Bir ERP sisteminin uygulanması, mevcut şirket içi bir çözümün yerini almasına, mevcut bulut ortamına olanaklar eklemesine ya da farklı elektronik tabloların ve yerleşik yazılımların yerini alan yeşil alan dağıtımına bakılmaksızın, yeni bir kurumsal sistemi devreye almaya karar veren tüm kuruluşlar için önemli bir çalışmadır. Ne tür yeni ERP sistemi seçilirse seçilsin, kullanıcı benimseme, süreç uyumu, veri kalitesi ve kurumsal uyum açısından seçilen kurumsal çözümün başarısı, başarılı bir uygulama gerçekleştirmeye bağlıdır.
Kullanıcı beklentilerini, iş gereksinimlerini, proje bütçelerini ve çizelgelerinin anlaşılması ve bunların karşılanması açısından ölçülen bu başarı, yeni ERP çözümünün teknik yönlerini anlamakla kalmayıp, uygulama süreci boyunca kuruluşun iş ve kültürel unsurlarında yönünü çizebilen, deneyimli ve bilgili kaynaklarla dikkatli bir planlama ve yürütme gerektirir.
Aşağıda, bir kuruluşun bir ERP uygulama projesine devam ederken izlemesi gereken beş temel adım ve destekleyici görevler açıklanmaktadır.
Gittikçe artan sayıda kuruluş şirket içi kurumsal uygulamalarını modern bulut çözümlerine taşırken, ERP uygulama projesi için gereken görevleri genellikle değerlendirir. Şirketler uygulama portföylerinin maliyet yapısını değiştirmek, teknolojik eskime riskini azaltmak, büyüme sağlamak, operasyonel çevikliği, dayanıklılığı ve verimliliği artırırken inovasyonu desteklemek gibi çok çeşitli nedenlerle ERP uygulaması gerçekleştirir. Kurumsal projelerin neden başarılı olduğunu ve nasıl başarısız olabileceklerini anlamak önemlidir.
Bulut uygulamalarına geçiş yapmanın çok sayıda farklı yolu olsa da başarılı bir ERP uygulamasının formülü açıktır. Bütçeleme gibi tek bir işlemi gerçekleştirseniz de, tüm finansal uygulamalarınız ile süreçlerinizi buluta taşısanız da, ERP uygulamaları deneyimli kaynaklarla kapsamlı bir planlama gerektirir.
Kapsam, tasarım, ekipler ve mesajları kapsayan proje kategorileri tanımlayın ve oluşturun.
İlk başta, buluta geçişi yönetmek herhangi bir iş ve teknoloji projesini yürütmek gibi görünebilir, ancak proje planları ve kaynakları ortaya çıktığında farklar anında görünür. Öncelikle, şirket içi uygulamaların çoğuyla karşılaştırıldığında, bir bulut projesinin avantajları, sürecin ilk aşamalarından itibaren açıktır.
Bir bulut projesinin iş gerekçesi onaylanınca maliyet ve takvim avantajları göze çarpar. Bulut projelerine yönelik görevler şirket içi projelerin görevlerinden burada ayrılır. Daha küçük bulut projeleri (özellikle hibrit çalışmalar) daha hızlı ve daha az gerekçe ile onay alır çünkü daha düşük maliyetlidirler ve sermaye gideri gerektirmezler.
Bir bulut projesinin bileşenleri beş kategoriye ayrılır: proje tanımı, ekipler, tasarım, dağıtım ve iletişim. Başarı sağlamak için bir projede her kategorideki bilgiler başlamadan önce toplanmalıdır.
Bu görev, bir bulut uygulama projesinin temelini oluşturur. Fazlasıyla titizce görünse de, bu aşamada netlik ve ayrıntı sağlamamak, sürecin sonraki adımlarında sorunlar yaratacaktır. Başlangıçta sağlam bir planlama yapmak hata riskini azaltır ve uygulama ekibinin yol boyunca karşılaşılabilecek tüm aksaklıklar için hazırlanmasına yardımcı olur.
