12 formas de reducir los costos de la cadena de suministro

1. Analiza los KPI importantes

Los siguientes indicadores son esenciales para que los responsables de la cadena de suministro y los líderes empresariales puedan evaluar el desempeño y mejorar los procesos:

• Costo de los artículos vendidos
• Índice de rotación de inventario
• Duración del ciclo de tramitación de pedidos
• Costo de transporte por unidad
• Tasa de precisión en los pedidos

2. Identifica los principales generadores de costos

Los generadores de costos varían según la etapa de la cadena de suministro, ya sea adquisición de materiales, gestión y almacenamiento de inventario, producción, transporte o administración. Estos factores pueden incluir inflación generalizada, embargos comerciales, huelgas laborales, escasez de personal, pandemias, desastres naturales, conflictos bélicos, cierres de carreteras, malas condiciones climáticas prolongadas y alteraciones en el transporte marítimo, ferroviario o aéreo. Cualquier cambio en estos factores puede generar un efecto dominó. Por ejemplo, las malas condiciones climáticas pueden retrasar el transporte y provocar un aumento en los costos de almacenamiento temporal.

3. Aplica metodologías de cadena de suministro

Cada cadena de suministro es única, pero hay metodologías y mejores prácticas comunes que pueden ayudar a reducir costos. Aquí hay dos ejemplos:

• Producción ajustada: este enfoque busca reducir el desperdicio en el proceso de producción, un tema que se tratará con mayor profundidad más adelante. Dado que tiene sus raíces en el modelo "justo a tiempo" de Toyota, un buen ejemplo es la fabricación de automóviles. En lugar de producir la mayor cantidad posible de vehículos y esperar a que se vendan (metodología de empuje), la producción ajustada usa análisis predictivo para estimar la demanda y ajustar la producción en consecuencia (metodología de arrastre). Así, se adquieren cantidades precisas de metal, caucho, plástico y otros materiales, y se programa el personal según la demanda real, reduciendo el desperdicio en toda la cadena de suministro.
• Cadena de suministro circular: las cadenas de suministro circulares se enfocan en utilizar elementos ecológicos y aplicar las siete R: reducir, reutilizar, reciclar, reparar, recuperar, reacondicionar y rediseñar. Algunas acciones incluyen trabajar con proveedores para obtener materiales sostenibles, utilizar materiales reciclados, diseñar productos para que puedan descomponerse fácilmente al final de su vida útil y establecer procesos para que los consumidores devuelvan productos expirados.

4. Optimiza los envíos

Ya sea que una empresa maneje sus propios envíos o los subcontrate a un proveedor de logística, existen diversas estrategias para reducir costos: Estos incluyen la reducción del exceso de embalaje (reduciendo así el tamaño y el peso), el ajuste del número o el tamaño de los vehículos de transporte utilizados, la selección de los medios de transporte más eficientes (camión, ferrocarril, mar, aire), la racionalización de las rutas tomadas y la decisión de enviar productos directamente a los clientes o a un centro (omisión de zona).

5. Disminuye los costos de almacenamiento

Al igual que en el caso del transporte de mercancías, hay que hacer un cálculo similar para los costes de almacenamiento. ¿Es más rentable para un fabricante almacenar la mayor parte de sus productos en sus propias instalaciones o se pueden obtener ahorros alquilando espacio a un proveedor especializado? Existen empresas de logística que ofrecen tanto almacenamiento como transporte, con posibles ahorros de costos al utilizar estos servicios combinados.

Si una empresa decide mantener el almacenamiento interno, debe considerar cómo hacerlo de la manera más eficiente posible. Un factor clave es la ubicación de los almacenes. ¿Deben estar en el lugar de producción o en un centro cercano a las rutas de transporte y concentraciones de clientes? Configurar almacenes con estanterías más altas y pasillos más estrechos permite almacenar más productos, pero el inventario aún debe ser accesible de manera segura. El etiquetado con RFID puede ayudar al personal a localizar exactamente dónde se encuentra un producto en cualquier momento para recogerlo sin demora, mientras que el escaneo de etiquetas también proporciona datos en tiempo real sobre los niveles de inventario. Esto permite ajustar las adquisiciones mediante un sistema de gestión de almacenes para evitar el sobreabastecimiento o el desabastecimiento.

