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¿Qué es ERP de pequeñas empresas (SMB)?

Para muchas pequeñas y medianas empresas (pyme), evaluar las soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP) puede parecer una tarea difícil. Pero todo se reduce a una pregunta: ¿está tu sistema actual apoyando tus objetivos de negocio? ¿O te está frenando?

Para seguir creciendo, las pymes deben evolucionar de hojas de cálculo, soluciones de software locales y soluciones de punto de nube limitadas. Para tener éxito en el entorno global, rápido y digital actual, las pymes deben adoptar un enfoque moderno para las finanzas y operaciones con su selección de ERP. Pero, ¿qué es un "ERP moderno"? ¿Es una solución para SMB ERP?

Cómo afectan las distracciones tácticas a los objetivos estratégicos de negocio de las pymes

El objetivo último de muchas pymes es convertirse en una empresa más grande. Este objetivo aspiracional puede requerir adquisiciones, expansión en nuevas geografías regionales, nacionales o globales, adición o evolución de nuevos productos o servicios, enfoques de distribución adicionales o la adopción de nuevos modelos de negocio, como suscripciones o franquicias. Para la mayoría de las empresas medianas, la estrategia para lograr el crecimiento es un enfoque múltiple que implica múltiples combinaciones de todas estas actividades. Sin embargo, no importa cuál sea el plan de acción, la capacidad de ejecutarse con rapidez es fundamental para cumplir objetivos de crecimiento y, con suerte, superarlos.

Sin embargo, los objetivos estratégicos de una compañía a menudo se mantienen al día con la realidad en forma de aplicaciones y tecnologías empresariales obsoletas que consumen recursos de TI e interfieren con la productividad de los trabajadores.

Por ejemplo, cuando una SMB tiene varias aplicaciones de software locales para ejecutar su negocio, el personal de TI y los partners dedican tiempo a tratar actividades importantes, pero mundanas, que implican copias de seguridad de datos, planificación y pruebas de recuperación ante desastres, aplicación de parches de seguridad y una gran cantidad de actualizaciones. Estas actividades crean múltiples distracciones continuas que mantienen a los departamentos de TI (internos o contratados) de tareas más estratégicas que podrían ayudar a las empresas a innovar y hacer crecer el negocio.

Por este motivo, las pymes están adoptando cada vez más un enfoque integral "enfoque centrado en la nube". Con las aplicaciones ERP en la nube, las pymes adquieren la mayor parte de las responsabilidades de la planificación de la recuperación ante desastres, la gestión de datos, la aplicación de parches, la actualización y la mayoría de las demás actividades de TI tácticas a su proveedor en la nube. Esto, a su vez, libera un valioso talento de TI para lograr objetivos estratégicos más importantes. Además, con un enfoque centrado en la nube, las pymes pueden crecer con confianza, sabiendo que los datos y sistemas están disponibles y seguros veinticuatro horas al día, siete días a la semana a través de su proveedor.

ERP en la nube como ventaja competitiva y ecualizador

Además de cambiar las actividades básicas de finanzas y operaciones de un enfoque táctico a estratégico, las pymes que adoptan un enfoque centrado en la nube para ERP obtienen dos ventajas adicionales:

1.Ventaja competitiva con respecto a otras SMB

Cuando una SMB utiliza aplicaciones en la nube para tareas empresariales básicas, sus equipos pueden poner más énfasis y centrarse en los objetivos de crecimiento. Cuando compite contra otras SMB que operan en su espacio, esto ofrece una ventaja competitiva.

2.Equalizador competitivo con grandes empresas

A menudo, una SMB perseguirá la cuota de mercado o las ideas dominadas por las grandes compañías, muchas de las cuales ya están transformando sus empresas mediante el uso de aplicaciones en la nube. En lugar de crear su propia pila de tecnología, las empresas más grandes están ahorrando dinero en su infraestructura de TI y haciendo que sus negocios sean más racionalizados, ágiles y seguros. Con un enfoque centrado en la nube, las pymes pueden aprovechar las mismas aplicaciones e infraestructura que utilizan actualmente sus competidores más grandes. Y si esas grandes empresas aún no han adoptado aplicaciones en la nube, entonces una SMB gana otra ventaja competitiva.

