ERP Uygulama Proje Planı Oluşturma
Alex Chan | İçerik Stratejisti | 8 Temmuz 2024
Çoğu zaman, en büyük girişimler en yüksek ödülleri getirir. Yeni bir kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemi uygulamak, bu potansiyel yüksek kazançlı girişimlerden biridir. Günümüzde yeni bir ERP'ye geçmek, genellikle uzun süredir kullanılan şirket içi yazılımlardan bulut tabanlı bir sisteme geçiş anlamına gelir. ERP, bir şirketin finans ve operasyonlarının merkezinde yer alır, bu nedenle yeni bir ERP'ye geçişin başarılı olması, odaklanmış bir hazırlık ve ayrıntılara dikkat gerektirir. İster sistemi başlatmak için bir ekip kurmak ister gizli maliyetleri öngörmek olsun, sürecin her aşamasında bir ERP uygulama proje planına sahip olmak, bu büyük yazılım girişimini başlatmanın önemli bir parçasıdır.
ERP Uygulama Projesi Planı Nedir?
Bir ERP'nin uygulanması, ERP sisteminizin şirketiniz genelinde ona bağlı olan tüm işlemleri destekleyecek şekilde planlanmasını, yapılandırılmasını ve dağıtılmasını içerir. ERP uygulaması, bir proje ekibini bir araya getirme, süreçlerinizin haritasını çıkarma, finansal ve işlemsel verileri taşıma, üçüncü taraf sistemlerle entegrasyon yapma ve çalışanlara yazılımın nasıl kullanılacağını öğretme gibi adımları içeren bir süreçtir.
ERP sistemleri ya şirket içi veri merkezinde ya da bulutta çalışan entegre platformlardır ve bulut en hızlı büyüyen yaklaşımdır. Bulut tabanlı uygulamalar, genellikle geleneksel şirket içi ERP'lerden çok daha farklı, daha kısa ve daha basit bir uygulama süreci gerektirir. Bunun nedeni, şirket içi projelerin çoğunda işletme ve operasyon birimlerinin gereksinimlerini, yazılımı mevcut iş süreçlerine uyacak şekilde büyük ölçüde özelleştiren BT ekiplerine sunmasıdır. Diğer taraftan, bulut uygulamaları, detaylı özelleştirmeler olmadan hazır süreçler kullanılarak genellikle işletme liderleri ve onların ihtiyaç duydukları sonuçlar tarafından yönlendirilir.
Bir ERP projesine başlamanın en iyi yolu, yeni ERP'nizle ulaşmak istediğiniz işletme hedeflerini belirlemek ve sistemin uygulanması için bir zaman çizelgesi oluşturmaktır. Bu, devreye alma tarihinize kadar tamamlamak istediğiniz görevler için adımların ve belirli tarihlerin planlanmasını içerir. Bu adımları ve görevleri belirlemek için öncelikle hangi süreçleri iyileştirmek istediğinizi, hangi özelliklere ihtiyaç duyduğunuzu, hangi sistemin bu ihtiyaçları karşılayacağını ve projeniz için en iyi uygulama stratejisinin hangisi olacağını sormanız gerekir.
Ana Fikirler:
- Bir ERP uygulama proje planı, şirketinizde bir ERP sistemi başlatmak için oluşturduğunuz ayrıntılı bir rehberdir. Bu plan, başarıya ulaşmak için gerekli hedefleri, zaman çizelgesini, adımları ve kaynakları içerir.
- İletişim ve değişiklik yönetimi, bir ERP uygulama planının kritik unsurlarıdır. Bu unsurlar, beklentileri belirler, hedefleri işletme liderleriyle uyumlu hale getirir ve iş gücünü yeni bir ERP sistemiyle gelecek değişikliklere hazırlar.
- ERP uygulaması, yazılımın yüklenmesini, verilerin taşınmasını, işletme süreçlerinin yenilenmesini ve iş gücünün yeni süreçleri öğrenmesi için eğitilmesini içeren, aylar süren bir süreçtir.
- Bir ERP uygulama ekibi, yeni sisteminizi başarıyla devreye almaktan sorumlu olur ve idealde şirketinizdeki çeşitli departmanlardan ve kıdem seviyelerinden üyeleri içerir.
ERP Uygulama Projesi Planları ile İlgili Açıklamalar
ERP uygulama projesi planları, şirketlere yeni bir sisteme geçmek için gereken çerçeveyi ve rehberliği sunar: net bir vizyon ve ölçülebilir hedefler, sağlam bir yönetişim modeli, yeniden tasarlanan işletme süreçleri için bir yol haritası, veri geçişi ve entegrasyon planları, kullanıcıları değişime hazırlamak için bir strateji ve çok daha fazlasını içerir.