Dependiendo del tamaño de la operación, el uso de robots para localizar y recoger artículos de los estantes puede ser una opción rentable. No solo reduce los costos laborales y otras variables humanas, como robos y errores, sino que también mejora la eficiencia del almacén.

6. Fortalece la comunicación con los socios

Construir y mantener relaciones sólidas con los socios a lo largo de la cadena de suministro puede ayudar a mejorar los procesos y reducir costos. Establece reuniones regulares para discutir problemas y reforzar éxitos. Define expectativas claras, especialmente en torno a indicadores clave como la entrega puntual, la calidad y el cumplimiento normativo.

Cuanto más fuerte sea la relación con los socios, más sólida será la confianza, lo que puede llevar a una planificación a largo plazo. Por ejemplo, la compra de un equipo costoso que permita producir artículos a gran escala puede reducir el costo unitario. Los clientes que pagan puntualmente también tienen más posibilidades de negociar reducciones de precios, ya que ofrecen un flujo de ingresos estable para el proveedor.

Si bien las relaciones personales son clave para fortalecer la comunicación con los socios, la tecnología también juega un papel importante. El blockchain puede hacer que las operaciones en la cadena de suministro sean transparentes para todos los involucrados, ya que cualquier cambio se registra en tiempo real dentro de un libro mayor compartido.

7. Reduce los residuos

Los involucrados en la cadena de suministro pueden reducir el desperdicio y los costos asociados de diversas maneras. Una opción es minimizar el embalaje del producto. Después de todo, ¿quién no ha recibido un artículo pequeño en un paquete mucho más grande de lo necesario? El desperdicio de inventario, especialmente de productos perecederos, se puede reducir mediante una previsión precisa de la demanda y un seguimiento eficiente del inventario. Como se mencionó anteriormente, la manufactura esbelta busca reducir el desperdicio mediante la producción de solo lo necesario, mientras que las cadenas de suministro circulares se enfocan en desarrollar, obtener, utilizar y reutilizar materiales sostenibles.

8. Considera abastecimiento local o sostenible

El abastecimiento local puede reducir costos al disminuir el tiempo y los gastos de transporte. En lugar de importar materiales, obtenerlos localmente también evita aranceles, inspecciones aduaneras y otros cuellos de botella costosos. Además, facilita la capacidad de reacción en caso de que ocurra un problema.

Reducir el transporte también disminuye las emisiones de carbono, lo que puede generar un impacto positivo en los costos si las autoridades locales imponen impuestos a las emisiones excesivas. Asimismo, implementar programas de reciclaje puede ayudar a los fabricantes a reducir gastos al disminuir la compra de materiales nuevos. (Lee 16 maneras de mejorar la sostenibilidad en la cadena de suministro para profundizar más en el tema).

9. Audita y monitorea el desempeño

“Lo que no se mide, no se puede mejorar”, dice un viejo refrán. Anteriormente, mencionamos varios indicadores clave, como el costo de los bienes vendidos y la rotación de inventario, que pueden ayudar a las empresas a medir y mejorar la eficiencia de su cadena de suministro con base en los datos, y no solo en observaciones anecdóticas. Además de señalar áreas problemáticas, las auditorías regulares pueden destacar fortalezas específicas, como proveedores de alto rendimiento con los que podrías fortalecer aún más la relación.

10. Considera la mejora continua

Reforzando el cambio gradual

La mejora continua consiste en otorgar a los gerentes y empleados de la cadena de suministro la libertad de realizar pequeños cambios que, con el tiempo, pueden generar grandes resultados. Como su nombre indica, estos cambios no ocurren solo una vez. Cada vez que se repiten los procesos modificados, existe la oportunidad de ajustarlos para mejorar aún más los resultados.

