Sipariş Yönetimi Nedir?
Sipariş yönetimi müşteri siparişlerini kaydetme, takip etme ve karşılama sürecidir. Sipariş yönetimi süreci, sipariş verildiğinde başlar ve müşteri paketini aldığında sona erer.
Sipariş yönetim sistemi (OMS) sipariş girmek ve işlemek için çok sayıda sektörde kullanılan bir bilgisayar yazılımı sistemidir. Kusursuz bir sipariş, satış sırasında söz verilen malları teslim ederek müşterinin teknik beklentisine tümüyle uygun bir satış siparişini tamamlamak anlamına gelir.
Sipariş yönetim sistemi nedir?
Sipariş yönetim sistemi, siparişlerin yönetim sürecinin tamamını otomatikleştiren bir yazılım uygulamasıdır. Envanter, satış ve müşteri bilgilerinizi tek bir yerden yönetebilmenizi sağlar. Böylece, tüm bu verilere dilediğiniz yerden kolayca erişebilirsiniz.
OMS sistemi sipariş işleme, sevkiyat, faturalama, ödeme tahsilatı vb. gibi işlemleri otomatikleştirmenize de yardımcı olur.
Sipariş Yönetim Sistemi özellikleri
OMS Sistemi, işletmelerin sipariş alma, envanter ve teslimat görünürlüğünden hizmet kullanılabilirliği ve raporlamaya kadar tüm sipariş karşılama sürecini yönetmesine olanak tanır. Bu detaylı sipariş yönetim süreçleri şunları içerir:
Otomatik satış süreçleri
Sipariş edilen ürünler, yapılan ödemeler ve teslimat durumu dahil her satışın her yönünü izleyerek satış sürecinin tamamını otomatikleştirin.
Envanter kontrolü
Ürünler azaldığında otomatik olarak yeniden sıralayarak envanter düzeylerinizi kontrol edin. Bu durum, sipariş karşılamayı sağlarken maliyetlerinizi de düşürür.
Müşteri İlişkileri Yönetimi
Müşteri adayından elde tutulmaya ve çapraz satışa kadar, müşteri yolculuğunun tüm yönlerini yönetin.
Satış otomasyonu
Ürün sipariş etmeyi, müşterilerle iletişim kurmayı ve ödemeleri yönetmeyi kolaylaştırarak iş yükünüzü azaltın.
Sevkiyat ve teslim alma
Her sevkiyatın durumuyla ilgili gerçek zamanlı güncellemelere erişerek sevkiyatlar ve teslim almalarla ilgili görünürlük elde edin ve sorunlar ortaya çıktığında uyarılar alın.
Ödeme tahsilatı
Kredi kartı, PayPal, banka havalesi, nakit karşılığında teslimat veya diğer ödeme seçenekleriyle ödemeleri kolayca tahsil edin.
Doküman izleme
Üretimin farklı aşamalarından geçerken dokümanlarınızla ilgili her şeyi izleyin. İşletmeler ve üreticiler, her dokümanın ilerleme durumunu izlemekten, her dosyayı kimin görüntülediğini öğrenmeye kadar her türlü güncel bilgiye sahip olur.
Gelişmiş raporlama
Performansınızı analiz edin ve geliştirebileceğiniz alanları belirleyin. Raporlar şunları içerebilir ancak bunlarla sınırlı değildir: En Popüler Ürünler, En Çok Satış Yapılan Müşteriler, En Çok Verilen Siparişler, En Popüler Sayfalar, En Çok Satış Yapılan Ülkeler, En Popüler Markalar, En Popüler Kategoriler, En Çok Satış Yapan Satıcılar, En Popüler Kanallar, En Yoğun Günler vb.
Mobil uygulamalar
Verilere her yerden kolayca erişebilirsiniz. Şirketler mobil uygulamalarla satış geçmişlerini kontrol edebilir ve müşteri listelerini gözden geçirebilir, yeni ürünler sipariş edebilir, ürün kataloğunu güncelleyebilir, e-posta gönderebilir, fatura oluşturabilir, sipariş kabul edebilir vb.
Sipariş karşılama nedir?
Sipariş karşılama sayesinde şirketler satış siparişlerini tamamlar ve bu süreç her işletmenin kalbinde yer alır. Şirketler ürün ve hizmetlerini işletmelere veya doğrudan tüketicilere satarak gelir elde eder. Hem B2B hem B2C alanında, satılan ürünler müşteri tarafından alınmadığı sürece satış tamamlanmış sayılmaz. İşte bir örnek. Cleveland Golf'ün Sipariş Yönetimi ile zamanında sevkiyatları nasıl %81,5 artırdığını izleyin.
