10 riesgos comunes de las hojas de cálculo y soluciones para las empresas

Natalie Gagliordi | Estratega de contenido | 5 de junio de 2023

Las ames o las odies, las hojas de cálculo perdurarán. Sin embargo, aunque seguirán siendo indispensables, los usuarios empresariales las utilizan con demasiada frecuencia para realizar tareas de análisis excesivamente complejas. Muchos equipos adoptan por defecto hojas de cálculo como herramienta de referencia para organizar el trabajo, gestionar proyectos y generar informes de datos. Cuando se trata de realizar análisis, los grupos de negocio suelen recurrir a hojas de cálculo como repositorio en el que recopilar todos los datos de las innumerables fuentes que necesitan. El uso de hojas de cálculo para una tarea de este tipo conlleva una gran cantidad de trabajo manual y el riesgo de que se produzcan errores humanos, lo que puede traducirse en oportunidades perdidas que los equipos podrían haber aprovechado si contasen con la herramienta adecuada.

¿Qué son los riesgos de hoja de cálculo?

La hoja de cálculo es una herramienta idónea para muchas empresas, sin embargo, su uso incorrecto en tareas para las que no ha sido diseñada puede entrañar riesgos. Cuando se utilizan para tareas que van más allá de sus capacidades, las hojas de cálculo pueden generar riesgos, como errores de introducción de datos, errores de cálculo, vulnerabilidades para la seguridad, problemas de escalabilidad y deficiencias de cumplimiento. Cuando se utilizan múltiples hojas de cálculo, los datos a menudo se distribuyen en muchos archivos, lo que dificulta la creación de una vista empresarial única, coherente y veraz en la que los responsables de la toma de decisiones puedan confiar. Y dado que no suelen disponer de un proceso de gobernanza con hojas de cálculo, los responsables de la toma de decisiones podrían recibir datos incorrectos debido a errores no detectados. Las hojas de cálculo también tienen una capacidad limitada para realizar análisis y proporcionar recomendaciones. Todos estos problemas combinados pueden llevar al fenómeno conocido como "infierno de las hojas de cálculo": en un entorno donde proliferan las hojas de cálculo, la información se desactualiza y el riesgo de errores humanos aumenta, restando fiabilidad a los análisis.

Conclusiones clave

  • Las hojas de cálculo se vuelven cada vez más difíciles de gestionar a medida que aumentan los volúmenes de datos y las organizaciones deben abordar cuestiones relacionadas con la gobernanza, la seguridad, la integridad de los datos y el cumplimiento.
  • Las hojas de cálculo tienen una capacidad limitada para realizar análisis detallados de datos o encontrar patrones ocultos, especialmente cuando los usuarios no pueden mantener las información de la hoja de cálculo actualizada.
  • Las hojas de cálculo no están controladas y se pueden compartir y distribuir fácilmente, de modo que se incrementa el riesgo de datos erróneos o contradictorios, accesos no autorizados e infracciones de datos. También se duplican con facilidad, de modo que se generan múltiples versiones con datos diferentes y conclusiones que entran en conflicto.
  • Para el análisis, las hojas de cálculo tienen un límite en el manejo de datos no estructurados, como video o texto de las quejas de los clientes.

Riesgos de hoja de cálculo: explicación

Las hojas de cálculo se utilizan en muchos sectores y son útiles para realizar determinadas labores específicas. Sin embargo, el uso generalizado de hojas de cálculo lleva asociados numerosos riesgos, incluida una tendencia a la introducción manual de datos y a errores de información insegura debido a la falta de controles de acceso y al uso compartido generalizado. Debido a sus limitaciones de rendimiento, las hojas de cálculo también pueden volverse poco escalables a medida que crece el negocio, quedándose cortas cuando se enfrentan a las complejidades de los equipos multifuncionales, las operaciones multidisciplinares y la necesidad de una interacción, colaboración y coordinación de alto nivel.

Las hojas de cálculo suelen ser la opción por defecto que los equipos utilizan para reunir los datos que necesitan durante el seguimiento de análisis. El problema reside en que las hojas de cálculo son fáciles de iniciar pero difíciles de mantener con datos actualizados. A menudo proliferan, de manera que al poco tiempo ya existen múltiples versiones de aquel conjunto de datos inicial, lo que lleva a los responsables de la toma de decisiones a perder la confianza en los datos y las conclusiones. Si bien las hojas de cálculo gestionan los datos numéricos correctamente, no son adecuadas para los datos no estructurados. Cuando dependen de las hojas de cálculo, muchas empresas tienen dificultades para entender sus datos y pueden perder la oportunidad de obtener insights útiles con análisis detallados.