Kapsamlı hedeflerinizi içeren bir misyon beyannamesi yazarak projenin amacıyla işe başlayın. Ardından hedefler, kapsam, risk, detaylı bütçe ve hem iç hem de dış personel gereksinimlerini net bir şekilde tanımlayan ve tümü genel bir zaman ve görev çizelgesine eşlenmiş bir proje yol haritası oluşturun. Bu görevler şirket içi ve bulut uygulamalarında benzerdir. Bununla birlikte, daha az görev olduğu için bu adım bulutta daha hızlı ilerler. Donanım, yazılım kurulumu, özel kod testi ve diğer şirket içi bileşenlerle ilişkili görevler ortadan kalkar.
Bulut projesinde, ekip oluşturmak daha kolaydır. Donanım mimarlarına, özel uygulama programcılarına, rapor oluşturucularına veya yazılım yükleyicilerine gerek yoktur. Bulut projeleri sayesinde konfigüre etme ve en iyi uygulamaları hayata geçirme beceri ve uzmanlığına odaklanmanız gerekir. Bu nedenle veri analistlerinin yanı sıra iş süreci danışmanları gibi rol ve sorumluluklara da ihtiyacınız olur. Bu aşamada her proje rolünü ve bunların sorumluluklarını açıkça tanımlamak önemlidir.
Bazı üyelik gereksinimlerini göz önüne almalısınız: Daima özel bir proje yöneticisi dahil edin ve ihtiyaç duyulduğu ölçüde iş ortağı seçin. Şu anda Oracle şirket içi müşterisiyseniz bulut yolculuğunuzu hızlandırmak için Oracle Consulting Soar programını dikkate alın. Ayrıca bir yönlendirme veya yönetim komiteniz olmalıdır. Yoldaki engeleri ortadan kaldırarak ve gerektiğinde diğer kıdemli yöneticilerle temas kurarak projenin başarısını savunacak bir yönetici sponsor bulun.
Bunu başarı planınız olarak düşünün. Tasarım belgesine dahil edilen birincil unsurlar, dağıtılacak uygulamalar, üçüncü taraf uygulamalar ve entegrasyon gerektiren ilgili sistemlerdir. Tasarım detaylı veri tanımlarını, kullanıcı gereksinimlerini ve etkilenen tüm iş süreçlerini de içermelidir. Hesap planı tasarımı gibi bazı bileşenler önemli düzeyde planlama gerektirir. En baştan tasarıma sahip olmak kritiktir. Tasarım işi erkenden tamamlandığında, konfigürasyon görevleriyle çalışmaya başlayabilirsiniz. Modern bulut uygulama yazılımlarıyla bu görevler kolaylaştırılmıştır.
Hangi iş birimlerinin ve coğrafyaların hangi sırada ele alınacağını belirleyin. Ayrıca, yeni sistemi canlı hale getirecek ve üretime alacak temel gereksinimleri belirleyin. Bu olumlu/olumsuz kilometre taşlarının erken belirlenmesi, proje takvimi için mantıksal bir kontrol görevi görür. Bazı özellikler, ilk devreye alımın ardından gelecekteki dağıtımlar için desteklenebilir. Devreye almadan sonra nihai sonucunuzu izlemek ve değerlendirmek için kullanılacak temel göstergeleri de burada dahil etmelisiniz. Önceki adımlarda olduğu gibi, bulut uygulamaları ve şirket içi uygulamalar arasında benzerlikler vardır. Ancak bulut daha fazla kolaylık sunduğu için, daha kısa takvimlerin getirdiği ek avantajlardan ve daha iyi kapsam kontrolünden yararlanırsınız.
