¿Qué es un sistema de administración de adquisición?

¿Qué es un sistema de administración de adquisición?

Un sistema de administración de adquisiciones gestiona la evaluación, selección y creación de acuerdos formales con proveedores. También administra las relaciones continuas con los proveedores y la compra transaccional de bienes y servicios, trabajando con las cuentas por pagar para completar el ciclo desde la incorporación al establecimiento procesando facturas de proveedores para el pago.

Controlar costos. Reforzar el cumplimiento. Mejore la administración de los proveedores

Las empresas invierten en soluciones de adquisición para simplificar y automatizar el proceso desde la incorporación al establecimiento, mientras controlan los costos dirigiendo las compras a los proveedores aprobados. Un sistema de administración de adquisiciones eficaz ofrecerá los siguientes beneficios:

  • Aumentar la influencia sobre el gasto— Las organizaciones de adquisiciones siguen luchando con las compras que ocurren fuera de los procesos y políticas formales. Las soluciones de adquisiciones hacen cumplir las compras de cumplimiento al facilitarles a los empleados encontrar lo que necesitan y dirigir las compras a los proveedores autorizados. Estos sistemas también implementan controles y políticas de administración de gastos corporativos con flujos de trabajo de pedido de compra auditables para garantizar que las solicitudes se aprueben correctamente.
  • Mejorar la eficiencia y automatizar los procesos de adquisiciones desde la incorporación al establecimiento— Los procesos engorrosos impiden que las organizaciones de adquisiciones proporcionen más valor estratégico a la empresa. Las soluciones de administración de adquisiciones estandarizan, agilizan y automatizan los procesos tradicionalmente manuales. Como resultado, las aprobaciones de compra se gestionan fácilmente y los recursos se liberan para actividades más estratégicas.
  • Mejorar la administración de proveedores—Es esencial calificar y evaluar las capacidades, la viabilidad y el cumplimiento de un proveedor potencial con el código de conducta de la empresa. Avisa a los profesionales de adquisiciones cuando las calificaciones de un proveedor están venciendo o cuando hay nueva información disponible que podría afectar las calificaciones, capacidades y cambiar su perfil de riesgo.
  • Estandarizar el ciclo de vida del contrato—Durante las negociaciones, los revisores de contratos pueden identificar rápidamente las desviaciones del lenguaje estándar para resaltar los riesgos, realizar los cambios necesarios y obtener las aprobaciones necesarias antes de la finalización. Las alertas notifican a los usuarios los contratos que vencen para garantizar renovaciones oportunas y minimizar los retrasos.

Beneficios de una solución de compras moderna y basada en la nube

Los avances en tecnología están transformando las prácticas comerciales tradicionales al interrumpir los mercados de suministro, cambiando los patrones de compra de los clientes y agregando complejidad a la cadena de suministro. Las organizaciones de compras deben responder asumiendo un papel más estratégico en todas las actividades relacionadas con las compras. Necesitan soluciones que estén a la altura de la tarea.

Al trasladarse a la nube, los sistemas de administración de adquisiciones digitalizan los procesos de abastecimiento a pago con capacidades integradas móviles, sociales y analíticas, y una experiencia de usuario más rica y similar a la del consumidor. Con la tecnología moderna, como la colaboración integrada, el análisis integrado y una experiencia de usuario más intuitiva, las empresas pueden crear un sistema de compras más efectivo para controlar los gastos de los empleados, reducir el riesgo de los proveedores y mejorar los ahorros en costos.

  • Respaldo para una fuerza laboral móvil—Hoy en día, los empleados y gerentes están usando dispositivos móviles para hacer su trabajo. Las soluciones de adquisición de nube moderna le permiten aprovechar estos dispositivos para agilizar los procesos, reducir la latencia y permitir aprobaciones más rápidas.
  • Colaboración eficiente—Obtenga una visibilidad completa en todo el proceso desde la incorporación al establecimiento e intercambie documentos y mensajes electrónicamente con sus proveedores. Los procesos de adquisición integrados facilitan la creación, revisión y aprobación de documentos en tiempo real. La colaboración social integrada permite a los equipos completar las tareas de forma más rápida y eficaz.
  • Analítica integrada—Aumente la productividad con paneles de control fáciles de usar que presentan la información de manera clara y resaltan contenido procesable. Los contenedores interactivos basados en roles, llamados infolets, ayudan a los usuarios a visualizar rápidamente información de alto nivel, revisar detalles relevantes y adoptar medidas. Las aplicaciones transaccionales aprovechan los análisis integrados en contexto para que los usuarios puedan decidir rápidamente los próximos pasos en un proceso empresarial.
  • Experiencia de usuario intuitiva—Una experiencia de usuario similar a la de un consumidor impone el cumplimiento de la administración de compras y facilita que los empleados encuentren lo que necesitan. La productividad mejora porque los usuarios pueden concentrarse en más tareas de valor agregado.

