¿Qué es el módulo de finanzas de un ERP? Características y ventajas

El módulo de finanzas ha sido un componente fundamental de la planificación de recursos empresariales (ERP) desde las primeras iteraciones de la plataforma de software. Si bien los sistemas ERP actuales incluyen otras funciones y módulos en el paquete estándar, el papel fundamental del ERP sigue siendo el mismo: ayudar a las organizaciones a administrar la producción y entrega de bienes y servicios y, tal vez lo más importante, el dinero recibido y gastado en el proceso. El módulo de finanzas es fundamental para esos esfuerzos. Otros componentes principales de ERP incluyen la gestión de la cadena de suministro, la fabricación, la gestión del capital humano y las capacidades de gestión del rendimiento empresarial.

¿Qué es el módulo de finanzas de un ERP?

Un módulo financiero de ERP es un componente central de un sistema de ERP que gestiona y automatiza las funciones financieras y el rendimiento de una empresa. Sirve como centro financiero, donde convergen varios flujos de datos financieros, y está diseñado para organizar y automatizar tareas relacionadas con la gestión contable y financiera, incluidas las cuentas a pagar y las cuentas a cobrar, los gastos, las facturas, el reconocimiento de ingresos y la gestión del ciclo de vida de los activos. También proporciona insights financieros a través de informes estándar y estados financieros, y facilita el cumplimiento normativo. Los módulos de finanzas de ERP también admiten análisis más estratégicos del rendimiento de una organización frente a indicadores clave de rendimiento (KPI), tendencias más amplias que afectan al negocio e impulsores subyacentes de la rentabilidad. Prácticamente todos los niveles del departamento de finanzas utilizan el sistema financiero ERP todos los días, desde los ejecutivos financieros más altos, como el CFO o el controller, hasta analistas de presupuestos y auditores financieros junior.

Conclusiones clave

• El objetivo principal del módulo de finanzas de ERP es realizar un seguimiento, evaluar y presentar información sobre el rendimiento financiero de una organización. También es clave para la planificación y previsión financiera de una organización.
• El módulo de finanzas es el más utilizado del ERP y ocupa un lugar central de cualquier plataforma de ERP, ya que se encarga de realizar el seguimiento de los ingresos y el flujo de efectivo.
• Los principales beneficios de un módulo de finanzas de ERP incluyen una mayor transparencia financiera, una toma de decisiones más informada, una mayor productividad y un menor riesgo de problemas financieros, como un déficit de efectivo.
• Los módulos de finanzas de ERP están agregando cada vez más capacidades de inteligencia artificial para respaldar la toma de decisiones financieras, como el análisis predictivo para utilizar el efectivo de manera más eficiente y minimizar el riesgo de déficit.
• Los módulos financieros pueden garantizar la integridad de los datos financieros, facilitar el cumplimiento de las normas y regulaciones contables y proporcionar visibilidad en tiempo real del estado financiero de una empresa.

Módulo de finanzas de ERP: explicación

Ampliamente utilizado por los equipos de finanzas, contabilidad, auditoría interna e incluso gestión de activos de las organizaciones, los módulos de finanzas de ERP admiten la gestión financiera mediante la recopilación de los datos financieros y transacciones de toda la organización. Esto proporciona a los equipos financieros la información que necesitan para analizar, tomar decisiones y automatizar procesos en torno a los flujos de entrada y salida de dinero del negocio. Otro propósito principal es proporcionar informes sobre el rendimiento financiero de una organización, incluidos los requisitos normativos, como los documentos presentados por la Securities and Exchange Commission de EE. UU. para empresas públicas.

Imagina que eres un fabricante global de pequeños electrodomésticos y tus microondas requieren transformadores de alto voltaje. Teniendo en cuenta que vendes electrodomésticos en varios países con diferentes monedas y normativas contables, ¿cuántos ingresos obtienes por cada aparato vendido? ¿Cuándo y cuánto pagas a tus proveedores de transformadores de alta tensión? ¿Cuál es el valor actual de cada una de las cuatro fábricas en las que fabricas tus electrodomésticos? ¿En qué medida resultan rentables tus microondas en comparación con tus tostadoras o freidoras?