SMB ERP: desafíos y oportunidades de negocio

Las PYME se enfrentan a la misma presión financiera y de talento que sus homólogos más grandes. Sin embargo, las PYME pesan y priorizan los problemas de manera diferente, ya que sus objetivos y objetivos descendentes se centran en ganar cuota de mercado, utilizar la innovación para desarrollar servicios y productos, la rápida expansión geográfica y generar interrupciones, todo ello mientras contratan y emplean a los mejores talentos y otros recursos. La protección de los márgenes y la prevención de los problemas del flujo de caja siguen siendo importantes para las PYME en comparación con sus competidores más grandes, ya que las PYME tienen menos recursos financieros y humanos a su disposición, pero las prioridades se centran en el crecimiento, la flexibilidad y la innovación.

Si bien los ingresos y los costos contribuyen a las presiones empresariales de las PYME, la principal preocupación es ejecutar las expectativas de crecimiento. ¿Por qué? Dado que, en general, el crecimiento es un signo positivo para cualquier negocio, el éxito a largo plazo es especialmente importante para las pymes que están promoviendo la capacidad de su empresa de crear una base sólida para ofrecer una rápida expansión empresarial a través de la innovación y aumentar la cuota de mercado. Evitar errores es clave. Y asumir el riesgo operativo: podría arruinar permanentemente una oportunidad de crecimiento. Por este motivo, es igualmente importante que una SMB se asegure de que dispone de los sistemas de TI de backend que podrán apoyar su crecimiento futuro.

Por este motivo, el ERP en la nube es fundamental para cualquier PYME que se centre en el crecimiento. Para la mayoría de las empresas, pero especialmente para las pyme, la financiación de CapEx es limitada. Cuando las pymes aprovechan un plan de ERP centrado en la nube, ofrecen sus capacidades financieras y de operaciones con un modelo de presupuestación mensual OpEx que se amplía con su crecimiento y consume lo que necesitan cuando lo necesitan. En lugar de desplegar o gestionar sistemas locales que dependen de fondos CapEx limitados y detallados, las pymes pueden crecer y pagar por su ERP según sea necesario. Esto libera CapEx para las inversiones críticas en equipos nuevos, instalaciones añadidas y actividades de I+D centradas en alcanzar los objetivos de crecimiento de las pyme. Y esto adquiere aún más importancia cuando se necesita el servicio Cap-Ex para actualizar sistemas locales obsoletos con numerosas personalizaciones, integraciones y conflictos de datos.

Las PYME también se enfrentan al desafío de compartir eficazmente información financiera. Con frecuencia, los elementos fundamentales de un sistema de contabilidad de SMB utilizan procesos que evolucionaron a partir de hojas de cálculo manuales y basadas en papel. Esta falta de colaboración financiera también impulsa las funciones empresariales aisladas. Pero si una pymes transforma sus operaciones con ERP en la nube, los procesos financieros se optimizan. Y lo que es más importante, establecen una única versión de la verdad para la contabilidad y los datos en toda la empresa. Esto por sí solo puede ser una ventaja competitiva con respecto a otras pymes competidoras y rivales empresariales de mayor tamaño que están luchando con sistemas financieros dispares.

Dado el ritmo vertiginoso de los entornos empresariales actuales, la capacidad de elaborar informes predefinidos y de generar resultados puntuales es mucho más que una mera comodidad: es un requisito indispensable para cualquier software de gestión financiera. Si a esto se añaden las necesidades de análisis exhaustivo de datos, visualización de información, mayor visibilidad operativa e informes detallados, las empresas no tardarán en darse cuenta de que su solución de software de ERP debe poder interactuar fácilmente con sistemas de elaboración de informes avanzados, como es el caso de las soluciones de gestión del rendimiento empresarial (EPM).

Sin embargo, la entrada en la nube puede parecer desalentadora para una SMB. Para muchas PYME, el crecimiento a veces ocurre más rápido y rápido de lo previsto, lo que dificulta determinar con precisión cómo aprovechar ERP en la nube.

Las completas soluciones en la nube ofrecen capacidades mucho más allá de los mejores sistemas locales que rastrea sus raíces del siglo pasado. Pero la buena noticia es que debido a la gran cantidad de características y funcionalidades de las aplicaciones de software como servicio (o SaaS), muy pocas empresas, independientemente de su tamaño, comienzan con una solución completa de ERP en la nube; la mayoría agrega capacidades a medida que surgen las necesidades.

Las cambiantes necesidades de los clientes también son una fuerza disruptiva para las pymes, ya que los usuarios profesionales esperan, si no lo exigen, que sus aplicaciones de trabajo sean similares, si no mejores, a lo que experimentan en su vida personal. Esta es otra área en la que la solución moderna de ERP en la nube ofrece a las pymes ventajas empresariales claras. Dado que el ERP en la nube suele estar diseñado con las mismas tecnologías actualizadas que impulsan experiencias de consumidor modernas para aplicaciones móviles y de escritorio, las pymes pueden ofrecer al instante experiencias de usuario mejoradas a sus empleados y clientes.

