La gestión de inventario es el proceso de coordinar el flujo de mercancías en una empresa en un ciclo continuo de pedidos, almacenamiento, producción, venta y reposición de bienes. La gestión de inventario generalmente se realiza en dos niveles: gestión de inventario agregado y ubicación de almacenamiento y gestión de inventario a nivel de artículo. Al determinar tu estrategia de inventario, las empresas hacen concesiones entre minimizar la cantidad de efectivo inmovilizado en el inventario o mantener más inventario para maximizar el servicio al cliente o la eficiencia de la producción.
La estrategia de inventario implica la gestión de inventario a nivel de artículo a través de políticas, como existencias de seguridad (descritas más adelante), y controles de inventario a través de políticas, como la clasificación ABC para priorizar las tasas de reposición, que toman atributos a nivel de artículo, como valor de consumo, tamaño de lote y tiempos de entrega de pedidos.
El inventario se puede clasificar en términos generales en tres categorías: materias primas/componentes, trabajo en proceso y productos terminados. Las empresas manufactureras compran materias primas o componentes, los almacenan hasta que estén listos para la producción y los transforman en productos terminados. Las empresas no manufactureras, como los distribuidores mayoristas y minoristas, almacenan productos terminados para venderlos a los consumidores finales.
Todas las empresas deben lograr un equilibrio entre los niveles de inventario y la demanda porque el inventario consume el efectivo de una empresa e incurre en gastos de transporte. Independientemente del tipo de negocio, las empresas deben mantener un estricto control sobre el inventario para conservar el efectivo mientras se aseguran de tener suficientes artículos para cumplir con los programas de producción o la demanda prevista de los clientes y los pedidos reales.
La gestión de inventario es compleja y varía según el sector, tu función dentro de la empresa y el tipo de artículo que se gestiona. Decidir cómo planificar y administrar el inventario es un esfuerzo de colaboración lleno de riesgos y recompensas.
No hay dos empresas iguales. Dependiendo del modelo de negocio, las empresas utilizan varios métodos diferentes para gestionar el inventario. El inventario le cuesta dinero a la empresa, pero puede ser necesario mantener más existencias de seguridad para mantener niveles de servicio superiores para evitar desabastecimientos y maximizar la eficiencia operativa. Los fabricantes con operaciones costosas de máquinas y personas a veces tienen un exceso de inventario para evitar el cierre de estas operaciones debido a la falta de inventario, lo que le costaría más dinero a la empresa.
Casi todas las empresas mantienen un inventario de existencias de seguridad para protegerse contra cambios inesperados en la oferta y la demanda. De esta manera, el inventario funciona como una protección contra lo inesperado y como un amortiguador contra las paradas de producción. El inventario de seguridad representa un equilibrio entre el servicio o las tasas de cumplimiento (el porcentaje de pedidos de clientes que una empresa puede enviar inmediatamente desde el inventario) y el costo adicional de ordenar y mantener más inventario. La consecuencia de no tener suficiente inventario son los desabastecimientos, que pueden ser perjudiciales para una empresa, especialmente si los clientes tienen alternativas, como las empresas basadas en el comercio electrónico donde se espera un cumplimiento rápido. Los desabastecimientos representan la pérdida de ingresos y pueden afectar negativamente la lealtad del cliente.
Los fabricantes suelen establecer controles de inventario, como niveles mínimos y máximos de existencias y puntos de pedido, dentro de sus sistemas ERP. Los distribuidores establecen puntos de pedido de manera descentralizada, lo que permite que cada centro de distribución determine sus niveles de inventario en función de factores locales o métodos basados en la demanda. Los factores locales pueden incluir la demanda a nivel de SKU, los plazos de entrega o los patrones estacionales. Los métodos basados en la demanda pueden incluir datos de puntos de venta de los clientes minoristas. Muchas organizaciones de compras tienen en cuenta los descuentos de precios en la estrategia de compra y pueden comprar más suministros de los necesarios para obtener puntos de precio favorables.
La gestión de inventario implica hacer concesiones entre ingresos, costos y riesgos. Clasificado en el balance general como un activo corriente, el inventario consume efectivo de la empresa. Se debe prestar especial atención a la duración del ciclo de conversión de efectivo: el tiempo que transcurre entre la compra de materias primas (para un fabricante) o mercancías (mayorista o minorista) hasta la venta final de productos terminados y la recepción de los pagos de los clientes.