İç iletişim, projenizin başarısı için hayati öneme sahiptir. Tüm kuruluşunuzun tanımasını sağlamak ve farkındalık oluşturmak için projeyi bir ad ve logo ile markalamayı düşünün. Uygulamanın ilerlemesi ve kuruluşun projeden nasıl fayda sağlayacağı hakkında düzenli güncellemelerle şirketiniz genelinde farkındalık ve olumlu beklentiler oluşturun. Değişim zor olabilir. Proje gelişmelerini ve bilgileri süreç boyunca iletmek, iç ekiplerin hızla uyum sağlamasına ve kullanmaya başlamasına yardımcı olabilir.
Bulut sayesinde, faydasını kanıtlamış başarılı uygulamaların ve kullanıcıların zaten benimsediği teknolojilerin avantajından yararlanabilirsiniz. Çoğumuz akıllı telefonlarımızı ve bulut özellikli diğer uygulama yazılımlarımızı ve platformlarımızı zaten kullanıyoruz. Bu nedenle, geçen yüzyılın şirket içi sistemlerinden modern bulut uygulamalarına geçiş yapmak doğal, kullanımı kolay ve heyecan verici.
Oracle Soar'ın buluta geçişinizi otomatik hale getirmenize nasıl yardımcı olabileceğini öğrenin
Şirket içinden bulut ERP'ye geçmek için altı güçlü neden hakkındaki blogumuzu okuyun
Caesars Entertainment tümüyle buluta geçiş yapıyor. Oyun ve konuk ağırlama devi, yakın zaman önce finansal operasyonlarını 30 yıllık şirket içi sistemden Oracle Fusion Cloud ERP ve Oracle Fusion Cloud EPM'ye taşıdı. Caesars Finans Dönüşümü Başkan Yardımcısı Michael Mann, başarılı bir geçiş için şu 11 ipucunu sunuyor:
Konfigüre ve entegre edin. Verileri ve raporları değerlendirin. Genişletmeleri değerlendirin.
Hazırlık çalışması tamamlandığında proje tasarımını uygulama zamanı gelmiş demektir. Bütçe, zaman ve görevler açısından iş yükünün büyük kısmı bu aşamada gerçekleşir. Bulut projesi uygulamak, geleneksel şirket içi çözümlere kıyasla çok daha az görev gerektirir. Donanım faaliyetleri, özel kodlama, yazılım yükleme ve yamalamanın yanı sıra test ve eğitimin (tamamı değil ama) büyük kısmı ortadan kalkar. Bir bulut projesinin uygulanması, genellikle CIDER kısaltması ile ifade edilen dört (ve bazen beş) temel faaliyeti kapsar.
Oracle Cloud ERP'nin yeni iş modelleri ve süreçlerini hızlı bir şekilde benimseme çevikliği sunarak maliyetleri azaltmanıza, tahmin doğruluğunu artırmanıza ve daha hızlı yenilik yapmanıza nasıl yardımcı olabileceğini öğrenin.
Bulut uygulamaları, özelleştirme yerine konfigürasyona odaklanır. Bu da veri yapılarını, hiyerarşileri, organizasyonları, kullanıcı rollerini ve sorumluluklarını bir projenin başlarında konfigüre etmenin önemli olduğu anlamına gelir. Pek çok bulut geçişinde temel iş faaliyetleri hızla kurulabilir ve ardından, sunulan standart iş süreçleri ve iş akışlarıyla birleştirilebilir.
Bir miktar entegrasyon çalışması çıkmasını bekleyin. Özellikle büyük işletmelerde pek az çözüm tüm iş fonksiyonlarını kapsar. Üçüncü taraf çözümlerinin veya eski sistemlerin bulut uygulamalarına entegre edilmesi önceki yatırımları ve benzersiz olanakları korur. Mevcut entegrasyon çerçevelerine sahip olabilecekleri için, proje ekibinde BT çalışma arkadaşlarınızla bu alanda iş birliği yapmanız gerekir. Birçok kuruluş, ihtiyaç duyulan entegrasyonları modernize etmek ve kolaylaştırmak için Oracle Integration Cloud çözümünden yararlanır.
