10 pasos para conseguir implementar con éxito la historia clínica electrónica

Las historias clínicas electrónicas (HCE), prevalentes desde hace más de una década, ofrecen a los cuidadores y pacientes una visión completa de la historia clínica de un paciente, así como los protocolos de tratamiento actuales. No obstante, a pesar de sus múltiples beneficios, el sector de la atención a la salud ha tardado en adoptar sistemas de HCE más modernos y de fácil uso para el personal clínico. Dichos sistemas pueden, por ejemplo, transcribir las observaciones e instrucciones verbales de los médicos de tal manera que pasen más tiempo revisando y hablando con sus pacientes que mirando la pantalla de su ordenador. Los sistemas de HCE basados en estándares también pueden ayudar a las organizaciones de atención a la salud a eliminar los silos de información que dificultan que los profesionales obtengan una visión integral de sus pacientes. Las implementaciones modernas de HCE, especialmente aquellas que aprovechan las infraestructuras en la nube, también son más fáciles de escalar que los sistemas locales preexistentes y pueden incorporar más fácilmente las últimas actualizaciones de funcionalidades.

¿Qué es una HCE?

Las HCE contienen datos demográficos de los pacientes, antecedentes médicos, resultados de exámenes médicos y análisis de laboratorio, además de anotaciones de profesionales asistenciales, planes de tratamiento, prescripciones y mucho más. Son el tejido conector de las organizaciones de atención a la salud, ya que proporcionan a los cuidadores y a los pacientes, a través de un portal de pacientes, acceso a una visión integral del estado de salud de un paciente.

¿Qué es la implementación de HCE?

La implementación HCE es el proceso mediante el cual las organizaciones de atención a la salud instalan el sistema de su elección. En la mayoría de los casos, estas implementaciones suponen migrar los datos de la HCE de un sistema heredado a otro más actual y establecer interfaces que permitan a profesionales y pacientes consultar la información conforme a sus permisos y niveles de acceso. La implementación también implica capacitar al personal sobre cómo utilizar el nuevo sistema. Obviamente, este proceso es más complejo e implica mucho más, por lo que en este artículo se explica en detalle cada uno de los distintos pasos a seguir.

Conclusiones principales

• Los sistemas modernos de HCE ayudan a mejorar la calidad de los cuidados y los resultados generales de los pacientes y pueden contribuir a que las organizaciones de atención a la salud funcionen de una manera más eficiente y rentable.
• La implementación de nuevas HCE implica realizar pruebas exhaustivas de la experiencia del usuario, además de proporcionar una formación completa. La clave del éxito radica en involucrar a las partes interesadas adecuadas desde el inicio del proceso.
• Las organizaciones de atención a la salud, los proveedores asistenciales, los consultores de implementación y otros socios deben comprometerse no solo desde la fase de transición, sino también hasta las fases posteriores a la implementación, de modo que el sistema se actualice regularmente y la asistencia técnica esté siempre disponible.

La importancia de una implementación exitosa de HCE

La implementación de un nuevo sistema de HCE, ya sea como sustitución o como una instalación completamente nueva, supone una inversión importante que requiere de una planificación detallada para que se realice con éxito. Una HCE bien implementada puede ayudar a los consultorios y hospitales a mejorar la calidad de los cuidados, ya que les permite a los médicos acceder al historial médico completo y a los tratamientos de los pacientes y, en el caso de los sistemas modernos, les permite dedicar más tiempo de calidad a cada paciente.

Las implementaciones exitosas de HCE también pueden ayudar a las organizaciones de atención a la salud a interconectar silos de información, tanto internamente como con HCE externas, así como a integrar las aplicaciones de finanzas y recursos humanos de un proveedor para facilitar la facturación a los pagadores y planificar al personal de manera adecuada.

Por otro lado, una implementación fallida no solo supondrá un costo innecesario de recursos, sino que también desmotivará a los cuidadores, administradores y, en última instancia, a los pacientes.

¿Cuánto tarda la implementación de HCE?

La implementación de un nuevo sistema de HCE en cada uno de los centros de un sistema hospitalario grande puede alargarse durante 15 meses o más, incluyendo la instalación de funcionalidad clínica al completo, los productos del ciclo de ingresos, las pruebas posteriores a la implementación y el apoyo en la formación del personal. En el caso de consultorios médicos y clínicas más pequeños, los plazos de implementación pueden variar entre tres y cuatro meses.

