Definición de la integración de procesos empresariales (BPI): beneficios y pasos

Las empresas dependen de procesos empresariales repetibles para ayudarles a escalar operaciones como la incorporación y el pago de empleados, el cierre de libros, la adquisición de suministros, la realización de campañas de marketing y la venta de productos. Con la proliferación de aplicaciones, datos e innovaciones operativas, estos procesos se han vuelto más elaborados y rigurosos en los últimos años.

Los sistemas de TI permiten a los expertos en negocios definir, gobernar y automatizar flujos de trabajo que dependen de volúmenes de datos cada vez mayores. Estos sistemas son a menudo una mezcla diversa de aplicaciones y bases de datos que funcionan on-premises y a través de proveedores de la nube.

La integración de procesos empresariales se ha convertido en un requisito previo para innovar con analítica avanzada y automatización inteligente. Pero para lograr esos objetivos, las empresas deben conectar las aplicaciones y las fuentes de datos que sustentan esos procesos, incluso cuando abarcan múltiples nubes. Solo entonces podrán aprovechar completamente la IA y otras tecnologías de vanguardia para obtener información de flujos de datos en tiempo real, facilitar la colaboración y eliminar procesos manuales que consumen tiempo.

¿Qué es la integración de procesos empresariales (BPI)?

La integración de procesos empresariales implica conectar los silos de automatización y datos. En la práctica, esto requiere la sincronización basada en eventos de aplicaciones, datos y ecosistemas de socios.

La empresa promedio utiliza más de mil aplicaciones, con decenas de miles de interfaces, para gestionar funciones como finanzas, recursos humanos, ventas, marketing, servicio al cliente, cadena de suministro, manufactura y planificación estratégica. Sincronizar estas aplicaciones y datos, incluidos los gestionados por socios, es cada vez más necesario para las empresas que buscan reducir costos, aumentar la productividad, mejorar las relaciones con los clientes, desarrollar nuevos productos innovadores y, en última instancia, impulsar el crecimiento rentable.

Conclusiones clave

• La falta de integración entre las aplicaciones y los datos involucrados en los procesos empresariales actuales puede limitar la capacidad de una organización para recopilar, analizar y confiar en los datos necesarios para tomar decisiones informadas y oportunas en todos los departamentos y cadenas de valor.
• El valor disparado de los datos y las tecnologías de rápida evolución que permiten la automatización han incrementado el imperativo de unificar los procesos empresariales.
• La integración de procesos empresariales (BPI) es necesaria para aprovechar al máximo los avances en análisis de datos, inteligencia artificial generativa (GenAI), automatización con agentes impulsados por IA (IA agéntica) y procesamiento de lenguaje natural.
• Existen varios métodos para conectar aplicaciones y fuentes de datos, incluidas las integraciones nativas en suites de software unificadas, interfaces de programación de aplicaciones (APIs), plataformas de integración, protocolos B2B, transferencia segura de archivos y automatización de procesos robóticos.
• BPI es la base para la automatización empresarial con herramientas de vanguardia, como GenAI, IA agente y automatización de procesos robóticos (RPA), que reducen la necesidad de intervención humana para ejecutar muchas tareas repetitivas. Esto permite que los flujos de trabajo se ejecuten más rápido, con menos errores y a un costo menor.

La integración de procesos empresariales en detalle

Imagina lo que sucede cuando una empresa incorpora a un nuevo empleado. La contratación podría ser aprobada por su gerente en la aplicación ServiceNow de la empresa, y luego ese evento debe ser comunicado a un sistema de recursos humanos, como Oracle Fusion Cloud Human Capital Management o Workday. El nuevo empleado también necesita ser ingresado en un sistema para gestionar la nómina, como ADP, y luego, quizás, en un sistema personalizado que otorgue acceso a las instalaciones y a los sistemas informáticos. Esta es una descripción simplificada de uno de los procesos empresariales más comunes.

Para que un flujo de trabajo automatice efectivamente el proceso completo de incorporación, en lugar de solo segmentos distintos, todas estas aplicaciones deben poder señalar eventos y pasar datos de manera fluida entre ellas en tiempo real, con la orquestación basada en la política empresarial. Solo con este nivel de integración se puede automatizar el proceso de principio a fin para sincronizar datos entre todas las aplicaciones empresariales involucradas.