Şirket içi sistemlerden geçişte veriler buluta taşınır. Veri miktarı ve tanımı tanımlandıktan sonra, bu uygulama görevi, veri kalitesi ve normalleştirme görevlerini kapsayan çıkartma, dönüştürme ve yükleme (ETL) becerilerini gerektirir. Karmaşık veri senaryolarında, zaman ve bütçe hazırlama konusundaki tüm hazırlıkları önceden yapmak yerine farklı sistemlerde bile kurumsal veriler arasında tutarlılık sağlamak için Oracle Enterprise Data Management Cloud'u kullanmayı düşünebilirsiniz.
Bulut uygulamalarının en önemli avantajlarından biri, özelleştirme yerine konfigürasyon işlemleri gerektirecek şekilde tasarlanmalarıdır. Ancak gerektiğinde Oracle Platform as a Service kullanılarak uygulamalar genişletilebilir veya tamamlayıcı özellikler geliştirilebilir. Oracle SaaS uygulamalarıyla ön entegrasyon, en yaygın entegrasyon türlerinin getirdiği karmaşıklığı ortadan kaldırır ve uygulama güncellendiğinde genişletmeler korunur.
Oracle Cloud Applications, birçok raporlama özelliği ve önceden tanımlanmış raporlama olanağıyla gelir. Uygulama sırasında, raporlama gereksinimlerini iki grupta sıralayın:
1) Yeni bulut uygulamasında bulunan gerçek zamanlı, ekranda sunulan bilgiler ve gömülü analitiğin hangi raporların yerini alabileceğini belirleyin.
2) Oluşturulması ve dağıtılması gereken raporları belirleyin. Başlangıç noktası olarak, Oracle'ın yaklaşık 600 bulut finansal raporundan (XLS) oluşan envanterini düşünün.
Konfigürasyonları ve ilgili uygulama kalemlerini proje tanımlarına göre kontrol edin.
Uygulama görevleri tamamlandığında, işin doğru ve eksiksiz tamamlanıp tamamlanmadığını proje gereksinimlerine göre kontrol etmek önemlidir. Şirket içi sistem testlerinde olduğu gibi, aşağıdakilerin doğrulanması da kritiktir:
Büyük miktarda pahalı ve sürdürülemez özel koda sahip olmak kuruluşunuzun ilerlemesine engel olur. Oracle Cloud Applications, BT karmaşıklığını ortadan kaldırır ve verilerden maksimum fayda sağlar. Oracle Cloud, eski sistemlerin aksine yapay zeka, makine öğrenimi ve dijital asistanlar dahil olmak üzere en yeni teknolojilere sahip düzenli güncellemeler ile sürekli inovasyon sunar.
Şirket içi sistemlerin aksine bulut dağıtımlarının doğrulanması daha kolaydır. Fiziksel altyapı, güvenlik, kod güncelliği, uygulamalar ve işlevler, şirket içi sistemlerde kullanılan karmaşık test yaklaşımlarına ihtiyaç duymaz. Her şey kullanıma hazırdır.
Bulut projelerinde doğrulama CIDER kısaltmasıyla ifade edilen işlemlere odaklanır: konfigürasyonlar, entegrasyonlar, veriler, genişletmeler, raporlar. İyi tasarım belgeleri ve etkili veri geçişi ile, bu aslında bir kontrol listesi çalışmasıdır.
Proje ekibi, uygulanan çözümün tanımlanan projenin tüm yönleriyle eşleştiğini kanaatine vardığında, kullanıcıları kabul etme zamanı gelmiştir. Proje tanımlandığında, iş birimleri ve yöneticiler genelindeki kilit paydaşlar belirlenmiştir. Bu kişiler projenin tanımlarının hazırlanmasına da yardımcı olur. Şimdi, uygulanan projenin gereksinimleriyle eşleştiğini onaylamalarının zamanı geldi.
