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¿Qué es un sistema de administración financiera?
Diseñado para crear, conectar y almacenar diferentes tipos de transacciones financieras y elaborar informes sobre estas, un sistema de administración financiera tiene principalmente un objetivo central: contar los fondos.
Es simple, una organización no puede sobrevivir si no cuenta con alguna clase de software contable. Básicamente, toda organización necesita sistemas para administrar el flujo de dinero que entra y sale de la empresa. Pero un sistema financiero realmente eficaz puede hacer mucho más: optimizar las ganancias, medir el flujo de efectivo, determinar las obligaciones impositivas, garantizar el cumplimiento de las normas y mantener una sustentabilidad empresarial a largo plazo.
Beneficios principales del software contable
El software de administración financiera incluye herramientas y procesos que gestionan y gobiernan los ingresos, los gastos y los activos. Uno de los principales objetivos de cualquier solución de administración financiera es no solo mantener las tareas diarias de una organización, sino también maximizar las ganancias y proteger continuamente los datos financieros de posibles robos y fraude. Básicamente, un sistema contable proporciona los siguientes beneficios:
Protección financiera sin errores
En la actualidad, las organizaciones necesitan más que una versión digital de contabilidad táctica con hojas de cálculo. Además de registrar las transacciones, el software de administración financiera ayuda a los equipos financieros a mantener la tutela fiduciaria, reducir los errores contables, acortar los ciclos de facturación, cumplir con las leyes impositivas y los requisitos regulatorios que están en constante cambio y optimizar el flujo de efectivo diario, mensual y anual.
Cumplimiento de las normas contables actuales y futuras.
Las normas contables nacionales e internacionales establecen normas para las empresas privadas y públicas. Con sus regulaciones, definiciones y procesos prefijados, estas normas estandarizan la información financiera. Pero las normas cambian con frecuencia. En los últimos años, entraron en vigencia nuevas normas, incluidas la IFRS 15 y la ASC 606. Un sistema de administración financiera debe ser capaz de cumplir con las normas de contabilidad más recientes y tener la flexibilidad de adaptarse a las nuevas modificaciones a medida que estas se implementan.
Datos financieros precisos
El software financiero debe cumplir otras funciones, además de llevar la contabilidad básica; debe ser capaz de ayudar a las organizaciones a hacer lo siguiente: Reducir la redundancia de registros, ofrecer mejores presupuestos, proyecciones y planificaciones, permitir una administración de gastos completa y correctamente categorizada, proporcionar una integración sin inconvenientes en los sistemas bancarios, permitir auditorías más precisas y mantener registros de seguimiento detallados de todos los activos y pasivos.
Seguridad de datos y sistemas
Las actividades contables, financieras y de auditoría también deben ofrecer la seguridad integral de los sistemas con integridad de datos absoluta incorporada en toda la solución de administración financiera.
Operaciones empresariales conectadas
Para las empresas más grandes, el software de administración financiera forma parte del sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) que conecta datos financieros y de otros entre empresas, entre plantas o entre divisiones. La consolidación de los datos financieros alinea los procesos corporativos y reduce la complejidad.
Escalabilidad para el crecimiento
A medida que las empresas crecen, también se incrementan sus sistemas y procesos. Lo que significa que el software de administración financiera debe tener la capacidad de escalar en forma rápida y fácil para poder manejar ese crecimiento, en cuanto a mercados, ubicaciones geográficas y productos.
Controles internos fuertes
Debido a que en la empresa se realiza el seguimiento y la administración del dinero, los sistemas de administración financiera deben ayudar a proteger los datos fundamentales contra robo, fraude y otros delitos. Cuando las soluciones de administración financiera incluyen la administración de riesgos y cumplimiento, las empresas pueden aprovechar estas capacidades, más allá de las pistas de auditoría y las verificaciones de errores, para incluir la división de tareas, la asignación de las funciones y las responsabilidades en toda la empresa.
