Die wahren Kosten der Personalfluktuation im Gesundheitswesen

Margaret Lindquist | Healthcare Content Strategist | 22. März 2023

Laut Umfragedaten der Healthcare Advocacy Group MGMA steht die Personalbesetzung auf der Liste der Herausforderungen im Gesundheitswesen bis 2023 an erster Stelle. Kein Wunder: Die Fluktuationsrate von Krankenhauspersonal stieg im Jahr 2021 auf 26 %, da die Mitarbeiter aufgrund von Burnout in den Ruhestand gingen oder zu Organisationen wechselten, die eine höhere Vergütung oder eine bessere Work-Life-Balance boten.

Für Organisationen des Gesundheitswesens sind hohe Fluktuationsraten eine Belastung für Finanzen und Ressourcen. Fluktuationskosten umfassen die Kosten für die Anwerbung, Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter sowie die Kosten für die vorübergehende Besetzung von Personallücken mit teuren Zeitarbeitern. Hinzu kommen auch noch die Kosten für die verringerte Produktivität, da die Manager einen Großteil ihrer Aufmerksamkeit auf die Einstellung neuer Mitarbeiter richten und diese sich erst einmal einarbeiten müssen. Ein weniger greifbarer, aber immer noch erheblicher Kostenfaktor ist die geringere Arbeitsmoral der Mitarbeiter, da die verbleibenden Mitarbeiter härter arbeiten müssen, um Lücken zu füllen, und zwar für weniger Lohn als die Zeitarbeiter, die zur vorübergehenden Abdeckung eingestellt werden.

Was versteht man unter Personalfluktuation?

Unter Personalfluktuation versteht man die Gesamtzahl der Arbeitnehmer, die ein Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlassen. Die Unternehmen messen die unfreiwilligen Abgänge (entlassen oder gefeuert) und die freiwillige Fluktuation (gekündigt) sowie die Kosten für die Ersetzung eines bestimmten Mitarbeitertyps. In Anbetracht der Tatsache, dass die Fluktuation die Möglichkeit bietet, leistungsschwache Mitarbeiter zu ersetzen, berechnen viele Arbeitgeber auch die ideale Fluktuationsrate für ihr Unternehmen, sodass Manager spezifische Ziele für die Mitarbeiterbindung festlegen können. In jedem Unternehmen gibt es Fluktuation. Weitsichtige Unternehmen nehmen sich die Zeit, ihre Fluktuationsrate und die Faktoren, die zur Fluktuation führen, zu verstehen und herauszufinden, was sie tun können, um eine Belegschaft aufzubauen und zu halten, die ihnen hilft, ihre Unternehmensziele zu erreichen.

Wichtigste Erkenntnisse

  • Bereits vor COVID-19 berichteten mehr als die Hälfte der Ärzte und Krankenpfleger über Burnout-Symptome, d. h. über körperliche und/oder emotionale Erschöpfung aufgrund der hohen Anforderungen des Berufs. Aber die Pandemie hat Burnout in den Vordergrund gerückt. Während der Pandemie gaben 93 % des Gesundheitspersonals an, unter Stress zu leiden.
  • Die durchschnittlichen Fluktuationskosten für eine reguläre Stelle belaufen sich auf sechs bis neun Monatsgehälter eines Mitarbeiters. Die Ersetzung einer hochspezialisierten medizinischen Fachkraft kann bis zu 200 % des Jahresgehalts des Mitarbeiters kosten.
  • Die hohe Fluktuationsrate macht sich bei den Patienten durch ein ungünstiges Verhältnis zwischen Patienten und Personal bemerkbar. Sie verlieren das Vertrauen in ihren Gesundheitsdienstleister, wenn sie nicht glauben, dass sie die beste Versorgung erhalten, was zu einem Imageschaden führen kann.

Warum kündigen so viele Mitarbeiter im Gesundheitswesen ihren Arbeitsplatz?

Im Jahr 2022 reichten die Fluktuationsraten in den einzelnen Segmenten des Gesundheitswesens von 19,5 % in Krankenhäusern über 65 % bei häuslichen Pflegedienstleistern bis hin zu 94 % in Pflegeheimen.

