Bien choisir son DSI : guide de l'acheteur

Les dossiers de santé informatisés les plus récents sont conçus pour être plus faciles d'utilisation, plus sécurisés et plus évolutifs. Ils facilitent également le partage d'informations entre le personnel soignant, les chercheurs en sciences de la vie et les patients, dans le but d'améliorer les diagnostics, les traitements et les soins. Les systèmes de DSI nouvelle génération utilisent également les dernières technologies, en particulier l'IA, pour prendre en charge l'analyse avancée des données, automatiser la prise de notes et fournir au personnel soignant un accès vocal conversationnel aux dossiers des patients.

Le passage à un nouveau fournisseur de DSI est une entreprise complexe et difficile. Cet article explore les principaux facteurs à prendre en compte lors de l'évaluation de nouveaux systèmes de DSI.

Que sont les DSI ?

Les systèmes de DSI sont des plates-formes logicielles permettant de stocker et de gérer les données médicales des patients, notamment les diagnostics, les médicaments, les plans de traitement et les résultats d'analyses de laboratoire. Les DSI fondés sur des normes ouvertes peuvent se connecter aux systèmes utilisés par d'autres membres du personnel soignant, les gouvernements et les chercheurs en sciences de la vie, facilitant ainsi la coordination et l'amélioration des soins aux patients.

DSI et DMI

Les dossiers médicaux informatisés (DMI), précurseurs des DSI, ont été conçus pour stocker et gérer numériquement les dossiers des patients d'un seul cabinet ou seul membre du personnel soignant. La plupart des DSI peuvent extraire des données provenant de n'importe quel endroit où un patient a reçu des soins, quel que soit le lieu ou le soignant, et exploiter des informations provenant d'autres sources, à condition que ces derniers utilisent un système compatible. Par exemple, ils peuvent se connecter aux systèmes des entreprises du secteur des sciences de la vie afin de mettre les patients en relation avec des essais cliniques potentiels.

7 types de DSI

La plupart des membres du personnel soignant à la recherche d'un nouveau DSI envisagent soit des systèmes développés par des fournisseurs et hébergés sur site, soit des systèmes qui stockent et gèrent les données dans le cloud. Il existe cependant d'autres options. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les différentes options offertes par les systèmes de DSI.

1. Hébergé sur site. Dans ce modèle, le cabinet médical, la clinique ou l'hôpital gère le DSI sur ses propres serveurs. L'organisation prend en charge tous les coûts liés à l'achat et à la gestion des ordinateurs, des équipements réseau et de l'alimentation électrique, ainsi qu'à l'emploi du personnel informatique.
2. Hébergé à distance. Ces DSI sont gérés hors site par un fournisseur tiers, fonctionnent sur des serveurs appartenant au fournisseur et sont généralement accessibles par le client via un réseau privé virtuel (VPN).
3. Fondé sur le cloud (SaaS). Alors que les DSI hébergés à distance sont généralement dédiés à chaque client, les DSI fondés sur le cloud tirent parti de la mutualisation, c'est-à-dire du partage des ressources et des coûts entre de nombreux clients. Les données de chaque client sont toutefois sécurisées par le fournisseur de service cloud et conservées séparément des données des autres clients. Ces DSI sont plus faciles à mettre à jour avec les dernières fonctionnalités et les derniers correctifs de sécurité, et plus faciles à mettre à l'échelle que les systèmes sur site. Leurs coûts informatiques sont également plus prévisibles et ils allègent la charge de travail des services informatiques des clients.
4. Spécifique à une spécialité. Certains DSI sont adaptés à des types de soins spécifiques, tels que l'oncologie, la cardiologie, la dermatologie, l'obstétrique et la gériatrie. Ces DSI spécialisés sont reliés à des données cliniques plus détaillées et spécifiques et peuvent aider les chercheurs à identifier plus facilement les participants aux essais cliniques dans ces domaines.
5. Systèmes intégrés de gestion des DSI et des cabinets médicaux. Les DSI dotés de fonctionnalités intégrées de gestion de cabinets permettent aux utilisateurs de naviguer facilement entre les différentes fonctions de gestion, notamment la prise de rendez-vous, l'enregistrement, le suivi, la comptabilité, l'engagement et la création de rapports, le tout au sein d'une même application.
6. Code source ouvert. Avec les DSI à code source ouvert, les développeurs peuvent télécharger le code source et le modifier selon leurs besoins, sous réserve des restrictions imposées par la licence de distribution. Bien que les DSI à code source ouvert soient moins coûteux et plus flexibles que les DSI commerciaux, ils peuvent être plus difficiles à mettre en œuvre et à maintenir.
7. Sur mesure. Les DSI sur mesure nécessitent que les entreprises conçoivent, paramètrent, testent et gèrent leur propre système propriétaire. Comme pour les systèmes de DSI à code source ouvert, le principal avantage réside dans la possibilité de personnaliser le système afin de répondre aux besoins cliniques et opérationnels d'une organisation, mais cet avantage est souvent contrebalancé par le coût élevé et la complexité de la mise en place et de la maintenance du système, ainsi que par les défis liés à l'interopérabilité du système.

