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¿Qué es ERP?
¿Qué es ERP?

Este caballo de batalla para los negocios es una herramienta indispensable para competir dentro de la economía digital.

 

¿Qué es ERP?


¿Qué es un sistema de ERP? (1:18)

El acrónimo ERP significa planificación de recursos empresariales. Se refiere a los paquetes de sistemas y software que utilizan las organizaciones para administrar las actividades diarias del negocio, tales como la contabilidad, el abastecimiento, la administración de proyectos y la fabricación. Los sistemas de ERP se unifican, definen una variedad de procesos de negocios y habilitan el flujo de datos entre ellos. Al recopilar los datos transaccionales compartidos por una organización desde diversas fuentes, los sistemas de ERP eliminan la duplicación de datos y proporcionan la integridad de los datos con una sola "fuente de verdad".

En la actualidad, los sistemas de ERP son fundamentales para administrar miles de negocios de todos los tamaños y todas las industrias. Para estas empresas, la ERP es tan importante como la electricidad que mantiene las luces encendidas.

ERP Fundamentals

Los sistemas de ERP están diseñados en torno a una estructura de datos definida común (esquema) que, por lo general, posee una base de datos única. Los sistemas de ERP proporcionan acceso a datos sobre diversas actividades empresariales mediante el uso de construcciones y definiciones comunes y experiencias de usuario comunes.

Un principio clave de la ERP es la recopilación central de datos para su distribución. Para evitar la existencia de varias bases de datos independientes con un interminable inventario de hojas de cálculo desconectadas, los sistemas de ERP traen orden al caos con el fin de que todos los usuarios, desde los CEO hasta los tenedores de libros, creen, almacenen y utilicen los mismos datos, derivados de procesos comunes. Con un repositorio de datos seguro y centralizado, todas las personas de la organización pueden estar seguras de que los datos son correctos, están actualizados y están completos. Se garantiza la integridad de los datos para todas las tareas realizadas en la organización, desde la declaración financiera trimestral hasta un simple informe de cuentas por cobrar pendientes, sin la necesidad de implementar hojas de cálculo propensas a incluir errores.

El valor empresarial de la ERP

Es imposible ignorar el impacto de la ERP en el mundo empresarial actual. Debido a que los datos y los procesos empresariales se correlacionan en los sistemas de ERP, las empresas pueden alinear distintos departamentos y mejorar el flujo de trabajo entre ellos, lo que arroja como resultado un ahorro final significativo. Los beneficios empresariales específicos incluyen:

  • Mayor conocimiento del negocio

  • Menores costos operativos

    • Gracias a los procesos de negocios optimizados y definidos
  • Mayor colaboración

  • Mayor eficacia

    • Debido a la experiencia de usuario común a lo largo de diversas funciones comerciales y de distintos procesos de negocios administrados
  • Infrastructure consistente

    • Desde la administración hasta la venta, todas las actividades comerciales tienen la misma apariencia y se realizan de la misma manera.
  • Altos índices de adopción de usuarios

    • A partir de una experiencia de usuario y un diseño común
  • Menor riesgo

  • Menores costos administrativos y operativos

    • Gracias a los sistemas integrados uniformes
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Pasado: La historia de la ERP

Desde las tarjetas de papel hasta los dispositivos móviles
La historia de la ERP se inicia hace más de 100 años. En 1913, el ingeniero Ford Whitman Harris desarrolló lo que se conoció como el modelo de cantidad económica de pedido (EOQ, por sus siglas en inglés), un sistema de fabricación basado en papel para la programación de la producción. Durante décadas, este modelo fue el estándar para la fabricación. El fabricante de herramientas Black and Decker cambió las reglas del juego en 1964 cuando fue la primera empresa en adoptar una solución de planificación de requisitos materiales (MRP) que combinaba los conceptos de EOQ con una computadora central.

MRP siguió siendo el estándar de fabricación hasta que se desarrolló la planificación de recursos de fabricación (llamada MRP II) en 1983. MRP II ofrecía módulos tales como un componente de arquitectura de software clave y componentes de fabricación centrales integrados que incluían la compra, la lista de materiales, la planificación y la gestión de contrato. Por primera vez, se integraron distintas tareas de fabricación en un sistema común. MRP II también ofrecía una buena visión sobre cómo se podía aprovechar el software para compartir e integrar los datos de la empresa y fomentar la eficacia operativa mediante una mejor planificación de la producción, un inventario reducido y menos desperdicios (restos).

A medida que la tecnología informática evolucionaba en las décadas de 1970 y 1980, se desarrollaron conceptos similares a los de MRP II para administrar las actividades comerciales más allá de la fabricación. Se incorporaron datos sobre la actividad financiera, la administración de las relaciones con los clientes y los recursos humanos. Para 1990, los analistas de tecnología le habían puesto un nombre a esta nueva categoría de software de administración comercial: planificación de recursos empresariales.