Bulut ERP'ye geçen şirketler için ek bir planlama boyutu ortaya çıkar. Akıllı telefonunuz nasıl düzenli yazılım güncellemeleri alıyorsa ERP bulut çözümünüz de aynı şekilde güncellenir. Bu nedenle plan, "devreye alma" hazırlığının yanı sıra yılda birden fazla kez yapılan yazılım güncellemelerini de ele almalıdır.
Bir ERP uygulaması öncesinde, sorumlu ekip, şirketin bu değişime bütünüyle hazır olduğunu ve beklentilerin zamanlama ve kapsam açısından net olduğunu doğrulamak için süreçle ilgili kilit paydaşlara danışır. ERP uygulama planı sistemlerin değerlendirilmesini, proje kapsamının ve hedeflerinin tanımlanmasını, bir zaman çizelgesi oluşturulmasını, bir uygulama ekibi kurulmasını, mevcut verilerinizin temizlenmesini ve yeni bir sisteme taşınmasını, sistemin test edilmesini, çalışanların eğitilmesini ve sürekli bakım ve güncellemelerin sağlanmasını içerir.
1. Aşama: ERP Uygulama Ekibi Oluşturun
Uygulama ekibiniz için şirketinizden kimi seçeceğiniz, başarılı bir ERP lansmanına mı yoksa başarısız bir projeye mi sahip olacağınızı belirleyebilir. En iyi başarı şansını yakalamak için proje yönetimi, bütçeleme ve kaynak tahsisi, yönetici iletişimi, veri geçişi ve sistem entegrasyonu ile çalışan iletişimi ve değişim yönetimi gibi alanlarda doğru becerilere sahip kişileri seçtiğinizden emin olun. Bu, A takımınızı farklı departmanlardan ve kıdem seviyelerinden seçmeniz, üst düzey liderliğin sürekli katılımını sağlamanız ve tercihen şirketinizin hem iş hem de operasyon tarafında deneyime sahip, son derece kararlı bir ekip lideri seçmeniz anlamına gelir. Örneğin, ERP girişiminizin bir parçası olarak yeni bir muhasebe sistemi uyguluyorsanız finans ekibinin saygın bir üyesinin kilit bir uygulama ekibi üyesi ve tercihen lideri olmasını sağlayın.
ERP uygulama ekibiniz, uygulama teslimat ortağınızla birlikte, yeni sistemin başlatıldığından ve planlandığı gibi çalıştığından emin olmak için en iyi uygulama yöntemlerini takip etmekten sorumlu olur. ERP sistemine yönelik gereksinimleri belirleyecek, temel kilometre taşlarını oluşturacak, sistemin belirli işletme süreçlerini nasıl destekleyeceğini belirleyecek ve yazılımı devreye almadan önce test edeceklerdir. Uygulama uzmanları, ekip üyelerinizin canlıya geçtikten sonra birkaç ay boyunca bağlılıklarını sürdürmelerini önerir. Bu kişiler, yeni sistemin eğitimi ve benimsetilmesi yoluyla benimsemeyi artırmaya yardımcı olur. Bu durum, yeni sistemi kullanacak bir alan uzmanının uygulama ekibinizde kilit bir oyuncu olduğundan emin olmanız için bir başka nedendir.
Oracle Consulting'in ERP uygulama proje planlarını oluşturan ve yürüten, teslimat mükemmelliğinden sorumlu başkan yardımcısı John Hallin şöyle diyor: "İşletme odaklı projeler, BT gereksinimleri odaklı projelere göre daha olumlu sonuçlar verme eğilimindedir. Organizasyon genelinde farklı departmanlardaki yetenekli kişileri de sürece dahil edin."
Kilit uygulama liderliği rolleri bir kişinin mevcut tam zamanlı görevlerine ek bir uğraş olarak ele alınamaz. Hallin, "Liderlerin proje vizyonunun oluşturulmasına katıldığı, tasarım ve uygulama için kendi işlevsel alanlarını sahiplendiği ve sonrasında olacaklara hazırlanmaya yardımcı olduğu kilit kişileri tam zamanlı olarak görevlendirin." diyor.
