ERP für Buchhaltung und Finanzmanagement

Eine Enterprise Resource Planning-(ERP-)Software besteht aus einer Reihe von Anwendungen, die zusammenarbeiten, um ein Unternehmen bei der Abwicklung seiner gesamten Geschäftstätigkeit zu unterstützen. Buchhaltung und Finanzmanagement sind Kernkomponenten aller ERP-Systeme. Unternehmen sind auf das Finanzmanagement in der ERP angewiesen, um Routineaufgaben wie das Versenden von Rechnungen, das Einziehen von Barzahlungen und die Berechnung von Steuern effizient zu erledigen und um Finanzdaten auf kreative Weise zu analysieren und anzuwenden, um Managern bei strategischen Investitionsentscheidungen und der Planung für den Erfolg des Unternehmens zu helfen.

Was bedeuten Buchhaltung und Finanzen in der ERP?

Die Buchhaltungs- und Finanzmodule in einem ERP-System bieten Finanzteams die Funktionen, die sie für die zentrale Verwaltung der finanziellen Aspekte einer Organisation benötigen. Zu diesen Tools gehören Standardfunktionen für die Buchhaltung, wie z. B. Reporting, Kreditoren- und Spesenbuchhaltung, Debitoren- und Kassenverwaltung sowie Umsatzrealisierung. ERP kann zudem erweiterte Funktionen wie Budgetierung, Prognose und Auftragsabwicklung bereitstellen.

Wichtigste Erkenntnisse

• ERP-Software geht über die Grundlagen der Buchhaltung hinaus und unterstützt Unternehmen bei allen Aspekten des Geschäfts- und Finanzmanagements, indem sie alle Geschäftsbereiche miteinander verknüpft.
• ERP-Software gehört zu den wichtigsten Impulsgebern für die Automatisierung von Finanz- und Buchhaltungsprozessen. Sie unterstützt Finanzteams dabei, effizient zu arbeiten und mehr Zeit für kreative Aufgaben wie Analysen, Prognosen und Budgetierung zu haben.
• ERP-Software trägt dazu bei, dass Buchhaltungs- und Finanzteams durch die Zusammenführung von Daten aus dem gesamten Unternehmen eine tiefere und relevantere Überwachung und Analyse der finanziellen Leistung durchführen können.

ERP in Finanzen und Buchhaltung erklärt

Die Finanz- und Buchhaltungsfunktionen in einem ERP-System umfassen die Funktionen einer Standard-Buchhaltungssoftware und bieten Möglichkeiten für die Verwaltung des Hauptbuchs, die Verfolgung des Cashflows, die Verwaltung von Forderungen und Verbindlichkeiten sowie die Bearbeitung von Spesen und Rechnungen. Einer der Hauptvorteile eines ERP-Systems für Buchhaltung und Finanzen ist die Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Quellen zu sammeln, zu konsolidieren und zentral zu speichern, um sie für Reporting, Analyse und andere wichtige Finanzvorgänge zu nutzen. Mit dieser konsolidierten Ansicht können die Finanz- und Buchhaltungsfunktionen von ERP die Datengrundlage für die Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbereichen bei der strategischen Planung und Budgetierung sowie bei Investitionsentscheidungen bilden.

Die Bedeutung von ERP bei Finanzen und Buchhaltung

Betrachtet man die Bedeutung von ERP für die Finanzbuchhaltung, so sind zwei große Bereiche zu berücksichtigen: Automatisierung und Analyse. ERP bietet die Automatisierung rund um routinemäßige, aber wichtige Aufgaben wie Rechnungsabgleich, Berechnungen zur Umsatzrealisierung und Kontenabstimmungen. Elemente dieser Automatisierung werden zunehmend durch KI und maschinelles Lernen unterstützt. Durch diese Automatisierung erhalten Finanz- und Buchhaltungsexperten die Zeit, die sie für die Analyse, Planung und Prognose benötigen, die das Unternehmen leiten und bei der Gestaltung wichtiger Entscheidungen helfen.

ERP liefert dann die Daten und Funktionen, die Finanz- und Buchhaltungsteams benötigen, um diese Analyse und Planung durchzuführen und die Ergebnisse auf sinnvolle und umsetzbare Weise zu teilen. Ein ERP-System kann beispielsweise dabei helfen, zu organisieren, wer Ihre Kunden sind, was sie Ihnen schulden und wie oft sie etwas kaufen. Es kann in Vertriebs- und Lieferkettensysteme integriert werden, um Ihre Betriebsabläufe intelligent zu verwalten. Es kann Teams im Finanzwesen, aber auch im gesamten Unternehmen dabei helfen, Prognosen und Budgets auf der Grundlage der aktuellsten Informationen zu erstellen. Insgesamt helfen ERP-Systeme den Buchhaltungs- und Finanzteams, ihre Organisation viel effektiver zu verwalten, als nur Zahlen in einer Tabelle zusammenzurechnen.