Diese Fluktuation stellt eine enorme finanzielle und logistische Belastung für die Gesundheitsdienstleister dar. Während COVID-19 das Personal im Gesundheitswesen zusätzlich belastet hat und die Branche die COVID-Auswirkungen wahrscheinlich noch jahrelang spüren wird, bestand der Personalmangel im Gesundheitswesen jedoch schon lange vor der Pandemie. Die folgenden Faktoren tragen ebenfalls zur heutigen Abwanderung von Arbeitskräften im Gesundheitswesen bei:

Unflexible, anspruchsvolle Arbeitszeiten
Arbeitsplätze im Gesundheitswesen sind berüchtigt für lange und unregelmäßige Arbeitszeiten, und viele gelten als „schreibtischlose“ Arbeitsplätze, was bedeutet, dass die Arbeitnehmer einen Großteil ihrer Zeit unterwegs sind. Es wird geschätzt, dass Krankenpfleger in Krankenhäusern täglich etwa 8 Kilometer laufen.

Übermäßiger Verwaltungsaufwand
Fiktive Ärzte und Krankenpfleger werden oft am Krankenbett dargestellt, wo sie eine persönliche Beziehung aufbauen und praktische Hilfe leisten. In der Realität haben die Dienstleister nicht mehr genügend Zeit für persönliche Gespräche mit den Patienten und anderen Pflegekräften. Stattdessen fallen ihnen Dokumentations-, Protokollierungs- und andere Verwaltungsaufgaben zur Last. Im Jahr 2021 gaben befragte Ärzte an, im Durchschnitt 15,6 Stunden pro Woche mit Papierkram und anderen Verwaltungsaufgaben zu verbringen. Laut einer Studie von Penn Medicine und der Johns Hopkins University verbringen Assistenzärzte im ersten Jahr ihrer Tätigkeit nur etwa 10 % ihrer Arbeitszeit mit persönlichen Gesprächen mit Patienten.

Hohe Arbeitsbelastungen
Nach Angaben des US-Gesundheitsministeriums berichteten bereits vor COVID-19 mehr als die Hälfte der Krankenpflegekräfte und Ärzte über Burnout-Symptome, und die Burnout-Raten haben sich in den letzten Jahren aufgrund der hohen Arbeitsbelastung und des damit verbundenen beruflichen Stresses weiter verschlechtert. (Eine Person, die unter Burnout leidet, leidet unter emotionaler Erschöpfung, Depersonalisierung – einem Gefühl der Losgelöstheit von sich selbst – und einem verminderten Gefühl der persönlichen Erfüllung). Während der Pandemie stellten die Forscher fest, dass 93 % des Gesundheitspersonals unter Stress litten; 86 % hatten Angstzustände und 76 % gaben Erschöpfungszustände an.

Abkopplung von den Führungskräften
Mitarbeiter im Gesundheitswesen, die nicht an einem einzigen Standort arbeiten, wie z. B. Krankenpfleger, medizinische Assistenten und Atmungstherapeuten, verpassen möglicherweise die Möglichkeit, mit ihren Vorgesetzten persönlich zu kommunizieren. Abgeschnitten von diesen wichtigen persönlichen Beziehungen können sie sich unterschätzt und nicht gesehen fühlen, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie sich anderswo nach einem Arbeitsplatz umsehen.

Relativ niedrige Bezahlung
Viele Pflegekräfte sind der Meinung, dass sie nicht die Vergütung erhalten, die sie verdienen. Auch mit einem durchschnittlichen Jahresgehalt von 77.600 US-Dollar beschreiben 66 % der Pflegenden bei der Planung ihres nächsten Karriereschrittes das Gehalt als ihr wichtigstes Kriterium, so eine Umfrage von Vivian, einer Einstellungsplattform für das Gesundheitswesen.

6 Kosten der hohen Mitarbeiterfluktuation im Gesundheitswesen

Die direkten Kosten einer hohen Mitarbeiterfluktuation – die Kosten für Einstellung, Onboarding und Einschulung neuer Mitarbeiter sowie die Kosten für die Einstellung von Zeitarbeitern zur Besetzung freier Stellen – sind relativ leicht zu messen. Die indirekten Kosten sind weniger quantifizierbar, aber ebenso belastend; dazu gehören eine geringere Patientenzufriedenheit und eine niedrigere Arbeitsmoral. Bedenken Sie diese Kosten, wenn Sie die Auswirkungen der Mitarbeiterfluktuation auf Ihr Unternehmen beurteilen.