2. Aşama: ERP Sisteminizi Uygulayın
Organizasyonunuzun ihtiyaçlarını, proje bütçesini ve uygulama zaman çizelgesini bilmek, doğru uygulama stratejisini seçmenize yardım eder. En yaygın iki uygulama stratejisi aşamalı yaklaşım ve bir defada "büyük patlama" yaklaşımıdır. Aşamalı bir yaklaşım, ERP sisteminin bir işletme veya iş fonksiyonu ile başlayıp buradan yayılımını genişleterek birden fazla dalga halinde uygulanması anlamına gelir. Bu, daha fazla kullanıcı geri bildirimine olanak tanır ve beklenmedik sorunlar ortaya çıkması durumunda riskleri azaltır. Hepsi bir arada yaklaşım, ERP sisteminizin tamamını tek seferde devreye almanızı içerir. Kulağa riskli gelse de, şirketler bu yaklaşımı benimser çünkü yeni ERP'yi yakında emekliye ayrılacak eski sistemlere ve modüllere entegre etmek zorunda kalmaz ve başarılı olurlarsa yatırım getirisine daha hızlı ulaşabilirler.
Uygulama planınız, teknoloji stratejisinin ötesinde, projenizin paydaşlarıyla iletişim ve koordinasyon için doğru stratejiyi de göz önünde bulundurmalıdır. Bu, farklı departmanların üyeleri ve üst yönetimle koordinasyon ve iş birliği yapmayı, endişelerini anlamayı ve çözümleri tartışmak için toplantılar düzenlemeyi gerektirir. Bunun yanı sıra, sistemi kullanacak çalışanlarla kapsamlı ve şeffaf bir iletişim kurmak gerekir. Böylece çalışanlar bu büyük değişimin getireceği avantajları anlayabilir ve işlerini yaparken sistemi nasıl kullanacakları konusunda eğitim alabilirler. Bu sayede, organizasyonunuzdaki tüm çalışanlar yeni sistemin her bir rollerine, üretkenliklerine ve genel olarak işletmeye beklenen faydaları konusunda ortak bir anlayışa sahip olur.
Genel olarak, ERP uygulama planınız aşağıdaki görevleri içerir:
1. İstediğiniz sonuçları tanımlayın
Projeniz aracılığıyla elde etmeyi umduğunuz işletme sonuçlarını açıkça tanımlamak, uygulama planınızı oluşturmayı çok daha basit bir süreç haline getirir. Ekibiniz, kilit paydaşların uygulamanın sonunda istedikleri işletme sonuçlarını ve süreç değişikliklerini detaylandırmasını sağlayarak işe başlayabilir. Böylece bu avantajları elde etmek için yeni sisteminizden ihtiyaç duyduğunuz yetenekleri belirleyebilirsiniz. Paydaşlar arasında çeşitli yeteneklerin ne zaman uygulanacağı konusunda zamanlamaya ilişkin anlaşma sağlayın. Bu çalışma, projenizin sonunda ulaşmak istediğiniz hedefleri net bir şekilde tanımlamanıza ve bunlar üzerinde anlaşmanıza yardımcı olur. Hedeflerinizi olabildiğince spesifik hâle getirin. Bunlar operasyonel verimliliği artırmak, maliyetleri azaltmak, müşteri memnuniyetini artırmak veya veri doğruluğunu iyileştirmek ile ilgili olabilir.
Oracle Consulting'de ERP çözümleri sunumundan sorumlu başkan yardımcısı Keith Williams, "Herkesin programın neyi başarmaya çalıştığını anladığından emin olmak için vizyon ve hedeflerin, genel yönetim tüzüğünün ve yığın ellerin başlangıçta net bir şekilde ifade edilmesi gerekir." diyor. Williams, bir "uygulama planının" hedeflerinize ulaşmanıza, kapsam kaymasını önlemenize ve uzun, belirsiz bir uygulamanın maliyetinden kaçınmanıza yardımcı olacak bir tür Kutup Yıldızı görevi göreceğini söylüyor.
Örneğin, önde gelen bir Amerikan yapı tedarik şirketi, yeni bir bulut ERP sistemini benimserken bunu kılavuz ilke olarak belirliyor: "Bir gelecek inşa edin, geçmişi yeniden keşfetmeyin." Gelişmiş bir kullanıcı deneyimi sunun ve benimsenmesini sağlamak için paydaşları sürece dahil edin.
2. İş süreçlerinizi standart hale getirin: Kullanıma hazır bir yaklaşımdan yararlanın
Özelleştirmelerin bakımı pahalı olur. SaaS'ta en iyi uygulama, kapsam dahilinde hedeflenen süreçleri destekleyen kullanıma hazır işlevselliği kullanmaktır. O zaman şu soruyu sorarız: Bu sizin için neden işe yaramıyor? Özelleştirmelerin yükseltme sürecini zorlaştırabileceğini ve yeni özelliklerin benimsenmesini engelleyebileceğini de unutmamak gerekir. Altın kural, süreçleri sadece şirketiniz için temel bir farklılaştırıcı olduğunda özelleştirmektir.
