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Implicaciones del RGPD para los directores de RR. HH.

5 pasos para cumplir con el RGPD y por qué no es demasiado tarde para prepararse.


Aunque el Reglamento General de Protección de datos (RGPD) de la Unión Europea sea una realidad inminente, no es demasiado tarde para asumir el control de tu información y preparar a la organización. Como responsable de RR. HH., es muy probable que te preguntes cómo afectará la nueva legislación europea la información de personal que poseas en tu empresa, con independencia de dónde se encuentren los empleados. A continuación te revelamos cinco pasos sencillos que pueden ayudarte a lograr un cumplimiento sostenido.

Pero primero, empecemos por el principio.

¿Qué es RGPD?

El RGPD entrará en vigor el 25 de mayo de 2018. Aplica para todas las organizaciones, tanto dentro como fuera de la Unión Europea, que gestionen y procesen información de sus residentes. Se ha concebido para reforzar la protección de datos y para conceder a las personas un mayor control de cómo usan, almacenan y comparten su información personal las organizaciones que tienen acceso a ella, desde sus empleadores hasta las empresas a las que compran productos o con las que contratan servicios. El RGPD también exige que las organizaciones habiliten una serie de controles de seguridad técnicos y organizativos diseñados para evitar la pérdida de datos, las fugas de información y otros usos no autorizados de los datos.

¿Por qué se introduce el RGPD?

La Unión Europea tiene leyes en materia de protección de datos desde hace más de 20 años. Sin embargo, desde el momento de su entrada en vigencia, el nivel de información personal en circulación ha aumentado drásticamente, como también se han incrementado los canales a través de los cuales se recopila, comparte y maneja información personal. A medida que han aumentado el volumen y el valor potencial de los datos, también ha aumentado el riesgo de que estos caigan en manos equivocadas o de que se utilicen en formas para las que el usuario no ha dado su consentimiento. El RGPD pretende incorporar nuevas normas en cuanto a la forma como las organizaciones protegen los datos de los ciudadanos de la Unión Europea, al tiempo en que confiere a dichos ciudadanos un mayor control sobre la forma en que las empresas usan sus datos.

Entonces, ¿qué medidas deberían estar adoptando las empresas?

Paso 1: ¡No entres en pánico!

Dada la proximidad de la fecha de entrada en vigor del RGPD, las organizaciones podrían sentirse tentadas a implementar la mayor cantidad posible de medidas de protección de datos en el menor tiempo posible. Si bien la sensación de urgencia está justificada, adoptar un enfoque comedido y estratégico es, como siempre, la mejor opción. Las empresas primero deben entender el RGPD, de qué modo las afecta y exactamente cuáles son sus obligaciones. Esto les permitirá formarse una imagen clara de las medidas de gestión de datos y de protección que deben adoptar para abordar sus necesidades de cumplimiento.

Paso 2: centraliza tu información

Para poder supervisar mejor sus datos, las organizaciones primero deben asegurarse de que la información pertinente sea de fácil acceso para las personas correctas internamente. Puede que, tras años de crecimiento y diversificación, las organizaciones hayan terminado teniendo sistemas y métodos de trabajo dispares, lo que dificulta que cada equipo entienda cómo encajan sus datos en el conjunto de datos de la organización. Esto hace que resulte prácticamente imposible habilitar una trazabilidad coherente de la información, lo cual es crucial para centralizar los datos y garantizar su actualización continua.

Paso 3: promueve la transparencia de la información en tu organización

El siguiente paso de las organizaciones es facilitar el intercambio de información entre equipos. Hoy en día, para personalizar sus productos y servicios, las organizaciones obtienen más datos de clientes de más puntos de contacto que nunca antes; sin embargo, esto también significa que la información que recopilan se difunde en menor medida por toda la organización. Para adquirir una visión más precisa de la información, las organizaciones deben integrar sus sistemas y procesos, de forma que cada equipo tenga acceso a lo que necesita.

Paso 4: prefiere coherencia y sencillez sobre diversidad

Ahora que las empresas recopilan tan enormes volúmenes de datos a un ritmo tan rápido, la complejidad no tarda en convertirse en un obstáculo para la gestión. En lugar de optar por una amplia variedad de tecnologías para gestionar esta información, les conviene plantearse usar un único sistema que se implante en toda la organización y que simplifique la gestión de datos. Las aplicaciones basadas en la nube son aptas para tal fin, ya que permiten a las empresas centralizar tanto los datos como los procesos basados en datos, y facilitan la trazabilidad de dónde y cómo se utiliza la información en todo momento.

Paso 5: haz de la protección de información una prioridad para los empleados

Las nuevas tecnologías solo pueden contribuir hasta cierto punto a que las empresas alcancen el cumplimiento del RGPD. Como siempre, el cambio depende de los empleados, de la cultura de empresa y de los procesos. La protección de datos debe ser un valor bien arraigado en la organización, desde las decisiones que se toman en la sala de juntas hasta la forma en que los equipos de servicio interactúan con los clientes.

Gran parte del debate en torno al RGPD se ha centrado en los costos en que incurrirán las organizaciones si sus datos terminan en manos equivocadas; sin embargo, conviene recordar que, por encima de todo lo demás, lo que la ley les exige es que dispongan de las personas, los procesos y las tecnologías necesarios para proteger su información. Con estos sencillos pasos, las organizaciones estarán mejor posicionadas para asumir el control de su información.

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