9 signos de que tu sistema ERP no puede soportar el crecimiento

Las nuevas tecnologías de última generación, como la IA, el aprendizaje automático, los bots conversacionales y la automatización de procesos, están cambiando el funcionamiento de las finanzas. Al migrar a un sistema ERP basado en la nube, puedes acceder a las capacidades de estas tecnologías para obtener eficiencia y mejorar la toma de decisiones.

Pero, ¿cómo sabe que su sistema ERP actual no está diseñado para crecer? Responde a las siguientes preguntas sobre el entorno financiero y operativo de tu gestión interna actual para averiguar si tu sistema ERP existente le retiene:

1. ¿Los datos se descargan y se vuelven a introducir manualmente en otros sistemas, especialmente en hojas de cálculo de Excel?
2. ¿Las líneas de negocio confían en los datos y hay una única fuente de datos?
3. ¿Se ha detenido la toma de decisiones, ya que los datos se cuestionan o no se ven en tiempo real?
4. ¿Se utilizan hojas de cálculo más que el sistema ERP actual?
5. ¿Parece que el cierre de los libros tarda siempre (semanas en lugar de días)?
6. ¿Pueden sus equipos soportar nuevos modelos de ingresos o métodos de planificación, presupuestación y previsión?
7. ¿Tu sistema ERP es una recopilación conjunta de soluciones puntuales de diferentes proveedores con varias integraciones internas o de terceros?
8. ¿Las quejas de experiencia de cliente están aumentando?
9. ¿Te ocupas de alguno de los siguientes aspectos: Skyrocketing, costos de soporte del sistema ERP? ¿Fin de la vida útil de su actual soporte de productos de ERP? ¿Viene pronto una actualización de ERP necesaria?

Objetivos de SMB ERP

Para la mayoría de las PYMES, el crecimiento y la cuota de mercado son los objetivos principales alimentados con un enfoque de tipo láser singular, no son los únicos objetivos que las PYMES cuidan, no de lejos. Otra preocupación importante es la rentabilidad. Aunque las PYMES a menudo logran una mejora de los márgenes debido a la escala y el volumen, sigue siendo imprescindible conocer todos los costos de productos y servicios, gestionar los gastos de forma rigurosa, evaluar los procesos y procedimientos de compras directos e indirectos y trabajar con los presupuestos establecidos mediante previsiones, planificación y análisis continuos.

Las PYMES no pueden darse el lujo de quedar rezagadas a medida que las nuevas prácticas, como el acceso móvil, el comercio electrónico, los big data y la IA, comienzan a asumir el panorama empresarial competitivo. La modernización de los sistemas de negocio sigue siendo una responsabilidad permanente de las PYME. La adopción de nuevas tecnologías les permitirá competir en un mercado en constante cambio.

El servicio al cliente es igualmente importante para cada SMB. Aumentar la rentabilidad manteniendo los sistemas actualizados y actualizados ayuda a proporcionar el marco y la gobernanza para cada negocio de pyme. La modernización de los sistemas de software permite a las empresas con un enfoque centrado en el cliente factorizar las necesidades de sus clientes en decisiones e inversiones. La mejor forma de atender a los clientes variará en función de la compañía, pero suele ser una combinación de marca, productos, servicios o alguna capacidad única que una compañía pueda tener en su sector.

Factores clave de éxito de ERP para pequeñas y medianas empresas

Las pequeñas y medianas empresas se enfrentan a lo que debería ser un sistema ERP moderno y a la funcionalidad específica que debe proporcionar. Para cualquier PYME que se centre en un rendimiento financiero sólido y en el crecimiento del negocio, estos son los requisitos clave que definen un sistema de ERP moderno. Proporcionan un gran punto de partida para cualquier conversación sobre el despliegue de un ERP moderno:

  • Aplicaciones financieras básicas que incluyen contabilidad general, cuentas por pagar (AP) y cuentas por cobrar (AR) para realizar un seguimiento de los gastos de las cuentas, los balances generales, los informes de pérdidas y ganancias, el ciclo de la orden al cobro del cliente (OTC) y el ciclo de compra del proveedor al pago (P2P).
  • Procesos líderes en el sector para integrar soluciones adicionales para la gestión de proyectos, la gestión de personal y los conceptos fundamentales de recursos humanos.
  • Un sistema claro y auditable para la gestión de costos del producto, el mantenimiento de un repositorio común para KPI e informes, y el control de la seguridad a través del acceso al sistema de empleados basado en roles.
  • Capacidades para supervisar la conformidad con las normativas, la calidad de los datos y el estado de todos los sistemas.
  • Procesos multifuncionales y procedimientos estandarizados entre operaciones, servicio al cliente, logística, finanzas y ventas para apoyar la colaboración en tiempo real entre departamentos o divisiones.
  • Finanzas integradas de forma nativa con CRM, comercio electrónico, portales de autoservicio de clientes y proveedores, planificación y presupuestos, análisis de negocio, gestión de pedidos, planificación de la cadena de suministro, fabricación y otras capacidades según sea necesario.

Soluciones de software de SMB ERP

Cuando se trata de por qué es probable que las empresas cambien o actualicen sus sistemas ERP, hay muchos controladores. Aprovechar las capacidades y funciones más recientes encabeza la lista.

A medida que el negocio crece para una SMB, el manejo de un mayor volumen de transacciones, la velocidad de información acelerada y los nuevos requisitos de procesos pueden exigir la adición de funcionalidad. La facilidad de uso es clave para atraer a los empleados y clasificarlos en segundo lugar en la lista. La prioridad es que la solución ERP debe realizar el trabajo y, al mismo tiempo, ser fácil e intuitiva de utilizar.

Basándose en su oferta de negocio, la flexibilidad de las pyme debe permitir la rentabilidad y el crecimiento, con dos objetivos de negocio esenciales. La flexibilidad es igualmente importante para la propia solución de planificación de recursos empresariales, así como para su despliegue.

En pocas palabras, si un sistema ERP no satisface las necesidades empresariales actuales de su empresa, es hora de cambiar. Las empresas en esta situación deben reconsiderar toda su estrategia de TI y sistemas si desean alcanzar sus objetivos. Un enfoque de ERP basado en la nube (uno con un proveedor que puede manejar el crecimiento y el soporte de integración) es la mejor solución viable. Las opciones varían, pero un enfoque prudente es centrarse en la flexibilidad y la seguridad.

Soluciones de finanzas para empresas pequeñas y medianas

La adopción de ERP suele empezar con soluciones financieras. Al igual que las grandes empresas, las pymes requieren un medio para realizar un seguimiento de los costos con respecto a las cuentas, los balances generales y la generación de pérdidas y ganancias, así como la funcionalidad del libro mayor. Cuatro de los procesos de ERP más comunes que las pymes adoptan inicialmente incluyen las cuentas a pagar, las cuentas a cobrar, el libro mayor y las nóminas. Las cuentas a pagar y las cuentas a cobrar son dos procesos que las pymes utilizan para conectarse con los clientes y proveedores. Cuentas por cobrar cubre el proceso de la orden al cobro en el cliente (tomar órdenes, entregar un producto o servicio, facturar y cobrar el pago del cliente). Las cuentas por pagar gestionan las transacciones con proveedores.

Las cuentas por pagar son clave para el proceso de la compra al pago o de la negociación a la liquidación, implican solicitar productos o servicios a un proveedor e incluyen recepción, procesamiento de facturas y pago. La contabilidad general es la columna vertebral de cualquier sistema contable.

Otras áreas de solución que también están cobrando importancia en la gestión financiera con SMB incluyen la gestión de gastos, compras, inventario y gestión de proyectos.

Aplicaciones administrativas y funcionales

Además de las aplicaciones financieras comunes, las pyme deben esperar que su sistema ERP incluya aplicaciones administrativas y funcionales básicas.

La funcionalidad principal de RR. HH. también puede formar parte de algunos sistemas ERP; esta es otra área que las pymes podrían subcontratar inicialmente. A medida que crecen, pueden buscar una solución de RR. HH. que se integre bien en su ERP.

El software básico de gestión de personal permite a las compañías pronosticar la demanda de mano de obra y de carga de trabajo; definir y asignar programas para cumplir los objetivos de negocio; capturar el tiempo trabajado, las ausencias y otros datos de mano de obra; realizar un seguimiento del cumplimiento de los programas y la productividad; y cumplir las leyes laborales y las reglas de pago. A medida que los requisitos de gestión e informes de mano de obra se vuelven más complejos, el siguiente paso podría ser aprovechar la gestión de personal o una solución de tiempo y mano de obra integrada con el sistema ERP.