Durante ese tiempo, el efectivo permanece inmovilizado y las empresas deben asegurarse de que su inventario se venda de manera oportuna (llamada rotación de inventario) para devolver el efectivo al negocio. El inventario de movimiento lento incurre en costos de mantenimiento, riesgos y afecta negativamente el flujo de efectivo de una empresa. En consecuencia, las empresas requieren un proceso disciplinado para garantizar que el nivel de inversión en inventario esté en línea con el nivel esperado de demanda del cliente.
La gestión de inventario también requiere un costeo riguroso para respaldar tanto los informes de gestión internos como los informes financieros reglamentarios. Los costos de inventario utilizados en la producción deben cumplir con los métodos de costos de absorción para asignar la mano de obra directa e indirecta y los gastos generales a los productos a medida que toman forma en la línea de producción. Y los productos terminados, también denominados inventario de mercancías, requieren la asignación de los costos asociados con la preparación para la venta.
Estos costos pueden incluir transporte, mano de obra y otros gastos de manipulación. Se utiliza un agregado, la suma de todo el inventario de la empresa para determinar la partida de inventario en el balance y el costo de los bienes vendidos en el estado de resultados.
Las empresas emplean una variedad de sistemas de gestión de inventario, según sus operaciones, complejidades o necesidades. Ejemplos de los tres principales sistemas de gestión de inventario son manual, periódico y perpetuo. Los sistemas perpetuos son los sistemas de gestión de inventario más avanzados y precisos, mientras que el método manual es la forma menos sofisticada de supervisar las operaciones de inventario.
Sistema de inventario manual: este método de gestión del inventario depende del recuento físico de artículos y del registro de los detalles en papel o en una hoja de cálculo. Este proceso es muy utilizado por las pequeñas empresas que no se han pasado a las soluciones de software de gestión de inventario.
Sistema de inventario periódico: este es un sistema de gestión de inventario donde el recuento de inventario se realiza al final de un periodo contable en lugar de después de cada compra y venta. Es un sistema relativamente simple que se adapta mejor a las empresas más pequeñas con menos productos.
Sistema de inventario perpetuo: el sistema es el más sofisticado y aprovecha las soluciones de software automatizadas para brindar información en tiempo real. Tan pronto como las existencias ingresan a una instalación, se mueven, venden, usan o descartan, el sistema de inventario actualizará los saldos de inmediato con la ayuda de escaneos de dispositivos portátiles que escanean códigos de barras de artículos o etiquetas RFID.
RFID es un sistema de seguimiento de tecnología que admite sistemas de gestión de inventario. Los sistemas RFID utilizan etiquetas especializadas adheridas a cada artículo para rastrear su paradero. RFID simplifica la gestión de inventario al escanear los envíos recién llegados al sistema o los envíos salientes mediante escáneres móviles. Las etiquetas RFID pueden ser activas, transmitiendo continuamente una señal, o pasivas, que requieren lectores físicos para rastrear artículos. Las etiquetas RFID son las mejores para proporcionar datos e información en tiempo real sobre dónde está el inventario en todo momento.
El conteo cíclico es un método de controles y balances para confirmar que los recuentos de inventario físico coinciden con los registros de inventario de una empresa. El conteo periódico de artículos individuales a lo largo del año asegura la precisión de las cantidades y valores del inventario.
Tener un sistema preciso de seguimiento de las cantidades de inventario disponible es esencial para administrar la oferta y la demanda, mantener altos niveles de servicio al cliente y planificar la producción.
En lugar de aprovechar los sistemas de gestión de inventario, puedes realizar un recuento cíclico para realizar inventarios físicos completos. O las empresas pueden usar ambas técnicas en paralelo para verificar las cantidades y los valores del inventario. La gestión de inventario admite el recuento de ciclos serializados.
Si bien la gestión de inventario es común en la mayoría de las industrias, existen industrias particulares con requisitos únicos que justifican sistemas especializados. Ejemplos notables son el servicio de alimentos (restaurantes) y el comercio minorista.
Hoy en día, los minoristas deben ofrecer a los clientes opciones de compra muy flexibles para los productos que se ofrecen a través de diferentes canales. La intensa competencia de los grandes proveedores de comercio electrónico y los clientes exigentes han obligado a los minoristas a operar un modelo comercial mixto, que combina tiendas físicas y experiencias de compra en línea, lo que se conoce como venta minorista omnicanal.