3. Projenizin sıralamasını program hedeflerinize göre belirleyin
Uygulamanın sırası genellikle önceliklerinize bağlıdır. En büyük sorunla başlayabilir veya en yüksek kazanç getirecek işlevlere yoğunlaşabilirsiniz. Dilerseniz ekibe hızlı bir kazanım sağlamak ve sisteme güven oluşturmak için daha basit, en düşük riskli unsurlardan birini de belirleyebilirsiniz. Uygulamanızı önceliklerinize göre planlayarak projenizin başında, ortasında ve sonunda tamamlamanız gereken en önemli adımları belirleyebilirsiniz.
Örneğin, büyük bir ABD kredi kartı şirketi daha önce yedi adet son derece özelleştirilmiş şirket içi ERP sistemi çalıştırıyordu. Şirket, muhasebe süreçlerini ve sistemlerini tek bir bulut ERP platformu aracılığıyla basitleştirmeyi en önemli öncelik olarak belirledi. Şirket, projeleri sırasında bu konuya öncelik vererek finansal bilgilere daha hızlı erişim sağlayan ve daha doğru planlama öngörüleri ile maliyet analizi sunan bir sistem geliştirdi.
4. İlerlemenin haritasını çıkarın: Uygulamanızı hesap verebilir tutun
Zaman çizelgesine ve bütçeye göre nerede olduğunuzu düzenli olarak değerlendirerek uygulamanızın ilerlemesini takip edin. İzlenebilecek diğer göstergeler arasında BT ile ilgili kilometre taşları veya taşınan veri yüzdesi bulunabilir.
İşlerin yolunda gitmesini sağlamak için ekibiniz, proje durumunu paylaşmak ve önemli sorunları ele almak üzere kilit paydaşlarla proje güncelleme toplantıları planlar. Uygulama ekibi, projenin zaman çizelgesini ve çıktılarını takip eden gösterge tablolarını kullanarak bu güncellemeleri sağlayabilir. Yeni sistem yaygınlaştıkça kullanıcı sorularını toplamak ve yanıtlamak için bir geri bildirim mekanizması bulundurun.
Dağıtımdan sonra, kullanıcıları memnun etmek ve şirketinizin istenen sonuçlara ulaştığından emin olmak için ERP uygulamanızı izlemeyi ve desteklemeyi planlamalısınız. Bu, kullanıcı geri bildirimlerini dinlemeyi, yeni personeli (ve iş ortakları ile satıcıları) sistem üzerinde eğitmeye devam etmeyi, sisteminizi buna göre ayarlamayı ve sisteme yeni özellikler eklendikçe gerekli olan ek geliştirme ve yapılandırmayı yapmayı içerir. Bulut tabanlı bir ERP sistemi, yılda birkaç kez açmayı tercih edebileceğiniz (veya etmeyebileceğiniz) yazılım güncellemeleri sunar.
5. Hataları proaktif olarak önleyin
Planınız yeterince geliştirilmediği için başarısız olmayın.
Birçok uygulama projesi, planları net olmadığı veya geliştirilen zaman çizelgesi gerçekçi olmadığı için aksıyor. Uygulamalar, şirketinizi bir gecikme veya soruna etkili bir şekilde yanıt vermeye hazırlamak da dahil olmak üzere acil durum planlaması yapılmaması nedeniyle de başarısız olabilir. Uygulama ekibiniz hangi engellerin ortaya çıkabileceğini düşünmeli ve bunları ele almanın yollarını öngörmelidir. Bu, şirketinizin işletme modelinde ERP uygulamasından önce düzeltilmesi gereken mevcut zayıflıkları belirlemeyi gerektirebilir.
Doğru ERP dağıtım iş ortağı, yönetici desteği ve sektörünüzdeki diğer işletmelerden alınan öncü uygulamalar, şirketinize başarılı bir uygulama sağlayabilir.
6. Erken ve sık iletişim kurun
İletişim, ERP uygulamanızın her aşamasında önemli bir rol oynar. Uygulama ekibiniz, ERP uygulamasının amacını, istenen sonuçları ve faydaları ile her aşamanın beklentilerini daha geniş organizasyonunuza düzenli olarak iletmeyi ihmal etmemelidir. Ayrıca, ekibiniz dağıtımdan önce ve sonra kullanıcı sorunlarını dinlemeye de öncelik vermelidir.