Vorteile von ERP für Finanzen und Buchhaltung

Finanz- und Buchhaltungsteams spielen eine führende Rolle in Schlüsselfunktionen, darunter Kapitalallokation und Cashflow-Management, Finanzüberwachung, Berichterstattung und Prüfung sowie Budgetierung und Prognose. Die Vorteile, die diese Teams durch ein effektives ERP-System erhalten, helfen ihnen letztendlich dabei, schneller zu arbeiten, Entscheidungsträgern bessere Daten zur Verfügung zu stellen und mehr Vertrauen in ihre Analysen und Berichte zu haben.

• Automatisierung: Die durch ERP-Systeme ermöglichte Prozessautomatisierung hilft Unternehmen, effizienter zu arbeiten, indem sie Routineaufgaben von Menschen übernimmt und das Risiko menschlicher Fehler reduziert. Wenn beispielsweise im Rahmen des Kostenprüfungsverfahrens eine Ausgabe einen bestimmten Schwellenwert überschreitet, kann sie automatisch an die Führungskraft weitergeleitet werden, die befugt ist, sie zu genehmigen, anstatt darauf zu warten, dass ein untergeordneter Manager sie prüft und weiterleitet. Sobald die Rechnung oder Ausgabe eingegeben wird, kann das ERP-System erkennen, wer die Berechtigung hat, sie zu autorisieren, was zu einer effizienteren Arbeitsweise beiträgt.
• Echtzeitdaten: Mit den aktuellsten verfügbaren Informationen können Unternehmen Entscheidungen auf der Grundlage eines vollständigen Bildes der Organisation treffen. Ein ERP-System kann kontinuierlich Daten aus verschiedenen Abteilungen zusammenführen und den Zugriff auf diese Daten über Dashboards und andere Datenvisualisierungstools erleichtern, um dem Unternehmen zu helfen, insgesamt besser zu arbeiten, insbesondere wenn sich die Geschäftsbedingungen schnell ändern. Ein ERP-System kann beispielsweise auf einheitliche Echtzeitdaten zugreifen, um kontinuierliche Liquiditätsprognosen zu erstellen, und dabei Bereiche wie Umsatz, Kundenzahlungen, Produktion und Inputkosten untersuchen, um Probleme zu erkennen, die den Cashflow beeinträchtigen könnten.
• Reporting-Geschwindigkeit und -Genauigkeit: Ein Großteil der Verantwortung von Finanz- und Buchhaltungsteams hat mit dem Reporting zu tun. Nehmen wir das Beispiel des Anlagevermögens, ein wichtiger Bestandteil der Bilanz, den Buchhalter im Auge behalten müssen, wenn das Unternehmen neue Vermögenswerte kauft und andere ausmustert. Mit einem ERP-System kann ein Manager auf Abteilungsebene Informationen zu einem neuen Vermögenswert in das System eingeben. Die Finanz- und Buchhaltungsabteilung sieht diese Änderung sofort und ihre Berichte werden automatisch aktualisiert. Ein weiteres Beispiel ist die Konsolidierung und Schließung der Finanzbücher am Ende eines Monats oder Quartals. Durch die Automatisierung und die Funktionen eines ERP-Systems können Finanz- und Buchhaltungsteams ihre Bücher schneller abschließen, sodass Führungskräfte und Leiter von Geschäftsbereichen früher über wichtige Informationen verfügen und Analysten im gesamten Unternehmen mehr Zeit haben, um zu beurteilen, wo Verbesserungen vorgenommen werden müssen.
• Prognose und Analyse: Wenn ein ERP-System Bereiche wie Gehaltsabrechnung, Einkauf, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung und Vertrieb zusammenführt, können all diese Informationen zusammengeführt werden, um Berichte zu erstellen und Prognosen und Analysen zu erstellen, auf die sich Unternehmen für schnelle Reaktionen und langfristige Planung verlassen. Dieses vollständige Datenbild unterstützt zudem eine detailliertere Szenarioplanung und Abweichungsanalyse und hilft Führungskräften, finanzielle Ziele mit strategischen Zielen in Einklang zu bringen. Wenn Teams die Daten manuell aus einzelnen Systemen zusammenführen müssen, ist das angesichts der riesigen Menge an benötigten Informationen ein enormer Aufwand, und die Daten veralten schnell, was es schwieriger macht, genaue Vorhersagen zu treffen. ERP-Systeme, die Echtzeitdaten nutzen und Zugriff auf Informationen aus verschiedenen Teilen des Unternehmens haben, können die Prognose vereinfachen und verbessern und Unternehmen eine bessere Chance geben, ihre Ziele zu erreichen.

