Rick Bell | 內容策略師 | 2024 年 8 月 7 日
專案所有者希望以盡可能最高效的方式管理、交付和維護專案。然而,不可預測的天氣、供應鏈限制、嚴格的政府法規和融資週期等因素,都可能破壞精心設計的計畫。
透過資本方案管理,企業可將資本方案與其策略目標保持一致,同時瞭解可能面臨的障礙。本文將介紹標準流程和系統、智慧工作流程和一致資料的價值,以提高整個專案生命週期的效率、可靠性和信任度。
資本方案管理可控制從規劃到執行,以及持續維護實體資產的所有流程。當團隊和利害關係人對可預測結果有更高的保證時,各種規模的資本專案都有更大的成功機會。對於大多數企業而言,這包括新的專案以及翻新、改建和維修專案,像是美國馬里蘭州巴爾的摩的弗朗西斯·斯科特基橋 (Francis Scott Key Bridge) 重建專案。
然而,資本方案管理仍然十分依賴手動流程。藉助互連的雲端專案管理應用程式,團隊可以有效溝通,保持一致,並充滿信心地處理多個複雜的專案,進而提升專案效率並改善整體專案成果。
重點精華
透過改善資本方案管理流程和效率,有助於公共和私營部門組織維持對專案的控制,以減少錯誤或變更對專案成本和持續時間的影響。雖然這些組織都會面臨類似的挑戰,但他們看待資本專案的視角略有不同。
公共機構不僅要滿足公眾需求,還要支援組織的長期策略規劃目標。公共部門需要對選民負責,而選民期望他們謹慎地將稅款花在為社區帶來最大利益的資本專案上。在嚴格的監管流程下,公共部門專案所有者需要對多個資金流負責,而這些資金流通常有嚴格的限制。
對於私營組織而言,資本方案管理的主要目標是提高利潤率和股東回報、將風險降到最低,並提供更多競爭優勢。
公共和私營部門組織在應對專案層面的意外變化 (例如鋼鐵成本突然飆升) 時面臨共同的挑戰。鑑於專案的整體資金較少,這導致需要調整優先事項,甚至可能導致一些專案被擱置,甚至被取消。
企業可以使用關鍵資料,分析如何最好地管理整個資本方案,以充分利用分配的資金,並優先考慮必須建立、維護或改寫的內容,以及進行的時間和方式。建造機場跑道或翻新汽車經銷商連鎖店並不是臨時發生的。
資本方案管理需要協調數百甚至數千個資料導向的決策和行動,從策略資本規劃到確定專案的優先順序,其中的步驟包括建立預算與排程、持續協作、審查和報告,以及持續管理無數相互交織的學科 — 所有這些都是為了改善可預測性和結果,並最佳化預算支出,以滿足利害關係人的需求。
為了確保優先考慮適當的專案,企業必須評估每個專案如何配合並支持企業的策略目標。資本規劃決定企業將承擔哪些專案,並在這些專案之間分配可用資金,以確保與目標保持一致。資本規劃也應包括全面的風險評估。
方案治理對於控制及標準化專案的交付方式至關重要。方案治理還透過簡化和標準化的流程來提高可見性並滿足規範,從而提高效率,促進決策問責制並降低風險。
健全的資本方案財務管理可維持對專案的控制和可見性,以確保專案按時、在預算範圍內正常運作。如果不超出預算和進度,就很少有人會注意到;如果偏離目標,則會引發企業内部的危險訊號。在某些情況下,糟糕的財務管理最終會成為公眾的焦點。在成熟技術的支持下,建立政策、程序和標準來管理這些計畫,有助改善財務成果,提高營運效率,並增強利害關係人的信心。
資本專案和資產本質上會受到惡劣天氣狀況、自然災害、供應鏈中斷和人力短缺等風險的影響。有效的風險管理有助於專案團隊預測、規劃和分配資金,以預測潛在的挑戰,並視需要重新分配資源。有效的風險管理對於維持準確的預算、及時發放應急資金、按排程進行、確保利害關係人的信任以及改善專案間的學習也至關重要,所有這些都有助推動專案取得成功,並支持未來的資金審批。