Cuando entran en juego varias áreas geográficas, líneas de productos, instalaciones de fabricación y redes de proveedores, responder a estas preguntas puede ser extraordinariamente difícil sin un módulo de finanzas de ERP que rastree esta vasta y compleja información financiera. También puede implicar una elevada dedicación de tiempo y ser propenso a errores responder a este tipo de preguntas, especialmente si los datos financieros de tu organización se distribuyen en múltiples sistemas financieros. Un módulo de finanzas de ERP puede reunir automáticamente estos sistemas y fuentes de datos dispares, lo que facilita la gestión de todos los aspectos de tus finanzas, incluidos los informes, las normas de contabilidad y la planificación financiera.

Los módulos de finanzas de ERP también pueden ayudar a automatizar multitud des tareas financieras rutinarias, como la contabilidad de impuestos entre empresas del mismo grupo, la supervisión de precios de transferencia y el procesamiento y la confrontación de facturas.

Además, los módulos pueden proporcionar capacidades avanzadas como IA y previsión predictiva para ayudar a optimizar el flujo de efectivo, de modo que pueda utilizarlo de la manera más eficiente posible al tiempo que limita el riesgo de un déficit. Los módulos financieros pueden emplear el reconocimiento de documentos y el reconocimiento óptico de caracteres para automatizar la entrada de facturas y aumentar la precisión. Pueden incorporar el machine learning en ese proceso de introducción de facturas para mejorar progresivamente su lectura y saber dónde aparecen diferentes elementos en las facturas de un proveedor o cliente determinado. Si bien los módulos de finanzas de ERP han existido durante mucho tiempo, innovaciones como la IA, el machine learning, el análisis predictivo y el reconocimiento de caracteres han cambiado profundamente el valor y el impacto de estos módulos. Y dado que los módulos financieros a menudo se ofrecen como servicios en la nube, se pueden actualizar con frecuencia para agregar nuevas funciones a medida que se desarrollan, lo que sugiere que es probable que el rápido ritmo de innovación actual continúe.

Funciones del módulo de finanzas de ERP

Un módulo de finanzas de ERP aborda múltiples elementos diferentes de las responsabilidades del departamento de finanzas. Para entender mejor lo que administra un módulo de finanzas, veamos algunas de sus principales características con más detalle.

Ventajas principales del módulo de finanzas de ERP

Como se mencionó anteriormente, las finanzas son uno de los módulos principales de cualquier sistema de ERP, lo que ayuda a los líderes financieros a aumentar la precisión de las previsiones, acortar los ciclos de presentación de información, simplificar la toma de decisiones y gestionar mejor el riesgo y el cumplimiento. A continuación se presentan algunos de los principales beneficios para las organizaciones y sus líderes.

• Mayor transparencia financiera: las organizaciones obtienen visibilidad de las transacciones financieras consolidadas y a nivel de empresa con actualización habitual de cifras, o mejor, en tiempo real. Las capacidades de análisis y generación de informes también facilitan que los líderes financieros y no financieros tengan una idea rápida de la salud financiera de la organización.
• Toma de decisiones mejor fundamentada: esta transparencia también repercute en la toma de decisiones, ya que la información precisa y en tiempo real y los análisis avanzados ayudan a los líderes a comprender mejor el impacto de sus elecciones y qué puede resultar óptimo para la empresa. Con estos datos, las organizaciones también pueden prever los costes y los ingresos para producir presupuestos y planes más precisos.
• Mayor productividad: la capacidad de automatizar procesos manuales que pueden ser lentos y propensos a errores, como la facturación, acelera toda la función financiera, de modo que las empresas pueden realizar el cierre contable más rápido y elaborar los principales informes financieros antes. Esto proporciona a los equipos financieros más tiempo para centrarse en el análisis, la creación de escenarios y otras labores de alto valor.
• Reducción de riesgos: al automatizar gran parte del trabajo que se dedica a los controles internos, el cumplimiento y la gobernanza, las organizaciones pueden reducir los riesgos y los costes asociados al incumplimiento.

