Mark Jackley | Content Strategist | 17 mars 2023
Vårdgivare står inför stora HR-utmaningar. Redan innan sektorn belastades med covid-19-pandemin kämpade sjukhus, vårdinrättningar, läkarmottagningar och andra vårdgivare med läkar- och sjuksköterskebrist, hög personalomsättning, utbrändhet bland anställda och stadigt stigande arbetskostnader. Om dessa utmaningar inte åtgärdas kan de äventyra patienternas hälsa och till och med deras liv, men även de anställdas känslomässiga välbefinnande och sjukvårdssystemens finansiella integritet.
Även om listan över branschens HR-utmaningar är lång så är lösningarna sammanlänkande – förbättring inom ett område kan leda till förbättring inom ett annat. Till exempel kan bättre utbildning hjälpa vårdgivare att behålla anställda, förbättra säkerheten på arbetsplatsen och följa sekretesslagar.
Här diskuterar vi de dussintals viktiga HR-utmaningar som vårdgivare står inför idag samt strategier och bästa praxis för att övervinna dem.
I hälso- och sjukvårdsbranschen, liksom i många andra sektorer, är HR-team ansvariga för mer än att bara anställa personal och hantera förmåner. HR-team inom hälso- och sjukvården hanterar också utbildnings- och utvecklingsprogram. De hjälper till att upprätthålla säkerhetsåtgärder som skyddar patienter och anställda. De spelar en avgörande roll i skyddandet av uppgifter i patientjournaler och personalakter. De hjälper till att utveckla incitamentsprogram som erbjuder mer än lön och förmåner. De är med och skapar schemaläggningspolicyer som skyddar mot utbrändhet bland anställda. Och de bidrar till policyer och program som förbättrar patienttillfredsställelsen.
Viktiga lärdomar
De svåraste utmaningarna för HR-personal inom hälso- och sjukvården är, föga förvånande, relaterade till människor. Att anställa, behålla och utveckla personal är utmaningar i sig, och framsteg på något av dessa områden kommer att hjälpa till att övervinna större utmaningar, exempelvis att förbättra patientresultat och följa dataskyddsregler.
I en rapport från 2021 visade organisationen Association of American Medical Colleges att USA kan stå inför en brist på 124 000 läkare år 2034. I rapporten förutsågs en brist på närmare 50 000 primärvårdsläkare och upp till 77 000 specialister.
Teknik kan hjälpa HR-team att hantera bemanning. Molnbaserade system för humankapitalhantering (HCM) ger vårdgivare en realtidsvy över aktuella och framtida personalbehov, medan molnbaserade affärssystem hjälper dem att planera budgetar för att upprätthålla eller öka bemanningsnivåerna. Teknik kan också förbättra hur HR-tjänster tillhandahålls, till exempel genom att låta arbetssökande söka lediga jobb på sina mobila enheter, vilket påskyndar granskningen av sökande, schemaläggningen av intervjuer och möjligheten att erbjuda anställning före konkurrenterna på en stark arbetsmarknad.
Vårdgivaren Mayo Clinic definierar utbrändhet som en form av arbetsrelaterad stress: ”ett tillstånd av fysisk eller känslomässig utmattning som också innefattar en känsla av minskad prestation och förlust av personlig identitet”. I en undersökning genomförd av yrkesorganisationen American Medical Association rapporterade hälften av alla deltagarna, inklusive 56 % av sjuksköterskor, att de hade minst ett symtom på utbrändhet. En tredjedel rapporterade höga nivåer av ångest eller depression, och 25 % av de deltagande läkarna sa att de planerade att lämna sina jobb inom två år.