資本專案的利害關係人在不同時間需要不同的資訊。無論是對於公共資金實體、辦公室的財務長或工地的專案經理使用,手動流程和試算表都可能會導致孤立、容易出錯的資訊,並在交付時產生過時的報告。安全、互連的雲端資本方案管理系統可為利害關係人提供可靠的最新資訊。應用程式內報告為利害關係人提供即時的可見性和透明度,從而增強了對資料的信任,以便做出及時、更明智的決策。
專案的成功取決於人力、資本、材料和其他資源的分配和使用效率。如果視需要來追蹤及更改分配可能相當困難且耗時。在制定資本方案時,存取相關資料來設定專案要求,考慮資源可用性,然後使用經過驗證的雲端解決方案來分配和管理這些資源。這些解決方案支援情境規劃,並為辦公室和工地提供相同的存取權和可見性。
專案所有者希望同時追蹤單一專案和專案組合層級的進度。為了及時採取修正措施,並確保專案取得成功,專案所有者需要立即瞭解未完成的專案,以及針對進度和預算的里程碑狀態 (細至專案層級)。
公共部門組織由地方、州和國家政府共同建立和資助,有時會利用公私部門合作夥伴關係等替代融資模式。交通和水務部門通常擁有和管理基礎設施專案,包括水壩、橋樑、港口、公路和鐵路。公共部門專案和方案經理對廣泛的利害關係人群體負責,包括資助機構、民選官員、企業和納稅公民。
私營部門資本方案管理主要著重於協助企業實現其預期目標,例如製造產量和服務的客戶,以及將利潤轉化為滿足董事會成員、公司擁有者和股東的整體目標,其責任範圍要小得多。
公共 | 私人 | |
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資金來源 | 納稅金、補助金、公共債券和公私合作夥伴關係。 | 私人資金、債務融資、股權、投資、貸款及現金流量。 |
客觀焦點 | 公共服務、社區利益和聲譽。 | 利潤最大化及股東價值。 |
監管合規性 | 出於政府規定,監管合規性高。代碼、交通、空氣品質和財務透明度等因素 | 各不相同。環境永續性現在是一個更重要的因素。一般低於公共部門。 |
利害關係人參與 | 參與度高,涉及公共、商業利益、民選官員和政府實體。 | 選擇性參與,主要涉及企業所有者、管理人員、投資者和客戶。 |
專案類型 | 基礎設施、公共設施和交通。 | 商業、工業和住宅開發。 |
決策過程 | 冗長,涉及多個利害關係人、公眾意見和層層批准。 | 過程較快,官僚障礙較少。 |
風險管理 | 保守,強調公共安全和福祉。 | 積極主動,重點在於風險如何影響財務回報。 |
透明度要求 | 透明度要求較高,受到監管人員、監管機構和媒體的監控,並落實公共問責機制。 | 透明度要求較低,較少被公眾監督,而且專有資訊獲得保密。 |
績效指標 | 專注於社會經濟影響和公眾滿意度。 | 專注於財務績效和投資報酬率。 |
預算限制 | 嚴格,有固定分配、公眾監督和嚴格審查。 | 與組織財務狀況掛鉤,可進行談判和調整。 |
專案所有者需要正式的資金批准和分配流程。定義和實施標準專案控制和專案組合管理流程,有助於確保資本專案的規劃、執行和營運保持一致,掌握控制權及提高效率。流程治理和標準化提供紀律性和一致性,以確保在考慮到範圍、進度和預算的情況下,按時交付優質專案,並實現更多價值。
啟動發現和範圍分析,以清楚地理解和定義專案及其影響。確定有限資源的最佳利用方式,以產生最大的效益和投資報酬率。
專案規劃評估潛在問題和障礙,權衡選項並尋求解決方案。您可根據環境影響、可靠性、成本效益、專案需求和進度影響進行權衡。
