10 étapes pour une mise en œuvre réussie du DSI

Les dossiers de santé informatisés (DSI), répandus depuis plus d'une décennie, donnent au personnel soignant et aux patients une vue globale des antécédents médicaux d'un patient et des protocoles de traitement actuels. Cependant, le secteur des soins de santé a tardé à adopter des systèmes de DSI plus modernes et plus conviviaux pour le personnel soignant, malgré leurs nombreux avantages. De tels systèmes peuvent, par exemple, transcrire les observations verbales et les instructions des médecins afin que ces derniers puissent passer plus de temps à communiquer directement avec leurs patients plutôt que de faire face à un écran d'ordinateur portable. Les systèmes de DSI fondés sur des normes peuvent également aider les organisations de soins de santé à briser les silos d'informations qui ne permettent pas au personnel soignant d'avoir une vue globale sur les patients. Les mises en œuvre de DSI modernes, en particulier celles qui tirent parti des infrastructures cloud, sont également plus faciles à faire évoluer que les anciens systèmes sur site, et elles peuvent intégrer plus facilement les dernières mises à jour de fonctionnalités.

Que sont les DSI ?

Les DSI contiennent des informations concernant les patients telles que les données démographiques, les antécédents médicaux, les résultats d'examens médicaux et d'analyses de laboratoire, les notes du personnel soignant, les plans de traitement, les prescriptions, etc. Ils constituent le tissu conjonctif des organisations de soins de santé, donnant au personnel soignant et aux patients, via un portail patient, accès à une vue complète de l'état de santé d'une personne.

Qu'est qu'une mise en œuvre d'un DSI ?

La mise en œuvre d'un DSI est le processus par lequel les organisations de soins de santé installent le système choisi. Dans la plupart des cas, ces mises en œuvre impliquent désormais le transfert des données du DSI existantes d'un système plus ancien vers un système plus moderne et la configuration d'interfaces afin que le personnel soignant et les patients puissent accéder aux données en fonction des autorisations octroyées. La mise en œuvre implique également la formation du personnel sur la façon d'utiliser le nouveau système. Ce processus est bien sûr plus compliqué que cela, et cet article va explorer les différentes étapes.

Principaux points à retenir

• Les systèmes de DSI modernes aident à améliorer la qualité des soins aux patients et les résultats des patients en général, et ils peuvent aider les organisations de soins de santé à améliorer l'efficacité et la rentabilité de leur fonctionnement.
• La mise en œuvre d'un nouveau DSI implique des tests d'expérience utilisateur élaborés et une formation soutenue. Son efficacité repose sur l'implication des bonnes parties prenantes dès le début du processus.
• Les organisations de soins santé, les fournisseurs, les consultants en implémentation et d'autres partenaires doivent s'engager non seulement dans la transition, mais également dans les phases qui suivront l'implémentation pour s'assurer que le système est mis à jour régulièrement et que le support technique est toujours disponible.

L'importance de réussir la mise en œuvre d'un DSI

Qu'il s'agisse d'un remplacement ou d'une toute nouvelle installation, la mise en œuvre d'un nouveau système de DSI représente un investissement majeur devant être planifié de manière minutieuse. Réussir la mise en œuvre peut aider les cabinets et les hôpitaux à améliorer la qualité des soins en donnant au personnel soignant l'accès aux antécédents médicaux et aux traitements complets des patients et, dans le cas des systèmes modernes, en leur permettant de passer plus de temps avec chaque personne.

Réussir la mise en œuvre des DSI peut également aider les organisations de soins de santé à briser les silos d'informations, à la fois en interne et avec les DSI externes, ainsi qu'à créer un lien avec les applications financières et RH d'un fournisseur pour l'aider à recevoir les paiements et à planifier le personnel de manière appropriée.

À l'inverse, une mise en œuvre infructueuse coûtera non seulement des ressources précieuses, mais elle découragera également le personnel soignant, les administrateurs et, en fin de compte, les patients.

Durée d'une mise en œuvre d'un DSI

La mise en œuvre d'un nouveau système de DSI pour chaque établissement d'un grand système hospitalier peut prendre 15 mois ou plus, y compris toutes les fonctionnalités cliniques, les produits du cycle des recettes, les tests après implémentation et le support pour former le personnel. Pour les cabinets médicaux et les cliniques de taille plus petite, les délais de mise en œuvre peuvent aller de trois à quatre mois.