Innovación desde la base

En teoría, estos cambios no siempre deben venir desde la alta dirección. En muchos casos, son los empleados en el piso de producción quienes están mejor posicionados para identificar oportunidades de mejora en los procesos de la cadena de suministro. Por ejemplo, un gerente de almacén podría notar que la zona para tarimas desechadas está ubicada entre dos secciones de alto tráfico. Identificar este problema, crear un nuevo proceso y registrar su efectividad —como mover las tarimas a una ubicación menos concurrida y medir la mejora en la circulación— es un ejemplo de mejora continua en acción.

Impacto acumulativo de pequeñas mejoras

Estos ajustes marginales pueden parecer pequeños —unos minutos ahorrados aquí, un poco menos de desperdicio de embalaje allá— pero se acumulan con el tiempo. Y cuando las empresas empoderan a su personal para proponer e implementar cambios en los procesos, los empleados estarán aún más motivados para sugerir nuevas mejoras en toda la cadena de suministro.

11. Optimiza las operaciones

La frase “optimizar operaciones” puede generar temor entre los empleados, ya que a menudo se asocia con despidos, pero no tiene por qué ser así. De hecho, las estrategias descritas anteriormente en este artículo son ejemplos de cómo las empresas pueden optimizar sus operaciones en la cadena de suministro para mejorar la eficiencia de costos y la producción sin necesidad de reducir empleos.

12. Aprovecha la IA y otras tecnologías

IA en la gestión de inventario

La IA puede ayudar a las empresas a reducir costos en la cadena de suministro de diversas maneras. A nivel de inventario, puede automatizar tareas repetitivas como el conteo, seguimiento y documentación de artículos con mayor precisión y menor esfuerzo humano. Los modelos de IA pueden optimizar el acceso al inventario al sugerir distribuciones óptimas en el almacén para mejorar la eficiencia.

Pronóstico de demanda y mantenimiento predictivo

Los sistemas de pronóstico de demanda basados en IA pueden ayudar a los fabricantes a equilibrar el inventario con los costos de almacenamiento para optimizar la capacidad del almacén. Mientras tanto, los sistemas de mantenimiento predictivo basados en IA pueden ayudar a los fabricantes y distribuidores a satisfacer la demanda y reducir costos al minimizar el tiempo de inactividad de la maquinaria esencial.

Rutas de entrega optimizadas

La IA puede trazar las mejores rutas de entrega y reaccionar casi instantáneamente a cambios causados por condiciones climáticas adversas o cierres de carreteras, reduciendo costos mediante un menor consumo de combustible y evitando penalizaciones por entregas retrasadas. También puede minimizar los costos de desperdicio al detectar errores de los empleados y defectos en los productos más rápido que los humanos. Las posibilidades para la optimización de la cadena de suministro son prácticamente infinitas y solo seguirán creciendo a medida que maduren las capacidades de la IA.

Otras tecnologías para reducir costos

Blockchain: ayuda a reducir costos al mantener a todos los participantes de la cadena de suministro alineados, evitando gastos asociados con sobreproducción, escasez y retrasos en las entregas.

Etiquetas RFID: disminuyen el tiempo que los empleados dedican a buscar artículos y reducen las pérdidas de productos perecederos. También pueden ayudar a minimizar los costos relacionados con la falta de stock y el exceso de inventario.

Herramientas emergentes

Los líderes de la cadena de suministro tienen a su disposición una gran variedad de tecnologías que pueden ayudar a reducir costos en sus organizaciones. Por ejemplo, los programas de analítica de datos pueden ayudar a elegir proveedores más rentables, los robots y vehículos autónomos pueden mejorar la eficiencia en los almacenes, y los gemelos digitales pueden ofrecer un entorno de simulación para explorar escenarios hipotéticos y optimizar costos en la cadena de suministro.