Diez riesgos comunes que presentan las hojas de cálculo para las empresas

Las hojas de cálculo se utilizan con fines empresariales, como contabilidad, gestión de datos y análisis financieros. Aunque son útiles para estos trabajos, crean riesgos cuando se utilizan para cotas y capacidades más altas. Las hojas de cálculo pueden resultar cada vez más difíciles de gestionar en organizaciones medianas o grandes. Los problemas relacionados con la gobernanza de datos, los controles de seguridad y acceso, la integridad de la información y el cumplimiento normativo son cada vez más complicados de abordar con volúmenes más grandes y más usuarios. Estos son algunos de los riesgos más comunes a los que se enfrentan las empresas al utilizar hojas de cálculo:

1. Errores: independientemente de que se trate de errores derivados de la introducción manual de datos o del uso de datos obsoletos, los análisis basados en hojas de cálculo son propensos a errores, especialmente cuando los análisis se basan en conjuntos de datos grandes y complejos. Incluso un pequeño error puede tener consecuencias enormes, especialmente si no se detecta durante mucho tiempo. También se pueden introducir errores cuando se manipulan datos con fines como análisis.

2. Inseguridad de los datos: las hojas de cálculo se pueden copiar, compartir y distribuir fácilmente, lo que aumenta el riesgo de accesos no autorizados o filtraciones de datos. Los datos confidenciales almacenados en hojas de cálculo también pueden verse comprometidos cuando se transfieren a otros sistemas para tareas como análisis y visualización.

3. Escalabilidad limitada: las hojas de cálculo pueden gestionar fácilmente multitud de informes y usuarios, pero no están equipadas para manejar grandes cantidades de datos o cálculos complejos y análisis de negocio, lo que genera fallos de rendimiento y errores.

4. Falta de transparencia: puede ser difícil rastrear el origen de los datos o comprender la lógica de los cálculos en una hoja de cálculo, especialmente si fue creada por otra persona utilizando información procedente de múltiples fuentes.

5. Eficiencia del flujo de trabajo: debido a problemas y limitaciones del intercambio de datos mediante hojas de cálculo, su uso puede provocar que una empresa recurra a procesos manuales y repetitivos y que las personas dupliquen sus esfuerzos en un intento por solucionar problemas similares o idénticos.

6. Silos de trabajo: Las hojas de cálculo suelen ser creadas y utilizadas por individuos o equipos, de modo que existe el riesgo de que se generen silos de información e incoherencias y errores en los datos.

7. Control de versiones: cuando varios usuarios editan una sola hoja de cálculo, es difícil realizar un seguimiento de la versión más actualizada si la hoja de cálculo no se utiliza correctamente. Esto puede generar confusión y las personas pueden terminar trabajando con diferentes versiones de la misma hoja de cálculo. Las hojas de cálculo pueden admitir la colaboración en tiempo real mediante versiones en la nube, pero muchos usuarios prefieren las versiones de escritorio que crean estos problemas.

8. Tiempo perdido: el mantenimiento y la actualización de las hojas de cálculo pueden robar tiempo a los empleados, especialmente cuando se trata de grandes cantidades, lo cual puede forzar a que se desvíen recursos y tiempo de actividades empresariales más importantes.

9. Ámbito de datos limitado: las hojas de cálculo están limitadas en el manejo de tipos de datos importantes para tareas de análisis, especialmente datos no estructurados, como documentos de texto de gran tamaño.

10. Falta de confianza: cualquiera de estos factores puede llevar a los líderes empresariales a creer que la información de la que dependen para la toma de decisiones es anticuada, inexacta o sesgada. Los líderes que no confían en sus datos volverán a tomar decisiones intuitivas basadas en la experiencia y no en información real.

Cómo abordar la gestión y la mitigación de los riesgos de las hojas de cálculo

Es importante que las empresas evalúen con cautela los riesgos potenciales asociados a las hojas de cálculo y que establezcan controles y procesos para gestionarlos. En general, para ello es preciso abordar el uso actual de las hoja de cálculo, tomar las medidas correctivas adecuadas y aplicar buenas prácticas y nuevas políticas corporativas para reducir continuamente el riesgo potencial. Esto podría implicar la implementación de nuevas aplicaciones que cubran las necesidades de las hojas de cálculo. A continuación se muestran los pasos que puedes realizar para mitigar los riesgos de las hojas de cálculo:

1. Identifica cómo se utilizan las hojas de cálculo: realiza un inventario de los distintos usos que se dan a las hojas de cálculo en tu organización para conocer el alcance del riesgo.

