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常見問題

採購管理系統是什麼?

採購管理系統管理與供應商之間正式協議的評估、選擇和建立。還管理與供應商的持續關係以及商品和服務的交易購買,並使用應付帳款處理供應商費用清單來完成尋找來源至結算的周期。

控制成本。加強合規性。改善供應商管理

公司投資於採購解決方案,以便將尋找來源至結算的流程簡化和自動化,同時將採購導向核可的供應商,以控制成本。有效的採購管理系統將提供以下優點:

  • 增加對支出的影響—採購組織仍為在正式流程和政策外進行的採購苦苦掙扎。採購解決方案讓員工更輕鬆找到所需物品並將採購導向授權的供應商,藉此強制執行合規採購。這些系統亦實作企業支出管理政策和控制措施,運用可稽核的採購訂單工作流程來確保這些申購經過正當審核。
  • 提高效率並將尋找來源至結算的採購流程自動化—繁瑣的流程讓採購組織無法為公司提供更多的策略性價值。採購管理解決方案可將手動流程標準化、簡化並自動化,因此能輕鬆管理採購核准流程,並騰出資源投入於更多的策略性活動。
  • 改善供應商管理—審核並評估潛在供應商的能力、生存能力以及符合公司的行為準則至關重要。當供應商的資格證明即將到期或出現可能影響供應商資格條件、能力和改變其風險承受能力的新資訊時,將會發出警示提醒採購專員。
  • 標準化合約生命週期—協商過程中,合約審查人可快速找出與標準語言不符的差異處、標示風險、進行所需更改,並在最終完成前取得所需的核准。系統將警示使用者即將到期的合約,以確保及時續約並盡可能減少延遲情況。

現代雲端式採購解決方案的優點

技術的進步打亂供應市場、改變客戶購買模式並增加供應鏈複雜性,逐步改變傳統商業做法。為因應當前局勢,採購組織必須在與採購相關的所有活動中,扮演更具策略性的角色。他們需要能勝任此任務的解決方案。

透過移至雲端,採購管理系統運用嵌入式行動、社交和分析能力以及更豐富且類消費型態的使用者體驗,進行採購至付款流程的數位化。使用內建協作、嵌入式分析和更加直覺式的使用者體驗等現代技術,公司可打造更有效的採購系統來控制員工支出、降低供應商風險並改善成本節約。

  • 支援行動工作者—如今,員工和管理人員皆使用行動裝置工作。現代雲端採購解決方案讓您得以運用這些裝置來簡化流程、減少延遲並加快審核速度。
  • 高效率協作—全盤了解從尋找來源至結算的整個流程,並與供應商以電子化文件和訊息交流。整合採購流程有助於即時編輯、審閱和核准文件。嵌入式社群協作讓團隊可更快速且更有效率地完成指派工作。
  • 嵌入式分析—易用的儀表板可清晰呈現資訊並標示出可操作的內容,進而提高生產力。名為「infolet」的互動式角色型容器,可協助使用者快速具體呈現高層級資訊、檢視相關詳細資料並採取行動。交易型應用程式運用環境中的嵌入式分析功能,讓使用者在業務流程中得以快速決定下一步。
  • 直覺式使用者體驗—類消費型態的使用者體驗可加強採購管理合規性,並讓員工輕鬆找到所需資訊。使用者得以專注於更多具附加價值的工作,進而提高生產力。

雲端式採購解決方案的核心功能

策略性採購組織需要整合式套裝軟體,能將供應商管理、尋找來源、合約管理以及主動性風險管理與交易性採購至付款功能結合。有了完整的採購解決方案,公司即可運用關鍵資訊做出決策,同時在整個尋找來源至結算的週期中主動管理進行中的活動。整合式雲端採購管理解決方案包括以下內容:

  • 供應商管理—策略性採購在展開協商前,會先審核供應商資格條件。簡化供應商資料的收集和監控,確保供應商遵循公司政策。透過內部和外部問卷以及自助式檔案,收集重要的供應商資格條件資訊。評估供應商資格條件、風險因素和政策合規性,選擇最佳供應商。規劃和建立協商文件時,使用嵌入式社群媒體可更有效地協作並達到業務一致性。出現可能影響供應商管理、功能或風險因素的新資訊時,會接收到系統警示。供應商和尋找來源團隊可即時全盤了解交易,以及當前和即將進行的尋找來源活動。
  • 尋找來源—手動編譯和比較供應商提案可能費時且效率不彰。更明智的協商和供應商選擇應借助協商最佳做法來創造企業利潤。嵌入式社群協作有助於輕鬆攜手合作建立更有效的協商文件。裁定分析工具讓您得以根據預設因素,例如:價格、品質和價值,快速評估供應商的出價,取得符合您獨特業務需求的最佳裁定。
  • 合約管理—有效的合約管理至關重要。使用擁有預先核准條款資料庫、標準化範本和嵌入式社群協作的編輯導引功能,簡化合約建立流程。安全且可搜尋的合約儲存庫擁有完整追蹤和審計歷史,讓使用者得以快速找到所需內容。自動化續約管理功能會提前通知採購專員合約即將到期。分析功能可識別合約與定義標準間的差異處。可稽核的工作流程強制執行文件核准。
  • 申購—如果在採購至付款週期中未能妥善控管購買流程,將導致經協商節省的成本快速流失。現代解決方案透過業務政策、控制措施和審核來確保節約成本。為員工提供類消費型態的購買體驗,減少合約外支出。穩建的搜尋功能、智慧型表格、購物清單和個人化購買體驗,可確保透過供應商目錄以及為控制支出和降低成本所設計的可配置核准工作流程,自動執行協商後的價格和條款。
  • 付款處理供應商費用清單通常是透過手動方式,既容易出錯且耗時。完整的尋找來源至結算解決方案可簡化並自動執行這項關鍵功能,協助您充分利用提早付款折扣並控制成本。內含健全的付款管理系統,提供電子傳送、供應商的「訂單翻轉」功能和光學費用清單掃描。全自動化的逐行對照驗證費用清單可加快處理流程。透過社群協作和文件共用來管理例外事件,加速解決問題。
  • 購買—自動化例行的採購至付款交易流程,例如:建立採購訂單,讓您擁有更多時間尋找節省成本的新機會。簡化流程,同時執行協商的價格並確保遵循政策。依核准的申購建立採購訂單,無需手動介入。為您的採購專員提供洞察力,掌握例外情況、狀態和所需的行動。使用嵌入式社交工具與您的供應商溝通。

Oracle Procurement Cloud

Oracle Procurement Cloud 將採購業務流程現代化,從尋找來源至結算的整個週期,您都能主動管理供應商和活動。這個全面性的整合式雲端解決方案協助您的採購組織轉型,為組織所有領域提供快速且合規的採購服務。

Oracle Procurement Cloud 運用嵌入式分析、社群協作和行動裝置等數位功能,讓您得以降低供應商風險、更有效地尋找來源、控制支出並提高組織利潤。

簡單 讓使用者快速採用的直覺式應用程式
高效率 簡化的流程確保生產力提高
節省成本 提高節約成本並控制成本
互連 讓內部團隊和您的供應商順暢協作
容易使用 類消費型態使用者體驗確保廣泛採用