Además, a medida que las empresas de todos los tamaños compiten por soluciones de talento en la nube que no solo mejoran la contratación, sino que mejoran la experiencia general de los empleados, que contribuye a la retención, son cada vez más importantes. Juntas, estas soluciones de gestión de empleados aumentan la necesidad de aplicaciones integrales que colaboren en la selección, la incorporación, el desarrollo profesional, la nómina y los beneficios.

Procesos básicos de control operativo

Además de las aplicaciones administrativas y de contabilidad financiera, hay muchas otras capacidades relacionadas con los controles, los procesos, la visibilidad y la integración que las pyme tienen más probabilidades de adoptar.

Si bien las pyme suelen indicar que su objetivo general es el crecimiento, la rentabilidad y el control de costos sigue siendo importante, ya que es imposible operar con confianza sin tener visibilidad de los costos implicados. En algún momento, ninguna SMB puede sobrevivir sin entender y luego controlar sus costos.

Con ERP basado en la nube, las pymes pueden obtener un sistema de negocio integrado que proporciona un sistema de registro completo y auditable para la organización y establecer una versión de la verdad. Las soluciones de ERP en la nube facilitan la comunicación y la colaboración al eliminar los silos de datos y los procesos desconectados. Un repositorio central para métricas de rendimiento y KPI disponibles bajo demanda refuerza este enfoque. Poner la información en manos de las personas adecuadas, en función de sus funciones y responsabilidades, también establece el control. Garantizar que las personas adecuadas tengan acceso a la información que necesitan es vital, para que puedan tomar decisiones informadas de manera oportuna.

A medida que las organizaciones crecen y se amplían, es fundamental garantizar que los canales estén implantados para facilitar el flujo de información. Las soluciones de ERP integran diferentes departamentos (operaciones, servicio al cliente, logística, ventas y finanzas). Tener departamentos estrechamente integrados con un modelo de datos común elimina el tiempo que se desperdicia en la verificación y la corrección de errores entre silos que anteriormente existían. El resultado es un flujo de información más rápido y una mejor colaboración entre departamentos y departamentos.

¿Por qué elegir la nube para tu ERP?

Cuando los líderes de pequeñas y medianas empresas evalúan lo que necesitan de su sistema ERP para gestionar mejor sus finanzas y operaciones, las perspectivas serán inicialmente diferentes según el historial, la formación, la disciplina y el rol de cada empleado en el negocio. Sin embargo, aunque las respuestas variarán al principio, las empresas pequeñas y medianas suelen llegar a la misma conclusión al evaluar sus opciones para una solución ERP moderna. Para muchas pymes, un enfoque basado en la nube de ERP es la solución adecuada. Al estandarizar en una única plataforma en varios departamentos, ERP basado en la nube aborda los problemas de integración de las organizaciones que tienen problemas para fusionar las soluciones heredadas y de primera clase.

ERP en la nube simplifica la integración dentro de la función financiera y en las diferentes líneas de negocio. No solo eso, los ERP basados en la nube pueden acceder directamente al cliente, proporcionando la base necesaria para ofrecer las funciones de autoservicio que encantan los clientes.

Las pymes deben tener la agilidad necesaria para expandirse según sea necesario. A menudo seleccionan la nube porque ofrece una solución ERP que se amplía fácilmente. La migración a la nube también elimina gran parte del costo para gestionar los sistemas de ERP locales. Las pymes necesitan una solución que se pueda integrar fácilmente y evite costosas actualizaciones, así como una que ofrezca una seguridad constante de resistencia industrial para todos sus datos.

Igualmente importante, una solución de ERP en la nube reduce la necesidad de retener a un personal de TI que "mantenga encendidas las luces". Esto permite a las PYME utilizar sus recursos de TI para tareas más estratégicas centradas en el crecimiento del mercado y otras iniciativas empresariales.

Para mantenerse a la vanguardia de la competencia, tu pequeña o mediana empresa necesita más que ERP local. Necesitas mejores prácticas integradas, funcionalidad actualizada y las últimas tecnologías transformadoras proporcionadas a través de una infraestructura en la nube global líder del sector. El conjunto de soluciones ERP en la nube de Oracle es la solución más completa y ampliable disponible hoy en día y está clasificado como líder del mercado por analistas clave. Oracle Cloud ERP es una solución SMB probada con más de 8500 clientes globales de cualquier tamaño que se encuentran en todos los sectores que utilizan cada proceso de negocio crítico de ERP. Con Oracle Cloud ERP, tu SMB obtiene una ventaja competitiva que ayuda a toda su organización a impulsar el crecimiento y la rentabilidad del mercado.

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