Comment choisir le DSI approprié

La décision d'aller de l'avant avec l'achat d'un nouveau DSI peut être intimidante. Cependant, les fournisseurs qui abordent ce type de projet avec un sens clair des personnes qui doivent être impliquées, des critères à utiliser pour évaluer les systèmes potentiels et des étapes nécessaires pour obtenir l'adhésion des utilisateurs seront beaucoup mieux armés pour parvenir à une mise en œuvre réussie.

1. Évaluation de vos besoins. L'évaluation des besoins peut être un processus long, car les organisations examinent les flux de travail et les goulots d'étranglement actuels, identifient les exigences cliniques, administratives et techniques, et déterminent comment l'investissement dans un DSI soutiendra leurs objectifs à long terme. Profitez de cette occasion pour interroger ou sonder autant d'utilisateurs que possible au sein de l'organisation. Tout le monde ne peut pas faire partie de l'équipe chargée de sélectionner le DSI (nous y reviendrons plus en détail dans un instant), mais la participation d'un plus grand nombre de personnes à ce stade peut aider à identifier des besoins qui ne sont pas forcément évidents au premier abord.
2. Définition d'un budget. Le coût d'un DSI varie en fonction de facteurs tels que le fournisseur, la complexité de la mise en œuvre et le nombre d'utilisateurs. Toutefois, après avoir évalué vos besoins et défini vos exigences, vous devriez être en mesure d'établir des estimations relativement précises du coût de la mise en œuvre initiale et de l'utilisation continue.
3. Formation d'une équipe de sélection. Comme pour l'évaluation des besoins, l'équipe chargée de la sélection du DSI doit inclure des parties prenantes issues de tous les services de l'organisation, même s'il s'agit d'une petite équipe. Cette équipe devrait comprendre des sponsors exécutifs, des responsables cliniques, des médecins de première ligne, du personnel infirmier et autres membres du personnel soignant, du personnel informatique, des représentants juridiques et chargés de la conformité, et des responsables des opérations commerciales. Enfin, un chef de projet devrait faire partie du groupe afin d'aider l'équipe à respecter ses livrables et ses délais.
4. Recherche de fournisseurs. Une fois que vous avez documenté les besoins de votre organisation, déterminé comment un nouveau système de DSI s'intègre à vos objectifs à long terme et fixé un budget raisonnable, commencez votre recherche de fournisseurs. Après avoir lancé un appel d'offres, utilisez les réponses pour créer une liste restreinte de fournisseurs qui correspondent à vos critères. Vos critères doivent aller au-delà des caractéristiques et des fonctions du DSI. Recherchez un fournisseur qui aidera à former le personnel, qui proposera un apprentissage autonome accessible aux utilisateurs quand ils le souhaitent et qui a fait ses preuves en matière de sécurité des données et de protection de la vie privée.
5. Demande de démonstrations. Les démonstrations permettent aux membres de l'équipe de sélection de découvrir le fonctionnement des différentes fonctionnalités du DSI, de poser des questions et de voir des cas d'utilisation spécifiques en action. L'objectif est de déterminer si le DSI répondra aux besoins opérationnels de votre organisation en ce qui concerne la convivialité, les fonctionnalités requises et le flux de travail.
6. Vérification des références. Demandez aux fournisseurs présélectionnés de vous fournir les noms et coordonnées de clients de taille similaire, utilisant les mêmes types de fonctionnalités système et ayant des objectifs organisationnels comparables, puis interrogez ces clients sur leurs expériences avec le fournisseur et son DSI. Discutez également avec des clients qui ne figurent pas sur la liste de référence du fournisseur. Vous pouvez trouver d'autres clients grâce aux salons professionnels, aux associations, aux communautés en ligne et aux réseaux professionnels.
7. Comparaison des offres. La meilleure offre d'un fournisseur doit démontrer une compréhension claire de vos objectifs, de la portée de la mise en œuvre et du budget de votre organisation. Il doit fournir un calendrier détaillé et raisonnable ainsi que des informations précises sur la formation et le support continus.
8. Test du DSI. Les programmes pilotes permettent de déterminer si un nouveau DSI est viable dans des situations réelles, tandis que les programmes d'essai testent l'approche de mise en œuvre et aident les responsables de la mise en œuvre à mieux gérer les risques. La réussite de ces programmes exige des objectifs clairs et une bonne communication avec toutes les parties prenantes, y compris les utilisateurs finaux, les équipes informatiques et les sponsors exécutifs.
9. Prise de décision. Une fois que l'équipe chargée de la sélection du DSI aura franchi toutes les étapes précédentes, elle devrait être prête à choisir le fournisseur et le DSI les mieux adaptés.
10. Création d'un plan de mise en œuvre. Élaborez un calendrier pour le déploiement et la formation. Pour la quasi-totalité des membres du personnel soignant, les étapes cruciales comprennent le transfert des données depuis l'ancien DSI, la configuration des autorisations d'accès afin qu'ils puissent consulter les données pertinentes et leur formation à l'utilisation du nouveau DSI.