Wesentliche ERP-Module für Buchhaltung und Finanzen

ERP-Software ist modular aufgebaut, d. h. Unternehmen können Funktionen in kleinen Häppchen hinzufügen, die auf die Bedürfnisse der verschiedenen Geschäftsbereiche zugeschnitten sind. In den Bereichen Finanzen und Buchhaltung helfen diese ERP-Module den Teams bei der Verwaltung von Finanzprozessen, der Einhaltung von Compliance-Anforderungen, der Erstellung von Prognosen und Budgets sowie der Bereitstellung präziser Finanzberichte für Führungskräfte und Stakeholder.

• Buchhaltung: Ein effektives ERP-System dient als unternehmensweite Buchhaltungsplattform, die Finanzdaten aus unterschiedlichen Transaktionssystemen und externen Quellsystemen zusammenführt, um detaillierte Buchhaltungseinträge zu erstellen, die den gesetzlichen, unternehmensinternen, behördlichen und Management-Anforderungen an das Reporting entsprechen. Finanzteams verlassen sich auf die Buchhaltungstools in ERP-Systemen, um das Hauptbuch zu führen, eine Kernkomponente des Buchhaltungssystems, das alle Finanztransaktionen aufzeichnet und konsolidiert und die Grundlage für die Erstellung der Finanzberichte eines Unternehmens bildet, einschließlich der Gewinn- und Verlustrechnung und der Bilanz. Daten aus Haupt- und Nebenbüchern können verwendet werden, um analytische Erkenntnisse für das Unternehmen zu generieren und Entscheidungsträgern einen tieferen Einblick in die Betriebsergebnisse zu verschaffen.
• Kreditoren und Spesen: Finanzteams nutzen das Modul „Kreditorenbuchhaltung“ (AP) in einem ERP-System, um ausgehende Zahlungen an Lieferanten und Anbieter zu automatisieren und zu verwalten, und verwenden es teilweise, um manuelle Aufgaben wie die Rechnungserfassung und den Abgleich zu eliminieren. ERP ermöglicht es Finanzteams, ein ausgefeilteres Cash-Management für Verbindlichkeiten zu betreiben, das in der Regel anhand der Verbindlichkeitenlaufzeit (DPO) gemessen wird. Im Allgemeinen ist eine höhere DPO besser, da Sie Bargeld länger halten. ERP-Systeme können Teams zu einer optimalen DPO verhelfen, ohne Zahlungen zu verpassen. Finanzteams könnten ERP auch zur Unterstützung von Strategien wie der dynamischen Rabattierung einsetzen, bei der ein in ERP eingebettetes KI-Modell empfiehlt, wann das Unternehmen einen Lieferanten früher bezahlen sollte, um einen Rabatt für die vorzeitige Zahlung zu erhalten, ohne dabei einen Liquiditätsengpass zu riskieren.
• Debitoren: Die Debitorenbuchhaltung (AR) eines ERP-Systems befasst sich mit ausstehenden Rechnungen und Zahlungseingängen von Kunden. Das System unterstützt Finanzteams bei der Erfassung von Zahlungen, dem Versand von Rechnungen und der Konsolidierung von Rechnungsdaten sowie bei der Zuordnung und Nachverfolgung von Kundenzahlungen und ausstehenden Beträgen. Finanzabteilungen achten sehr auf Forderungen als Barometer für die Liquidität und stellen sicher, dass Zahlungen pünktlich eingehen, dass sie den Kunden die richtigen Zahlungsbedingungen und Kredite gewähren und dass das Unternehmen einen gesunden Cashflow aufrechterhält. ERP-Systeme können dazu beitragen, viele dieser Aufgaben des Forderungsmanagements zu automatisieren, wie z. B. das Erstellen von Kundenrechnungen, das Versenden von Zahlungserinnerungen und das Eintreiben von Zahlungen. Dadurch wird der Bedarf an manueller Dateneingabe und Zahlungsabwicklung reduziert und gleichzeitig die finanzielle Transparenz in Echtzeit erhöht, einschließlich der Kassenbestände und Prognosen. Das System kann Berichte und Dashboards zu AR-KPIs wie z. B. die Forderungslaufzeit (DSO) bereitstellen.
• Anlagevermögensverwaltung: Das Anlagevermögen umfasst alle physischen Dinge, die ein Unternehmen zur langfristigen Nutzung für den Geschäftsbetrieb besitzt, wie z. B. Fertigungsanlagen, Bürogebäude, Möbel, Fahrzeuge, Computer und andere Geräte. Innerhalb eines ERP-Systems helfen Module zur Verwaltung von Anlagevermögen dabei, Kosteneinsparungsmöglichkeiten aufzudecken, indem sie die Abschreibung, Entsorgung und Wartung von Vermögenswerten berechnen und es Unternehmen ermöglichen, den Lebenszyklus von Vermögenswerten von der Anschaffung bis zur Stilllegung zu verwalten. ERP-Systeme können außerdem komplexe Leasingbuchhaltung verwalten, einschließlich der Einhaltung der Leasingbuchhaltungsstandards ASC 842 und IFRS 16 während der Laufzeit von Vermögenswerten und Leasingverträgen mit Nutzungsrecht, wodurch sichergestellt wird, dass diese Leasingverträge und Verbindlichkeiten in der Bilanz ordnungsgemäß erfasst werden.