Direkte Kosten

1. Trennungskosten
Dazu gehören Abfindungszahlungen, Kosten im Zusammenhang mit Anträgen auf Arbeitslosenversicherung, Zahlungen für laufende Leistungen und die Kosten im Zusammenhang mit Austrittsgesprächen und der Entfernung von Mitarbeitern aus allen internen Systemen und Verzeichnissen.

2. Einstellungskosten
Fluktuation kostet ein Unternehmen viel mehr als nur Geld. Hinzu kommen die Kosten für die verringerte Produktivität, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, und der Einstellungsprozess selbst kann ebenfalls teuer und ressourcenintensiv sein. Laut der Society for Human Resource Management kostet es einen Arbeitgeber im Durchschnitt zwischen sechs und neun Monatsgehälter eines Mitarbeiters, um ihn zu ersetzen, und es kann bis zu 200 % des Jahresgehalts eines Mitarbeiters kosten, eine spezialisierte medizinische Fachkraft zu ersetzen.

3. Schulungskosten
Selbst hochqualifizierte und erfahrene Mitarbeiter benötigen Zeit, um sich an eine neue Stelle zu gewöhnen. Das Gesundheitswesen verfügt über obligatorische Schulungs- und Zertifizierungsanforderungen, die in anderen Branchen nicht vorhanden sind. Leider haben viele Mitarbeiter des Gesundheitswesens nicht das Gefühl, dass sie die richtigen Schulungen für ihre dynamischen Aufgaben erhalten, und Manager und HR-Teams des Gesundheitswesens haben Schwierigkeiten, die Schulungsanforderungen zu verfolgen und durchzusetzen.

4. Externe Arbeitskosten
Organisationen im Gesundheitswesen, die über zu wenig Personal verfügen, stellen häufig Reise- oder Zeitpersonal ein, um Personallücken zu schließen. Da diese mit den Richtlinien, dem Personal und sogar den geografischen Gegebenheiten einer Einrichtung nicht vertraut sind, können Zeitarbeiter die Gesamtproduktivität verringern und die Vollzeitbeschäftigten belasten.

Indirekte Kosten

5. Mangelhafte Patientenversorgung
Eine hohe Mitarbeiterfluktuation kann zu einem unsicheren Personal-Patienten-Verhältnis führen, das eine optimale Versorgung erschwert. Wenn zu viele Patienten überwacht werden müssen, können Krankenpfleger Probleme übersehen, die die Genesungszeit verlangsamen und die Patienten gefährden. Eine Studie der US-amerikanischen National Institutes of Health hat gezeigt, dass bei Patienten die Gefahr besteht, das Vertrauen in ihren Gesundheitsdienstleister zu verlieren, wenn sie nicht mehr glauben, dass sie die beste Behandlung erhalten. Dies kann dem Ruf des Dienstleisters schaden.

6. Geringere Arbeitsmoral
Nach Angaben des U.S. Bureau of Labor Statistics verlor die Gesundheitsbranche in den USA im Jahr 2022 jeden Monat mehr als 500.000 Mitarbeiter, und die Verbliebenen blicken entmutigt in die Zukunft. Im Jahr 2021 gaben fast drei Viertel der von Vivian, einer Personalvermittlungsplattform für das Gesundheitswesen, befragten Beschäftigten im Gesundheitswesen an, dass sich die Arbeitsmoral in den letzten 12 Monaten verschlechtert habe, und nur 20 % gaben an, dass sie die Zukunft des Gesundheitswesens in den USA optimistisch sehen. Dieses mangelnde Engagement der Mitarbeiter wird wahrscheinlich zu einer höheren Fluktuationsrate und einer schlechteren Patientenversorgung führen, was sich wiederum negativ auf den Ruf und die finanzielle Gesundheit einer Gesundheitseinrichtung auswirkt.