Sipariş karşılama süreci dağıtım merkezlerinde, fabrikalarda veya mağazalarda gerçekleşir. Genellikle envanter yönetimi, tedarik zinciri yönetimi, sipariş işleme, kalite kontrolü ve sorunları bildirebilen veya ürün değişimi ya da iade sağlayabilen müşteri hizmetleri sistemlerini içerir.
Çok kanallı sipariş yönetimi neden önemlidir?
Çok kanallı ticarette, müşteriler pek çok satın alma seçeneğine sahiptir. Çevrimiçi, fiziksel mağaza veya doğrudan satış yoluyla müşteriler en hızlı şekilde sipariş vermelerine ve iade gerçekleştirmelerine olanak tanıyan zahmetsiz bir deneyim isterler. Müşteriler şimdi hiç olmadığı kadar bilinçli ve güçlüler. Çok kanallı sipariş yönetimi müşteri memnuniyeti, şirketinizin karı ve marka itibarı açısından çok önemlidir. Müşterilere satın alma arzusu uyandıracak şekilde hizmet vermek için, sorunsuz ve kullanışlı bir müşteri deneyimi sunmalısınız. Bu nedenle B2B ve B2C şirketlerinin sipariş kaydı, sipariş konfigürasyonu, envanter görünürlüğü, planlı karşılama, sevkiyat ve iade seçenekleri sürecini kolaylaştırması kritik bir iş önceliğidir. Amaç müşterilerin siparişlerini zamanında, tam olarak ve mümkün olan en düşük maliyetle almasıdır.
Geleneksel sipariş yönetim sistemleri (OMS) çok kanallı ticaretin ortaya çıkışından çok önce tasarlandı. Çok sayıda kanalı, karşılama yöntemlerini, konumları ve iade noktalarını desteklemeyi başaramıyorlar. Bunun yerine silolar halinde çalışıyor, tek kanalı tek envanter kaynağına bağlıyorlar. Tedarik zincirindeki envanter görünürlüğü olmadan tüccarlar ne kadar envantere sahip olduklarını ve bunların nerelerde bulunduğunu bilemez. Teslimat vaatlerini gerçekleştirmeleri veya siparişleri optimum karşılama konumlarına yönlendirmeleri zorlaşır.
Şirketler sipariş karşılama sürecini nasıl optimize edebilirler?
Şirketler bu zorlukların üstesinden gelmek için birbirinden ayrı çalışan sistemleri ve veri kaynaklarını pahalı ve verimsiz biçimde entegre edebilir veya modern bir sipariş yönetimi çözümü benimseyerek şunları yapabilir:
1. Sipariş orkestrasyonu ve karşılama süreçlerini modernize etme
Fusion Order Management, siparişten tahsilata kadarki süreç boyunca ve sipariş kaydetme ve karşılama yürütmesini daha iyi hale getirmek üzere tasarlandı. Çok kanallı ortamlar için sipariş merkezi olarak hizmet veriyor. Uygulama, siparişleri kaydetme, fiyatlandırma ve konfigüre etme sürecini modernize eder. Dış kaynaklardan alınan siparişler de düzenlenebilir ve sipariş karşılama için işlenebilir. Diğer bulut hizmetleriyle önceden oluşturulmuş entegrasyonlar, merkezi olarak yönetilen orkestrasyon politikaları, küresel erişilebilirlik ve sipariş karşılama izleme olanakları sunar.
2. Siparişten tahsilata eksiksiz bir süreç için entegre etme
Fusion Cloud Order Management, siparişe göre konfigürasyon, tedarikçi ve çözüm ortaklarından drop-ship karşılama, el ele sipariş karşılama orkestrasyonu, iç transferler ve tekliften nakite için bir dizi gelişmiş sipariş karşılama sürecini etkinleştirmek üzere Product Hub, Logistics, Manufacturing, Procurement, Finance, and CPQ dahil olmak üzere diğer Bulut hizmetleriyle önceden entegre edilmiştir. Eksiksiz bir siparişi satışa dönüştürme süreci için gereken diğer bulut ve şirket içi uygulamalarla entegrasyon için bir dizi olanak da sunar.
3. Fiyat yönetimi ve ürün konfigürasyonlarını merkezileştirme
Cloud Order Management, basit SKU'lar, konfigüre kalemler ve hizmetler ile siparişleri kaydetmenize ve revize etmenize olanak tanır. Uygulama, müşteri faturası/sevkiyat bilgileri ve fiyatlandırma politikaları gibi varsayılan sipariş değerlerine sahip ve kullanıcı tarafından konfigüre edilebilen iş kuralları sağlar. Gerçek zamanlı ürün stok durumu bilgileri sunar ve sipariş karşılama öncesinde siparişi doğrular. Merkezi fiyatlandırma olanağı; indirim kurallarını, fiyatlandırma segmentasyonunu, kademeli fiyatlandırmayı, vergi hesaplamasını, hizmetler için tekrarlanan fiyatlandırmayı ve manuel fiyat düzeltmelerini yürütür. Konfigüratör, kural/kısıtlama tanımları ve çalışma zamanı kullanıcı arayüzleri dahil olmak üzere, konfigürasyon modelleri oluşturmak, test etmek ve devreye almak için özellikler sağlar, fiyatlandırma ile entegre çalışır.
