Was ist ein Beschaffungsmanagementsystem?

Was ist ein Beschaffungsmanagementsystem?

Ein Beschaffungsmanagementsystem verwaltet die Bewertung, Auswahl und Erstellung von formellen Vereinbarungen mit Lieferanten. Es verwaltet auch die laufenden Lieferantenbeziehungen und den transaktionsbezogenen Einkauf von Waren und Dienstleistungen, um den Source-to-Settle-Zyklus durch Vorbereitung von Lieferantenrechnungen zur Zahlung abzuschließen.

Kontrollieren Sie die Kosten. Setzen Sie die Compliance durch. Verbessern Sie das Lieferantenmanagement

Unternehmen investieren in Beschaffungslösungen, um den Source-to-Settle-Prozess zu rationalisieren und zu automatisieren, und steuern gleichzeitig die Kosten, indem sie Einkäufe an zugelassene Lieferanten leiten. Ein effektives Beschaffungsmanagementsystem bietet die folgenden Vorteile:

  • Mehr Einfluss auf die Ausgaben – Beschaffungsunternehmen haben nach wie vor Probleme mit dem Einkauf, der außerhalb formaler Prozesse und Richtlinien stattfindet. Beschaffungslösungen setzen einen konformen Einkauf durch, indem sie den Mitarbeitern die Suche nach dem benötigten Bedarf erleichtern und den Einkauf direkt an autorisierte Lieferanten richten. Diese Systeme implementieren außerdem Richtlinien und Kontrollen zur Verwaltung von Unternehmensausgaben mit überprüfbaren Bestellungsworkflows, um sicherzustellen, dass die Bestellanforderungen ordnungsgemäß genehmigt werden.
  • Effizienzsteigerung und Automatisierung des Source-to-Settle-Beschaffungsprozesses – Umständliche Prozesse verhindern, dass Beschaffungsorganisationen dem Unternehmen mehr strategischen Wert bieten. Beschaffungsmanagement-Lösungen standardisieren, rationalisieren und automatisieren traditionell manuelle Prozesse. Daher können Kaufgenehmigungen einfach verwaltet und Ressourcen für strategischere Aktivitäten freigegeben werden.
  • Verbesserung des Lieferantenmanagements – Die Qualifikation und Bewertung der Fähigkeiten, Tragfähigkeit und Einhaltung des Verhaltenskodex eines potenziellen Lieferanten ist von wesentlicher Bedeutung. Warnmeldungen informieren Beschaffungsfachleute, wenn die Qualifikationen eines Lieferanten auslaufen oder wenn neue Informationen verfügbar werden, die die Qualifikationen und Fähigkeiten des Lieferanten beeinflussen und sein Risikoprofil ändern können.
  • Standardisierung des Vertragslebenszyklus – Während der Verhandlungen können Vertragsprüfer schnell Abweichungen von der Standardsprache erkennen, um Risiken hervorzuheben, erforderliche Änderungen vorzunehmen und vor dem Abschluss erforderliche Genehmigungen zu erhalten. Benutzer werden mit Benachrichtigungen über auslaufende Verträge informiert, um eine rechtzeitige Verlängerung zu gewährleisten und Verzögerungen zu minimieren.

Vorteile einer modernen, cloudbasierten Beschaffungslösung

Fortschritte in der Technologie verändern die traditionellen Geschäftspraktiken, indem sie die Liefermärkte beeinflussen, das Kaufverhalten der Kunden ändern und die Komplexität der Supply Chain erhöhen. Beschaffungsorganisationen müssen darauf reagieren, indem sie bei allen Aktivitäten rund um den Einkauf eine strategischere Rolle übernehmen. Sie brauchen Lösungen, die der Aufgabe gewachsen sind.

Durch den Umzug in die Cloud digitalisieren Beschaffungsmanagementsysteme Prozesse von der Beschaffung bis zur Zahlung mit eingebetteten mobilen, sozialen und analytischen Fähigkeiten und einer umfassenderen Benutzererfahrung wie für Verbraucher. Mit modernen Technologien wie integrierter Zusammenarbeit, eingebetteten Analysen und einer intuitiveren Benutzererfahrung können Unternehmen ein effektiveres Einkaufssystem einrichten, um die Ausgaben der Mitarbeiter zu kontrollieren, das Lieferantenrisiko zu reduzieren und Kosteneinsparungen zu verbessern.

