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什么是采购管理?

采购管理又称寻源到结算流程,其中包含评估、选择和创建正式合同协议,以及管理公司的持续性供应商关系。

采购是一个复杂的职能,涉及许多相互关联的活动。采购管理流程包括商品和服务的事务性采购,还与应付账款集成,通过提供支持性文档来帮助企业处理供应商发票,完成寻源到结算工作。

 

基于云的采购解决方案的核心功能

在日益复杂的动态市场中,企业需要敏捷的工具来改进采购流程。越来越多的战略采购组织开始采用基于云的集成应用套件,将供应商管理、寻源、合同管理、主动风险管理与事务性采购到付款功能结合在一起。

借助全面的采购解决方案,企业可以利用关键信息来制定决策,同时主动管理整个寻源到结算周期中正在进行的活动。云端集成式采购管理解决方案包含以下要素:

供应商管理

战略采购的第一步是在谈判之前对供应商进行资格认定,即收集、评估和监视供应商数据,以确保供应商符合企业政策要求。借助采购管理软件,您可以通过内部和外部问卷调查以及自助建档,收集重要的供应商资格信息。通过评估供应商资格、风险因素和政策合规性来选择出色的供应商。

通过基于云的解决方案,采购团队可以主动管理供应商关系。在设计和创建谈判文档时,采购团队可以通过嵌入式社交消息传递,更有效地开展协作,确保一致性。一旦有可影响供应商管理、供应商能力或风险因素的新信息,团队也能及时收到提醒。供应商和采购团队可以实时了解各项事务以及当前和即将发生的寻源活动。

寻源

定义需求并手动整合和对比各个供应商的出价不仅会耗费大量时间,还可能会出错,甚至会造成重要采购任务的延迟。

智能化的文档拟定、谈判协商和供应商选择流程可利用谈判优秀实践来提升盈利能力。通过其嵌入式社交协作,各方可以协力创建更高效的谈判文档。借助回报分析工具,企业可以基于独特业务需求和相关预定义因素(如价格、质量和价值),快速评估供应商出价。

合同管理

高效的合同管理至关重要。然而手动流程耗时长久,无法满足企业需求。有了现代采购管理系统,企业可以充分利用预批准的条款库、标准化模板和嵌入式社交协作功能,通过引导式创作来简化合同创建。

合同管理流程的标准化和自动化可助您快速创建高质量的合同。您可以在全面了解合同的同时控制成本,利用分析功能识别拟议合同与定义标准之间的语言偏差,并通过可审计的工作流执行文档审批。此外,安全、可搜索的合同信息库包含完整的跟踪和审计历史,让用户能够快速找到所需信息。自动续签管理功能将提前通知采购团队有哪些合同即将到期,让团队可以主动采取必要措施并避免潜在风险。

请购

在采购到付款周期中,如果未对采购进行适当监管,则谈判中议定的节省将无法实现。对此,现代采购管理软件可有效实施业务政策,通过控制和审批来确保实现拟议节省。

如果要减少合同外支出,企业需要为员工提供和消费者一样的自助采购体验,让员工通过用户友好的体验,轻松快速地浏览和购买产品或服务,而无需经过任何培训。强大的搜索功能、智能表单、购物清单和个性化购买体验,也能确保在供应商目录和可配置审批工作流中自动执行议定定价和条款,从而控制支出,降低成本。

采购

实现日常采购到付款事务(如采购单创建)自动化后,您就能够抽身寻找新的成本节省机会。借助基于云的采购管理系统,您可以在理顺流程的同时,实施协议定价并确保合规性。您无需人工干预即可基于请购单创建采购单,让采购团队能够洞悉采购异常、状态和所需行动,并使用嵌入式社交工具与供应商沟通。

应付账款

处理供应商发票是一项易于出错且耗时的手动任务,全面的寻源到结算解决方案可简化并自动化这一关键功能。在集成式采购管理系统中,您可以充分利用提前付款折扣,降低人工成本。它包含一个强大的付款管理系统,可通过光学扫描、机器学习和自动化采购单匹配特性来实现供应商发票电子传输,加快处理速度。采购团队可以利用全自动化的行级发票验证加快处理速度,通过支持文档共享的预警和社交协作来管理异常,快速解决问题。