La incorporación es uno de los miles de procesos empresariales que abarcan aplicaciones dispares, sistemas de datos y nubes. No es raro encontrar alguna combinación de Oracle, Salesforce, Workday, SAP y ServiceNow en los portafolios de TI empresariales. Además de los servicios de nube modernos, la mayoría de las empresas todavía utilizan aplicaciones on-premises con licencia y altamente personalizadas, algunas de las cuales son demasiado importantes y frágiles como para retirarlas de inmediato. También utilizan una variedad de servicios de infraestructura y gestión de datos en la nube, herramientas de análisis, aplicaciones de productividad personal, correo electrónico y aplicaciones de mensajería instantánea.

Si bien es bueno cuando los sistemas pueden conectarse de manera predeterminada, esto generalmente solo es posible cuando las aplicaciones se adquieren de un solo proveedor o de aquellos que tienen asociaciones cercanas. Con mayor frecuencia, es necesaria una capa de conectividad para vincular aplicaciones, sus datos y los procesos empresariales críticos que coordinan.

¿Por qué es importante la integración de procesos de negocio?

Varias tendencias en los negocios modernos hacen que la BPI sea más importante que nunca: el valor creciente de los datos, la automatización de extremo a extremo y la integridad de los datos.

La proliferación de fuentes de datos, incluidas las del internet de las cosas (IoT) y dispositivos móviles, combinada con la llegada de tecnologías como la IA, hace posible mejorar la toma de decisiones utilizando datos como nunca antes. Pero las empresas solo pueden comprender todo el valor de sus datos cuando los responsables de la toma de decisiones en toda la organización pueden acceder a ellos y confiar en las fuentes de datos vinculadas a procesos distintos.

La automatización de principio a fin es otra tendencia que impulsa la integración de procesos empresariales. Los procesos y los datos generados por ellos deben ser coordinados entre sí antes de que tecnologías como la IA y RPA puedan aplicarse eficazmente para ayudar a que los procesos se ejecuten de manera más eficiente y sean menos susceptibles al error humano.

La BPI también es una buena forma de construir y proteger la integridad de los datos. Con aplicaciones y sistemas de datos aislados, es más probable que los datos críticos dejen de sincronizarse y, por lo tanto, sean menos confiables. Modernizar con integración y automatización ayuda a generar confianza en los datos sincronizados utilizados por los tomadores de decisiones, ya sean humanos o aplicaciones impulsadas por IA.

¿Cómo funciona la BPI?

La BPI funciona simplificando la conectividad y unificando los flujos de trabajo a través de actividades previamente dispares. En la práctica, esto requiere conectar todas las aplicaciones que gobiernan esos procesos de extremo a extremo y permitir que esas aplicaciones compartan los datos que generan.

Cuando diferentes aplicaciones son parte de una suite común, o desarrolladas conjuntamente por proveedores de software con asociaciones cercanas, estas integraciones pueden funcionar "de inmediato". De lo contrario, las empresas suelen depender de una amplia gama de enfoques y protocolos para consultar y sincronizar aplicaciones: API, transferencia segura de archivos, integración B2B y otros métodos. También existen diversas técnicas para descomponer los silos de datos, como compartir acceso a almacenes de datos operativos, lagos de datos y repositorios centralizados de conocimiento mediante adaptadores de datos. No importa el método, el objetivo sigue siendo el mismo: sincronizar sistemas de registros e inteligencia.

Tipos de integración de procesos

Existen varias maneras de conectar las aplicaciones y los sistemas de datos que respaldan los procesos de negocio vitales. La mayoría de las empresas optan por uno de tres enfoques, dependiendo de sus proveedores de tecnología preferidos, sus carteras de aplicaciones existentes, las limitaciones de sus sistemas heredados y sus necesidades comerciales en evolución.

1. Nativa

Algunos grandes proveedores de software empresarial ofrecen suites completas de aplicaciones que ejecutan muchos procesos de negocio, como contabilidad, recursos humanos, ventas, inventario y cadena de suministro, dentro de un marco común. Estas aplicaciones se integran de manera nativa, lo que significa que se conectan entre sí por diseño y, a menudo, comparten una interfaz de usuario común. Una suite de aplicaciones unificada elimina la mayoría de las barreras para la BPI dentro de los módulos adoptados.

