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Questions fréquentes

En quoi consiste un système de gestion d’approvisionnement?

Un système de gestion de l’approvisionnement gère l’évaluation, la sélection et la création des ententes formelles avec les fournisseurs. Il gère également les relations avec les fournisseurs en cours et les transactions d’achat de biens et de services. La solution assure une collaboration avec les comptes fournisseurs lors du cycle de l’approvisionnement au règlement grâce au traitement des factures des clients à des fins de paiement.

Contrôler les coûts Assurer la conformité. Améliorer la gestion des fournisseurs

Les entreprises investissent dans des solutions d’approvisionnement pour simplifier et automatiser les processus, de l’approvisionnement au règlement, tout en contrôlant les coûts en dirigeant les achats vers les fournisseurs approuvés. Un système de gestion de l’approvisionnement efficace offre les avantages suivants :

  • Augmentation de l’influence sur les dépenses − Les organisations d’approvisionnement éprouvent encore des difficultés avec les achats qui ont lieu hors du processus officiel et des politiques. Les solutions d’approvisionnement favorisent des achats conformes en facilitant la tâche aux employés pour trouver ce dont ils ont besoin et pour diriger les achats vers les fournisseurs autorisés. Ces systèmes mettent aussi en œuvre des politiques et des contrôles de gestion des dépenses avec les flux de bon de commande vérifiable qui assurent que les demandes sont dûment approuvées.
  • Amélioration de l’efficacité et automatisation des processus de l’approvisionnement au règlement − Des processus complexes empêchent les organisations d’approvisionnement d’offrir plus de la valeur stratégique à l’entreprise. Des solutions de gestion de l’approvisionnement standardisent, simplifient et automatisent les processus manuels traditionnels. Par conséquent, les approbations d’achat sont facilement gérées et les ressources sont libérées pour des activités plus stratégiques.
  • Amélioration de la gestion des fournisseurs − La qualification d’un fournisseur et l’évaluation de ses capacités, de sa viabilité et de sa conformité au code de conduite de l’entreprise sont essentielles. Des alertes avisent les professionnels de l’approvisionnement lorsque les qualifications d’un fournisseur expirent ou lorsque de nouvelles informations qui pourraient affecter les qualifications, les capacités et le profil de risque du fournisseur deviennent disponibles.
  • Normalisation du cycle de vie de contrat − Pendant les négociations, les évaluateurs de contrat peuvent repérer rapidement les écarts par rapport aux formulations standard afin de mettre en évidence les risques, d’apporter les changements nécessaires et d’obtenir les approbations requises avant la clôture de l’entente. Des alertes avisent les utilisateurs de l’expiration des contrats pour assurer un renouvellement en temps opportun et réduire les délais.

Avantages d’une solution d’approvisionnement moderne en nuage

Les progrès technologiques sont en train de transformer les pratiques commerciales traditionnelles en perturbant les marchés d’approvisionnement, en changeant les habitudes d’achat et en ajoutant de la complexité à la chaîne d’approvisionnement. Les organisations d’approvisionnement doivent répondre en prenant un rôle plus stratégique dans toutes les activités entourant les achats. Elles ont besoin de solutions qui sont adaptées à la tâche.

En passant au nuage, les systèmes de gestion de l’approvisionnement numérisent le processus, de l’approvisionnement au paiement, avec des fonctionnalités mobiles, sociales et analytiques intégrées, tout en présentant une expérience utilisateur plus riche et plus orientée client. Grâce aux technologies modernes intégrées, comme la collaboration, les analyses et une expérience utilisateur plus conviviales, les entreprises peuvent créer un système d’achat plus efficace afin de contrôler les dépenses d’employé, de réduire les risques associés aux fournisseurs et de faire des économies de coûts.

  • Soutien pour un effectif mobile − De nos jours, les employés et les gestionnaires utilisent des appareils mobiles pour faire leur travail. Les solutions d’approvisionnement en nuage modernes vous permettent d’utiliser ces appareils afin de simplifier les processus, de réduire les temps de latence et d’accélérer les approbations.
  • Collaboration efficace − Obtenez une visibilité complète sur l’ensemble du processus de l’approvisionnement au règlement et échangez des documents électroniques avec vos fournisseurs. Le processus d’approvisionnement intégré facilite la création de documents en temps réel, les révisions et les approbations. L’intégration de la collaboration sociale permet aux équipes de réaliser les travaux plus rapidement et plus efficacement.
  • Analyse intégrée − Augmentez la productivité grâce à des tableaux de bord conviviaux qui présentent clairement le contenu et qui soulignent les éléments sur lesquels il faut agir. Les conteneurs interactifs basés sur les rôles, nommés infolets, aident les utilisateurs à visualiser rapidement les renseignements de haut niveau, à passer en revue les détails pertinents et à prendre les mesures nécessaires. Les applications transactionnelles exploitent les analyses intégrées en contexte afin que les utilisateurs puissent rapidement décider des prochaines étapes dans un processus d’affaires.
  • Expérience utilisateur intuitive − Une expérience similaire à celle d’un client favorise la conformité de la gestion des achats et aide les employés à trouver ce qu’ils cherchent. La productivité est améliorée, car les utilisateurs sont en mesure de se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée.