Bu aşamada iş süreci sahipleriyle etkileşim kurmak da önemlidir. En iyi uygulamaları savunabilir ve kuruluşun modern standartlardan uzak düşmesini önleyebilirler. İş süreci sahipleri (BPO'lar) özelleştirme çabalarına karşı da iradelerini ortaya koyar, kuruluş genelinde en iyi uygulamaları teşvik etmeyi ve iletmeyi savunabilirler. Bu noktada BPO'larınız yoksa, bu kritik rolü oluşturmak için mükemmel bir zamandır.
Bazen uyumsuzluklar yaşanır. Bunlar, gereksinimleri yeniden inceleme ve sorunu düzeltme fırsatıdır. Düzeltmeden sonra uygun paydaşlarla yeniden etkileşim kurduğunuzdan emin olun.
İş onayları alınınca, üretim aşamasındaki bulut sistemine geri sayım başlar. Bu üç görevi paralel olarak yürütün:
Sistem hazırlığı: Ele alınacak veya düzeltilecek son unsurların listesini (punch listesi olarak bilinir) tamamlayın ve sistemdeki başlangıç değerlerini ayarlayın. Örneğin, bulutta verilecek ilk satın alma siparişi numarasını belirleyin.
Kullanıcı hazırlığı: Kullanıcılara kullanıcı adları, parolaları ve ilgili bilgileri sağlayın. Çözüm devreye alındığında nasıl yardım alabileceklerini bilmelerini sağlayın.
Kurumsal hazırlık: Değişiklik yönetimi ve temel eğitimi gerektiği şekilde tamamlamaya odaklanın. Proje ilk hazırlık görevlerinde değişim yönetimini inançla üstlendiyse, kullanıcılar yeni sistemlerini kullanmaya hazır ve her şeyden haberdar olacaktır.
Hazırlık aşamasında, bulut projeleri yine şirket içi projelere kıyasla avantajlara sahiptir. Yapılacak daha az şey olması takvimleri kısaltır ve bütçeleri azaltır. Proje ekibi üyeleri üretime gitme kararını değerlendirirken, ilerlemek de daha kolaydır. Üretim aşamasına geçmeye hazır olmak konusunda yüksek güven oluştuğunda, sistemi devreye almadan önce atılması gereken son bir adım vardır.
1. Adımda proje "olumlu/olumsuz" ilerleme kriterlerini oluşturmuştu. Yönlendirme komitesi ve yönetici sponsor ile bu kriterleri gözden geçirin. Uygun bir tarih seçin ve devreye alma işlemini doğrulamak için oy birliğiyle karar alınmasında ısrarcı olun. Herhangi bir şüphe varsa araştırın ve sorunları düzeltin. Herkesin katkıda bulunmasını sağlamak ve kararı geniş ölçekte duyurarak gereken noktalarda destekleyici bilgileri kullanmak devreye alma sürecinin başarıya ulaşması için önemlidir.
Deneyimli Müşteri Başarısı Yöneticilerimiz (CSM'ler) hedeflerinize daha hızlı ulaşmanıza yardımcı olur. Oracle CSM'leri uygulama, devreye alma, tüketim ve kullanıcı benimsemesi gibi konularda yeni müşterilere yardımcı olur. CSM'ler kapsamlı ürün ve iş süreci deneyimleriyle, Oracle yatırımınızdan en yüksek değeri elde etmenize yardımcı olur.
Oracle Müşteri Başarısı Yöneticileri hakkında daha fazla bilgi edinin
Devreye alın ve bunun da ötesine geçin. Üretim, tanıtım ve kutlama.