10 étapes pour réussir la mise en œuvre d'un DSI

La mise en œuvre d'un système de DSI implique un certain nombre d'étapes (certaines distinctes et d'autres se chevauchant), notamment l'évaluation des besoins, la sélection d'un fournisseur, la planification du projet, la configuration du nouveau système, la migration des données, la formation du personnel, les tests du nouveau système avec un petit groupe de personnel, et finalement le basculement, puis la disponibilité d'un support technique. Enfin, il convient d'évaluer objectivement le nouveau système et d'apporter les ajustements nécessaires.

1. Évaluation des besoins : identifier les objectifs et les exigences. Commencez par évaluer votre système actuel de DSI et identifier les fonctionnalités dont votre nouveau système devra disposer. Ces détails devront figurer dans votre appel d'offres. Les fonctions critiques comprennent généralement la capacité de se connecter à d'autres systèmes (maintenant une exigence réglementaire pour les nouveaux systèmes dans la plupart des pays développés) ; la capacité de transcrire les interactions médecin-patient (afin que les médecins puissent passer plus de temps avec les patients) ; la capacité d'automatiser les prescriptions des médecins ; la capacité de générer des rapports pour suivre la qualité des soins (pour les soins fondés sur la valeur et d'autres fins) ; et pour finir, la capacité de communiquer avec la télésanté et d'autres applications mobiles.
2. Sélection d'un fournisseur : choisir le bon système de DSI. Le choix du bon fournisseur et du bon système dépend autant de votre organisation que du fournisseur et du système lui-même. Tenez compte de facteurs comme l'ampleur de votre projet et les objectifs que vous souhaitez atteindre (voir étape 1). Une fois que vous avez établi ces références, vous pouvez publier un appel d'offres, puis utiliser les réponses pour commencer à éliminer les fournisseurs et à créer une liste de candidats potentiels.
   
   En plus de sélectionner un fournisseur en fonction des fonctions, des fonctionnalités et de l'utilisabilité, vous devez tenir compte de la structure de tarification du fournisseur et du coût total d'acquisition du système. Vous devrez également évaluer la motivation du fournisseur de travailler avec vous et un partenaire non seulement pour terminer la mise en œuvre technique, mais également pour aider à former le personnel et à préparer des instructions d'aide autonome. De plus, vous devrez comprendre les capacités du système en matière de sécurité et de confidentialité des données, quelles mesures sont en place pour gérer les violations de données et comment le système peut aider votre entreprise à se conformer à la loi HIPAA et aux autres réglementations.
   