10 pasos para una implementación exitosa de una HCE

La implementación de un sistema de HCE implica una serie de pasos, algunos discretos y otros superpuestos, entre los que se incluyen la realización de una evaluación de necesidades, la selección de un proveedor, la planificación del proyecto, la configuración del nuevo sistema, la migración de datos, la formación del personal, la prueba del nuevo sistema con un pequeño grupo de empleados y, por último, el cambio y la prestación de soporte técnico. Por último, es necesario realizar una evaluación objetiva del nuevo sistema y realizar los ajustes necesarios.

1. Evaluación de necesidades: identificación de objetivos y requisitos. Comience por evaluar su sistema de HCE actual e identificar las funciones que su nuevo sistema debe tener. Es recomendable incluir estos detalles en su Solicitud de propuesta o RFP. Las funciones críticas suelen incluir la capacidad de conectarse a otros sistemas (algo que ahora se considera requisito normativo para los nuevos sistemas en la mayoría de los países desarrollados); la capacidad de transcribir las interacciones entre médicos y pacientes (con el fin de que los médicos puedan dedicar más tiempo de calidad a los pacientes); la capacidad de automatizar las prescripciones y otras indicaciones clínicas de los médicos; la capacidad de generar informes para realizar un seguimiento de la calidad de los cuidados (para la prestación de atención basada en el valor y otros fines); y la capacidad de comunicarse con aplicaciones de telesalud y otras aplicaciones móviles.
2. Selección del proveedor: elija el sistema de historia clínica electrónica adecuado.. Elegir el proveedor y el sistema adecuados tiene tanto que ver con su organización como con el proveedor y el sistema en sí. Considere factores como el alcance de su proyecto, así como los objetivos que desea alcanzar (véase el paso 1). Una vez establecidos esos puntos de referencia, puede publicar un RFP y utilizar las respuestas para empezar a descartar proveedores y elaborar una lista reducida de posibles candidatos.
   
   Además de seleccionar un proveedor en función de las características, la funcionalidad y la facilidad de uso deseadas, deberá tener en cuenta la estructura de precios del proveedor y el costo total de adquisición del sistema. Asimismo, deberá evaluar la disposición del proveedor para trabajar con su empresa y con un socio, no solo para completar el proceso de implementación técnica, sino también para ayudar a formar al personal y preparar instrucciones de autoayuda en caso necesario. Por otra parte, es necesario comprender las capacidades del sistema en materia de seguridad y privacidad de los datos: qué medidas se han adoptado para gestionar las infracciones sobre la seguridad de datos y cómo el sistema puede ayudar a su organización a cumplir con la HIPAA y otras normativas.
   