2. API

Las interfaces de programación de aplicaciones son el componente más común de las estrategias de integración "no nativas". Las API permiten que los sistemas dispares se comuniquen pasando solicitudes y respuestas entre sí. Muchas aplicaciones exponen API integradas (generalmente usando la arquitectura de API REST), lo que permite que sistemas externos, ya sean desarrollados a medida o comprados de ISV, accedan directamente a sus procesos y datos. Pero no todas las aplicaciones y fuentes de datos exponen API, y no todas las API son lo suficientemente completas como para satisfacer las necesidades de integración de una empresa.

3. Terceros

Varios proveedores de software ofrecen plataformas de integración como servicio para conectar aplicaciones y sistemas de datos. Estas plataformas, que usan API u otras tecnologías de integración de aplicaciones y datos para abstraer los detalles técnicos subyacentes, liberan a los desarrolladores para centrarse en la automatización de procesos de mayor impacto. La mayoría de las plataformas de integración ofrecen una interfaz visual para configurar conexiones, con motores que implementan esa lógica empresarial en segundo plano. Los proveedores de terceros también venden herramientas de RPA que conectan sistemas entrenando robots para interactuar con las interfaces de usuario de manera similar a como lo haría un humano.

Beneficios de la integración de procesos de negocio

Unificar los procesos de negocio con aplicaciones conectadas y fuentes de datos compartidas puede generar beneficios significativos que animen a las empresas a superar rápidamente los desafíos subyacentes de integración. En una era de grandes datos, IA e hiperconectividad, estos beneficios se han convertido en imperativos comerciales.

• Mayor automatización. Una vez que los procesos de negocio están integrados, los flujos de trabajo completos pueden automatizarse con tecnologías como IA y RPA. Por ejemplo, se pueden introducir chatbots de IA agente en los canales de comunicación, y los clientes pueden tener capacidades de autoservicio en dispositivos web y móviles. Pero los eventos y los datos deben fluir sin problemas entre los diferentes sistemas, como de compras a facturación e inventario, antes de que los procesos repetitivos puedan automatizarse.
• Colaboración mejorada. Las empresas quieren que sus unidades de negocio, y los equipos dentro de ellas, trabajen juntas de manera más productiva. Pero los beneficios de las últimas herramientas de comunicación se ven disminuidos cuando no pueden conectarse a los sistemas de información y acceder a datos confiables de procesos empresariales integrados. Un gerente de producción podría querer que su plataforma de colaboración proporcione visibilidad integral de un flujo de trabajo que abarque la cadena de suministro, la gestión de inventarios y los sistemas de manufactura, con eventos dentro de ese flujo de trabajo que generen notificaciones a través de sistemas como Slack y correo electrónico. La colaboración no solo incluye a los humanos: los agentes de IA y los chatbots son cada vez más parte del equipo.
• Integridad de datos. Las empresas que no integran sus procesos de negocio corren el riesgo de gestionar mal sus datos. Los silos de datos tienen muchas más probabilidades de contener datos duplicados, desactualizados o faltantes. La integración es necesaria para mantener sincronizadas las fuentes de datos.
• Seguridad mejorada. Las filtraciones de datos son más probables cuando existen múltiples repositorios de datos y sus administradores. Integrar los procesos de negocio facilita la estandarización de los protocolos de seguridad, el uso de componentes verificados por los equipos de seguridad centralizados y el cumplimiento de políticas y mejores prácticas consistentes.
• Reducción de los costos de conformidad. Los procesos de negocio integrados dejan una huella de auditoría más clara, lo que facilita (y abarata) abordar leyes y regulaciones financieras, de seguridad, privacidad, laborales y otras. Con automatización lista para auditorías, la BPI abre la puerta para introducir IA en los procesos de gobernanza, riesgos y cumplimiento, agregando más salvaguardias al ayudar a reducir errores mientras se reducen costos.

Desafíos comunes de la integración de procesos de negocio

La integración de procesos de negocio es de importancia crítica para la mayoría de las empresas, pero los obstáculos son muchos. La raíz de la mayoría de los desafíos es la complejidad de los sistemas que deben integrarse, es decir, la gran cantidad de puntos de conexión a través de diversos entornos de aplicaciones y datos que deben poder expandirse y evolucionar con el tiempo.