Çeşitli alanlarda çalışan bir küresel şirket olan Taylor Corporation, baskı, veri ve pazarlama alanlarında faaliyet gösteriyor. Şirket, arka ofisini modernize edecek bir ERP çözümü uyguladığında, CEO Charlie Whitaker 10.000 çalışanı bir araya getirerek projenin şirketin büyümesini nasıl sağlayacağına inanmalarını sağladı. Whitaker bunu, yönlendirme komitesi toplantılarına ve proje ekibi üyeleriyle çalışma oturumlarına liderlik ederek başardı. Taylor Corporation, iletişim ve çalışan katılımı sayesinde finans, tedarik zinciri ve üretim uygulamalarını buluta taşıyarak güçlü getiriler elde etti.
7. Hedefleri gerçekleşen değerlerle karşılaştırın
Uygulama sürecinin önemli bir parçası, yeni uygulamaya konulan sisteminizin performansını, organizasyonunuzun uygulama öncesinde ve uygulama aşamasında belirlediği ilk hedeflere göre ölçmek ve analiz etmektir.
Sisteminizin performansını ölçmek, veri ve KPI'ların toplanmasını içerir. Bunların bir kısmı çalışma süresi, hız ve güvenlik gibi uygulama performansıyla ilgilidir. Bazıları, sistemi kullanan çalışan sayısı ve ne kadar kullandıkları gibi kullanımla ilgili olur. Son olarak, bazıları çalışan verimliliği veya gelir, nakit akışı ve giderler gibi finansal sonuçlarla ilgili operasyonel ölçütler olur. Projenin başında belirlediğiniz hedeflerle doğrudan karşılaştırılabilecek metrikler seçmelisiniz. Hedefleri gerçekleşen değerlerle karşılaştırdığınızda, yeni sisteminizin bu hedefleri karşıladığı, aştığı veya bu hedeflerin gerisinde kaldığı alanları belirleyebilirsiniz.
Hedefleri gerçekleşen değerlerle karşılaştırmak, projenizin işletme hedeflerinizle uyumlu kalıp kalmadığını görmenize ve sisteminizin performansı ile iş süreçleriniz için iyileştirme alanlarını belirlemenize yardımcı olur.
3. Aşama: ERP Değişiklik Yönetimi Planı Hazırlayın
Etkili bir değişiklik yönetimi planı, herhangi bir ERP uygulamasının önemli bir parçasıdır. Bu plan, organizasyonunuzu projeyi planlamaya, yürütmeye ve sonrasında yeni ERP sisteminizle çalışmaya hazırlar. ERP değişiklik yönetimi planı, şirketinizin sistemi iş süreçleriyle uyumlu hale getirmesine, ekip üyeleri arasında iletişimi ve iş birliğini geliştirmesine, kullanıcı benimsemesini artırmasına ve proje gecikmeleri veya başarısızlıkları riskini azaltmasına yardımcı olur.
Organizasyonunuzun değişikliği benimsemesine yardımcı olacak etkili bir değişim yönetimi planı hazırlarken dikkate alınması gereken birçok konu var. Oracle'ın Dönüşüm ve Stratejik Hizmetler Başkan Yardımcısı Betsie Reynolds, bir ERP uygulaması sırasında başarılı bir değişim yönetimine yol açan birkaç temel kültürel etken olduğunu söylüyor. Bu etkenler arasında organizasyonunuz genelinde iş birliği yapmak, çalışanlarınıza yeni çalışma yöntemlerini benimsemeleri için ilham vermek ve ilk günden itibaren değişimi yönlendirmek yer alır.
"Bu sadece bir teknoloji projesi değil, insanların günlük işlerini yapmak için kullanacakları süreçlerde bir değişiklik." diyen Reynolds şöyle devam ediyor: "Hepimiz değişimin kolay olmadığını biliyoruz ama bu kaçınılmaz." İnsanlar başlarına gelecekleri bildiklerinde daha az korkar ve bunun yerine işletme dönüşümünü ilham verici ve motive edici olarak deneyimleyebilirler.
Yeni bir ERP'ye geçişle ilgili heyecanı sürdürmek için organizasyonunuz bu uygulamayı geçmişte yapılanları tekrarlamak yerine işletme süreçlerini dönüştürme ve basitleştirme fırsatı olarak görmelidir. Hallin, "Her zaman aynı yoldan giden bir ekip değil, farklı yollar deneyebilen bir ekip istersiniz." dedi. "Ekibinizde öncü uygulamalara dayanarak yeni bir yol çizmeye hazır kişilere ihtiyacınız var."