   También es importante conseguir referencias de otras organizaciones de atención a la salud de características y necesidades similares para determinar no solo si el sistema es adecuado para sus necesidades, sino también cómo colaboró el proveedor con los equipos de implementación y los socios, así como si cumplió con los plazos establecidos. Convendrá comprender la reacción del personal del proveedor ante las pruebas de aceptación del usuario (UAT) y otras solicitudes de modificaciones, así como la fidelidad con la que prestaron el servicio post venta durante la fase crítica de adopción inicial.
3. Planificación del proyecto: definir el calendario, el presupuesto y los recursos. Una vez que haya seleccionado un proveedor y un socio de implementación (a menos que su organización cuente con un equipo de TI amplio y experimentado, también necesitará uno) para el nuevo sistema de HCE, deberá trabajar con ellos para establecer cuánto tiempo llevará instalar el nuevo software, integrarlo con los sistemas existentes, formar a los primeros usuarios, realizar las pruebas de aceptación del usuario (UAT) y realizar la transición del sistema antiguo al nuevo. Deberá asignar no solo los fondos que se dedicarán al nuevo sistema, sino también personal interno, probablemente como parte de un equipo de proyecto multifuncional que incluya a directivos superiores y de primera línea, médicos, personal de TI y personal de asistencia técnica. Ese equipo puede ayudar al proveedor y al socio a comprender cómo funciona su organización, garantizar que se cumplan los requisitos empresariales definidos, realizar las pruebas de aceptación del usuario y recabar opiniones y ayudar a formar al resto de los empleados.
4. Personalización y configuración: optimice los procesos y adapte el sistema a sus necesidades. Una de las ventajas de migrar a cualquier sistema informático nuevo es que esto representa una oportunidad para revisar los procesos internos y sustituirlos por las últimas prácticas recomendadas del sector, las cuales están integradas en el software. Por ejemplo, en muchos estados las prescripciones ahora son exclusivamente electrónicas, por lo que probablemente se puedan eliminar todos los procesos que impliquen el manejo de prescripciones en papel. Los sistemas modernos de HCE también pueden alertar a los médicos sobre posibles interacciones medicamentosas y alergias de los pacientes, y pueden revelar información analítica relevante mediante el uso de herramientas avanzadas de visualización de datos. También es el momento de asegurarse de que el nuevo sistema se adapta a unos requisitos empresariales concretos.
5. Migración de datos: transfiera los datos existentes del paciente al nuevo sistema. Es posible que los datos de los pacientes de sistemas anteriores puedan contener errores. Incluso si los datos son precisos y están al día, a menudo se organizan de una manera distinta en su nuevo sistema de HCE. Esto representa un desafío de limpieza de datos con el que su proveedor y socio de implementación deberán estar familiarizados. Sin embargo, deberá destinar tiempo de planificación para revisar de manera exhaustiva que la información en el nuevo sistema sea correcta.
6. Pruebas: asegure la funcionalidad y seguridad del sistema. Antes de cambiar al nuevo sistema, el equipo del proyecto deberá realizar una prueba de estrés. Empleando datos falsos o simulados, compruebe que el nuevo sistema de HCE contenga todas las características y funcionalidades que solicitó y se prometieron en la RFP y que estas sean capaces de gestionar cualquier proceso nuevo o actualizado. No olvide probar y testear asimismo el portal del paciente con el mismo detenimiento con el que realizó las pruebas en la interfaz de HCE destinada al personal.
7. Formación: capacite al personal sobre el uso adecuado del sistema. Las personas son reacias al cambio por naturaleza, y esto es particularmente cierto cuando sus trabajos ya son estresantes de por sí y demandan mucho tiempo. Lo último que quieren es tener que aprender a manejar un sistema y procesos nuevos. Para que todos se sumen al proyecto y se aproveche al máximo el nuevo sistema, es recomendable comenzar primero con un pequeño grupo de usuarios avanzados, como puedan ser miembros de su equipo de proyecto multifuncional. Ese grupo no solo será de gran ayuda (y en ocasiones, fundamental) para el proveedor y el equipo de instructores especializados del socio, sino que también defenderá el nuevo sistema ante los usuarios finales menos entusiastas, demostrando que realmente funciona y que es mejor que el anterior.
8. Puesta en producción: implemente el sistema en las operaciones diarias. En términos generales, existen dos enfoques para cambiar de sistema de HCE: el denominado enfoque "big bang" y la transición por fases. El enfoque big bang puede resultar muy estresante porque la tolerancia a los errores es muy pequeña y el margen para las pruebas tiende a ser más reducido que con un enfoque de tipo incremental. El enfoque por fases permite a los equipos cuyas funciones se transfieren primero compartir sus experiencias con los grupos posteriores, pero este enfoque requiere que la organización mantenga dos sistemas EHR separados durante todo el tiempo que se prolongue la transición.
9. Soporte continuo: proporcione un seguimiento y una resolución de problemas continuos. Los proveedores y los socios de implementación están obligados, especialmente en los primeros días, a ayudar a resolver problemas de configuración, migración de datos y otras cuestiones técnicas. Los equipos internos deben recibir formación sobre cómo informar acerca de los problemas para que estos puedan ser abordados de manera ordenada y en función de su gravedad. Durante los primeros días tras el cambio, es probable que haya muchas quejas y confusión por parte de los usuarios. Los campos que antes estaban en la parte izquierda de la pantalla pueden estar ahora en la parte inferior derecha del nuevo sistema, y el personal tardará algún tiempo en acostumbrarse a este tipo de cambios. Asegúrese de que los equipos de implementación (incluido el personal interno) estén disponibles para guiar al personal en el uso del nuevo sistema para realizar sus tareas.
10. Evaluación: evalúe el rendimiento y aplique mejoras. Ningún sistema nuevo de gran envergadura funcionará a la perfección desde el primer momento. Solicite feedback a los usuarios y asegúrese de que su proveedor y su socio de implementación estén preparados y dispuestos a realizar los ajustes necesarios de manera oportuna.