Procesos gestionados por módulos de finanzas de ERP

Muchas de las características mencionadas desempeñan un papel central de los procesos financieros más habituales. Las capacidades de las cuentas por cobrar, por ejemplo, son una parte central del proceso de la orden al cobro. A medida que los principales sistemas de ERP siguen innovando y evolucionando, las organizaciones pueden utilizarlos para gestionar, y en muchos casos automatizar, procesos más sofisticados. Estos procesos suelen estar interconectados y requieren integrarse con otros sistemas centrales. La siguiente lista describe 13 procesos que pueden y deben gestionarse a través de su módulo de finanzas de ERP:

• De la adquisición de activos a la retirada. En este aspecto se incluye la gestión del ciclo de vida completo de los activos, que abarca la adquisición, el reconocimiento y el registro; la asignación de amortización; la baja en cuentas y la enajenación; y la información sobre la gestión de activos. Los KPI más populares para medir este proceso incluyen el ratio de rotación de activos fijos y el porcentaje de pérdida de activos fijos.
• De los presupuestos a las aprobaciones. Esto incluye establecer la estrategia presupuestaria y asignar objetivos presupuestarios, crear y validar hipótesis, impulsar el consenso, supervisar y consolidar, y asegurar la aprobación del presupuesto. Existen KPI que ayudan a medir este proceso, como el tiempo de producción, aprobación y consolidación del presupuesto, junto con el porcentaje de desviación del presupuesto.
• De los informes de gastos a los reembolsos. Este proceso afecta a la definición de políticas de gastos, el procesamiento de informes de gastos, la extracción de transacciones de fuentes de tarjetas de crédito, la gestión de anticipos de efectivo y la realización de análisis y auditorías. El gasto real frente al presupuesto, el ratio gasto/ventas y el tiempo del ciclo de pago te ayudarán a realizar un seguimiento del rendimiento.
• De las facturas de proveedores a los pagos. Los proveedores de pago incluyen la gestión de pagos por anticipado y descuentos, la liquidación de pasivos, la gestión del programa de cierre de cuentas a pagar y la gestión de auditorías, disputas y aprobaciones. Los KPI más populares para este proceso son el número de pagos procesados, los días pendientes de pago (DPO) y el porcentaje de descuento aplicado.
• De las facturas de clientes a los cobros. Para recibir el pago de tus productos o servicios, debe crear transacciones, presentar facturas, gestionar problemas de facturación, procesar pagos, introducir ajustes, contabilizar actividades de cuentas a cobrar y programar el cierre de cuentas a cobrar. Métricas como la antigüedad media de las facturas, el período medio de cobro (DSO) y el porcentaje de facturas en conflicto pueden ayudar a medir el rendimiento.
• De los extractos de clientes a los cobros. El proceso completo de cobro incluye la generación y el envío de extractos de clientes, la gestión de actividades de cobro (transacciones, correspondencia, disputas, etc.), la gestión de la liquidación, la optimización de la eficiencia de cobro y la supervisión de las cuentas a cobrar pendientes. Para este proceso, los KPI incluyen el número de cuentas morosas, el tiempo hasta el pago y el tiempo para gestionar cobros.
• De las transacciones bancarias a la posición de efectivo. La conciliación de actividades bancarias, como desembolsos, nóminas, cobros, inversiones y préstamos, implica la revisión y validación de transacciones, el inicio de actividades interbancarias y la gestión de posiciones de cierre de ejercicio. Los KPI más populares para este proceso son el tiempo necesario para la conciliación y el número total de conciliaciones.