4. Sipariş taahhüdünü optimize etme
Global Order Promising (PDF) olanağı sayesinde kullanıcıların optimum ürün stok durumu taahhüdünde bulunmasına, stoktaki malzeme kaynaklarından faydalanarak gelirleri artırmasına, müşteri memnuniyetini artırmasına ve sipariş karşılama maliyetlerini azaltmasına olanak tanır. Cloud Global Order Promising tedarik bilgilerini toplayarak ve kullanıcı tarafından tanımlanabilen kaynak ve taahhüt kurallarını uygulayarak müşteriler ve tüccarlar için en iyi eldeki envanter seçeneklerini belirler. Kullanıcılar tedarik üresine dayalı, karşılanabilir miktarla, teslim edilebilir miktarla ve kar edilebilir miktarla taahhüt kuralları ayarlayabilir. Kullanıcılar kıt arzın önemli hesaplara öncelikli olarak verilmesi için talep sınıfına göre tahsis kuralları da belirleyebilir.
Sipariş taahhüdünün sunduğu bir diğer olanak da sipariş işleme sırasında arz ve talep risk koşullarını yönetmeye yardımcı olmaktır. Kullanıcıların istisnaları, sipariş detaylarını, alternatif kaynak seçeneklerini görüntülemesine ve gömülü analitik kullanarak varsayım simülasyonları gerçekleştirmesine olanak tanır. Kullanıcıların hizmet düzeyleri ve maliyetler arasındaki veya birbiriyle rekabet eden müşteri siparişleri arasındaki ödün kararlarını almasına yardımcı olur. Global Order Promising’'in gelişmiş, bellekte yerleşik mimarisi, sipariş taahhüdü kapasitesinin son derece hızlı yanıt vermesini, işlem ve referans verileri yenilenirken bile 7/24 erişilebilir olmasını sağlar.
Dağıtılmış sipariş yönetim sisteminin avantajları.
Distributed Order Management kuruluşların birden fazla sipariş kaydetme ve karşılama sistemi genelinde müşteri siparişlerini doğru ve verimli bir şekilde yönetmelerini sağlayan bir uygulamadır. Birçok eski silo sistemi dahil olmak üzere, dağıtılmış çok kanallı bir ortam genelinde siparişleri düzenlemek için tasarlanmıştır. Müşteri siparişlerini birden fazla kanalda doğru ve verimli bir şekilde yönetmenizi ve siparişin hazırlanıp gönderileceği en iyi envanter stoklama konumunu veya üretim tesisini belirlemenizi sağlar.
Cloud Order Management tek bilgi havuzu olarak hizmet sunar. Müşteri bilgilerini konsolide eder ve çevrimiçi, satış noktaları ve saha satış personeli dahil olmak üzere tüm temas noktalarında sipariş bilgileri için merkez görevi görür. Ayrıca, envanter stok durumu üzerinde gerçek zamanlı görünürlükten yararlanır, konumlar genelinde kalemleri otomatik olarak birleştirir, siparişleri tamamlamak ve zamanında teslim etmek için en uygun sevkiyat noktasına gönderir.
Talep arttığında, Cloud Order Management farklı kanallardan (çevrimiçi, perakende mağazaları, çağrı merkezi vb.) gelen yüksek hacimli siparişleri kolayca kaydedebilir, ürün konfigürasyonlarını ve fiyatlandırmasını yönetir, en iyi kaynaklardan gelen siparişleri karşılar ve zamanında teslimat yapılmasını sağlar.
Bulut Order Management'ın sipariş kaydetme özelliği siparişlerin doğrudan girilmesine, dış sistemlerden içe aktarılmasına ve ardından değiştirilmesine olanak sağlar. Ticari uyumluluk kontrolleri dahil olmak üzere veri doğruluğu ve iş kuralı uyumluluğu için sipariş bilgileri doğrulaması gerçekleştirir. Sipariş karşılama özelliği daha sonra birden fazla kayıt sisteminde siparişleri düzenler, sipariş karşılama durumu güncellemelerini alır ve durum güncellemelerini tekrar yakalama sistemlerine rapor eder. Cloud Order Management, siparişleri bulut veya şirket içi sipariş kaydetme ve karşılama sistemleri/uygulamaları kombinasyonuna bağlı olarak düzenler. Sipariş verme, sipariş karşılama, ilkeler ve istisnaların yönetimini merkezi hale getirmek için siparişten tahsilata sürecinde bir sipariş merkezi görevi görür.