• Cash Management: Die Prognose und Optimierung von Cashflow und Liquidität ist eine der wichtigsten Aufgaben für Finanz- und Buchhaltungsteams. ERP-Systeme optimieren den Cash-Management-Prozess, indem sie Daten aus Bereichen wie dem Hauptbuch, den Verbindlichkeiten, den Forderungen und der Gehaltsabrechnung zusammenführen, um Unternehmen einen direkten Einblick in die Zu- und Abflüsse von Barmitteln zu geben und sicherzustellen, dass sie immer über genügend Barmittel verfügen, um die Kerngeschäftsprozesse zu finanzieren. Die Cash-Management-Funktionen in einem ERP-System helfen Finanzteams bei der Überwachung und Steuerung des Bargeldkreislaufs, indem sie ihnen die Möglichkeit geben, Bankabstimmungen zu verfolgen, Geldeingänge und -ausgänge zu verwalten und Bargeldprognosen zu erstellen.
• Finanzreporting: Finanzreports sind das Mittel, mit dem Unternehmen die Gesundheit und Leistung eines Unternehmens an interne Führungskräfte und externe Interessengruppen kommunizieren. Sie sind daher ein zentraler Bestandteil des Finanzmanagements und ein Standardoutput von ERP-Systemen. Buchhaltungs- und Finanzteams erstellen in der Regel vierteljährlich und oft auch monatlich Finanzberichte wie Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Kapitalflussrechnungen sowie maßgeschneiderte Berichte für detaillierte und Ad-hoc-Finanzanalysen. ERP-Systeme können diesen Prozess erheblich verbessern, indem sie die Erfassung und Verarbeitung von Finanzdaten automatisieren, um Fehler zu reduzieren und die Genauigkeit und Einheitlichkeit des Finanzreporting sicherzustellen. ERP kann außerdem Finanzteams dabei helfen, Berichte fortlaufend zu überwachen und Probleme bei Verkäufen oder Kosten rechtzeitig vor dem Quartalsabschluss zu erkennen. Fortschrittlichere ERP-Systeme können beispielsweise KI in den Reporting-Prozess einbetten, um Anomalien in Betriebs- und Transaktionsdaten zu erkennen.
• Budgetierung und Prognosen: Das Budgetierungs- und Prognosemodul in einem ERP-System unterstützt Finanzteams bei der Erstellung, Verwaltung und Analyse von Budgets, die die Grundlage für den Finanzplanungs- und Analysezyklus eines Unternehmens bilden. Budgets, die mit ERP-Modulen erstellt werden, enthalten detaillierte Finanzpläne, wie z. B. Umsatz- und Ausgabenziele für einen zukünftigen Zeitraum, die Finanzteams dann verfolgen können, um Abweichungen vom Budget zu erkennen. Prognosen werden zudem mithilfe von ERP-Tools erstellt, die historische Verkaufs- und Kostendaten mit neuen Produkt- und Investitionsplänen und den wirtschaftlichen Aussichten kombinieren. Mit Tools für die Szenarioplanung und Abweichungsanalyse, Budgetierung und Prognose innerhalb eines ERP-Systems können Unternehmen ihre finanziellen Ziele mit ihren strategischen Zielen in Einklang bringen und verfolgen, ob sie auf dem richtigen Weg sind, diese zu erreichen. Das Budgetierungs- und Prognosemodul ist auch der Ort, an dem Finanzteams die budgetierten und prognostizierten Zahlen mit den tatsächlichen Zahlen vergleichen und bei Bedarf grobe Korrekturen vornehmen.
• Compliance- und Audit-Management: Die ERP-Funktionen, die sich auf Compliance- und Audit-Management konzentrieren, helfen Unternehmen, die Einhaltung von Rechnungslegungsstandards, Vorschriften und internen Richtlinien zu gewährleisten. Finanzteams führen interne und externe Compliance-Audits durch, um Schwachstellen im Compliance-Prozess der Organisation zu identifizieren und Compliance-Standards in die täglichen Abläufe und Arbeitsabläufe einzubetten, mit dem Ziel, Risiken zu reduzieren und rechtliche Probleme oder Bußgelder aufgrund von Compliance-Verstößen zu vermeiden. ERP-Systeme können bei diesen Bemühungen helfen, indem sie automatisch Systemzugriffsanfragen überprüfen, um Verstöße gegen die Kontrollen der Aufgabentrennung zu verhindern. ERP-Systeme liefern außerdem Berichte und Prüfprotokolle, die für Compliance-Prüfungen benötigt werden.