改善供应商管理,管理成本并加强合规性

如今企业纷纷投资部署采购管理解决方案,以理顺寻源到结算流程并实现流程自动化。采购管理软件在管理成本方面发挥着重要作用,能够确保采购协议带来更高成本节省。实施采购政策的应用可将采购提交至认证供应商,助力企业管理费用。寻源到结算解决方案还通过高效的供应商和合同管理,理顺内部流程并降低风险,从而提高采购效率。

优化采购流程并实现自动化后,采购管理系统可以为您提供以下优势:

降低成本

成本节约始于寻源。在这个过程中,企业需要识别和评估潜在供应商,并与他们就购买产品和服务进行协商,以此确保企业获得具有竞争性价格和高价值。对于大多数企业而言,协商是通过招标流程进行的,一般会有几个供应商一起竞标相关业务。企业不能只追求节省费用,但在衡量标准清单上,费用节省是第一位的。选择供应商并签署合同后,该供应商将成为特定产品或服务的已批准供应商。通过实施合规性支出,企业可以显著降低成本并提高盈利能力。

加强支出干预

许多组织仍在苦苦应对正式流程和政策之外的不合规采购现象,包括供应商未按合同提供竞争性价格的问题。这种情况通常称为“违规采购”或合同外支出。采购管理解决方案旨在通过强制从经批准的供应商进行合规采购来控制合同外支出。

采购系统可使用激励和威慑两种方法,对合规采购进行多层管理。首先,系统提供消费者式的购买体验,让员工可以轻松找到所需的信息,并且只能通过授权的供应商进行采购。产品或服务将通过用户友好的购买界面显示。这些系统还使用可配置的支出管理策略、规则和控制(包括工作流和管理审批),确保采购合规性并提高成本节省。

提高效率并实现采购流程自动化

繁琐的手动流程不利于采购团队发挥战略价值,低效的采购流程会导致单据丢失、费用失控以及错失折扣机会。

采购管理解决方案能够将一般手动的纸质流程标准化、简单化和自动化,并减少完成这些流程所需的劳动力。企业可以快速创建高质量合同,并充分提高协议的价值。在整个采购管理流程中,该解决方案能够提升供应商资格认定、谈判、签订合同和监控采购活动的效率。如此一来,还可以加快请购单的审批速度,加速供应商发票的处理和付款,从而腾出宝贵资源,以支持管理供应商、协商更优惠的价格以及研究新的供应来源等更具战略性的活动。

改善供应商管理

供应商是企业的关键业务合作伙伴,负责提供企业所需的产品或服务。因此,辨别潜在供应商是否适合作为业务合作伙伴尤为重要。采购管理软件简化了评估关键因素的过程,如财务可行性、是否符合公司的行为准则以及其他使其有资格成为业务伙伴的因素。

供应商获得资格后,该系统还能够管理持续性的供应商关系,比如在供应商资格到期时提醒采购专家。一旦收到可能会对供应商资格、能力和风险状况产生不利影响的新信息,系统也会通知用户。

标准化并简化合同生命周期

采购合同是寻源流程的最后一个环节。采购合同正式确定企业与其供应商之间的业务关系、责任、定价,并定义争议处理条款。现代采购管理系统可助您掌控合同管理流程,以便了解协议、缩短周期并管理合规性。

得益于预定义的语言、模板和工作流,企业可缩短合同拟定周期,降低风险。在洽谈期间,合同审查人员可以通过合同与标准语言的偏差建议结果判断风险,据此进行必要的更改,并在谈判结束之前获得所需的批准。执行合同后,系统以电子方式存储和检索合同。管理人员会收到事件的提醒,比如合同到期,以及时采取行动并减少延误率。

Oracle Fusion 采购云

Oracle 采购云可实现采购业务流程现代化,让您能够在整个寻源到结算周期中主动管理供应商关系和相关活动。这个全面、集成且基于云的解决方案将助您推进采购组织转型,进而在整个组织中实现快速、合规的采购服务。

利用嵌入式分析、社交协作和移动设备等数字化功能,Oracle 采购云可助您降低供应商风险、更有效地完成寻源、控制支出并提高组织利润率。

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