10 facteurs à prendre en compte lors du choix d'un DSI

Une fois votre équipe de sélection constituée, envisagez de confier à différents membres de l'équipe la responsabilité d'évaluer différentes caractéristiques et fonctions du DSI, selon leurs domaines d'expertise et leur utilisation potentielle du DSI. Voici 10 points de départ.

1. Technologie de pointe. L'intégration des dernières avancées en matière d'IA et d'autres technologies peut non seulement contribuer à améliorer l'engagement des patients et à soutenir des décisions efficaces et fondées sur des preuves, mais elle montre également que le fournisseur du système de DSI s'engage à innover en permanence.
2. Facilité d'utilisation. Les premières générations de DSI étaient difficiles à utiliser et à mettre à jour, ce qui contribuait à l'épuisement professionnel du personnel soignant. Les nouveaux DSI offrent des interfaces conviviales et intuitives, ainsi qu'une reconnaissance vocale avancée, qui non seulement allègent la charge administrative, mais contribue également à réduire les erreurs de saisie et de transcription des données.
3. Interopérabilité. Il est de plus en plus important pour le personnel soignant de pouvoir partager des données des DSI avec les patients, les payeurs, les chercheurs et les responsables de la santé publique, ce qui fait de l'interopérabilité des systèmes une priorité absolue.
4. Coût. Il est important d'évaluer non seulement le prix initial de la licence ou de l'abonnement au DSI, mais également les coûts associés à son évaluation (tels que le coût lié au fait de détourner les employés d'autres tâches) et les coûts liés à la gestion du changement, à la perte de productivité lors de la mise en service de la nouvelle solution, à la formation continue et à la maintenance (le cas échéant).
5. Formation et support. La qualité de la formation et du support est cruciale. Demandez à vos fournisseurs potentiels de DSI comment ils dispenseront la formation (en personne, en ligne, une combinaison des deux ?), et en quoi elle différera selon les rôles, sa durée et son coût. Le support continu doit être opportun et complet. Demandez aux fournisseurs leurs délais de réponse et de résolution selon différents types de tickets de support. Les dernières fonctionnalités des DSI, notamment celles fondées sur l'IA et l'écoute ambiante, nécessiteront différents types de formation et de support. Par exemple, avec l'écoute ambiante, le personnel soignant doit comprendre qu'il doit verbaliser les informations pour qu'elles soient ajoutées au dossier du patient. L'écoute ambiante n'enregistre pas la tension artérielle d'un patient dans le DSI si elle ne l'entend pas.
6. Évolutivité. Les DSI évolutifs peuvent prendre en charge de manière transparente l'augmentation du nombre d'utilisateurs, du trafic système et de la quantité de données stockées sans causer de problème de performance et de fiabilité. La capacité à adapter le stockage est particulièrement importante pour faire face à l'augmentation rapide des volumes de données associées à l'IA.
7. Sécurité. Recherchez des DSI qui intègrent des contrôles d'accès sophistiqués, chiffrent les données stockées et fournissent une piste d'audit indiquant les personnes qui ont accédé aux données, le moment de leur accès et les modifications qu'elles ont apportées. Les fonctionnalités de surveillance continue peuvent aider à signaler les événements potentiels liés à la sécurité, à la confidentialité et à la conformité réglementaire.