2. Identifica los riesgos: evalúa qué riesgos de la hoja de cálculo son más graves en tu organización. Estos riesgos pueden incluir errores de entrada de datos, acceso no autorizado, pérdida de datos o información incompleta u obsoleta.

3. Implementar controles: la implementación de protección de contraseñas, control de versiones y validación de datos puede ayudar a reducir los riesgos de las hojas de cálculo.

4. Brinda formación a tu personal en materia de buenas prácticas recomendadas para las hojas de cálculo: asegúrate de que todo el personal que utiliza hojas de cálculo reciba formación sobre técnicas como la auditoría de fórmulas, la comprobación de errores y el control de versiones. Incluye formación sobre cuándo las hojas de cálculo son la herramienta equivocada.

5. Revisa y comprueba las hojas de cálculo más importantes: las hojas de cálculo utilizadas en procesos esenciales de toma de decisiones de alto riesgo se deben auditar con regularidad para garantizar su precisión y validez. Aunque este enfoque no es fácil de escalar de forma generalizada, puede ayudar a identificar y corregir errores en sistemas clave antes de que causen daños graves.

6. Considera otras alternativas: en función de la complejidad de tu negocio, considera alternativas a las hojas de cálculo como el software de análisis especializado, en particular las plataformas basadas en la nube, para reducir los riesgos asociados al uso de hojas de cálculo.

Consecuencias reales de las hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son una herramienta útil en el negocio, pero también pueden tener consecuencias drásticas y costosas si se usan de forma incorrecta. Los errores en las hojas de cálculo no solo son costosos en términos de tiempo y dinero, sino que también pueden dañar la reputación y provocar la pérdida de trabajos. A continuación presentamos tres ejemplos reales:

  • Errores e imprecisiones: las hojas de cálculo son propensas a errores, especialmente cuando se utilizan fórmulas y funciones complejas. Incluso un pequeño error en una fórmula puede provocar imprecisiones significativas y errores financieros potencialmente costosos. Una empresa de transmisión de electricidad en una ocasión perdió 24 millones de dólares al participar en la licitación de rutas de transmisión que no necesitaba debido a la deficiente alineación de una hoja de cálculo; fue "literalmente un error de cortar y pegar en una hoja de cálculo de Excel", señaló el presidente de la organización. Otro error costoso ocurrió en 2005 cuando un importante fabricante estadounidense sufrió un error en las indemnizaciones por despido de 11 millones de dólares debido a un error tipográfico en una hoja de cálculo.
  • Riesgos para la seguridad: las hojas de cálculo pueden ser vulnerables a riesgos de seguridad, incluidas filtraciones de datos y accesos no autorizados. Si la información de negocio confidencial se almacena en una hoja de cálculo, las personas no autorizadas pueden compartirla fácilmente o acceder a ella. Esto puede causar daños financieros y de reputación para el negocio. En 2021, una agencia gubernamental estadounidense publicó en un sitio web interno de Microsoft SharePoint para líderes sénior una hoja de cálculo con información de empleados que incluía el estado de vacunación. En consecuencia, el sindicato de la agencia presentó una queja que llevó a la eliminación de la hoja de cálculo.
  • Retos de conformidad: las hojas de cálculo pueden crear desafíos de cumplimiento para las empresas, especialmente en sectores altamente regulados, como salud y finanzas. Estos sectores están sujetos a estrictas regulaciones en torno a la gestión de datos, y es posible que las hojas de cálculo no puedan proporcionar los controles y el seguimiento necesarios. Una organización sanitaria que utiliza una hoja de cálculo para gestionar la información de los pacientes puede tener dificultades para cumplir con las normativas previstas en la HIPAA de los Estados Unidos.