   Il vous sera bénéfique d'obtenir des références d'autres organisations de soins de santé de taille similaire et ayant des besoins similaires pour déterminer non seulement si le système est adapté à vos besoins, mais également si le fournisseur a bien collaboré avec les équipes d'implémentation et les partenaires, et s'il a respecté ses délais. Il vous sera utile de connaître la réaction du personnel fournisseur aux tests d'acceptation utilisateur et aux autres demandes de modification, et de savoir si le service après-vente fourni pendant la phase critique d'adoption anticipée a été satisfaisant.
3. Planification de projet : définir le calendrier, le budget et les ressources. Une fois que vous avez sélectionné un fournisseur et un partenaire de mise en œuvre (nécessaire également, sauf si votre organisation dispose d'un personnel informatique important et expérimenté) pour votre nouveau DSI, vous devrez travailler avec ces parties pour déterminer combien de temps l'installation du nouveau logiciel, l'intégration aux systèmes existants, la formation des premiers utilisateurs, l'exécution des tests d’acceptation utilisateur et la transition de l'ancien au nouveau système dureront. Vous devrez non seulement allouer des fonds pour le nouveau système, mais également du personnel interne, très probablement dans le cadre d'une équipe de projet interfonctionnelle comprenant des cadres supérieurs et des responsables de première ligne, du personnel soignant, du personnel informatique et du personnel de support. Cette équipe peut aider le fournisseur et le partenaire à comprendre le fonctionnement de votre organisation, à s'assurer que vos besoins commerciaux définis sont satisfaits, à procéder aux tests d’acceptation utilisateur et prendre en compte les retours, et à former l'ensemble des employés.
4. Personnalisation et configuration : optimiser les processus et adapter le système à vos besoins. L'un des avantages de la migration vers un nouveau système informatique est qu'elle offre l'occasion de revoir les processus internes et de les remplacer par les meilleures pratiques les plus récentes du secteur, qui sont intégrées au logiciel. Par exemple, dans de nombreux États, les prescriptions sont désormais exclusivement électroniques, de sorte que tout processus impliquant la gestion de prescription papier peut possiblement être supprimé. Les systèmes de DSI modernes peuvent également alerter le personnel soignant sur les interactions médicamenteuses indésirables potentielles et les allergies des patients, et mettre de l'avant des informations analytiques pertinentes à l'aide d'outils avancés de consultation des données C'est également le moment de s'assurer que le nouveau système répond à vos besoins commerciaux.
5. Migration des données : transférer des données existantes de patients vers le nouveau système. Les données patient présentes dans les systèmes hérités peuvent contenir des erreurs. Et même si les données sont exactes et à jour, elles seront probablement organisées différemment dans votre nouveau DSI. Il s'agit d'un défi de nettoyage des données que votre fournisseur et votre partenaire de mise en œuvre doivent maîtriser. Néanmoins, vous devrez consacrer du temps à votre plan pour tester minutieusement la précision des données représentées dans le nouveau système.
6. Test : garantir la fonctionnalité et la sécurité du système. Avant de passer au nouveau système, votre équipe de projet doit le tester. À l'aide de données fictives, vérifiez que le nouveau système de DSI inclut toutes les fonctionnalités que vous avez énumérées dans l'appel d'offres et qui ont été promises, et que ces fonctionnalités peuvent gérer tous les processus nouveaux ou révisés. N'oubliez pas de tester le portail patient qui l'accompagne aussi soigneusement que le système frontal du DSI utilisé par le personnel.
7. Formation : former le personnel à utiliser le système correctement. Les gens sont naturellement réticents au changement, et cela est particulièrement vrai lorsque leur travail est déjà stressant et prend beaucoup de temps. La dernière chose dont ils pensent avoir besoin, c'est d'apprendre à utiliser un nouveau système et de nouveaux processus. Pour que tout le monde adhère au projet et tire le meilleur parti de votre nouveau système, commencez par constituer un petit groupe d'utilisateurs expérimentés, probablement des membres de votre équipe de projet interfonctionnelle. Ces utilisateurs seront non seulement des assistants utiles (et parfois essentiels) pour le fournisseur et l'équipe de formateurs dédiés du partenaire, mais ils feront également la promotion du nouveau système auprès des utilisateurs finaux réticents, en témoignant qu'il fonctionne vraiment et qu'il est meilleur que ce qu'ils avaient auparavant.
8. Mise en service : implémenter le système dans les opérations quotidiennes. De manière générale, il existe deux approches pour changer de système de DSI : l'approche dite « big bang » et la transition progressive. L'approche « big bang » peut s'avérer très stressante, car la tolérance aux erreurs est très faible et la période de test est généralement plus courte qu'avec une approche progressive. L'approche progressive permet aux équipes dont les fonctions sont transférées en premier de partager leur expérience avec les groupes successifs, mais cette approche exige que l'organisation prenne en charge deux systèmes de DSI distincts pendant toute la durée de la transition.
9. Assistance continue : assurer une surveillance et une résolution des incidents continues. Les fournisseurs et les partenaires de mise en œuvre sont tenus, en particulier au début, d'aider à résoudre les incidents de configuration, de migration des données et autres problèmes techniques. Les équipes internes doivent être formées à la façon de signaler les problèmes afin qu'ils soient traités de manière ordonnée, en fonction de leur gravité. Attendez-vous à de nombreuses plaintes et à une grande confusion de la part des utilisateurs dans les premiers jours suivant le changement. Les champs qui se trouvaient auparavant sur le côté gauche de l'écran peuvent désormais se trouver en bas à droite dans le nouveau système, et le personnel aura besoin d'un certain temps pour s'habituer à ce type de changements. Veillez à ce que les équipes chargées de la mise en œuvre (y compris les collaborateurs internes) soient disponibles pour expliquer au personnel comment utiliser le nouveau système afin d'accomplir leurs tâches
10. Évaluation : évaluer les performances et apporter des améliorations. Aucun nouveau système majeur ne sera parfait dès sa première utilisation. Sollicitez les commentaires des utilisateurs et assurez-vous que votre fournisseur et votre partenaire de mise en œuvre sont prêts et disposés à apporter les ajustements nécessaires en temps opportun.