• De los cierres diarios a la previsión financiera. La actividad financiera diaria proporciona los datos que se convierten en la base de las previsiones. Esto incluye el registro de actividades del libro auxiliar, la identificación de anomalías, la conversión a estándares corporativos, la revisión de la actividad diaria y la definición de previsiones financieras. Aquí, los KPI para medir el rendimiento incluyen tiempo para conciliar y número total de conciliaciones.
• De los cierres de periodos a los informes financieros. El final de un período financiero requiere que se lleve a cabo el cierre de libros auxiliares, la creación de libros generales proforma, la conciliación de cuentas, cierres contables, la consolidación de los resultados de la sociedades dependientes con arreglo al plan de cuentas corporativo, la revisión y confirmación de cuentas y gestión financiera, la publicación y la divulgación segura de estados financieros y la actualización de las previsiones. Para medir la eficacia, los KPI más comunes incluyen el tiempo necesario para realizar los cierres contables y el tiempo necesario para publicar informes.
• De los informes a las previsiones. El proceso de convertir los datos de los informes en la base para las previsiones requiere revisar el rendimiento del periodo actual; actualizar las previsiones con los datos más recientes; impulsar las previsiones para incorporar los valores reales; evaluar la variación y analizar las tendencias; actualizar, supervisar y consolidar las previsiones; y actualizar los planes financieros. Los KPI comunes para este proceso incluyen la variación porcentual, el tiempo para analizar la variación y el tiempo para actualizar la previsión.
• De los cierres de periodo a las provisiones fiscales. Este proceso comprueba si, al cerrar el periodo, las provisiones fiscales sean correctas en las distintas jurisdicciones tributarias. Esto incluye la supervisión del estado de cierre a nivel de empresa, el cálculo de disposiciones fiscales, la revisión y aprobación de provisiones fiscales, la contabilización de asientos contables relativos a impuestos y la creación e incorporación de notas al pie acerca de impuestos para la generación de informes financieros. Para ver tu desempeño en este ámbito, utiliza diversos KPI como el número y la cantidad de ajustes desde la declaración a la provisión y el total de horas de persona para la preparación de impuestos.
• De las provisiones fiscales a la presentación de informes obligatorios. La presentación oportuna y precisa de documentos fiscales estatutarios en diversas regiones implica el cálculo de provisiones fiscales al cierre del ejercicio, el procesamiento de datos suplementarios, la gestión de precios de transferencia, la preparación de datos de informes, la creación de documentos de declaración conformes a las normativas y la finalización de presentaciones legales. Los KPI de uso más generalizado en este proceso incluyen el tipo impositivo efectivo y el porcentaje de declaraciones de impuestos puntuales.
• Del contrato del cliente a los ingresos. Reconocer los ingresos de los contratos de clientes que normalmente se formalizan a lo largo del tiempo requiere recopilar datos de transacciones de clientes, identificar contratos contables con clientes, identificar obligaciones de rendimiento, definir precios de transacciones, asignar precios de transacciones, reconocer ingresos y gestionar revisiones y variaciones. Los KPI, como el tiempo que transcurre desde el cumplimiento del contrato hasta el reconocimiento de ingresos y el número de asientos contables de ingresos registrados durante un periodo sobre el que se informa, son útiles para evaluar el rendimiento.