Alternativas a las hojas de cálculo

Las hojas de cálculo siempre tendrán su lugar. Sin embargo, si intentas descubrir información valiosa en tus datos mediante técnicas como la combinación de múltiples fuentes o la realización de un descubrimiento iterativo mediante capacidades de machine learning para encontrar patrones ocultos dentro de los datos, no te servirá una hoja de cálculo. Del mismo modo, si utilizas una hoja de cálculo para realizar un seguimiento del estado del proyecto, es probable que haya una herramienta de gestión de proyectos específica que resulte mejor. Por supuesto, todas estas opciones requieren dinero, mientras que una hoja de cálculo no generará costos incrementales, lo cual representa gran parte de su atractivo. Sin embargo, si puedes dotar una partida presupuestaria, existen varias alternativas al uso de hojas de cálculo:

  • Software de gestión de proyectos: utilizado en varios sectores, el software de gestión de proyectos permite a las empresas planificar y gestionar proyectos, asignar tareas y realizar el seguimiento del grado de avance de forma más dinámica y visual que mediante hojas de cálculo. El software puede proporcionar actualizaciones en tiempo real sobre el estado del proyecto y la asignación de recursos.
  • Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP): las empresas medianas y grandes utilizan el software de ERP para integrar varias funciones empresariales, como finanzas, presupuestación, ventas y gestión de inventario, en una única plataforma. Los sistemas de ERP ofrecen capacidades avanzadas de generación de informes y análisis, y pueden hacer que los procesos empresariales sean más transparentes y eficientes que el seguimiento financiero mediante hojas de cálculo.
  • Sistemas de base de datos: las bases de datos y los sistemas de gestión de bases de datos permiten a las empresas almacenar, gestionar y recuperar grandes cantidades de información. Una base de datos puede manejar estructuras de datos complejas y ofrecer capacidades avanzadas de consulta de las que carecen las hojas de cálculo. Sin embargo, en función de la arquitectura y el sistema, la recuperación de todos los datos necesarios de una base de datos para su análisis puede ser un proceso lento que requiera profundos conocimientos en DBA.
  • Plataforma de análisis: una plataforma de análisis incluye hardware, software, herramientas y utilidades que permiten a las empresas recopilar y analizar grandes cantidades de datos de diversas fuentes. Estas herramientas ofrecen capacidades de análisis avanzadas, incluida la visualización de datos y el análisis predictivo.
  • Software de análisis dedicado: el software independiente diseñado específicamente para el análisis de datos te permite extraer y preparar rápidamente datos para generar visualizaciones e insights, y los usuarios profesionales pueden obtener una vista coherente y fiable de los datos para respaldar la toma de decisiones.

Ve más allá de las hojas de cálculo y reduce los riesgos con Oracle

Si bien las hojas de cálculo pueden ser herramientas excelentes para muchos casos de uso, es importante que las empresas reconozcan sus limitaciones y riesgos potenciales cuando se utilicen para realizar análisis. Para mitigar estos riesgos, las empresas deben adoptar una cultura basada en análisis con datos de confianza y considerar la posibilidad de implementar herramientas alternativas con más funcionalidad, seguridad y gobernanza.

Una plataforma analítica segura puede brindar más funcionalidad que una hoja de cálculo y reducir la necesidad de exportar datos centralizando la lógica dispersa en los archivos físicos, lo que la convierte en una ubicación accesible y bien administrada para que todos los usuarios la utilicen. Oracle Analytics proporciona todas las capacidades de gestión de información que las personas necesitan para combinar conjuntos de datos internos y de terceros y aprovecharlos en un proceso de negocio rastreable, que se pueda compartir y replicar. Al ofrecer las últimas tecnologías de análisis de datos, incluida la IA, el machine learning y el procesamiento del lenguaje natural, Oracle Analytics supone una solución de análisis completa que puede ayudar a tu empresa a tomar mejores decisiones basadas en datos más oportunos y precisos que los líderes empresariales entienden y confían.

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Preguntas frecuentes sobre los riesgos de las hojas de cálculo

¿Qué desventajas presentan las hojas de cálculo?

Las principales desventajas de las hojas de cálculo son la inseguridad de los datos, la limitada escalabilidad y su vulnerabilidad a que se produzcan costosos errores humanos.

¿Qué limitaciones presenta el uso de hojas de cálculo para análisis?

Las hojas de cálculo son difíciles de controlar y carecen de funcionalidad de gestión de datos, de modo que resultan inadecuadas para análisis complejos que utilicen múltiples orígenes de datos.

¿Qué ejemplos existen de problemas comunes en las hojas de cálculo?

Entre los errores más comunes de las hojas de cálculo se incluyen los de copiado y pegado y la existencia de datos obsoletos debido a actualizaciones manuales.

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