10 retos de la implementación de la HCE

Implementar un nuevo sistema de HCE que reproduzca con precisión o mejore los procesos críticos para la misión, a la vez que ayude al personal a cambiar algunas de sus formas de trabajar para adoptar las mejores prácticas del sector, resulta especialmente difícil en el ámbito de la atención a la salud, donde el término "crítico para la misión" cobra un significado especial. Los datos de atención a la salud también tienden a ser desordenados y muchos sistemas heredados no se pueden integrar fácilmente con otros.

Además de superar la inevitable y natural resistencia al cambio por parte del personal, es necesario capacitarlos en el uso de la nueva navegación, las nuevas características y los nuevos flujos de trabajo. Si se elige al proveedor o socio de implementación incorrecto, los costos pueden dispararse debido al incumplimiento de plazos, errores del sistema y otros factores. Incluso después de una implementación realizada con éxito, su organización y sus socios tendrán que establecer directrices para la actualización y el mantenimiento continuos del sistema. Siga leyendo a continuación para obtener más información sobre este y otros desafíos relativos a la implementación.

1. Resistencia al cambio: renuencia por parte del personal a adoptar nuevas tecnologías. A la mayoría de las personas no les gusta el cambio, y menos aún cuando se les pide que aprendan una nueva forma de completar un conjunto bastante complicado de procesos que ya dominan. Es necesario que los directivos de alto nivel, incluido el personal clínico sénior, comuniquen claramente y desde el principio las ventajas y los motivos del cambio. Una forma de contrarrestar la resistencia natural al cambio es involucrar desde el principio en la implementación del sistema de HCE al personal que cuenta con el respeto de sus compañeros y que puede convertirse en el promotor del nuevo sistema.
2. Migración de datos: dificultades para transferir los datos existentes de los pacientes. Es poco probable que las etiquetas de datos utilizadas en un sistema sean reconocidas por un nuevo sistema y los datos de un sistema tendrán que asignarse a un conjunto de tablas de bases de datos completamente diferente. Para que el proceso tenga éxito, será fundamental involucrar a expertos en la materia desde el principio en la evaluación de los datos a medida que estos se vayan introduciendo al nuevo sistema.
3. Integración de sistemas: falta de compatibilidad con otros sistemas de atención a la salud. Muchos sistemas anteriores se desarrollaron utilizando lenguajes de programación que no se utilizan en los sistemas de HCE más recientes.
4. Formación y capacitación: poner al día a un personal reticente. Las partes interesadas clave, incluidos los médicos y el personal de enfermería, que participan desde el principio en el proceso de implementación pueden ayudar a convencer y formar a sus compañeros (con el apoyo del proveedor o del socio de implementación en las primeras etapas).
5. Costo: gastos en nueva tecnología y otros. El nuevo software y la infraestructura necesaria para su funcionamiento (ya sea en las instalaciones o en la nube) generarán costos. Sin embargo, surgirán otros problemas que también supondrán un aumento gradual de los costos, como los retos que plantean la limpieza y la migración de datos. Si una organización necesita personalizar en gran medida su nuevo sistema de HCE, eso también aumentará los costos. Entre los costos ocultos se incluyen cierta pérdida de productividad durante las fases de implementación y un posible aumento de los gastos debido a horas extras.
6. Tiempo de inactividad: interrupciones en las operaciones diarias. Las bases de datos y otros sistemas, como las aplicaciones financieras y de cadena de suministro, pueden verse interrumpidos durante determinados periodos de tiempo, especialmente durante las migraciones de datos y otros momentos clave de la implementación. Las organizaciones pueden mitigar estas interrupciones avisando con antelación al personal afectado y programando las etapas clave de la implementación para momentos en los que no haya mucha actividad administrativa o clínica.
7. Seguridad de los datos: contribución a la protección de los datos de los pacientes. Seguridad de los datos: contribución a la protección de los datos de los pacientes. Las organizaciones de atención a la salud operan en un marco y entorno normativo muy estricto y, al mismo tiempo, son blancos claros para los cibercriminales. El costo promedio de una violación de datos de atención a la salud fue de casi 9,8 millones de dólares estadounidenses en 2024. Según un informe de IBM, esta cifra es superior al costo promedio de cualquier otra industria y representa casi 4 millones de dólares más que el promedio de la segunda industria más cara en lo que respecta a problemas de infiltración o fuga de datos: los servicios financieros.
8. Interrupciones en el flujo de trabajo: ajustar los flujos de trabajo clínicos para adaptarlos al nuevo sistema. El personal clínico y otros profesionales médicos se enorgullecen de su trabajo y de su capacidad para atender de una forma integral y rápida las necesidades de los pacientes. Los cambios en las pantallas a las que están acostumbrados, como tener que navegar por campos que no se encuentran en las mismas ubicaciones o tener que cambiar de pantalla en momentos en los que antes no lo hacían, les resultarán frustrantes. Por ejemplo, acciones como como la emisión de recetas electrónicas y la incorporación de instrucciones posteriores al portal del paciente habrán sufrido cambios. Es responsabilidad de los miembros del equipo de partes interesadas facilitar y suavizar la transición, colaborando en la formación y difundiendo información sobre el nuevo sistema.
9. Problemas técnicos: errores del sistema durante la implementación. Inevitablemente habrá errores, configuraciones incorrectas que no se detectaron durante la fase de pruebas y otras interrupciones que supondrán un reto para los administradores y el personal. Es importante detectarlos lo antes posible, solucionarlos y no permitir que esto perjudique a la implementación del sistema.
10. Mantenimiento continuo: actualizaciones continuas y requisitos de asistencia técnica. Es importante no bajar la guardia una vez finalizada la fase inicial de implementación. Planifique una colaboración a largo plazo con los proveedores, los socios de implementación y con su propio personal para facilitar las actualizaciones periódicas del sistema y la asistencia técnica continua, especialmente en lo que respecta a las funciones críticas para la misión.