Función principal de un sistema contable integral
Los sistemas de administración financiera proporcionan información financiera precisa a toda la organización. Aprovechando estos datos, el software de administración financiera puede ayudar aún más a las organizaciones en las siguientes áreas funcionales:
Libros contables: Libro mayor general (LM) y libros auxiliares
- Los libros contables, en especial el libro mayor general, son los componentes principales de toda solución de administración financiera. Su diseño y sus capacidades son fundamentales para el funcionamiento general de la suite de software de administración financiera.
- El LM es el libro principal y proporciona una recopilación línea a línea de todas las transacciones financieras realizadas. Para cada transacción, los registros del LM incluyes, por lo general: monto asociado, cuenta, fecha, descripción y número y tipo de transacción.
- El software de administración financiera debe incluir libros auxiliares en el LM que estén alineados por división, planta, ubicación, país o proyecto principal. Los libros auxiliares mejoran la precisión de la contabilidad y la transparencia financiera para el pago de impuestos, la planificación financiera y presupuestaria, al igual que para el análisis y los informes financieros.
Cuentas por pagar (CP) y cuentas por cobrar (CC)
- Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar generan débitos y créditos en los sistemas de administración financiera.
- La capacidad de procesar rápidamente las obligaciones a pagar y a cobrar tiene un impacto en el flujo de caja, en el cierre mensual, en el cierre anual y en la mayoría de los procesos financieros periódicos. La conexión a OCR y a otras tecnologías de automatización acelera los procesos y mejora la precisión de los procesamientos de las CP y CC.
Gestión de activos
- Para obtener declaraciones financieras completas, conocer el valor y las condiciones de los activos es un requisito importante para la administración del inventario. Un software de administración financiera necesita datos sobre el capital y las operaciones que incluyan información descriptiva sobre los activos con el fin de proporcionar declaraciones financieras precisas en relación con la apreciación y la depreciación.
Administración de los cobros
- Administrar los cobros que involucran a proveedores y clientes es una de las capacidades más importantes del software de administración. Con una administración integral de los cobros es más fácil clasificar a los clientes, establecer estrategias de cobro, administrar los pagos e iniciar cobros de última etapa de los clientes en quiebra.
Administración de gastos de empleados
- Generar y procesar informes de gastos de empleados es un requisito fundamental en un sistema de administración financiera. Su función principal es dar la posibilidad a los empleados de generar entradas de autoservicio y asignar esos gastos a proyectos y cuentas de viáticos.
Informes y análisis
- Extraer, organizar y analizar información de las soluciones de administración financiera proporciona un conocimiento significativo del rendimiento operativo de la empresa y de la situación financiera de un momento determinado. Para ser más eficaz, el software de administración financiera debe tener soluciones nativas de generación de informes integradas.
- Cuando las soluciones de administración financiera también proporcionan plataformas de informes multidimensionales que tienen la capacidad de generar informes de autoservicio y visualización de datos, las empresa pueden mejorar aún más su rendimiento financiero y otorgar a los usuarios acceso a la información en tiempo real.
Revenue Management
- Las aplicaciones de administración de ingresos de los sistemas de administración financiera automatizan y auditan el cumplimiento con normas y regulaciones comoASC 606 e IFRS 15.
Administración de riesgos
- Para monitorear y proteger las empresas de robos y fraudes internos y externos, las soluciones de administración financiera ofrecen controles internos y herramientas de auditoría para administrar la división de tareas y las reglas de pago.
Informes necesarios de un sistema de ERP
La mayoría de los sistemas de administración financiera ofrecen una buena visibilidad dinámica de los datos de la empresa. En el siglo pasado, el software de ERP se destacó por capturar grandes conjuntos de datos de negocios, pero tuvo inconvenientes para generar los informes pertinentes. Eso quedó atrás.