Yeni bir ERP sistemi getirmek, şirketin bulut tabanlı ERP uygulamalarında yerleşik olan sektördeki en iyi uygulamaları benimsemek için çalışanlardan işlerini farklı şekilde yapmalarını isteyebilir. Bu durum, danışmanlık şirketlerinin yazılımı bir şirketin müşterilere fatura kesmesi, tedarikçilere ödeme yapması, banka hesap özetlerini mutabık kılması veya herhangi bir sayıda yaygın işletme faaliyetine uygun hale getirmesi için kapsamlı özelleştirmeler yaptığı eski şirket içi yazılım dünyasının uygulama planlarından bir sapmadır. Günümüzün bulut ERP sistemlerinde uygulama uzmanları, şirketlerin kullanıma hazır öncü uygulamalara bağlı kalmalarını ve gereksiz özelleştirmelerden kaçınmalarını tavsiye eder. Örneğin Tampa Belediyesi, eski ERP sistemindeki 8.500 özelleştirmeyi bırakıp kullanıma hazır bir uygulama ile ERP, insan sermayesi yönetimi (HCM) ve tedarik zinciri yönetimi (SCM) bulutunu 10 ay içinde devreye almayı başardı. Önerileri: Hızlı bir şekilde buluta geçin ve iterasyon yapın.
4. Aşama: Verileri Geçirin ve Entegrasyonları Yönetin
Verilerinizi eski kaynaklardan yeni ERP sisteminize aktarmak, verilerin farklı sistemlerden ve biçimlerden tek bir sisteme taşınmasını kapsayan önemli bir süreçtir. İş kolunuza bağlı olarak bu veriler ürün, müşteri, iş ortağı, envanter, tedarikçi ve finansal veriler olabilir. Başarılı bir veri geçişi, verilerin yeni sisteme taşınmadan önce incelenmesi, ayıklanması, temizlenmesi ve dönüştürülmesi üzerine kuruludur. Bu süreç, taşınan verilerin doğru ve eksiksiz olmasını sağlamak için çok önemlidir. Doğru ve eksiksiz veri geçişi, departmanlarınızda bu geçmiş verilere bağlı olan kişilere yardımcı olur. İyi planlanmış bir veri geçişi, uygulama projenizin zaman çizelgesine uymasını sağlar ve sonuç olarak projenizi bütçe dahilinde tutar.
Yeni bir ERP sisteminin uygulanması, organizasyonunuzun verilerini gözden geçirmek ve yeni sisteme hangi verilerin aktarılmaya değer olduğuna karar vermek için de bir fırsat sunar. Bazı organizasyonlar tüm geçmiş verileri taşır ancak her veri parçasının aktarılması uygulamayı uzatır. Eski sisteminizde bazı bilgiler ilgisiz olabilir. Artık çalışmadığınız tedarikçiler, yıllardır sipariş vermeyen müşteriler veya güncelliğini yitirmiş ürünleri örnek verebiliriz. Hatta temizlemeniz gereken veri hatalarını bile bulabilirsiniz. Hangi verileri saklayacağınıza karar verirken, şirketiniz genelinde karar vermek için hangi verilere ihtiyacınız olduğunu düşünün ve her departmanı sürece dahil edin. Daha fazla geçmiş veri için uyumluluk kuralları olmadığı sürece, şirketler genellikle iki yıllık geçmiş verileri taşır. Bu, uygulama çalışmanızı kolaylaştırır ve verilerinizi temiz ve yönetilebilir tutarken geleceğe odaklanmanızı sağlar.
Veri geçişiniz için öncelikle, halihazırda genel uygulama ekibinizin bir parçası olan üyelerden oluşabilecek bir veri geçiş grubu oluşturmanız gerekir. Bu grup, kaynak sistemlerin her birindeki verileri inceler ve daha önce bahsedilen veri fazlalıklarını ve tutarsızlıkları atar. Ayrıca verileri içe aktarmadan önce ERP veritabanı yapısıyla eşleştirmeleri gerekir. Bu süreç, veri eşleme olarak bilinir ve eski sisteminizle yenisi arasındaki farkı kapatır. Böylece orijinal kaynağından taşınan verilerin, yeni sistemde doğru ve kullanılabilir olmasını sağlar.
Veri eşlemesi yapıldıktan sonra, bu grup eski sistemden verileri çıkarır, yeni ERP için uygun bir formata dönüştürür ve en son sisteminize yükler. Ardından, aktarılan verileri kaynak verilerle karşılaştırarak ve aralarında tutarsızlık veya hata olup olmadığını kontrol ederek verilerin eksiksiz ve doğru bir şekilde taşındığını doğrulamaları gerekir. Son olarak grup, taşınan verilerin yeni ERP ile entegre olduğunu ve sistemin modülleriyle doğru şekilde çalıştığını doğrulamak için testler gerçekleştirir. Sistemin güvenlik, performans ve işlevsel yönleri gibi tüm yönlerini test ettiğinizden emin olun.