Fonctions de base d’une solution d’approvisionnement en nuage

Les organisations d’approvisionnement stratégiques exigent des suites de logicielles intégrées qui incluent la gestion des fournisseurs, de l’approvisionnement, des contrats et des risques de manière proactive, sans oublier les capacités de traitement des transactions, de l’approvisionnement au paiement. Avec une solution d’approvisionnement, les entreprises peuvent tirer parti des informations importantes au moment de prendre les décisions, tout en gérant de manière proactive les activités courantes tout au long du cycle de vie de l’approvisionnement au paiement. Une solution de gestion de l’approvisionnement intégrée comprend les éléments suivants :

  • Gestion des fournisseurs −Un approvisionnement stratégique commence par la qualification des fournisseurs, avant d’entreprendre les négociations. Simplifiez la collecte et la surveillance des données du fournisseur afin de vous assurer que les fournisseurs soient conformes aux politiques de votre entreprise. Recueilliez des informations de qualification importantes grâce à des questionnaires internes et externes et à des profils en libre-service. Sélectionnez les meilleurs fournisseurs par l’évaluation des qualifications, des facteurs de risque et de la conformité aux politiques. Utilisez les capacités de médias sociaux intégrées pour collaborer plus efficacement et favoriser l’alignement commercial lors de la planification et de la création des documents de négociation. Recevez des alertes lorsque de nouvelles données disponibles pourraient avoir une incidence sur la gestion des fournisseurs, ses capacités ou ses facteurs de risque. Les équipes du fournisseur et de l’approvisionnement obtiennent en temps réel une visibilité complète des transactions ainsi que des activités d’approvisionnement actuelles et à venir.
  • Approvisionnement − Compiler et comparer manuellement les propositions des fournisseurs peut être très long et inefficace. Des processus de négociation et de sélection de fournisseurs plus intelligents mettent à profit les meilleures pratiques de négociation afin d’atteindre d’excellents résultats. La collaboration sociale intégrée facilite la combinaison des efforts visant à créer des documents de négociation plus efficacement. Les outils d’analyse d’attribution vous permettent d’évaluer rapidement les soumissions des fournisseurs en fonction de facteurs prédéterminés, tels que le prix, la qualité et la valeur. De la sorte, vous pouvez arriver à la meilleure attribution en fonction de vos exigences uniques.
  • Gestion de contrat − Une gestion de contrats efficace est essentielle. La création des contrats est rationalisée grâce à un procédé guidé qui utilise une bibliothèque de clauses préapprouvées, des modèles normalisés et une collaboration sociale intégrée. Un référentiel de contrats sécurisé et consultable, doté de fonctionnalités de suivi complet et d’historique de vérification, permet aux utilisateurs de localiser rapidement ce dont ils ont besoin. Les capacités de gestion de renouvellement automatique de l’approvisionnement fournissent des notifications rapides aux professionnels de l’approvisionnement concernant les contrats arrivant à expiration. Les analyses déterminent les écarts de contrat par rapport aux normes définies. Des flux de travaux imposent les approbations de document.
  • Demande d’achat − Les économies réalisées lors de la négociation sont rapidement perdues si ce que vous achetez n’est pas adéquatement encadré pendant le cycle de l’approvisionnement au paiement. Une solution moderne permet d’assurer que ces économies sont réalisées au moyen de politiques, de contrôles et d’approbations. Réduisez les achats hors contrat en donnant aux employés une expérience d’achat similaire à celle des consommateurs. Les fonctionnalités de recherche robustes, les formulaires intelligents, les listes d’achat et les expériences d’achat personnalisées permettent d’assurer que la tarification négociée et les conditions sont automatiquement appliquées aux catalogues du fournisseur et aux flux de travail d’approbation configurables, conçus pour le contrôle des dépenses et la réduction des coûts.
  • Paiement −Le traitement des factures des fournisseurs est souvent manuel, sujet à erreurs et chronophage. Une solution complète de l’approvisionnement au règlement automatise cette fonction critique. De la sorte, vous pourrez profiter de rabais pour paiement hâtif et garder les coûts sous contrôle. Cela comprend un puissant système de gestion de paiement qui fournit une transmission électronique, une conversion de bons de commande des fournisseurs et un balayage optique des factures. La validation de facture au niveau des lignes est entièrement automatisée pour un traitement plus rapide. Les exceptions sont gérées au moyen de la collaboration sociale pour le partage de documents afin d’accélérer les temps de résolution.
  • Achat − Les transactions de routine automatisées de l’approvisionnement au paiement, comme la création de bon de commande, vous libèrent afin de vous permettre de trouver de nouvelles occasions d’économies. Rationalisez le processus, tout en appliquant la tarification négociée et en assurant la conformité aux politiques. Créez des bons de commande à partir de demandes d’achat approuvées, sans intervention manuelle. Fournissez à vos acheteurs professionnels des connaissances sur les exceptions, les statuts et les actions requises. Communiquez avec vos fournisseurs à l’aide des outils de réseaux sociaux intégrés.

Oracle Procurement Cloud

Oracle Procurement Cloud modernise vos processus commerciaux d’approvisionnement afin que vous puissiez gérer de manière proactive les fournisseurs et les activités connexes tout au long du cycle de l’approvisionnement au règlement. Cette solution en nuage, complète et intégrée, transforme votre organisation d’approvisionnement afin de fournir des services d’approvisionnement rapides et conformes pour tous les aspects de votre organisation.

Tirez parti des capacités numériques, comme les analyses intégrées, la collaboration sociale et la prise en charge des appareils mobiles, de l’approvisionnement. Oracle Procurement Cloud vous permet de réduire les risques associés au fournisseur, de gérer l’approvisionnement façon plus efficace, de contrôler vos dépenses et d’améliorer les marges de profit de votre organisation.

Simple Une application intuitive stimule l’adoption des utilisateurs
Efficace La simplification des processus assure une plus grande productivité
Économies de coûts La solution permet d’augmenter les économies et de contrôler les coûts
Connecté Les équipes internes et vos fournisseurs pourront collaborer en toute transparence
Facile à utiliser Une expérience d’utilisateur similaire à celle des consommateurs assure une meilleure adoption