• Conexiones a gran escala. Por lo general, no es tan difícil crear una interfaz personalizada de una aplicación o base de datos a otra. Pero la mayoría de las empresas ejecutan miles de procesos empresariales que abarcan miles de sistemas. Gestionar la complejidad punto a punto —y los miles de puntos de fallos— entre esos sistemas es donde la BPI se vuelve propensa a errores, manualmente exigente y costosa.
• Infraestructura dispar. Si todos tus sistemas se ejecutan en la misma infraestructura, es mucho más fácil conectarlos a través de API y otras tecnologías de integración. Por esa razón, las startups nacidas en la nube pueden a veces esquivar los desafíos de la integración de procesos empresariales. Pero la mayoría de los departamentos de TI empresariales no tienen esa suerte, dado que ejecutan sus procesos en una mezcla de sistemas en la nube y locales utilizando servicios de varios proveedores de la nube. Estos entornos distribuidos y multicloud inevitablemente introducen complejidad técnica al conectar aplicaciones y datos.
• Silos funcionales. Los silos funcionales, donde diferentes unidades de negocio dentro de una organización adquieren y mantienen de forma independiente sus propios sistemas de TI, fomentan sus propios silos de datos, que son difíciles de romper. Estos repositorios de datos aislados tienden a tener esquemas de datos divergentes, modelos semánticos, registros y sistemas de sincronización que no fueron diseñados para usarse juntos de manera que mantengan datos precisos, completos y confiables a lo largo del tiempo.
• Gestión del cambio. Una pila de TI empresarial siempre está cambiando. Los sistemas deben ser parchados y actualizados, se adoptan nuevas fuentes de datos y aplicaciones, y siempre existe el impulso de introducir tecnologías de vanguardia (como chatbots y otras formas de IA generativa) en los flujos de trabajo existentes. Las adquisiciones traen el desafío adicional de asimilar diferentes pilas. Las integraciones de procesos empresariales deben ser preparadas para el futuro con una plataforma integral lo suficientemente flexible como para acomodar estos cambios inevitables. Eso suele ser complicado con sistemas heredados que están altamente personalizados.
• Estrategias de integración divergentes. Las empresas socias a menudo tienen como objetivo integrar sus procesos conjuntos, pero pueden querer seguir diferentes estrategias de integración. Los desacuerdos entre empresas aliadas respecto a las arquitecturas de integración y los protocolos pueden derivar de los requisitos regulatorios únicos de industrias específicas, o simplemente de preferencias motivadas por equipos de TI y sistemas heredados. Por ejemplo, una empresa podría querer implementar integraciones de API con todos sus socios, pero descubrir que algunos proveedores o distribuidores solo pueden enviar tarifas o rastrear envíos mediante métodos EDI porque sus sistemas intercambian documentos en formatos estandarizados.

Integración de aplicaciones vs. integración de datos

La BPI se reduce a conectar aplicaciones y datos. Aunque estos son conceptos relacionados —ya que las aplicaciones generan, acceden y almacenan datos— existen distinciones importantes.

La integración de aplicaciones se ocupa de los procesos empresariales coordinados que abarcan sistemas operacionales discretos de registro. Los ejemplos incluyen la integración de un nuevo empleado, en la que los sistemas de gestión de capital humano y nómina deben conectarse, y la conversión de una oportunidad en un pedido, en la que los sistemas de generación de prospectos, ventas y finanzas deben intercambiar información de manera fluida. La integración es típicamente basada en eventos, donde un sistema activa una operación para acceder a otro usando una API u otro tipo de conector. La conectividad de aplicaciones programada y asincrónica es otro patrón común.

La integración de datos implica unificar las fuentes de datos subyacentes utilizadas para analíticas y aprendizaje automático. Un enfoque cada vez más popular es crear un repositorio de datos compartido, como un almacén de datos operativo, un lago de datos o un almacén de datos, que sirva como área de preparación para validar, enriquecer y auditar eventos de integración a través de sistemas de registro e inteligencia. Técnicas como extracción, transformación y carga (ETL), su variante ELT, transmisión y replicación de datos en tiempo real se utilizan para poblar estos tipos de bases de datos compartidas. Cuando unificar todos los datos en un solo repositorio no es una opción preferida, se pueden usar adaptadores de datos para integrar datos contenidos en bases de datos aisladas.