Funcionalidad principal de una solución de compras basada en la nube

Las organizaciones de adquisiciones estratégicas exigen suites integradas que combinan la administración de proveedores, el abastecimiento, la administración de contratos y la administración proactiva de riesgos con capacidades transaccionales desde el abastecimiento al pago. Con una solución de adquisición completa, las empresas pueden aprovechar la información crítica al tomar decisiones y al mismo tiempo administrar de manera proactiva las actividades en curso a lo largo del ciclo de vida desde la incorporación al establecimiento. Una solución integrada de administración de compras basada en la nube consiste en lo siguiente:

  • Administración de suministros—La adquisición estratégica comienza por proveedores calificados antes de iniciar las negociaciones. Agilice la recopilación y el seguimiento de los datos de los proveedores para garantizar que cumplan con las políticas corporativas. Recopile información importante sobre la calificación del proveedor a través de cuestionarios internos y externos y perfiles de autoservicio. Seleccione los mejores proveedores evaluando las calificaciones de los proveedores, los factores de riesgo y el cumplimiento de las políticas. Utilice los medios sociales incorporados para colaborar de manera más efectiva y lograr la alineación del negocio al planificar y crear documentos de negociación. Reciba alertas cuando haya nueva información disponible que pueda afectar la administración, las capacidades o los factores de riesgo del proveedor. Los proveedores y los equipos de abastecimiento obtienen visibilidad completa en tiempo real de las transacciones, así como las actividades de abastecimiento actuales y futuras.
  • Abastecimiento—La compilación y comparación manual de las propuestas de los proveedores puede llevar mucho tiempo y ser inefectiva. La negociación más inteligente y la selección de proveedores aprovechan las prácticas recomendadas de negociación para lograr resultados finales. La colaboración social integrada facilita las iniciativas para crear documentos de negación más efectivos. Las herramientas de análisis de premios le permiten evaluar rápidamente las ofertas de los proveedores en función de factores predeterminados, como el precio, la calidad y el valor, lo que le permite obtener la mejor adjudicación posible en función de sus requisitos comerciales únicos.
  • Administración de contratosLa administración efectiva de los contratos es esencial. La creación de contratos se simplifica con la creación guiada que utiliza bibliotecas de cláusulas aprobadas previamente, plantillas estandarizadas y colaboración social integrada. Un repositorio de contratos seguro y con capacidad de búsqueda con un seguimiento completo y un historial de auditoría permite a los usuarios localizar rápidamente lo que necesitan. Las capacidades automatizadas de administración de renovación brindan a los profesionales de adquisiciones una notificación temprana de los contratos que vencen. Los análisis identifican las desviaciones del contrato de los estándares definidos. Los flujos de trabajo auditables hacen cumplir las aprobaciones de documentos.
  • Solicitudes—Los ahorros negociados se pierden rápidamente cuando la compra no se regula adecuadamente durante el ciclo desde el abastecimiento al pago. Una solución moderna garantiza que estos ahorros se realicen a través de políticas comerciales, controles y aprobaciones. Reduzca el gasto fuera del contrato al proporcionar a los empleados una experiencia de compra similar al consumidor. Las sólidas capacidades de búsqueda, los formularios inteligentes, las listas de compras y las experiencias de compra personalizadas aseguran que los precios y los términos negociados se apliquen automáticamente a través de catálogos de proveedores y flujos de trabajo de aprobación configurables diseñados para controlar los gastos y reducir los costos.
  • PagoEl procesamiento de facturas de proveedores suele ser manual, propenso a errores y consume mucho tiempo. Una solución completa desde la incorporación al establecimiento simplifica y automatiza esta función crítica, lo que lo ayuda a aprovechar los descuentos por pago anticipado y mantener los costos bajo control. Esto incluye un sistema robusto de administración de pagos que proporciona transmisión electrónica, "reversión de órdenes de compra" de proveedores y escaneo óptico de facturas. La validación de facturas a nivel de línea está completamente automatizada para un procesamiento más rápido. Las excepciones se administran a través de la colaboración social con el intercambio de documentos para acelerar los tiempos de resolución.
  • Compra—Automatizar las transacciones rutinarias desde el abastecimiento al pago, tales como creación de orden de compra, lo libera para encontrar nuevas oportunidades de ahorro. Agilice el proceso al mismo tiempo que aplica los precios negociados y garantiza el cumplimiento de las políticas. Cree órdenes de compra de pedidos aprobados sin intervención manual. Proporcione a sus profesionales de compras información sobre las excepciones, el estado y las acciones requeridas. Comuníquese con sus proveedores utilizando herramientas sociales integradas.

Oracle Procurement Cloud

Oracle Procurement Cloud moderniza los procesos comerciales de adquisición para que pueda administrar de manera proactiva los proveedores y las actividades a lo largo del ciclo desde la incorporación al establecimiento. Esta solución completa, integrada y basada en la nube le permite transformar su organización de adquisiciones para proporcionar servicios de adquisición rápidos y compatibles con todas las áreas de su organización.

Aprovechando las capacidades digitales, como el análisis integrado, la colaboración social y los dispositivos móviles, Oracle Procurement Cloud le permite reducir el riesgo de los proveedores, obtener fuentes de manera más efectiva, controlar los gastos y mejorar los márgenes de ganancias de su organización.

Sencillo Las aplicaciones intuitivas impulsan la adopción rápida del usuario.
Eficiente Procesos simplificados aseguran mayor productividad.
Ahorro de costos Aumente los ahorros y los costos de control.
Conectado Colabore sin problemas con equipos internos y sus proveedores.
Rápido Agilice el proceso desde la incorporación al establecimiento
Fácil de usar La experiencia de usuario similar a la del consumidor garantiza la adopción