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Presente: La ERP hoy

Desde el uso en las instalaciones a la nube
Desde la década de 1990 hasta el comienzo del siglo XXI, la adopción de la ERP creció rápidamente debido a que muchas organizaciones confiaron en esta solución para optimizar los procesos de negocios principales y mejorar la visibilidad de los datos. Al mismo tiempo, los costos de la implementación de los sistemas de ERP comenzaron a elevarse. No solo se necesitaba un elevado aporte de capital para el hardware y software de las instalaciones, los sistemas de ERP de las empresas, a menudo, requerían inversiones adicionales para la codificación personalizada, la asesoría y la capacitación.

Mientras tanto, la tecnología de ERP evolucionó hasta adoptar el Internet, que proporcionaba nuevas características y funciones, como el análisis integrado. Con el transcurso del tiempo, muchas organizaciones descubrieron que sus sistemas de ERP locales no podían estar a la altura de las demandas de seguridad modernas ni de las tecnologías emergentes, tales como los teléfonos inteligentes.

Es así que llega la nube, o el modelo de envío software-as-a-service (SaaS) para ERP. Que el software de ERP esté "en la nube", significa simplemente que se guarda en una red o servidor remoto, y no en un lugar físico de la empresa. La nube ofrece una alternativa más asequible para la ERP que reduce tanto los gastos operativos (OpEX) como los gastos de capital (CapEX) ya que elimina la necesidad de adquirir software y hardware o de contratar personal de TI adicional. Al no tener que respaldar una infraestructura costosa, los recursos se pueden invertir en oportunidades de crecimiento. Los empleados deben cambiar su enfoque de las tareas administración de TI hacia tareas que agreguen más valor a la empresa.

ERP de última generación

Para empresas de todos los tamaños
Mientras que los sistemas de ERP heredados, con frecuencia, eran demasiado costosos para empresas pequeñas y medianas (SMB), la nube rompió esa barrera. Con una solución de SaaS, las empresas más pequeñas pueden aprovechar el mismo software resistente y probado que han usado las empresas más grandes durante años. Una solución de ERP basada en la nube se puede implementar rápidamente, sin inversiones de capital. Para las empresas pequeñas y medianas que desean realizar una innovación rápida y aprovechar las nuevas oportunidades de negocio, la ERP en la nube ofrece la flexibilidad necesaria para agregar de inmediato a nuevos usuarios y respaldar las cambiantes necesidades comerciales.

Proporcionar una empresa extendida para fomentar las oportunidades
Cuando la ERP de la nube amplía su arquitectura financiera central para incluir la administración de relaciones con clientes (CRM), la administración de la cadena de suministros (SCM), la administración del capital humano (HCM) y la administración del rendimiento empresarial (EPM), el sistema relaciona todas las aplicaciones sin inconvenientes, con un repositorio de datos único y una experiencia de usuario común. Un sistema de ERP en la nube ampliado permite que todos los departamentos se administren con mayor visibilidad y colaboración, como si fueran una sola organización. Además, proporciona acceso sin inconvenientes a características de creación de informes de avanzada, como la virtualización de datos y el análisis avanzado. Gracias al acceso a las tecnologías emergentes, como la Internet of Things (IoT), las organizaciones logran tener un conocimiento integral en tiempo real de las actividades del negocio, no solo del área de ventas, sino también de los depósitos y en las plantas de las fábricas. Los empleados disponen de esta información en sus dispositivos móviles en forma inmediata a través de herramientas sociales.

Creada para la era digital, ERP Cloud actual incluye herramientas móviles, sociales y analíticas. Cualquier otra solución no va a hacer que una organización avance.

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Futuro: Tendencias de ERP

ERP Cloud incluye la fuerza de trabajo de última generación
La ERP se trasladó a la nube y no hay vuelta atrás. La nube no es solo el punto de referencia probado para ERP, sino que es el camino a seguir para la pequeña cantidad de empresas que aún tienen sistemas locales activos. A diferencia de la ERP heredada del pasado, la ERP basada en la nube permite que las empresas cumplan con los requisitos que demanda la economía digital. La fuerza de trabajo actual exige acceso a las tecnologías del siglo XXI, es decir, a tecnologías móviles y sociales con una interfaz fácil de usar, que les permita colaborar y compartir información sin inconvenientes. Es poco probable que los trabajadores acepten procesos antiguos, tecnologías desactualizadas o interfaces poco amigables. Las organizaciones que no cumplen con estas expectativas, ponen su futuro en riesgo.

Cómo adoptar la ERP

La suite siempre gana por sobre las soluciones puntuales
Una característica importantes de la ERP en la nube moderna es la solución unificada o la suite de aplicaciones. Cuando se compara con la implementación de una aplicación de software puntual, como la de recursos humanos o la automatización de ventas, la suite de ERP Cloud ofrece mejores ventajas. Una solución completa que incluya las funciones principales del negocio integra los procesos operativos de toda la organización. Los empleados logran mayor visibilidad y conocimiento de todos los aspectos del negocio. La suite de ERP Cloud permite que las empresas desarrollen rápidamente un cimiento para satisfacer las necesidades inmediatas y tener la agilidad suficiente para responder ante las condiciones cambiantes del mercado.

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