Las organizaciones de la actualidad requieren la capacidad de utilizar sus datos financieros para mejorar la rentabilidad, optimizar las operaciones y mejorar la toma de decisiones. En los últimos años, las capacidades de generación de informes, obtención de datos y monitoreo se han tornado mucho más importantes para las empresas. Los requisitos para la generación de informes de los sistemas de administración financiera han evolucionado rápidamente para mantener el ritmo de las demandas.
Como mínimo, todas las empresas necesitan informes que cubran los cierres mensuales, trimestrales y anuales, junto con declaraciones financieras básicas sobre ingresos, gastos y saldos. A pesar de que estos datos siempre estuvieron disponibles, no era fácil ajustar los informes ni agregar derivaciones para otras necesidades.
En nuestro vertiginoso entorno empresarial, la capacidad de generar informes prediseñados y de crear datos a medida en forma fácil, no es solo un complemento, sino que es un requisito fundamental para los software de sistemas de administración financiera. Cuando se agregan requisitos para lograr un análisis de datos más detallado, la visualización de la información, una mayor visibilidad operativa e informes narrativos, las empresas descubren rápidamente que sus soluciones de software de ERP deben trabajar con facilidad con sistemas que generen informes de avanzada, como las soluciones de enterprise performance management (EPM).
Mejor rendimiento y planificación financiera
En el mejor de los casos, un sistema de administración financiera hace mucho más que solo gestionar mecanismos monetarios de débito y crédito y publicar algunos informes.
Un sistema de administración financiera bien diseñado mejora el rendimiento y las ganancias del negocio ya que aprovecha los procesos operativos y los alinea a las prácticas recomendadas. También ayuda a que los empleados sean más productivos al invertir su tiempo y esfuerzo en actividades estratégicas (no tácticas) que pueden transformar a empresas e instituciones.
Más allá de libro mayor
A medida que las organizaciones agregan nuevos mercados, se expanden a nuevos sitios geográficos y se adaptan a las alteraciones del mercado, en especial si ellas son las causantes de estas alteraciones, sus soluciones de administración financiera deben escalar rápidamente para admitir los requisitos legales y de creación de informes anexados, los activos adicionales, las nuevas responsabilidades a corto y largo plazo, los proveedores de bienes y servicios más calificados y la infraestructura destinada a las nóminas y políticas de empleados de distintos países.
Planificación de la fuerza de trabajo de última generación
Debido a que la fuerza de trabajo actual comenzó a jubilarse y su lugar está siendo ocupado por la generación del milenio, la prioridad, ahora, es atraer a los empleados de la próxima generación. Los sistemas de administración financiera también deben satisfacer las expectativas de una fuerza de trabajo digital, ofrecer una interfaz de usuario intuitiva y un diseño fácil de usar, además de medios sociales integrados y otras herramientas sociales que ya fueron adoptadas por la generación del milenio.
Software y soluciones modernas de Oracle para los sistemas de administración financiera
Oracle ofrece soluciones de administración financiera modernas basadas en la nube que ayudan a las organizaciones a competir en una economía digital. Estas soluciones integrales incluyen las siguientes capacidades:
Informes revolucionarios
Creación de informes sólidos, robustos, prediseñados, a medida y en tiempo real, junto con integraciones prediseñadas en las aplicaciones de Oracle EPM Cloud. Gracias a la creación de informes más ágil y precisa, las empresas pueden ofrecer más que solo hojas de cálculo desconectadas e informes fragmentados con el fin de responder más rápido y alinear la planificación en toda la empresa.
Infraestructura segura y global
Seguridad de grado Embassy en una infraestructura global administrada, diseñada y de propiedad de Oracle que utiliza centros de datos de vanguardia desarrollados con la base de datos líder de la industria de Oracle. Al aprovechar esta infraestructura, las soluciones de Oracle Financial Management respaldan por completo los requisitos para la residencia de datos en el país.p
Escalabilidad extrema
Las soluciones en la nube de Oracle ofrecen escalabilidad de grandes volúmenes y a gran velocidad. Durante las pruebas, se tomó el tiempo de grupos completos de transacciones financieras, lo que arrojó un resultado de más de 360 millones de transacciones por hora. p
Administración financiera integral
Oracle ofrece las soluciones financieras más integrales del mercado, con aplicaciones para contabilidad y finanzas básicas, administración de gastos, administración de riesgos, cumplimiento, abastecimiento directo e indirecto y administración de la cartera de proyectos (PPM).