  • Unterstützung für eine mobile Belegschaft – Heute verwenden Mitarbeiter und Manager für ihre Arbeit mobile Geräte. Dank moderner Cloud-Beschaffungslösungen können Sie diese Geräte nutzen, um Prozesse zu rationalisieren, Wartezeiten zu reduzieren und schnellere Genehmigungen zu ermöglichen.
  • Effiziente Zusammenarbeit – Erhalten Sie vollständige Visibilität für den gesamten Source-to-Settle-Prozess und tauschen Sie Dokumente und Nachrichten elektronisch mit Ihren Lieferanten aus. Integrierte Beschaffungsprozesse erleichtern das Erstellen, Durchsuchen und Genehmigen von Dokumenten in Echtzeit. Durch die eingebettete Zusammenarbeit über Social Media können Teams Aufgaben schneller und effektiver erledigen.
  • Eingebettete Analyse – Steigern Sie die Produktivität mit benutzerfreundlichen Dashboards, die Informationen übersichtlich darstellen und umsetzbare Inhalte hervorheben. Interaktive, rollenbasierte Container, so genannte Infolets, helfen Benutzern, Informationen auf hoher Ebene zu visualisieren, relevante Details zu überprüfen und Maßnahmen zu ergreifen. Transaktionsanwendungen nutzen eingebettete Analysen im Kontext, sodass Benutzer schnell über die nächsten Schritte eines Geschäftsprozesses entscheiden können.
  • Intuitive Benutzerfreundlichkeit – Eine Benutzererfahrung wie für Verbraucher erzwingt die Einhaltung des Einkaufsmanagements und erleichtert es den Mitarbeitern, zu finden, was sie brauchen. Die Produktivität wird verbessert, da sich Benutzer auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.

Kernfunktionalität einer cloudbasierten Beschaffungslösung

Strategische Beschaffungsorganisationen fordern integrierte Suiten, die Lieferantenmanagement, Beschaffung, Vertragsmanagement und proaktive Risikomanagement mit Transaktionsfunktionen von der Beschaffung bis zur Zahlung kombinieren. Mit einer umfassenden Beschaffungslösung können Unternehmen wichtige Informationen zur Entscheidungsfindung nutzen und laufende Aktivitäten während des gesamten Source-to-Settle-Lebenszyklus proaktiv verwalten. Eine integrierte, cloudbasierte Beschaffungsmanagementlösung besteht aus den folgenden Komponenten:

  • Lieferantenmanagement – Die strategische Beschaffung beginnt mit der Qualifizierung der Lieferanten, bevor Verhandlungen aufgenommen werden. Vereinfachen Sie die Erfassung und Überwachung von Lieferantendaten, um sicherzustellen, dass die Lieferanten die Unternehmensrichtlinien einhalten. Sammeln Sie wichtige Informationen zur Lieferantenqualifizierung durch interne und externe Fragebögen und Self-Service-Profile. Wählen Sie die besten Lieferanten aus, indem Sie Lieferantenqualifikationen, Risikofaktoren und Richtlinieneinhaltung bewerten. Verwenden Sie eingebettete Social Media, um effektiver zusammenzuarbeiten und eine geschäftliche Ausrichtung bei der Planung und Erstellung von Verhandlungsdokumenten zu erreichen. Erhalten Sie Warnmeldungen, wenn neue Informationen verfügbar werden, die das Lieferantenmanagement, die Funktionen oder Risikofaktoren beeinflussen können. Lieferanten und Einkaufsteams erhalten in Echtzeit vollständige Visibilität für Transaktionen sowie aktuelle und bevorstehende Beschaffungsaktivitäten.
  • Beschaffung – Das manuelle Zusammenstellen und Vergleichen von Lieferantenvorschlägen kann zeitaufwändig und ineffektiv sein. Intelligentere Verhandlungen und Lieferantenauswahl nutzen Best Practices bei der Verhandlung, um Geschäftsergebnisse zu erzielen. Durch die eingebettete Social Collaboration ist es einfach, die Anstrengungen zu kombinieren, um effektivere Verhandlungsdokumente zu erstellen. Mithilfe von Tools zur Vergabeanalyse können Sie Angebote von Anbietern anhand vorher festgelegter Faktoren – wie Preis, Qualität und Wert – schnell bewerten, sodass Sie die bestmögliche Vergabe erzielen, die auf Ihren individuellen Geschäftsanforderungen basiert.
  • Vertragsmanagement Effektives Vertragsmanagement ist entscheidend. Die Vertragserstellung wird durch geführte Erstellung optimiert, die Bibliotheken mit vordefinierten Klauseln, standardisierte Vorlagen und eingebettete Social Collaboration verwendet. Durch ein sicheres, durchsuchbares Vertragsrepository mit vollständigem Tracking- und Prüfprotokoll können Benutzer schnell finden, was sie benötigen. Automatisierte ErneuerungsmanagementfFunktionen informieren Beschaffungsfachleute frühzeitig über auslaufende Verträge. Durch Analysen werden Vertragsabweichungen von definierten Standards identifiziert. Überprüfbare Workflows setzen Dokumentgenehmigungen durch.
  • Anforderung —– Die ausgehandelten Einsparungen gehen schnell verloren, wenn der Kauf während des Zyklus von der Beschaffung bis zur Zahlung nicht ordnungsgemäß reguliert wird. Eine moderne Lösung stellt sicher, dass diese Einsparungen durch Geschäftsrichtlinien, Kontrollen und Genehmigungen erzielt werden. Reduzieren Sie die außervertraglichen Aufwendungen, indem Sie den Mitarbeitern eine Kauferfahrung wie für Verbraucher ermöglichen. Robuste Suchfunktionen, intelligente Formulare, Einkaufslisten und personalisierte Einkaufserlebnisse stellen sicher, dass ausgehandelte Preise und Bedingungen automatisch durch Lieferantenkataloge und konfigurierbare Genehmigungsabläufe erzwungen werden, die die Ausgaben steuern und die Kosten senken.
  • Zahlung Die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen erfolgt häufig manuell und ist fehleranfällig und zeitraubend. Eine umfassende Source-to-Settle-Lösung rationalisiert und automatisiert diese wichtige Funktion und hilft Ihnen, Rabatte für vorzeitige Zahlungen zu nutzen und die Kosten unter Kontrolle zu halten. Dazu gehört ein robustes Zahlungsverwaltungssystem, das elektronische Übermittlung, „PO-Fliping” von Lieferanten und Scannen optischer Rechnungen ermöglicht. Die Rechnungsprüfung auf Positionsebene ist vollständig automatisiert und kann so schneller verarbeitet werden. Ausnahmen werden durch Social Collaboration mit Dokumentenfreigabe verwaltet, um die Lösungszeiten zu beschleunigen.
  • Einkauf — Durch die Automatisierung von routinemäßigen Transaktionen von der Beschaffung bis zur Zahlung wie z. B. Bestellung anlegen , haben Sie Kapazitäten frei, um nach neuen Einsparmöglichkeiten zu suchen. Rationalisieren Sie den Prozess. Setzen Sie dabei ausgehandelte Preise durch und sorgen Sie für die Einhaltung der Richtlinien. Erstellen Sie ohne manuelle Eingriffe Bestellungen aus genehmigten Anforderungen. Stellen Sie Ihren Einkäufern Daten in Bezug auf Ausnahmen, Status und erforderliche Maßnahmen zur Verfügung. Kommunizieren Sie mit Ihren Lieferanten mithilfe von eingebetteten sozialen Tools.

Oracle Procurement Cloud

Oracle Procurement Cloud modernisiert die Beschaffungsprozesse, sodass Sie Lieferanten und Aktivitäten proaktiv während des gesamten Source-to-Settle-Zyklus abwickeln können. Mit dieser umfassenden, integrierten und cloudbasierten Lösung können Sie Ihre Beschaffungsorganisation umstellen, um schnelle und konforme Beschaffungsdienste für alle Bereiche Ihres Unternehmens bereitzustellen.

Durch die Nutzung digitaler Funktionen wie Embedded Analytics, Social Collaboration und mobile Geräte können Sie mit Oracle Procurement Cloud das Lieferantenrisiko reduzieren, effektiver einkaufen, Ausgaben kontrollieren und die Gewinnspannen Ihres Unternehmens verbessern.

Einfach Intuitive Anwendungen sorgen für eine schnelle Einführung bei den Nutzern
Effizient Vereinfachte Prozesse sorgen für mehr Produktivität.
Kosteneinsparungen Erhöhen Sie die Einsparungen und kontrollieren Sie die Kosten.
Vernetzte Nahtlose Zusammenarbeit mit internen Teams und Ihren Lieferanten
Schnell Rationalisieren Sie den Source-to-Settle-Prozess
Benutzerfreundlich Konsumentenähnliche Benutzerfreundlichkeit sorgt für die Akzeptanz.