Herhangi bir ERP uygulaması için bir diğer kritik husus, diğer yazılım sistemleriyle entegrasyonları yönetmektir. Örneğin, farklı bir platformda bulunan eski sınır uygulamalarını entegre etmek isteyebilirsiniz. Entegrasyonlar beklenenden daha karmaşık hâle gelirse beklenmeyen gecikmelere yol açabilir ve proje takvimlerini aksatabilir. İdeal olan, yeni ERP sistemlerinizin entegrasyonları kolaylaştıran önceden hazırlanmış adaptörlere sahip olmasıdır. Yeni bir ERP sisteminin en büyük faydalarından biri, organizasyonun işletme kararlarını verirken kullanabileceği güvenilir verilere sahip olmasıdır. Bu verilerin paylaşılması için muhtemelen entegrasyonlar dahil edilir. Bu nedenle yeni sisteminizin tüm verileri ve entegrasyonları yönetmek için şirketin merkez üssü olarak hareket etmesiyle birlikte uygulama planının bir parçası olması gerekir.
5. Aşama: ERP'yi Başlatın ve Hazırlıklı Olun
Yeni ERP sisteminizi kullanıma almak için tasarım, proje planı geliştirme testi, dağıtım ve sonuçların değerlendirilmesi gibi birçok süreci dikkatlice planlamanız gerekir. Bu adımların başarılı olmasını sağlamak için her birinin görevlerini ve çıktılarını belirlemelisiniz ve bunlar için lansman ekibi üyelerinize roller ve görevler atamalısınız.
Ekibinizin kullanıma alma süreciniz için bütçe ve zaman çizelgesi beklentilerini belirlemesi, bu iki unsuru süreç boyunca takip etmesi ve yolda karşılaşabileceğiniz değişiklikler veya sorunlar için acil durum planları hazırlaması da yararlı olur. Uzun vadede başarılı bir ERP çözümü elde etmek için, ERP'niz canlıya geçtikten sonra işletme süreçlerinizi gözden geçirmeye ve optimize etmeye devam etmek üzere bir plan geliştirmeniz de faydalı olur. Bu, yol boyunca kademeli olarak yeni özellikler ve işlevler eklemeyi içerir.
Williams, "Lansmanı bir son olarak değil, daha çok bir başlangıç olarak görün." diyor. "Yeni bir eve taşınmaya benzer şekilde, yeni evinizde yaşamaya alışmak için zaman ayırabileceğiniz iyi bir plan yapmanız gerekir."
Ekstra referans: Gizli ERP Uygulama Maliyetlerinden Kaçınma
ERP uygulama ekibiniz araştırma yapar, satıcılarla görüşür ve nihai yazılım seçimini yapar. Bundan sonra, ERP uygulama ortağınız sadece bir ERP uygulama başarı planı değil, aynı zamanda yeni sisteminizi uygulama maliyetinin bir tahminini de sağlayabilir. Bununla birlikte, ERP uygulama sürecinizde neredeyse her zaman beklenmedik maliyetler ortaya çıkar. Bu sorundan kaçınmak için tahmin etmeniz gereken gizli maliyetler şunlardır:
- Personel maliyeti aşımları: ERP uygulamanızın önemli bir parçası, projeyi yürütmek için yeterli sayıda insana ve doğru becerilere sahip olmanızı sağlar. Personel giderleri, proje maliyetinizin büyük kısmını oluşturur çünkü proje ekibinize ödeme yapmanız ve ekip üyelerinizin uygulamaya öncelik verirken ihmal ettikleri işleri yerine getirmek için muhtemelen geçici personel tutmanız gerekir. Ayrıca, bu süreçte uzmanlık ve ekstra yardım sağlamak için dışarıdan proje yönetimi veya BT danışmanlarına ihtiyacınız olabilir.