Sipariş istisnalarını etkili şekilde yönetme
Cloud Order Management kullanıcıların siparişleri aramasına, durumları görüntülemesine, müşteriye, ürüne veya tedarikçiye göre istisnaların özetini görmesine ve ek ayrıntıları ayrıntılı olarak incelemesine olanak tanır. Risk uyarıları, taahhüt tarihlerini karşılamak için risk altındaki siparişleri proaktif şekilde tanımlar ve bu da tüccarların düzeltici adımlar atmak için zaman içinde sorunları belirlemelerine yardımcı olur. Gömülü analitikler ve simülasyon, kullanıcılara mümkün olan en iyi kararı vermeye yönelik içgörüler sunar.
Öngörülebilir sipariş orkestrasyonu ilkeleriyle yürütme
Benzersiz uygulama mimarisi, birden çok sipariş kaynağındaki ve çeşitli gerçekleştirme modlarındaki süreçleri birleştirir. İş kullanıcıları, önceden oluşturulmuş bir grup sağlam uygulama olanağını kullanarak teknik programlamaya gerek kalmadan kendi yürütme orkestrasyon politikalarını tanımlayabilir, uygulayabilir ve sürdürebilir. Ölçeklenebilir ve esnek bulut çözümü, işletmelerin politikaları gerektiği şekilde geliştirmesine, uygulamasına ve ayarlamasına olanak sağlar. Bu sayede, devreye alma daha hızlı hale gelir ve maliyetler azaltılır. Örneğin, bir sipariş karşılama işlemi takvim/sevkiyat/fatura adımlarını içerdiğinde ve müşteri sevkiyat sırasında siparişi değiştirdiğinde, sipariş mantığı ilk sevkiyat isteğini iptal eder ve takvim belirleme işlemine geri döner. Onay iş akışları, sipariş oluşturma ve değişiklik süreçlerinin ilkeleri karşılamasını sağlar. Bir sipariş işlendiğinde, kullanıcılar her adımın uzunluğunu tanımlayabilir. Müşterilere sipariş taahhüdü tarihleri geciktiğinde, proaktif uyarılar oluşturulur.
Kanal gelir yönetimi
Pazar payını genişletmek ve rekabette güçlü kalmak için üreticiler ve tedarikçiler, genellikle belirli ürünleri tanıtmak ve dağıtım kanalları yoluyla gelirlerini artırmak için müşterilere fiyat indirimleri sunar. Toptan distribütörlerin bu indirim programları genellikle karmaşıktır. Distribütörler tedarikçi programlarını etkin biçimde yönetemezse ve indirim taleplerini işleyemezse, elde edilememiş indirim geliri ve eksik satış nedeniyle kar marjlarını kaybedebilirler.
Supply Chain Management'taki Order Management'ın bir bileşeni olan Channel Revenue Management, toptan dağıtım şirketlerinin promosyon programlarını ve indirimleri tanımlamalarına, talep işleme ve muhasebeyi tedarikçi sevkiyat ve borç sözleşmelerine göre etkin biçimde yönetmelerine olanak tanır. Channel Revenue Management tedarikçi indirim programlarını yönetme sürecini kolaylaştırdığı için toptan distribütörler daha iyi kar marjlarını güvenceye alabilir ve program yönetimine daha az zaman harcar. Kanal gelir yönetimini devreye alan distribütörler, ticaret programının yürütülmesine olan güven ve daha az sayıda indirim talebi ihtilafı sayesinde tedarik zinciri iş ortaklarının güvenini daha çok kazanırlar. Aynı ölçüde değerli bir şey daha: Zaman tasarrufu sağlayan otomasyon, elle yürütülen ticaret programı idaresinin yükünü ortadan kaldırarak yöneticilerin daha yüksek değerli görevlere odaklanma kapasitesini artırır.
Sipariş Yönetim Yazılımı: Büyüme sağlayan pozisyon
1. Müşterileri merkeze alın. En iyi müşteri deneyimi için müşterilerin satın alma kanallarını birleştirin. Uçtan uca lojistik sisteminizde entegre sipariş yönetimine yatırım yapın.
2. Sipariş orkestrasyonu ve karşılama alanlarında oluşan darboğazları ve elle yürütülen süreçleri belirleyin. Çalışanlarınızı destekleyecek dijital teknolojileri ve araçları benimseyin.
3. Mevcut sistemleriniz ve uygulamalarınız için envanter araştırması yapın. Teknoloji gereksinimlerinizle iş hedefleriniz arasında bağ kurun. Tüm sistemleri tek seferde değiştirmek yerine her seferinde bir sistemi değiştirmenize olanak tanıyan bir çözüm düşünün.