HR-team inom hälso- och sjukvårdsbranschen behöver integrera de anställdas hälsa och välbefinnande i organisationens kärnvärden för att minska utbrändheten. I praktiken betyder detta att HR också bör utnyttja dataanalyser för att förbättra planering, bemanning och schemaläggning genom att svara på frågor som: Hur många resurser och sängar användes de senaste tre månaderna? Hur troligt är det att patienterna återvänder till sjukhuset eller stannar längre än väntat? Och hur kan vi undvika resursbrist under högsäsongen för influensa? Analyser kan också hjälpa HR-team att identifiera faktorer som gör att anställda stannar eller lämnar sina jobb. Förutom analyser kan digital teknik hjälpa medarbetare att hålla sig uppdaterade och minska stress genom att göra det enklare och mer effektivt att hantera rutinuppgifter – när som helst, var som helst och på vilken enhet som helst. Rutinuppgifterna i fråga kan till exempel vara att kontrollera scheman, få tillgång till personuppgifter och genomföra undersökningar om arbetstillfredsställelse.
Personalbrist och utbrändhet bland anställda har en negativ inverkan på personalomsättningen. År 2021 låg den genomsnittliga personalomsättningen för sjukhusanställda i USA på 25,9 %, vilket är en ökning med 6,4 procentenheter under det föregående året enligt bemanningsföretaget NSI. Under de senaste fem åren har det genomsnittliga sjukhuset bytt ut 100 % av sina anställda.
Frivilliga avgångar stod för 95,5 % av alla avgångar från sjukhus under 2021. Till skillnad från branscher där produktionslinjer kan stängas eller en viss procentandel av order kan avböjas måste hälso- och sjukvården bemanna arbetspass för att upprätthålla patientvården. Om personalbrist leder till obligatorisk övertid går arbetstagarna till arbetsgivare med bättre arbetsvillkor eller väljer tillfällig arbetslöshet eller till och med förtidspensionering. Unga läkare lämnar sina jobb dubbelt så snabbt som äldre läkare, och nästan en tredjedel av nyanställda sjuksköterskor lämnar inom ett år, enligt NSI-studien.
Om personalomsättningen ska minska måste HR-team göra mer än att förbättra löner och schemaläggning. Vissa hälso- och sjukvårdsorganisationer försöker skapa en mer inbjudande kultur, bland annat genom att införa en mer avslappnad klädkod. Calvert Health System, ett sjukhus i delstaten Maryland, lanserade ett program som använder en programvarualgoritm för att identifiera och åtgärda arbetsplatsproblem. Programmet låter anställda anonymt rapportera problem såsom regelöverträdelser, medicinska fel och personalkonflikter, vilket ger en mängd information som hjälper HR att lösa problem innan de påverkar personalomsättningen negativt.
När hälso- och sjukvårdspersonal är överbelastade eller känner att de inte har möjlighet att påverka sina scheman blir resultatet ofta utbrändhet, undermålig patientvård och hög personalomsättning. Genom att hjälpa team i hela företaget att hantera scheman på ett bättre sätt kan HR också hjälpa till att behålla talanger.
Tidigare använde hälso- och sjukvårdsföretag kalkylblad för att hantera personalscheman, vilket är en omständig manuell process. Idag underlättas processen av schemaläggningsprogram så att de kan spara tid och förbättra medarbetarnas upplevelse. De anställda får automatiska schemaläggningsmeddelanden, inklusive meddelanden om schemaändringar, på sina mobila enheter. Den bästa programvaran gör det enkelt för de anställda att ansöka om ledighet eller byta skift med kollegor. Den gör det också möjligt för chefer att skapa dags- eller veckoscheman på några minuter. Dessutom kan schemaläggningsanalyser visa chefer när en medarbetare är utarbetad, till exempel genom att identifiera teammedlemmar som ständigt missar raster eller arbetar efter ordinarie arbetstid, och ge insikter som hjälper organisationer att förbättra arbetsvillkoren.
Patienttillfredsställelse är en fråga som berör HR eftersom den är nära kopplad till de anställdas prestation. Patienttillfredsställelsen blir lidande om läkare är konstant sena till möten med patienter, sjuksköterskor behandlar patienter på ett olämpligt sätt eller receptionister inte hjälper till att boka läkarbesök eller svarar på frågor. Enligt en studie genomförd av den amerikanska myndigheten National Institutes of Health undvek 39 % av deltagarna att gå till läkaren på grund av tidigare dåliga erfarenheter.