5 Möglichkeiten zur Senkung der Mitarbeiterfluktuation

Um die Fluktuation des Personals im Gesundheitswesen (PDF) zu verringern, müssen Unternehmen zunächst das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter verbessern. Die Leute wollen fair bezahlt werden, aber darüber hinaus wollen sie mit Kollegen und Führungskräften zusammenarbeiten, die sie respektieren. Sie wollen ihr Arbeitsleben selbst in die Hand nehmen und eine Work-Life-Balance finden. Sie wollen Systeme und Prozesse, die einfach zu navigieren sind, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können – die Patientenversorgung. Im Folgenden finden Sie einige Maßnahmen, die Organisationen im Gesundheitswesen ergreifen können, um die Fluktuation zu verringern.

1. Bei der Einstellung bewusst vorgehen

Manager, die bewusst Einstellungen vornehmen, nehmen sich die Zeit, eine klare Stellenbeschreibung für eine offene Stelle und einen klaren Plan für die Suche nach den richtigen Kandidaten zu entwickeln. Es mag sich so anfühlen, als würde diese Vorbereitung den Einstellungsprozess in die Länge ziehen, aber auf lange Sicht zahlt sich das für das Unternehmen und die Mitarbeiter der Bewerber aus.

2. Flexible Dienstpläne anbieten

Die Verwaltung eines jeden 24/7-Personals ist mit Komplikationen verbunden, die im Gesundheitswesen noch dadurch verschärft werden, dass jederzeit Mitarbeiter mit einer speziellen Ausbildung, Schulung und Zertifizierung anwesend sein müssen. Die neuesten cloudbasierten Human Capital Management (HCM)-Systeme geben Managern einen Überblick über Personalbedarf und -verfügbarkeit und ermöglichen es ihnen, Engpässe vorauszusehen und abzudecken.

3. Onboarding und Schulung priorisieren

Wenn man neuen Mitarbeitern von Anfang an die richtigen Instrumente an die Hand gibt, können sie sich ein klares Bild von den Ausbildungszielen des Unternehmens machen und wissen, wie sie die Ausbildungsanforderungen in ihren Arbeitsalltag integrieren können. Dashboards, die den Mitarbeitern zeigen, welche Schulungen sie benötigen und wann sie diese benötigen, können die Compliance-Zahlen verbessern und den Personalverantwortlichen zeigen, wer im Rückstand ist. Cloudbasierte HCM-Systeme ermöglichen es den Mitarbeitern, ihr eigenes Schulungstempo zu bestimmen und ihre Fortschritte zu messen, was besonders an stark ausgelasteten Arbeitsplätzen wertvoll ist, an denen die Mitarbeiter nur wenig Zeit für die Schulung aufbringen können.

4. Förderung der beruflichen Entwicklung und Weiterbildung

Fachkräfte im Gesundheitswesen suchen nach Organisationen, die berufliche Weiterbildungsprogramme anbieten, die über das gesetzlich vorgeschriebene Maß hinausgehen, z. B. Kurse in Management, Kommunikation und Ethik.

5. Ihre Technik verbessern

Der Stress, der durch die langen Arbeitszeiten in schwierigen Situationen entsteht, wird durch die Verwendung unflexibler, veralteter und nicht vernetzter Systeme noch verstärkt. Prospect Medical Holdings, das 17 Krankenhäuser und 165 medizinische Kliniken in fünf Bundesstaaten betreibt, hatte einst 37 verschiedene HCM-Systeme, bevor es den Betrieb erfolgreich auf einer einzigen Cloud-Plattform zentralisierte. Ein Cloud-HCM-System ermöglicht es den Mitarbeitern, flexible Zeitpläne zu wählen, sendet Benachrichtigungen, wenn es Zeit ist, eine Pause zu machen, und ermöglicht es der Unternehmensleitung, regelmäßige Mitteilungen zu versenden, durch die sich die Mitarbeiter stärker mit dem Unternehmen verbunden fühlen.

Eine bessere Employee Experience mit Oracle Fusion Cloud HCM

Mit den unternehmensspezifischen Recruiting-Funktionen für das Gesundheitswesen in Oracle Fusion Cloud HCM können Krankenhäuser und andere Anbieter die besten Ärzte, Pflegekräfte, Arztassistenten, Therapeuten, Techniker und Supportmitarbeiter anziehen. Gleichzeitig erhalten sie die Tools, die sie benötigen, um ihre Akkreditierungen aufrechtzuerhalten und ihr Fachwissen zu erweitern.