- Gecikmeler: Vakit nakittir ve uygulamanız gecikmeler nedeniyle ne kadar uzun süre durursa, yeni sistemden elde edemediğiniz faydalar da dahil olmak üzere kaçınılmaz olarak daha fazla maliyete maruz kalırsınız. Gecikmeler genellikle projenin başlangıcında kapsam ve zaman çizelgesine ilişkin gerçekçi olmayan beklentilerden, uygulama ve günlük işleri arasında mekik dokuyan ekip üyelerinin ağır iş yükünden, uygulama ekibinizin ve şirket yönetiminin proje hedefleri konusunda anlaşamamasından, yavaş karar alma sürecinden ve şirket yönetiminin ilgisizliğinden kaynaklanır. Bu gecikmeleri ve yarattıkları maliyetleri, uygulamanın her aşamasını dikkatlice planlayarak, ne bekleyeceğinizi bilerek, bilgileri uygulama ekibinizin yanı sıra liderliğiniz ve daha geniş organizasyonla paylaşarak ve uygulama ekibi üyelerinizin projeye odaklanması için gerekli düzenlemeleri yaparak azaltabilirsiniz.
- Eğitim maliyetleri: Uygulamanızın dikkate alınması gereken bir diğer hayati parçası da çalışanlarınızı yeni süreçleri öğrenmeye hazırlamaktır. Örneğin, şirketinizdeki bir çalışan bir satın alma siparişinin nasıl oluşturulacağını biliyordur, ancak yeni sistemle aynı satın alma siparişini oluşturma adımları değişebilir. Çalışanlarınız da daha önce hiç yapmadıkları yeni süreçleri öğrenmek zorunda kalır. Örneğin, çalışanlarınızın daha önce finansal planlama ve raporlamanın bir parçası olarak verileri bir elektronik tabloya kopyaladığını düşünelim. Ancak şimdi, yeni ERP'niz sistem içinde gösterge tabloları ve raporlar oluşturmalarına olanak sağlayacak ve bu yeni süreci öğrenmeleri için eğitim almaları gerekecek. Eğitiminizi, insanların eğitim biter bitmez yeni sistemi günlük yaşamlarında kullanmaya başlayabilecekleri şekilde zamanlamayı düşünün. Eğitimin zaman aldığını ve insanların farklı şekillerde öğrendiğini unutmayın. Bu nedenle sürekli eğitim ve yüz yüze sınıflar, çevrimiçi dersler, videolar ve Oracle Guided Learning gibi dijital bir benimseme aracı kullanarak uygulama içinde öğrenme gibi çeşitli öğrenme yöntemleri sunun.
- Zaman kaybı: Büyük yazılım güncellemeleri neredeyse her zaman organizasyonların yeni sistemi öğrenmesi ve bu sistemde gezinmesi için bir alışma süresi gerektirir. Bu durum, ERP sistemi hayata geçtikten ve iş gücünüz bu geçişi yaptıktan sonra operasyonların yavaşlaması veya bir miktar üretkenlik kaybı anlamına gelebilir. Uygulamanız, eski sistemleriniz için bazı planlı kesinti süreleri gerektirebilir. Bu iki durum da işletmenizin aksamasına neden olarak gelir kaybına ve müşteri memnuniyetsizliğine yol açabilir.
Oracle ile Bulut ERP'ye Geçin
Bir ERP uygulama planı oluşturmak kapsamlı ve ayrıntılı bir süreç olsa da, şirketinize ciddi bir getiri sağlayabilir. Yeni bir sistem seçip mevcut verileri taşıyarak ve platformunuzu devreye alarak elde edeceğiniz şey, işletmeniz için sayısız fayda sağlayabilecek tek bir sistemdir. Buna, şirketinizin karar verme sürecini iyileştirmesine yardımcı olabilecek bağlantılı, gerçek zamanlı finansal ve işletme verilerinden oluşan tek bir kaynak da dahildir. Bir bulut ERP sistemi, şirketinizin büyümesini desteklemek ve değişen öncelikleri ele almak için hem ölçeklenebilir hem de çevik olabilir.
Oracle Fusion Cloud ERP, operasyonlarınızı yürütmek ve sonuçları raporlamak için gereken yüzlerce süreci otomatikleştirip çalıştırabilen eksiksiz bir bulut platformudur. Oracle Cloud ERP, operasyonlarınızı yavaşlatan manuel süreçleri otomatikleştirmek için gömülü yapay zeka ve pazardaki değişimlere hızla yanıt verebilmeniz için analizler içerir. Oracle Cloud ERP, sektör lideri bir ERP bulut çözümüdür ve Oracle Fusion Applications Suite'inin bir parçasıdır. Bu suite, şirketinizin daha verimli çalışmasına ve liderlerinizin daha iyi kararlar almasına yardımcı olacak birleşik veriler, bağlı ekipler ve değerli içgörüler sunar.
Şirketlerin finans, pazarlama, iş gücü ve diğer alanlardaki planlama stratejilerinin gerçek hayattan örneklerini keşfedin.