Med hjälp av undersökningar, små gruppmöten eller funktioner för feedback som är inbyggda i HCM-system måste HR identifiera de största problemen som påverkar de anställdas prestation, oavsett om de innefattar överplanering, låg lön, föråldrad teknik eller andra faktorer. Genom att åtgärda vad som hindrar de anställdas tillfredsställelse kan HR även hjälpa till att öka patienttillfredsställelsen.
HR ansvarar för att utarbeta policyer och rutiner för att upprätthålla efterlevnad av bestämmelser om patientuppgifter. Enligt den amerikanska lagen om sjukförsäkringar (Health Insurance Portability and Accountability Act) måste den amerikanska hälso- och sjukvårdsindustrin uppfylla stränga krav på insamling av patientuppgifter, lagring av journaler, tillgång till journaler med mera. Om detta inte görs kan det leda till böter på upp till 1,5 miljoner dollar per år.
HR måste hjälpa till genom att skapa en efterlevnadskultur och ha ett nära samarbete med organisationens IT-team och juridiska rådgivare för att skydda patientjournaler. Med HR:s hjälp kan en hälso- och sjukvårdorganisation bestämma vem som ska ha tillgång till känslig information, vad som händer när en anställd bryter mot en policy samt var dokument om policyer och rutiner ska lagras och uppdateras vid behov. Genom att upprätta smarta metoder för regelefterlevnad, inklusive utbildning för alla anställda, hjälper HR till att skydda organisationen mot ekonomiska sanktioner och rättstvister samt lättar den totala administrativa bördan.
Ett omfattande utbildnings- och utvecklingsprogram har många fördelar, bland annat lägre personalomsättning, förbättrad regelefterlevnad och bättre patientvård. Enligt den amerikanska organisationen för talangutveckling (Association for Talent Development) ägnar hälso- och sjukvårdspersonal i genomsnitt 34 % mindre tid på utbildning per år än personal från andra branscher på grund av skiftarbete och det stora utbudet av tjänster, färdigheter och certifieringar.
Med tanke på hur allvarligt problemet med personalbrist och utbrändhet är måste hälso- och sjukvårdsorganisationer investera i alla typer av utbildningar och utvecklingsmöjligheter. Utbildning i säkerhet och regelefterlevnad gynnar alla anställda. Specialiserad utbildning för sjuksköterskor och administratörer förbättrar patientvården och medarbetarupplevelsen. Väldefinierade utvecklingsplaner gör att anställda kan följa genomförbara karriärvägar. Det är särskilt viktigt att anställda på sjukhus och andra arbetsplatser med dygnet runt-verksamhet har tillgång till funktionella utbildningsverktyg när och var de än behöver dem. Tekniken kan spela en viktig roll här, från att tillgängliggöra utbildning och utveckling från vilken enhet som helst till att tillhandahålla ett spårningssystem online som skickar automatiska varningar när utbildningsdeadlines närmar sig.
I de flesta fall är orsakerna till dålig patientsäkerhet oavsiktliga, otillräcklig personalutbildning eller underlåtenhet att följa rutiner. Genom att ta itu med några av de andra viktiga hälso- och sjukvårdsutmaningarna – exempelvis personalbrist, utbrändhet, överplanering och otillräcklig utbildning – kan HR också bidra till att förbättra patienternas säkerhet och välbefinnande.
De anställdas säkerhet hotas även av de inneboende riskerna med arbetet. Enligt det amerikanska statistikkontoret för arbetsmarknadsstatistik (US Bureau of Labor Statistics) löper hälso- och sjukvårdspersonal stor risk att råka ut för arbetsplatsolyckor. Fler än 600 000 anställda skadas varje år, bland annat på grund av vassa föremål, exponering för kemikalier och läkemedel samt ryggskador. Det fortsatta hotet som covid-19 och andra infektionssjukdomar utgör höjer insatserna avsevärt. Dessutom är risken för överfall mot hälso- och sjukvårdspersonal på arbetsplatsen fyra gånger högre än för anställda i andra branscher, enligt den amerikanska myndigheten för säkerhet och hälsa på arbetsplatsen (OSHA, US Occupational Safety and Health Administration). Förutom fysisk säkerhet är känslomässigt välbefinnande en utmaning. En undersökning visade att en av fyra anställda inom hälso- och sjukvården har upplevt eller bevittnat farliga nivåer av känslomässigt lidande på arbetsplatsen.
