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採購管理系統是什麼?

採購管理系統是什麼?

採購管理系統所管理的部分包括供應商的正式協議的評估、選擇和建立。同時也管理當前的供應商關係以及商品和服務的交易購買,並透過處理供應商發票的付款流程,辦理應付帳款事宜以完成採購到結算週期

成本控制。執行法令遵循。改善管理供應商的效率

企業投資採購解決方案,使採購到結算流程更為流暢並自動化,同時向核可的供應商直接購買,以利控制成本。有效的採購管理系統可提供以下優點:

  • 增加對支出的正面影響—未依循正式流程和政策的購買依然讓採購組織深感其擾。採購解決方案藉由使員工輕鬆找到所需要的物品、並直接向授權的供應商購買,來加強執行合乎規範的購買。這些系統還能藉由稽核的採購訂單工作流程,來施行公司的支出管理政策和控制,以確保請購單的核准合適無誤。
  • 提高效率,並達成採購到結算的採購流程自動化—繁瑣的流程讓採購組織難以為公司提供更多的策略性價值。採購管理解決方案可使傳統的手動流程達到標準化、簡化並自動化。因此能輕鬆管理購買的核准作業,並將可利用的資源轉移至更具策略性的業務。
  • 改善對供應商的管理—判定並評估供應商潛在的能力、發展力以及對公司經營準則的遵循性,是非常重要的。當供應商的資格開始不符、或者出現可能影響供應商資格和能力、令其風險圖像改變的新資訊出現,會有警報發出來提醒採購專員。
  • 讓合約生命週期標準化—在協商期間,合約審查人員可以快速發現與標準語言的偏差,以突顯風險、進行必要的更改,並在最終定案前取得必要的批准。警報會通知用戶合約即將到期,以確保及時續約,並盡可能降低延遲的可能。

現代且以雲端為基礎的採購解決方案的優勢

先進的技術開始變革供應市場,使客戶的購買模式轉變,並增加供應鏈的複雜度來改變傳統業務實踐。採購組織必須在所有購買相關的周邊業務中,發揮更有策略性的作為。他們需要能夠勝任的解決方案。

藉由遷移至雲端,採購管理系統能具備嵌入式行動、社群和分析功能,以及更類似消費者的用戶體驗,進而使採購到付款的流程數位化。有了內建協作、嵌入式分析和更直觀的用戶體驗等現代技術,企業可以建立更有效的購買系統,來控制員工支出、降低供應商風險,並增進成本的節省。

  • 支援行動人力—現在的員工和管理人開始使用行動設備來工作。現代雲端採購解決方案能讓您能夠利用這些設備來簡化流程、減少延遲,並加快審核速度。
  • 有效率的協作—全面掌握整個採購到結算的流程,並與供應商以電子化的方式交換文件和訊息。整合式採購流程有助於即時進行文件的建立、審核和批准。嵌入式社群協作能使團隊更快速且更有效地完成工作。
  • 嵌入式分析—易於使用的儀表板能清楚顯示資訊並重點呈現可操作的內容,因此可加利用來提高工作效率。叫做 infolets 的以角色為基礎的互動式容器,可幫助用戶快速掌握高階資訊、查看相關詳情,並採取因應措施。交易式應用程式可利用情境的嵌入式分析,讓用戶得以快速決定業務流程中的後續步驟。
  • 直觀的用戶體驗—類似消費者的用戶體驗可加強執行採購管理的法令遵循,並讓員工可以輕鬆找到所需資源。用戶得以專注於更多能增加價值的工作,因此提高了生產力。

以雲端為基礎的採購解決方案的核心功能

策略性採購組織需要有整合式套件,以將供應商管理、採購、合約管理和主動式風險管理,與交易式採購到付款功能相結合。企業可利用完整的採購解決方案,借住重要資訊作出決策,同時主動管理整個採購到結算生命週期中持續的作業。以雲端為基礎的整合式採購管理解決方案具有以下功能:

  • 供應商管理—策略採購是在開始協商之前,先對供應商進行資格確認。使供應商資料的收集和監控作業更為流暢,以確保供應商遵守公司政策。透過內部和外部問卷調查和自助式服務概要文件,收集重要的供應商資格的相關訊息。藉由評估供應商資格、風險因素和政策的法令遵循性,選出最佳供應商。在規劃和建立協商文件時,使用嵌入式社群媒體來進行更有效的協作,並達到業務相互配合的一致性。當出現了可能影響供應商管理、功能或風險因素的新資訊時,可以收到警示。供應商和採購團隊可以即時全面掌握交易狀況,還有目前和將要展開的採購活動。
  • 採購—手動匯整供應商的提案並作比較,其實非常浪費時間,而且會造成效率低落。進行更智慧的協商和選擇供應商時,利用協商的最佳典範,以取得利潤。嵌入式社群協作可以輕鬆將工作整合,建立更有效的協商文件。裁定分析工具可讓您根據預定因素 (如價格、品質量和價值) 來快速評估供應商的出價,進而依您的特殊業務需求而做出最佳的裁定。
  • 合約管理有效的合約管理非常重要。使用事先核准的條款庫、標準化模板和嵌入式社群協作的撰寫指南功能,來簡化合約的建立。具有安全、可搜尋的合約存儲庫,可提供完整的追蹤和審計歷史記錄,讓用戶能快速找到所需內容。自動化續約管理功能可及早通知採購專業人員合約將到期。分析功能可發現合約與定義標準不同的偏差。審計的工作流程可執行文件的核准。
  • 申請單—如果於採購到付款週期中沒有正確監管購買的流程,會讓經由協商節省的成本又損失。現代化解決方案可確保以業務策略、控制和核准等方式,達到成本的節省。提供員工類似消費者的購買體驗,可減少合約外的支出。強大的搜尋功能、智慧表單、購物清單和個人化購買體驗,皆可確保協商後的定價和條款,將於供應商目錄和可配置的審核工作流程中自動執行,以利控制支出並降低成本。
  • 付款處理供應商的帳單常常需要手動、易出錯,而且浪費時間。一套完整的採購到結算解決方案可讓這個重要功能的作業更為流暢並且自動化,讓您可享提早支付的折扣,並控制成本。所包含的強大的支付管理系統可提供電子傳輸、供應商「訂單翻轉」功能,和帳單光學掃描。細至每行對照的帳單驗證可完全自動化,使處理速度更快。借住文件共享的社群協作來管理例外事件,以加速解決的時間。
  • 購買—自動執行例行的購買到付款的交易作業,例如訂單建立,讓您有更多時間找出更多節約成本的機會。使流程更為流暢,同時執行協商定價,並確保法令遵循性。從核准請購單到建立採購訂單,無需人工涉入。為您的採購專員提供洞見,掌握所需的例外、狀態和操作情形。使用嵌入式社群工具,與供應商進行溝通。

Oracle 採購雲端

Oracle 採購雲端讓採購業務流程變得現代化,所以您可以在整個採購到結算的週期中,主動管理供應商和相關業務。這個全面的、以雲端為基礎的整合式解決方案,讓您能夠使採購組織轉型,為組織所有部門提供快速、合乎規範的採購服務。

利用 Oracle 採購雲端的嵌入式分析、社群協作和行動設備等數位化功能,您能降低供應商風險、更有效進行採購、控制支出,並提高組織的利潤。

簡單 直觀的應用程式可讓用戶的快速採用
高效率 簡化的流程可確保更高的生產力
節省成本 省下更多並控制成本
互相連結 與內部團隊和您的供應商進行無縫協作
快速 使採購到結算的流程更為流暢
簡單好用 提供類似消費者的用戶體驗,確保廣泛被採用