Mit den Fähigkeiten des Personalmanagements von Oracle Cloud HCM erhalten Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Dienstpläne zu verwalten, sich auf ihren Mobilgeräten für Schichten zu registrieren und Zeiten zu blockieren, zu denen sie nicht verfügbar sind. Dadurch können sie selbst bestimmen, wann und wo sie arbeiten. Gesundheitsdienstleister können auch die Dashboards der Cloud-Anwendung nutzen, um über Patientenzahlen und Ressourcenanforderungen informiert zu bleiben, damit sie bei Bedarf Schichtänderungen vornehmen können. Darüber hinaus erleichtert die Employee Experience-Plattform von Oracle Cloud HCM den Führungskräften im Krankenhaus, Mitarbeiter über wichtige organisatorische Neuigkeiten und Initiativen auf dem Laufenden zu halten und die Anliegen und Bedürfnisse der Mitarbeiter durch Pulsumfragen zu ermitteln.

Technologie allein wird das Personalfluktuationsproblem des Gesundheitswesens nie lösen. Dazu bedarf es gemeinsamer Bemühungen der Gesundheitseinrichtungen, um das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern, die Kommunikation zu verbessern und den Arbeitsalltag zu erleichtern. Aber die richtige Technologie – einfach zu bedienen, mobilfreundlich und in der Lage, die monotonsten Verwaltungsaufgaben zu übernehmen – kann einen großen Unterschied ausmachen und es den Mitarbeitern ermöglichen, sich auf die komplexere und lohnendere Arbeit zu konzentrieren: die Patientenpflege.

Erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen mit der Oracle ME-Plattform die Employee Experience verbessern kann.

Fluktuationskosten im Gesundheitswesen – Häufig gestellte Fragen

Wie hoch sind die Kosten der Mitarbeiterfluktuation im Allgemeinen?
Die Personalfluktuation kostet US-Unternehmen im Durchschnitt 50.000 Dollar pro Mitarbeiter, wobei die hohe Belastung der verbleibenden Mitarbeiter noch nicht berücksichtigt ist.

Wie werden die Kosten für die Mitarbeiterfluktuation berechnet?
Um die Umsatzkosten zu berechnen, muss man sich ganz genau mit den Zahlen befassen. Berechnen Sie die Kosten für die Einstellung von Zeitarbeitern für die freie Stelle und die Kosten für die Einstellung des neuen Mitarbeiters (einschließlich Stellenausschreibungen, Zeit für Management und Personalabteilung und Hintergrunduntersuchungen). Berücksichtigen Sie auch die Kosten für das Onboarding und die Einschulung sowie die Produktivitätskosten, wenn der neue Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt. Letztere werden in der Regel als die Kosten für das Gehalt und die Sozialleistungen eines neuen Mitarbeiters in den ersten 30 bis 90 Tagen berechnet, in denen er mehr geschult als gearbeitet wird.

Wie hoch sind die Kosten für die Fluktuation von Pflegekräften?
Laut dem NSI National Health Care Retention and RN Staffing Report 2022 von Nursing Solutions Inc., einer nationalen Personalvermittlungsagentur für Krankenpfleger, belaufen sich die durchschnittlichen Fluktuationskosten für examinierte Krankenpfleger in den USA auf 46.100 US-Dollar, mit einer durchschnittlichen Spanne von 33.900 bis 58.300 US-Dollar. Die durchschnittliche Zeit, die benötigt wird, um eine Krankenschwester zu ersetzen, beträgt etwa 87 Tage. In einigen Bereichen, z. B. in der Notaufnahme und im Bereich der Verhaltensmedizin, scheiden immer mehr Pflegekräfte aus, wobei die kumulative Fluktuationsrate bei über 100 % liegt. (Dies ist der Fall, wenn Stellen immer wieder neu besetzt werden müssen – ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern hat beispielsweise 50 Stellen, die von Mitarbeitern besetzt werden, die langfristig bleiben, und 50 Stellen, bei denen eine hohe Fluktuation die Regel ist. Jeder ausgeschiedene Mitarbeiter ist Teil der Gesamtfluktuationsrate des Unternehmens.)

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