Experiencia de usuario intuitiva
Respaldado por paradigmas y herramientas sociales de diseño moderno, Oracle ofrece una experiencia de usuario moderna que ayuda a maximizar la productividad y fomentar la colaboración.
Soluciones empresariales integrales completas
Elimine los silos de datos, capture más información sobre el negocio y desarrolle flujos de trabajo consistentes en toda la empresa con integraciones nativas prediseñadas para todas las funciones comerciales comunes que incluyen: recursos humanos (HCM), administración de la cadena de suministro (SCM), fabricación, automatización de la fuerza de ventas (CRM) y soporte de servicios.
Prácticas recomendadas
Cubren más de 180 procesos de negocios, Oracle Modern Best Practice mejora la agilidad financiera. El software Oracle Financial Management está alineado con estos procesos innovadores que ayudan a las organizaciones a acelerar la productividad, reducir los tiempos de cierre y obtener la información en tiempo real.
Consideraciones de la nube para una solución de administración financiera moderna
Además de los principios de diseño mencionados anteriormente, existen tres conceptos operativos principales que impulsan el traspaso del software de administración financiera desde las instalaciones hacia la nube. Estos incluyen:
Software que funciona; no software que hace funcionar
Los sistemas de administración financiera de la vieja escuela requerían mucho mantenimiento por parte del personal y los consultores. Estos paquetes de ERP y EPM de las instalaciones necesitaban constantes reparaciones de errores, parches y actualizaciones, que, con frecuencia, requerían proyectos para mantenerse vigentes y seguros. Con el software de administración financiera basado en la nube, los pesados trabajos de corrección de seguimiento, diagnóstico, instalación y evaluación pasan del cliente al proveedor. No es usted quien debe trabajar continuamente para reparar el sistema, sino que el sistema trabaja continuamente para usted.
Cómo evitar distracciones costosas
Los sistemas heredados requieren una gran cantidad de tiempo, esfuerzo y dinero solo para funcionar. Con los sistemas financieros basados en la nube, la administración de actualizaciones, recuperación ante desastres, actualizaciones de hardware, respaldos y códigos personalizados forman parte del servicio.
Datos financieros precisos
El software financiero debe cumplir otras funciones, además de llevar la contabilidad básica; debe ser capaz de ayudar a las organizaciones a hacer lo siguiente: Reducir la redundancia de registros, ofrecer mejores presupuestos, proyecciones y planificaciones, permitir una administración de gastos completa y correctamente categorizada, proporcionar una integración sin inconvenientes en los sistemas bancarios, permitir auditorías más precisas y mantener registros de seguimiento detallados de todos los activos y pasivos.
No más software inútil
La antigua práctica de comprar licencias extra para futuros usuarios y posibles proyectos llegó a su fin gracias al software de administración financiera moderno. Con el modelo de suscripción de SaaS en la nube, las empresa utilizan las licencias que necesitan y agregan a más usuarios o productos a medida que crecen. Los gastos de capital para adquirir soluciones de software que no se utilizan es otra reliquia de la TI asociada a las prácticas informáticas del siglo pasado.
La nube impulsa a los sistemas de administración financiera de última generación
Evidentemente, las soluciones de administración financiera evolucionaron para satisfacer las demandas del mundo digital. Y la nube es fundamental para esta transformación. La nube mejoró las soluciones financieras y de ERP de un software contable básico de administración a una solución integral de misión crítica diseñada para la innovación. A medida que las empresas confrontan nuevas fuerzas disruptivas y presiones de la competencia, los sistemas de administración financiera modernos desarrollados para esta nueva realidad les permiten lograr fortaleza financiera para el futuro.