Ejemplo de módulo de finanzas de ERP

Las empresas que buscan un módulo de finanzas de ERP disponen de numerosos sistemas entre los que elegir. Dado que elegir el sistema financiero adecuado es gran importante, los líderes de finanzas y otros departamentos relevantes deben evaluar a fondo cada oferta para comprender cómo satisfacer sus necesidades.

Veamos más de cerca dos opciones.

• Oracle Fusion Cloud Financials. Este módulo de finanzas de ERP centraliza los datos y procesos del equipo financiero con soporte para cuentas a pagar, cuentas a cobrar, activos fijos, gastos, informes, previsiones, etc. Combinadas, estas capacidades ayudan a las empresas a obtener acceso en tiempo real a datos financieros en directo, resolver proactivamente los problemas mediante el procesamiento automatizado, mejorar la toma de decisiones con datos y previsiones más precisos, controlar los costes y aumentar la visibilidad de los gastos, acelerar los flujos de entrada de efectivo y gestionar las posiciones de efectivo. Este módulo proporciona capacidades de IA integradas, como la mejora continua del manejo de excepciones con machine learning y análisis basados en IA. Oracle Fusion Cloud Financials también ayuda a las empresas globales a abordar diversas normas y leyes de contabilidad, realizar transacciones en varias monedas e idiomas, gestionar contratos y calendarios de facturación complejos y automatizar la gestión de activos y arrendamientos, entre otras capacidades. Oracle Fusion Cloud Financials forma parte de Oracle Fusion Cloud ERP, que los analistas clasifican regularmente entre los principales sistemas financieros para grandes empresas.
• Oracle NetSuite. NetSuite ofrece un sistema de ERP basado en la nube que utilizan más de 35 000 empresas. Las finanzas son el núcleo de NetSuite ERP, ya que ayudan a gestionar procesos financieros como cuentas a pagar, cuentas a cobrar, libro mayor, generación de informes, consolidación financiera y riesgo y cumplimiento. La suite ERP ofrece módulos financieros complementarios para abordar necesidades adicionales, incluido el reconocimiento de ingresos, la automatización de las cuentas a pagar y la planificación y elaboración de presupuestos. NetSuite Global Business Management se basa en las capacidades de NetSuite ERP con soporte para empresas globales con múltiples sociedades dependientes o unidades de negocio que operan en numerosas divisas. NetSuite es uno de los sistemas de referencia para pequeñas y medianas empresas que tratan de sentar bases sólidas para el crecimiento futuro.

Todas tus finanzas, en un solo lugar con Oracle

Organizaciones de todos los sectores que buscan un módulo de finanzas de ERP deben buscar un sistema en la nube con profundas capacidades basadas en IA para satisfacer las diversas necesidades de sus departamentos financieros. Oracle Fusion Cloud Financials marca estas casillas como una plataforma financiera en la nube que puede automatizar muchos procesos de gestión financiera fundamentales, lo que brinda a las empresas una visión clara de su estado financiero general. El módulo forma parte de Oracle Fusion Cloud ERP, unificando los datos financieros con otra información esencial de toda la cadena de suministro, proyectos, clientes, empleados y mucho más.

Oracle Fusion Cloud Financials ayuda a aumentar la productividad de los departamentos financieros y proporciona los insights prospectivos que necesitan para tomar decisiones empresariales más informadas. Este módulo de finanzas de ERP es una solución completa como herramientas listas para abordar las necesidades de las empresas globales, como la contabilidad básica y las capacidades basadas en inteligencia artificial que impulsan la automatización en una variedad de industrias. Con esta solución en la nube, los clientes también se benefician de actualizaciones frecuentes que ofrecen innovación continua, aprovechando tecnologías como el machine learning, la automatización inteligente y el análisis para ayudarlos a lograr más, más rápido y con menos recursos.

Los sistemas de ERP han evolucionado significativamente a lo largo de los años a medida que los proveedores continúan capitalizando los últimos avances tecnológicos y expandiendo lo que esta tecnología puede hacer. Si bien se han producido cambios enormes, existe una constante invariable: para seguir siendo competitivas, las organizaciones necesitan un módulo de ERP que pueda supervisar y gestionar todas sus transacciones financieras e informar sobre su rendimiento. De esta forma, el módulo de finanzas de ERP sigue siendo el componente central de cualquier solución de ERP moderna.

Preguntas frecuentes sobre el módulo de finanzas de ERP

¿Cómo se utiliza el ERP en las finanzas?
La función financiera es uno de los principales usuarios y beneficiarios de un sistema ERP. Un sistema ERP puede realizar un seguimiento, gestionar, consolidar e informar sobre todas las transacciones financieras de una organización y automatizar muchos procesos fundamentales. Es la base de gran parte del trabajo contable de una empresa y sus controles financieros.

¿Es el ERP un sistema transaccional?
Sí, una plataforma ERP es uno de los principales sistemas transaccionales para las empresas, que registra las transacciones financieras de la organización, así como otros datos clave de la cadena de suministro, empleados, clientes, proyectos y mucho más. En pocas palabras, sirve como el sistema de registro para todo el negocio.

¿Cuál es el módulo de ERP más común?
El de finanzas es el módulo de ERP más común y ampliamente utilizado, ya que todas las empresas deben supervisar de forma exhaustiva su posición financiera y sus perspectivas. Muchas empresas comienzan su viaje en el mundo del ERP con finanzas, para luego agregar módulos complementarios que ayuden a gestionar otros aspectos del negocio.