Von einem reaktiven zu einem strategischen Finanzwesen mit Oracle ERP

Der Einsatz von ERP-Software in Buchhaltungs- und Finanzabteilungen kann dem gesamten Unternehmen zugutekommen, indem die Finanzabteilung mit dem operativen Geschäft verbunden wird, um die Entscheidungsfindung und Effizienz zu verbessern. ERP-Systeme können Unternehmen dabei helfen, besser zu arbeiten, indem sie eine gemeinsame Datenquelle für alle Teile des Unternehmens schaffen und aktuelle Abteilungsdaten mit Finanz- und Buchhaltungsteams teilen, um die Genauigkeit und Effizienz in den Bereichen Budgetierung, Prognose, Berichterstattung, Beschaffung, Projektmanagement, Governance, Risiko und Compliance zu verbessern.

Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) bietet zahlreiche integrierte Funktionen, die Organisationen dabei helfen, Finanz- und Buchhaltungsprozesse zu automatisieren und die betriebliche Effizienz zu steigern, sowie Analysen, um auf Marktveränderungen zu reagieren und das Wachstum voranzutreiben. Als umfassende Suite integrierter Anwendungen ermöglicht Oracle Fusion Cloud ERP einen reibungslosen Datenfluss und eine einfachere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, wodurch die Transparenz und die Entscheidungsfindung verbessert werden. Die integrierten Analyse- und Reporting-Funktionen von Oracle Fusion Cloud ERP bieten Echtzeit-Einblicke in wichtige Indikatoren und ermöglichen es Unternehmen, ihre finanzielle Leistung zu überwachen, Trends zu erkennen und schnell fundierte Entscheidungen zu treffen. Interaktive Dashboards, anpassbare Berichte und prädiktive Analysen helfen dabei, die Reaktionsfähigkeit zu verbessern, während integrierte Compliance-Funktionen es Unternehmen ermöglichen, die regulatorischen Anforderungen, Branchenstandards und bewährten Verfahren im Auge zu behalten.

Häufig gestellte Fragen zur ERP für Finanzen und Buchhaltung

Wie kann ERP Ihr Finanzmanagement beeinflussen?
ERP-Software hilft Unternehmen, die Effizienz, Genauigkeit und Transparenz in den Bereichen Finanzen und Buchhaltung zu verbessern, und unterstützt sie dabei, ihre finanziellen Ziele zu erreichen und nachhaltiges Wachstum zu fördern.

Welche Aufgaben können ERP-Komponenten für Buchhaltung und Finanzen übernehmen?
Komponenten für Buchhaltung und Finanzen in einem ERP-System übernehmen unter anderem Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung des Hauptbuchs, der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, der Kassenführung, der Budgetierung und Prognose, der Berichterstattung und der Kostenrechnung.

Verwenden Buchhalter ERP-Systeme?
Buchhalter in verschiedenen Branchen verwenden bei ihrer täglichen Arbeit häufig ERP-Systeme, da die Software viele wesentliche Funktionen für die Prüfung und das Finanzmanagement bietet.