Ejemplo de integración de procesos de negocio: Intelsat

Intelsat integró sus redes de comunicaciones satelitales y terrestres en una red 5G definida por software para proporcionar televisión y radio por transmisión y servicios de internet de banda ancha a más de dos mil millones de personas en todo el mundo.

Pero los sistemas en los que operaban esos servicios estaban unidos con conectores a medida. Había puntos únicos de falla, integraciones basadas en archivos y lotes que veían un rendimiento degradado con conjuntos de datos más grandes, y una creciente dependencia de empleados con conjuntos de habilidades distintas para gestionar cientos de integraciones punto a punto.

Intelsat quería una única plataforma de integración que pudiera conectar 160 bases de datos; más de 100 aplicaciones locales, en la nube y web; y sistemas de socios. Además, el proveedor de servicios satelitales quería poder diseñar esas integraciones a través de su complejo portafolio dentro de un entorno visual y de bajo código que fuera fácil de mantener a medida que la empresa automatizara más procesos empresariales.

El proyecto requería una solución que pudiera pasar datos de manera fluida entre aplicaciones de finanzas, cadena de suministro, recursos humanos, ventas, servicio al cliente y otras de múltiples proveedores, así como los propios sistemas propietarios de servicio al cliente y facturación de Intelsat. Los datos extraídos de instalaciones terrestres, satélites de órbita múltiple y grandes clientes de telecomunicaciones debían integrarse en estos procesos. Y la infraestructura de integración tendría que ser lo suficientemente flexible como para incorporar cambios en los procesos empresarial y nuevos sistemas que ya estaban en las etapas de planificación.

Al adoptar Oracle Integration, Intelsat obtuvo gestión unificada de conectividad y gobernanza y seguridad integradas. La plataforma permite que Intelsat actualice con confianza sus muchas aplicaciones locales y en la nube con interrupciones mínimas en la integración, acelerando el despliegue de nuevos sistemas en entornos de producción. Oracle Integration también redujo los costos de integración de Intelsat a la mitad al cobrar solo por los servicios que la empresa realmente utiliza.

Cómo comenzar con la integración de procesos empresariales

Lanzar una iniciativa de BPI puede ser desalentador, especialmente para las empresas que ejecutan un gran número de aplicaciones y bases de datos críticas para la misión. Empieza por acá.

1. Prioriza los procesos

Un gran portafolio de aplicaciones no se va a integrar de una sola vez. Las empresas deben comenzar clasificando los procesos en orden de prioridad, incluyendo aquellos que se extienden fuera de la organización, que necesitan conectarse entre sí para entregar resultados empresariales críticos. Por ejemplo, una empresa podría ver un problema inminente si no puede unificar sus procesos de facturación y cobro, o si un proveedor crítico no puede enviar datos de manera fluida a sus sistemas de compras o gestión de inventarios.

2. Obtén el respaldo de los ejecutivos

Identifica a los líderes empresariales que probablemente patrocinen proyectos de BPI, especialmente aquellos nuevos en sus puestos que deseen impulsar cambios desde el principio. El apoyo ejecutivo es fundamental para asegurar la financiación de los proyectos de BPI y llevarlos a buen término.

3. Mapea los flujos de trabajo

Es importante que los líderes empresariales visualicen los flujos de trabajo principio a fin que deben implementarse a través de la integración de procesos. Esto se puede hacer a través del mapeo de procesos empresariales, en el que estos flujos de trabajo y su arquitectura de integración se diagraman claramente en diagramas de flujo. Mapa las integraciones existentes, luego demuestra cómo conectar esos procesos dispersos en un tejido más grande permitirá nuevos casos de uso, beneficios de productividad y mayor escalabilidad.

4. Selecciona un enfoque de integración

Existen muchas metodologías y tecnologías para conectar aplicaciones y bases de datos para orquestar procesos empresariales de principio a fin. Las mejores para cualquier empresa dependen de sus prioridades empresariales, métodos operativos y sistemas y arquitectura de TI existentes. Algunas empresas comenzarán y finalizarán el proyecto con integración nativa, viendo la ventaja de obtener todas sus aplicaciones críticas de un solo proveedor. Otras buscarán construir conectores personalizados con API o aprovechar entornos de PaaS en la nube.