Det finns ingen magisk lösning. HR ansvarar för att utbilda nyanställda i säkerhetsstandarder som har fastställts av OSHA och sin egen organisation samt att se till att chefer skapar en trygg och säker arbetsmiljö. HR bör även regelbundet se över och uppdatera säkerhetspolicyer och säkerhetsrutiner samt arbeta med anläggningsförvaltningen för att granska potentiella risker på arbetsplatsen.
HR-chefer stöter på många hinder i sitt sökande efter de bästa läkarna och sjuksköterskorna och den bästa administrativa personalen. Hälso- och sjukvårdspersonal undertecknar ofta avtal med konkurrensklausuler som kräver en lång uppsägningstid innan de kan börja på ett nytt jobb. Om din vårdanläggning ligger i ett avlägset område kan det dessutom hända att den personal som du behöver som mest, det vill säga specialistläkare och specialistsjuksköterskor, kanske inte är intresserade av att flytta dit.
Av dessa och andra skäl är det viktigt att erbjuda ett tilltalande löne- och förmånspaket som är jämförbart med de som erbjuds av direkta konkurrenter. Utöver att åtminstone matcha den lön som konkurrenterna erbjuder måste vårdgivare också erbjuda standardförmåner såsom sjukförsäkring, inklusive tandvård och synvård, och tjänstepension eller liknande pensionsplan. Men detta är bara det väsentliga. Beroende på vilka tjänster de vill tillsätta bör HR-team inom hälso- och sjukvården överväga att utöka förmånspaketen så att de inkluderar betald barnomsorg, program för psykisk hälsa, gymmedlemskap, återbetalning av studielån samt pendlarförmåner, det vill säga betala för kollektivtrafik.
Det är enklare än någonsin för arbetssökande att undersöka arbetsgivare tack vare Glassdoor och liknande webbplatser, vilket är både en utmaning och en möjlighet för vårdgivare. Om HR-team inom hälso- och sjukvården ska kunna övertyga de bästa talangerna att överväga deras organisationer måste de utnyttja marknadsföring för att arbetsgivarens varumärke ska bli tilltalande.
Experter varnar dock för att bra varumärkesprofilering är ärlig varumärkesprofilering. Hur är det egentligen att arbeta på din organisation? Vad tycker medarbeterna om arbetsplatsen och vad gör organisationen för att åstadkomma fortlöpande förbättringar? Ett tips: lämna över ansvaret till medarbetarna och låt dem beskriva inte bara vad de gör utan också hur det känns att komma till jobbet. Om din arbetsmiljö präglas av ett högt tempo kan du inkludera det i beskrivningen för att locka kandidater som trivs i sådana miljöer. Om personalomsättningen är lägre än genomsnittet kan du berätta varför många stannar, till exempel om det är på grund av stabilitet, omtänksam personalhantering, utmanande arbete, nära relationer med medarbetare eller andra faktorer.
Stigande arbetskostnader bidrar till de ekonomiska utmaningar som de amerikanska hälso- och sjukvårdssystemen står inför. Av en rapport från konsultfirman Kaufman Hall (pdf) framgår det att branschens arbetskostnader har ökat med mer än en tredjedel sedan utbrottet av covid-19. Kontraktsarbete är en stor orsak, som nu står för 11 % av de totala arbetskostnaderna i alla hälso- och sjukvårdssystem. Den genomsnittliga timlönen för kontraktsanställda sjuksköterskor har stigit dramatiskt, hela 106 % från 2019 till 2022.
Det finns ett antal sätt för arbetsgivare inom hälso- och sjukvården att minska arbets- och lönekostnader samtidigt som de erbjuder konkurrenskraftig ersättning. Analysera övertidsersättning och lönetillägg, till exempel dubbel ersättning och trippelersättning, för att identifiera avdelningar som rutinmässigt betalar extra. Granska din ledningsstruktur och dra ner på tjänster där det är möjligt. Detta kommer inte bara att spara pengar utan även visa de anställda som arbetar direkt med patienter att ledningen inte är undantagen från kostnadsbesparande åtgärder. Viktigast av allt är kanske att, när så är möjligt, minska behovet av kontraktsanställda – bemanningssjuksköterskor och andra tillfälligt anställda – som vanligtvis gynnas av arbetsmarknaden och är dyra att ersätta.