Önceki adımları uygulayan projeler için, devreye alma süreci sorunsuz bir şekilde yürümelidir. Birkaç izole sorun oluşabilir, ancak bunlar hazırlık bölümünde tanımlanan kullanıcı yardımı ekibi tarafından ele alınmalıdır. Proje ekibi, ilişkili BT altyapısı ve ağ personeli ile birlikte sistem performansını özenle izlemelidir. Aynı zamanda, görevleri ve genel deneyimleri konusunda kullanıcıların görüşlerini alın.
Bulutta ve şirket içi çözümlerde devreye alma sürecinin en büyük farkı hızla görülür. Çok daha az sorun yaşanır. Başarılı bir devreye alma sürecinde amaç, işleri tam anlamıyla yeni bir bulut yöntemiyle yapmaktır. Geçen yüzyıla ait uygulamaların yaklaşımını dönüştürmek, projenin başarısını kutlamak için harika bir nedendir.
Parti vererek başlayın. Projenin başarıya ulaşmasında etkili olan yönlendirme komitesini, iş ortaklarını, önemli iş paydaşlarını ve diğer kişileri davet edin. Parti vermek, eğlenmenin yanı sıra, gelecekteki çalışmalara referans noktası olması için projenin iyi ve kötü giden yönlerini tartışmak için harika bir araçtır.
Parti sona erdiğinde bu yedi ek faaliyeti göz önüne alın:
İzleme ve ölçme: İlk hazırlık adımında belirlenen metrikleri gözden geçirin. Diğer çalışmalardaki değerlerini ve potansiyel kullanımlarını göz önünde bulundurarak performanslarını düzenli olarak ölçün ve raporlayın.
Projeyi gözden geçirin: İş ortakları dahil olmak üzere temel proje ekibiyle zaman ayırarak alınan dersleri belgeleyin, nelerin iyi gittiğini ve hangi alanların iyileştirilmesi gerektiğini belirleyin. Şirketin kültürel yönlerine, kullanıcı kabulüne ve değişim yönetimi yaklaşımlarına dikkat edin. Yönlendirme komitesine ve yönetici sponsora kapsamlı bir proje özeti sunmayı düşünün.
Oracle SaaS Support Services ile etkileşimde kalın: Proaktif olun ve Oracle SaaS Support Services ekibiyle bağlantıda kalın. Kendilerini başarınıza adayan harika bir kaynaktırlar ve bulut hizmetlerinizde ücretsiz olarak yer alırlar.
Sürekli eğitimler düzenleyin: Sürekli eğitim, sistem üretkenliğini ve uygulama bilgilerini maksimum düzeye çıkarmak için önemlidir. Oracle'ın yönlendirmeli öğrenimi ile yeni işe alınan kişiler için eğitim programları ve derinlemesine öğrenme ortamı oluşturun.
Sohbete katılın: Oracle Cloud Applications hakkındaki küresel tartışmalara katkıda bulunmak; ürünler, sektörler ve konumlar genelinde diğer kullanıcılardan bilgi almak için Oracle Cloud Community'ye katılın. Bu, rol üstlenmenin ve sesinizi duyurmanın en kolay ve en iyi yoludur.
Referans olun: Bulut uygulamalarının seçim süreci devam ederken, Oracle ile bulut yolculuğu gerçekleştiren meslektaşlarınızla konuşmanın önemli bir adım olduğunu hatırlıyor musunuz? Buluta geçiş yapmayı düşünen diğer kişilerle konuşmayı düşünün. Referans olmak networking ve görünürlük için de harika bir araçtır.
Bir sonraki bulut projesini planlayın: Başarılı bir bulut projesinden sonra, özellikle diğer şirket içi sistemleri emekliye ayırmak ve bulut ayak izinizi daha da genişletmek için yeni çalışmalara çok ilgi duyulacaktır. Deneyiminizle yola çıkın ve bir sonraki bulut projenizi planlayın.
Artık buluta başarıyla geçiş yapmaya yönelik adımları bildiğinize göre beklemeyin. Oracle, her adımda size yardımcı olmaya hazır.