10 défis liés à la mise en œuvre d'un DSI

La mise en œuvre d'un nouveau système de DSI qui reproduit fidèlement ou améliore les processus essentiels tout en aidant le personnel à modifier certaines de ses méthodes de travail afin d'adopter les meilleures pratiques du secteur est particulièrement difficile dans le secteur des soins de santé, où le terme « essentiel » revêt une importance particulière. Les données relatives aux soins de santé ont également tendance à être désordonnées, et de nombreux systèmes existants ne peuvent pas facilement être rendus compatibles avec d'autres.

En plus de surmonter la résistance naturelle des employés au changement, vous devez les former à la nouvelle navigation, aux nouvelles fonctionnalités et aux nouveaux flux de travail. Si vous choisissez le mauvais fournisseur ou partenaire de mise en œuvre, les coûts peuvent monter en flèche en raison de délais non respectés, de bogues système et d'autres facteurs. Même après une mise en œuvre réussie, votre organisation et ses partenaires devront établir des consignes pour la mise à jour et la maintenance continues du système. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur ces défis et d'autres défis liés à la mise en œuvre.

1. Résistance au changement : réticence du personnel à adopter les nouvelles technologies. La plupart des gens n'aiment pas le changement, et ils l'apprécient encore moins lorsqu'on leur demande d'apprendre une nouvelle façon d'effectuer une série de processus assez complexes qu'ils maîtrisent déjà. La haute direction, y compris le personnel soignant de haut niveau, doit communiquer clairement et dès le départ les avantages et les raisons du changement. Une façon de vaincre la résistance naturelle au changement consiste à impliquer dès le début de la mise en œuvre du système de DSI des personnes qui sont très respectées par leurs collègues et qui peuvent devenir les champions du nouveau système.
2. Migration des données : difficultés liées au transfert des données existantes de patients. Les étiquettes de données utilisées dans un système sont peu susceptibles d'être reconnues par un nouveau système, et les données d'un système devront être mappées à un ensemble de tables de base de données entièrement différent. Il sera essentiel pour la réussite du projet d'impliquer des experts en la matière dès le début du processus d'évaluation des données, à mesure qu'elles sont transférées vers le nouveau système.
3. Intégration des systèmes : manque de compatibilité avec d'autres systèmes de santé. De nombreux systèmes hérités ont été développés à l'aide de langages de programmation qui ne sont pas utilisés par les nouveaux systèmes de DSI.
4. Formation : mise à niveau des employés réticents. Les principales parties prenantes, notamment les médecins et le personnel infirmier, qui participent dès le début au processus de mise en œuvre, peuvent aider à convaincre et à former leurs collègues (avec le soutien du fournisseur ou du partenaire de mise en œuvre au début).
5. Coût : dépenses pour les nouvelles technologies et autres. Les nouveaux logiciels et l'infrastructure nécessaire à leur fonctionnement (sur site ou dans le cloud) entraîneront des coûts. D'autres problèmes vont cependant se poser, qui entraîneront également des augmentations de coûts supplémentaires, comme les difficultés liées au nettoyage et à la migration des données. Si une organisation a besoin d'une personnalisation importante de son nouveau système de DSI, cela augmentera également les coûts. Les coûts cachés comprennent une certaine perte de productivité pendant les phases de mise en œuvre et des dépenses supplémentaires potentiellement plus élevées en heures supplémentaires.
6. Temps d'arrêt : perturbations des opérations quotidiennes. Les bases de données et autres systèmes, tels que les applications financières et celles liées à la chaîne d'approvisionnement, peuvent être mis hors service pendant certaines périodes, notamment lors des migrations de données et à d'autres moments clés de la mise en œuvre. Les organisations peuvent atténuer ces perturbations en prévenant les employés concernés et en planifiant les étapes clés de la mise en œuvre à des moments où l'activité administrative ou clinique est réduite.
7. Sécurité des données : sécurisation des données des patients. Les organisations de soins santé évoluent dans un environnement hautement réglementé et constituent des cibles évidentes pour les cybercriminels. En 2024, le coût moyen d'une violation des données de santé s'élevait à près de 9,8 millions de dollars américains. Selon un rapport d'IBM, ce chiffre est supérieur au coût moyen de tout autre secteur et dépasse de près de 4 millions de dollars américains la moyenne du deuxième secteur le plus coûteux en matière de violations de données, à savoir les services financiers.
8. Perturbations du flux de travail : adaptation des flux de travail cliniques au nouveau système. Le personnel soignant et autres professionnels de la santé sont fiers de leur travail et de leur capacité à répondre de manière exhaustive et rapide aux besoins des patients. Ils seront frustrés par les changements apportés aux écrans auxquels ils sont habitués, comme le fait de devoir naviguer dans des champs qui ne se trouvent plus au même endroit ou de devoir changer d'écran à des moments où ils ne le faisaient pas auparavant. Certaines étapes, notamment la prescription électronique et le téléchargement des instructions post-consultation sur le portail patient, auront changé. Il incombe aux membres de l'équipe des parties prenantes de faciliter la transition en participant à la formation et à la promotion du nouveau système.
9. Problèmes techniques : bogues système pendant la mise en œuvre. Il y aura inévitablement des bogues, des erreurs de configuration qui n'auront pas été détectées pendant la phase de test et d'autres perturbations qui mettront à rude épreuve les administrateurs et le personnel. Il est important de les détecter le plus tôt possible, de les corriger et de ne pas les laisser compromettre le déploiement du système.
10. Maintenance continue : mises à jour continues et exigences en matière de support. Résistez à la tentation de relâcher votre vigilance une fois la phase initiale de mise en œuvre terminée. Prévoyez un partenariat à long terme avec les fournisseurs, les partenaires de mise en œuvre et votre propre personnel afin de faciliter les mises à jour régulières du système et le support continu, en particulier pour les fonctionnalités critiques.