Tekniken förändrar hälso- och sjukvården lika mycket som andra branscher. Läkare och sjuksköterskor träffar nu patienter på distans, särskilt äldre patienter och de som bär på mycket smittsamma sjukdomar, vilket sparar tid och förbättrar säkerheten. Patientjournaler har sedan länge digitaliserats och hälso- och sjukvårdspersonal kan samla in data, ibland i realtid, från patienternas bärbara eller anslutna enheter.
Medicintekniken har fortsatt att utvecklas men många hälso- och sjukvårdsanställda har inte hållit jämna steg med den eftersom vissa system tar längre tid att bekanta sig med. HR-team måste tillhandahålla obligatorisk utbildning i nya medicinska system och se till att skiftarbetare kan ta sig tid att slutföra kurser. Att anställa teknikkunniga medarbetare är en bra idé, men på en arbetsmarknad med få arbetssökande kan arbetsgivarna inte alltid vara kräsna.
HR-team inom hälso- och sjukvård behöver kraftfull teknik – inte en förvirrande uppsättning av fristående system – för att kunna hantera alla de utmaningar som de står inför.
Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM) gör det möjligt för vårdgivare att planera, skapa, hantera och optimera HR-processer som främjar en mer omtänksam kultur som förhindrar utbrändhet och minskar personalomsättningen. Det är en komplett lösning som kopplar samman alla HR-processer i ett hälso- och sjukvårdssystem och skapar en gemensam informationskälla som hjälper HR-team att fatta bättre beslut och ligga ett steg före föränderliga personalbehov.
Förbättra utvecklingsmöjligheter för både läkare och övrig hälso- och sjukvårdspersonal och gör det enkelt för anställda att lära sig nya färdigheter med personligt anpassad och rollbaserad utbildning samt verktyg för intuitiv prestationsstyrning och karriärutveckling – allt på ett och samma ställe. Du kan även skapa bemanningsplaner som förbättrar både prestation och patientvård och minskar risken för utbrändhet. Självbetjäning kan också förbättras genom att låta anställda få åtkomst till HR-system, inklusive uppgifter om sig själva, på arbetet eller hemma via mobila enheter. Med hjälp av automatisering kan du dessutom anställa personal snabbare och hitta de bästa kandidaterna, och med onlineverktyg för kommunikation kan du få feedback från de anställda och bygga en sammankopplad och samverkande miljö som uppmuntrar personalen att stanna.
Vad gör HR inom hälso- och sjukvården?
HR-organisationer inom hälso- och sjukvården gör mer än att bara hantera rekrytering, personalintroduktion, löneutbetalning och andra traditionella arbetsuppgifter. De hjälper också människor, såsom läkare, affärsmän eller kollegor, att lyckas i arbetslivet. På hälso- och sjukvårdsbranschens arbetsmarknad, som idag har för få arbetssökande, spelar HR en avgörande roll för att minska utbrändhet och personalomsättning genom att främja förbättrad schemaläggning, omfattande personalutbildning och konkurrenskraftig ersättning.
Vilken av de huvudsakliga HR-uppgifterna är mest utmanande inom hälso- och sjukvården?
Den största HR-utmaningen inom hälso- och sjukvården är att väcka intresse hos och behålla begåvade människor, i synnerhet specialistläkare och specialistsjuksköterskor, mitt i branschens pågående talangbrist.
Vilka är de viktigaste målen för HR inom hälso- och sjukvården?
HR har många olika mål, och några exempel på dessa är att hitta och behålla rätt talanger, lyssna på och företräda anställda som har stressiga jobb, upprätthålla efterlevnad av sekretesslagar och andra bestämmelser samt se till att anställda i alla befattningar får den utbildning de behöver för att utmärka sig i sitt arbete och utvecklas i karriären.
Se hur Oracle Cloud HCM ger dig den mest kompletta och enhetliga HCM-molnlösningen.