El obmicanal brinda a los compradores opciones flexibles, como ordenar en la tienda, enviar a casa, comprar en línea, devolver en la tienda o enviar desde un distribuidor a una tienda para que lo recojan. El objetivo es brindar una excelente experiencia al cliente de principio a fin, lo que podría significar la diferencia entre el éxito y la quiebra.
Para brindar la mejor experiencia al cliente a través de omnicanal, los minoristas deben tener visibilidad en tiempo real de su inventario disponible para garantizar que la experiencia de compra del cliente se traduzca en pedidos. Los desabastecimientos no solo evitan que se completen pedidos específicos, sino que también es muy probable que los clientes frustrados busquen artículos similares en la tienda o el sitio web de un competidor. La lealtad es fugaz y el cambio de marca es común. Es posible que los clientes perdidos nunca regresen y afecten las posibles ventas futuras.
Como resultado, los minoristas deben administrar el inventario con mucho cuidado para afinar la delgada línea entre tener suficiente inventario para completar el porcentaje más alto de los pedidos de sus clientes y no tener demasiado, lo que reduce su flujo de efectivo y corre el riesgo de tener existencias sobrantes al final de un temporada de compra que no se puede vender. El software de gestión de inventario para minoristas (combinado con sistemas de gestión de pedidos) permite a los minoristas reaccionar rápidamente a los cambios en el comportamiento de compra y ajustar sus estrategias de canales y niveles de inventario.
La gestión del inventario de un restaurante es única en el sentido de que debe proporcionar un seguimiento de los ingredientes en tiempo real porque muchos son frescos, tienen una vida útil corta y se rastrean cuidadosamente hasta el consumo. El sistema también debe monitorear cuidadosamente los niveles de existencias, activar pedidos de reabastecimiento, registrar nuevos recibos de inventario y ayudar a administrar los costos del menú.
La gestión de ingredientes frescos tiene desafíos inherentes al ayudar a los gerentes a monitorear de cerca su vida útil para evitar el deterioro. En el mejor de los casos, el deterioro da como resultado una pérdida de dinero, mientras que en el peor de los casos, puede causar intoxicación alimentaria y desencadenar acciones por parte de las autoridades sanitarias.
El software de gestión de inventario puede ayudar a los restaurantes a gestionar sus desafíos. Al conectar automáticamente las ventas con los niveles de inventario, los restaurantes pueden tener una vista completa de los pedidos, el consumo, conocer las existencias de ingredientes, evitar el deterioro y administrar sus márgenes. El software de gestión de inventario también reduce el tiempo dedicado a las tareas administrativas mediante el envío de alertas a los gerentes sobre posibles vencimientos de la vida útil, automatizando la reordenación cuando los artículos superan las fechas de deterioro o caen por debajo de los niveles de reabastecimiento establecidos.
Los modernos sistemas de gestión de inventario basados en la nube proporcionan capacidades integrales de gestión de materiales que gestionan de forma eficaz el flujo de mercancías en su empresa y su red de suministro global. Junto con los sistemas de gestión de almacenes, brindan una visibilidad precisa y oportuna de los niveles de inventario, los planes de reabastecimiento y las tasas de cumplimiento de pedidos, todo lo cual afecta la satisfacción del cliente. En combinación con los sistemas de planificación de la cadena de suministro, eliminan las conjeturas de la gestión de inventario al hacer coincidir la demanda con la oferta a través de la optimización de los niveles de existencias, el aumento de las tasas de cumplimiento de pedidos, el aseguramiento de las ejecuciones de producción programadas y la mejora de la utilización del capital de trabajo.
La gestión de inventario es un componente crítico de la gestión de la cadena de suministro en el sentido de que la razón de ser de una cadena de suministro es el movimiento de bienes, ya sea entregando materias primas y subcomponentes a los fabricantes o cumpliendo pedidos de productos terminados. Ambos ayudan a las empresas a reducir costos, mejorar el flujo de caja y aumentar los márgenes de beneficio.
Un beneficio clave de las soluciones modernas de administración de inventario en la nube es su capacidad para proporcionar visibilidad en tiempo real del inventario en múltiples nodos de la cadena de suministro, como instalaciones de producción, proveedores, bienes en tránsito y centros de distribución. Esto brinda a los tomadores de decisiones la información que necesitan para mantener la satisfacción del cliente. Esto es particularmente crítico para empresas con redes de suministro extendidas, demanda variable y competencia intensa.