5. Piensa a futuro

Las iniciativas de BPI nunca están realmente completas, por lo que siempre deben estar preparadas para el futuro. Las nuevas aplicaciones y fuentes de datos eventualmente necesitan ser incorporadas a los procesos de negocio existentes. Adopta una estrategia de integración que dependa de metodologías que puedan iterarse, para que no tengas que comenzar desde cero cuando añadas nuevos sistemas más adelante.

Comienza a integrar procesos empresariales con Oracle

Oracle ofrece una amplia gama de soluciones para integrar procesos empresariales según las necesidades, capacidades y planes de cada organización. Esto comienza con Oracle Fusion Cloud Applications, la suite de aplicaciones empresariales más completa de la industria, diseñada para integrarse de manera nativa "desde el principio".

Oracle Cloud Infrastructure (OCI) proporciona a las empresas una amplia gama de servicios de integración para ayudarlas a conectar de manera segura todas sus aplicaciones y fuentes de datos, sentando las bases para la automatización de procesos empresariales y aprovechando la IA y la analítica avanzada. OCI ofrece capacidades de integración de aplicaciones, que incluyen una plataforma de desarrollo visual para conectar aplicaciones en la nube y on-premises con adaptadores predefinidos para ofertas SaaS líderes, mensajería empresarial, protocolos B2B, y servicios multicloud y de datos, así como acceso nativo a la extensa suite de aplicaciones de Oracle.

Una vez que las aplicaciones están conectadas, Oracle Autonomous Database Data Studio se puede usar para transformar, enriquecer y gobernar los datos que fluyen entre ellas para respaldar aún más la integración de procesos empresariales. Las empresas están aprovechando estas herramientas de datos intuitivas integradas directamente en Oracle Autonomous Database para entrenar modelos para su uso en analítica, compartir datos de forma segura y desarrollar aplicaciones personalizadas para la coordinación de procesos empresariales complejos.

Complementando este portafolio de integración de datos está OCI GoldenGate, que ofrece replicación de datos en tiempo real para operaciones tolerantes a fallos y migraciones en línea. Con GoldenGate, las empresas pueden diseñar, ejecutar y monitorear su replicación de datos e incluso analizar datos en tiempo real sin necesidad de asignar o gestionar entornos informáticos.

Preguntas frecuentes sobre la integración de procesos empresariales

¿Cómo se relaciona la integración de procesos de negocio con la automatización de procesos empresariales?

Antes de que una empresa pueda automatizar los procesos empresariales integrales, los sistemas y fuentes de datos sobre los que estos procesos operan deben conectarse primero. La integración de procesos de negocio sienta las bases para la automatización de procesos empresariales.

¿Cuáles son tres formas básicas de integrar sistemas?

La integración nativa conecta suites de aplicaciones de un solo proveedor. Las API permiten que aplicaciones dispares se comuniquen pasando solicitudes y respuestas entre ellas. Las plataformas de terceros permiten diseñar visualmente un tejido de integración con poco o ningún código necesario para manejar los conectores subyacentes.

¿Qué es la integración de aplicaciones?

La integración de aplicaciones trata sobre procesos de negocio orquestados que abarcan múltiples sistemas operativos de registro. Considera la integración de un nuevo empleado, donde la información del nuevo empleado debe ser añadida a una aplicación de HCM, luego pasarse de manera fluida a un sistema de nómina y luego a un sistema de acceso a las instalaciones. La integración es típicamente basada en eventos, donde un sistema activa una operación para acceder a otro usando una API u otro tipo de conector.

¿Qué es la integración de datos?

La integración de datos implica unificar fuentes de datos. Esto se puede hacer creando un repositorio de datos compartidos para respaldar una vista armonizada de los datos o el conocimiento, como un almacén de datos o un lago de datos, o usando adaptadores de datos para conectar repositorios de datos separados.

¿Cómo soporta la automatización de procesos robóticos la integración?

La Automatización de Procesos Robóticos (RPA) se utiliza para construir y desplegar robots de software entrenados para simular cómo los humanos interactúan manualmente con interfaces de usuario. Las empresas pueden usar esta tecnología para integrar procesos haciendo que los bots de RPA automaticen tareas repetitivas a través de sistemas de registro.