專案開始後,專案經理將監督財務控制、實現工作流程自動化、進行文件管理和版本控制,以及管理成本、合約和變更。這些互連的流程可讓您清楚瞭解計畫的進度,並為決策提供信息,確保專案按計畫進行,同時每個人都能隨時掌握最新資訊。專案經理還需要準確的資料和應用程式,以在專案生命週期內與所有利害關係人持續進行溝通,並確保溝通清晰明確。
專案團隊必須根據天氣和供應中斷等不斷變化的因素進行動態調整。在專案執行的過程中提高可預測性和透明度,有助提升生產力,減少停機時間和浪費,最終實現更好的結果。
由於特定資本專案存在很多變數,而且涉及組織和團隊成員眾多,因此一致且自動化的監控至關重要。這類監控和控制可根據計畫及時提供整體狀態的洞察分析和警示,確保專案在預算範圍內按排程進行。
全方位的專案結案可確保資本資產能夠盡快且有效率地運行,同時營運和維護團隊擁有有效管理資產所需的專案和設備資料。如果專案結案處理不當,可能會導致專案和維護團隊在幾個月後需要進行大量電話溝通,浪費寶貴的時間,產生未預期的成本,甚至可能導致專案所有者和承包商之間發生訴訟,帶來昂貴的開支。團隊可以使用適當且可用格式的資料進行操作和維護,從而能夠迅速將注意力轉向下一個專案。
建立專案和專案組合流程結構,以提供一致性、互連的資料、及時洞察和治理。透過標準化專案和方案基礎知識 (包括工作流程),並提供一致的資料,團隊能夠對報告充滿信心,同時提升效率。採用集中式雲端專案、方案和專案組合管理解決方案後,您再也不需要使用孤立的系統,以及離線且容易出錯的流程和試算表。
標準化流程是其中一個持續的挑戰。每個專案都是獨一無二的。您與不同的團隊合作,有時跨越多個時區和大洲,具有不同的規範、法規和人力。在管理多個資本專案時,不論其規模或複雜程度如何,都存在影響成本、排程和品質的固有不確定性。
Oracle Primavera Unifier 是預先配置的資本專案和方案管理應用程式,採用加權標準和複雜的蒙地卡羅分析來協助營建和工程團隊做出更好的決策、改善結果並降低風險。Primavera Unifier 可連結關鍵流程,包括成本、合約、變更管理、排程里程碑管理、文件管理,以及表單型工作流程引擎。應用程式內部報告以視覺化方式為團隊呈現專案層級和跨專案層級狀態和現金流量。
與 Oracle Primavera Portfolio Management 的原生整合可讓資本方案規劃員存取目前的專案實際情況,為預算決策提供信息,而專案團隊則可在沒有任何延遲的情況下,直接從 Primavera Unifier 存取預算決策。透過整合 Oracle Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management 與 Oracle Primavera Cloud 中的 Unifier 與黃金標準營建排程工具,團隊可以管理和追蹤專案進度、範圍變更和可交付成果。
如何監控與衡量資本方案的績效?
您可以依據建議的排程追蹤實際績效;依據實際支出檢查預算預測;依據計畫追蹤排程型現金流量;依排程追蹤可交付成果;依據明細行項目預算與已完成工作值來追蹤付款。
資本方案管理與資本專案管理有何不同?
資本方案管理涉及管理流程,提供跨專案的報告與監督,而資本專案管理則適用於個別專案。
技術如何影響資本方案管理?
透過運用技術來實現資本方案管理自動化,對於管理當今複雜的專案至關重要,能夠提供控制力,保持一致性及標準化。最新的雲端應用程式可提高資本方案和個別專案的可預測性,並確保專案步入正軌。例如,在有人受傷之前,這些技術可以主動識別並糾正安全風險。
探索協調專案、降低風險及提高利潤的五種方法。