8. Rapports et analyses. Le personnel soignant a besoin d'outils d'analyse puissants qui relient les DSI, les sources de paiement et les référentiels de données de santé afin que les analystes puissent collecter, combiner, nettoyer et normaliser les données dans un tableau de bord unique accessible au personnel soignant et administratif. L'analyse descriptive peut fournir des informations sur les patients, telles que leurs antécédents médicaux et chirurgicaux, les traitements antérieurs et les consultations au service des urgences. L'analyse diagnostique peut expliquer pourquoi certains événements ou résultats médicaux se sont produits, par exemple, pourquoi certains types de patients sont plus susceptibles de souffrir de complications chirurgicales. (Dans ce contexte, le terme « diagnostic » fait référence à un type d'analyse de données plutôt qu'à des diagnostics médicaux.) L'analyse prédictive peut examiner les données relatives aux facteurs de risque des patients, aux tendances en matière de santé publique et à la disponibilité des ressources afin d'aider le personnel soignant à prévoir la demande de fournitures médicales, en personnel et en espace immobilier. L'analyse prescriptive permet de compiler des alternatives de soins que le personnel soignant peut recommander à un patient en fonction d'une combinaison de caractéristiques (par exemple, sa tranche d'âge, ses antécédents de maladies chroniques et la probabilité qu'ils se conforment aux directives cliniques).
9. Accès mobile. Le personnel soignant devrait pouvoir accéder aux DSI à partir de tablettes et de téléphones intelligents courants afin de consulter les données patient sur le lieu de soins, de mettre à jour les dossiers patient en temps quasi réel et d'éviter les retards administratifs.
10. Intégration d'un portail patient. Ces portails permettent aux patients de consulter et de renouveler leurs prescriptions, de consulter les résultats de leurs analyses, de communiquer avec leur équipe de soins, de prendre des rendez-vous, d'effectuer des paiements et d'effectuer d'autres tâches. Recherchez des portails faciles à utiliser et qui mettent l'accent sur l'interactivité.

Amélioration de l'expérience des soins de santé grâce à Oracle

Le DSI d'Oracle Health aide le personnel soignant à relever certains des défis les plus difficiles du secteur de la santé, notamment en identifiant les tests permettant de maintenir la santé de groupes de patients, en ciblant ceux qui ont besoin de rendez-vous de suivi et en combinant les données nettoyées et compilées provenant de différents membres du personnel soignant pour créer un dossier patient complet et précis. Le DSI d'Oracle Health fonctionne sur Oracle Cloud Infrastructure, ce qui renforce la sécurité des données de santé sensibles qu'il stocke. Il applique également l'IA aux tâches les plus courantes du personnel soignant afin de les aider à améliorer leur productivité et leur prise de décision.

Foire aux questions sur la sélection d'un DSI

Qui utilise les systèmes de DSI ?

Les hôpitaux individuels, les grands systèmes de santé multisites, les cabinets médicaux individuels et les petites cliniques utilisent tous les DSI pour stocker et gérer les données des patients. Les responsables de la santé publique exploitent les données des DSI pour suivre et analyser les tendances en matière de santé de la population.

Quelle est la différence entre PRE et DSI ?

Les systèmes PRE (planification des ressources d'entreprise) aident les entreprises de tous les secteurs à gérer leurs finances, leurs achats, leurs projets et d'autres processus. Les systèmes de DSI aident le personnel soignant à stocker, gérer et partager les données des patients dans le but d'améliorer les diagnostics et les traitements.

Les DSI sont-ils plus sûrs que les dossiers papier ?

Bien que les documents papier ne puissent pas être victimes de cyberattaques, ils peuvent être perdus, égarés ou détruits. Les dossiers des patients stockés dans des DSI fondés sur le cloud sont protégés par plusieurs niveaux de sécurité et sauvegardés à distance.