתוח לאוטומטיים כדי שתוכלו להגיב במהירות לשינויים בשוק. כפתרון ענן מוביל בתעשייה לתכנון משאבים ארגוניים, Oracle Cloud ERP הוא חלק מחבילה של Oracle Fusion Applications שמספקת נתונים מאוחדים, צוותים מחוברים ותובנות חשובות שיכולות לאפשר לחברה שלכם לפעול ביעילות יותר ולעזור למנהלים הבכירים לקבל החלטות עסקיות טובות יותר.