Elija el sistema de HCE adecuado

Las organizaciones de atención a la salud que establezcan requisitos completos y precisos para su nuevo sistema de HCE, organicen un equipo eficaz y representativo de partes interesadas y se comprometan a permitir que ese equipo multifuncional participe en la selección de proveedores y socios de implementación, tendrán más posibilidades de elegir el sistema de HCE que más se adapte a sus necesidades.

Cree una mejor experiencia de atención a la salud con Oracle

Entre sus muchas funcionalidades, Oracle Health EHR es capaz de determinar las pruebas necesarias para ayudar a mantener sanos a grupos de pacientes y seleccionar a aquellos que necesitan citas de seguimiento para cumplir los objetivos de calidad, así como consolidar datos limpios provenientes de distintos proveedores asistenciales. El sistema de HCE se ejecuta en Oracle Cloud Infrastructure, lo que mejora la seguridad de los datos de salud confidenciales que almacena. Las versiones futuras incluirán capacidades de IA generativa que permitirán a los médicos filtrar la información relevante para una enfermedad específica y navegar por el sistema utilizando comandos usando un lenguaje sencillo. Oracle Health EHR, que es una plataforma basada en estándares que interopera con otros sistemas, incorpora otras funciones, como la capacidad de integrarse con las aplicaciones financieras, de recursos humanos y otras aplicaciones administrativas de Oracle.

Preguntas frecuentes sobre la implementación de la HCE

¿Por qué cambiar los sistemas de HCE?

Muchos sistemas de HCE antiguos no son interoperables entre sí ni con los sistemas más nuevos, resultan difíciles de manejar para los usuarios y carecen de funciones avanzadas, como la inteligencia artificial, para automatizar tareas como la toma de notas y la creación de resúmenes de las consultas.

¿Cuál es un ejemplo de una HCE?

Uno de los principales sistemas de HCE es Oracle Health EHR, anteriormente conocido como Cerner, que se está migrando a la plataforma de Oracle Cloud Infrastructure y se está actualizando con una serie de nuevas capacidades y funciones, incluyendo el uso de inteligencia artificial y otras mejoras.