Una vista en tiempo real de los niveles de existencias y su ubicación les ayuda a gestionar mejor los programas de producción y el procesamiento de los pedidos de los clientes. Por ejemplo, si una entrega se retrasa debido a problemas de transporte, los gerentes pueden cubrir el déficit temporal trasladando las existencias de un centro de distribución a otro donde los niveles de demanda más altos justifiquen tener más inventario.
En combinación con el software de planificación de la cadena de suministro, tener datos en tiempo real sobre los volúmenes de pedidos ayuda a los planificadores a determinar cuánto necesitan de un artículo en particular, dónde deben ubicarlo y con qué frecuencia necesitan para reabastecerse con el fin de satisfacer la demanda real y prevista y los niveles de producción.
Las cadenas de suministro complejas desafían a las empresas a alinear la oferta con la demanda y determinar los niveles de inventario con mayor precisión. Las soluciones sofisticadas de planificación de la demanda pueden ayudar a utilizar algoritmos sofisticados que incorporan múltiples escenarios, incluidas combinaciones de artículos y ubicaciones, así como políticas de inventario para generar el plan de demanda óptimo. Los escenarios hipotéticos desempeñan un papel vital para garantizar que los niveles de inventario planificados sean suficientes para satisfacer la demanda de los clientes, evitar desabastecimientos y garantizar la resiliencia.
La elección de los proveedores adecuados es responsabilidad de la división de compras. Los proveedores pueden tener un impacto significativo en el inventario. Por ejemplo, lograr la disponibilidad justo a tiempo depende de contar con proveedores confiables y calificados que puedan cumplir con plazos de entrega específicos. Si pierden las fechas de envío programadas, la producción y los pedidos de los clientes pueden retrasarse, lo que resulta en una disminución de la satisfacción del cliente.
El plan de requisitos netos incorporado a través de la planificación de suministro en el plan de demanda debe ser capaz de soportar la complejidad de las cadenas de suministro globales para determinar las materias primas y los requisitos de inventario para la producción. Por último, los sistemas de planificación ayudan a determinar las políticas de inventario para establecer niveles de inventario de seguridad (el exceso de inventario utilizado como buffer frente a la incertidumbre de la oferta y la demanda) básicamente eliminando las conjeturas de las decisiones de inventario y su posible impacto negativo en el flujo de caja.
La planificación empresarial integrada combina previsiones estadísticas con señales de demanda reales para proporcionar previsiones y niveles de inventario actualizados que cumplan los niveles de servicio al cliente deseados o deseados. Ayuda a gestionar la incertidumbre en los plazos de entrega de la demanda y del proveedor. Las órdenes de reaprovisionamiento se generan siempre que una posición de inventario sea inferior a un umbral mínimo. Estas órdenes incorporan plazos de entrega estimados para garantizar niveles de almacenamiento adecuados. Según la política de inventario especificada, la orden de reaprovisionamiento puede ser una cantidad fija de orden o una cantidad calculada, calculada como una diferencia entre el umbral máximo y la posición de inventario, y se puede ajustar para cantidades mínimas de orden.
Si estás listo para obtener más información sobre la gestión de inventario moderna, un buen lugar para comenzar es plantearse las siguientes preguntas:
Muchas empresas siguen utilizando hojas de cálculo o sistemas antiguos inflexibles para algunos o todos los aspectos de la gestión del inventario. Si bien ese enfoque podría parecer adecuado, las tecnologías más antiguas pueden dar lugar a resultados empresariales subóptimos. Para competir en las complejas cadenas de suministro actuales y responder adecuadamente a las inevitables interrupciones, necesitas soluciones en la nube modernas que compartan información en tiempo real para lograr una mejor alineación entre la planificación, la producción y una vista integrada del inventario.
Los conjuntos de gestión de cadena de suministro integrada (SCM) basados en la nube ayudan a las empresas a desarrollar sinergias en su planificación y gestión de inventario, así como otras funciones esenciales de la cadena de suministro, como compras, fabricación, logística y gestión de órdenes. El resultado: mayor eficiencia, servicio al cliente y mayores márgenes de beneficio.
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