L'importance de choisir le bon système de DSI

Les organisations de soins de santé, qui élaborent des exigences complètes et précises pour leur nouveau système de DSI, établissent une équipe efficace et représentative des parties prenantes et s'engagent à permettre à cette équipe interfonctionnelle de participer à la vérification des fournisseurs. Les partenaires de mise en œuvre sont alors en meilleure position pour choisir le système de DSI le plus adapté à leurs besoins.

Amélioration de l’expérience de soins de santé avec Oracle

Parmi ses nombreuses fonctionnalités, le DSI d'Oracle Health peut identifier les analyses nécessaires pour aider à maintenir des groupes de patients en bonne santé, cibler ceux qui ont besoin de rendez-vous de suivi pour atteindre des objectifs de qualité et fusionner les données nettoyées de plusieurs membres du personnel soignant. Le système de DSI est exécuté sur Oracle Cloud Infrastructure, ce qui améliore la sécurité des données de santé sensibles qu'il stocke. Les versions futures incluront des fonctionnalités d'IA générative qui permettront aux médecins de filtrer les informations pertinentes pour une maladie spécifique et de naviguer dans le système à l'aide de commandes en langage naturel. Le DSI d'Oracle Health, qui est une plate-forme standardisée interopérable avec d'autres systèmes, intègre un certain nombre d'autres fonctionnalités, notamment la possibilité de s'intégrer aux applications financières, RH et autres applications administratives d'Oracle.

Foire aux questions sur la mise en œuvre d'un DSI

Pourquoi changer de système de DSI ?

De nombreux systèmes de DSI hérités ne sont pas interopérables entre eux ou avec les systèmes plus récents, sont difficiles à utiliser pour les utilisateurs et ne disposent pas de fonctionnalités avancées comme l'IA pour automatiser des tâches comme la prise de notes et la création de résumés de consultations.

Quel serait un exemple de DSI ?

L'un des principaux systèmes de DSI est Oracle Health, anciennement Cerner, qui est en cours de migration vers la plate-forme Oracle Cloud Infrastructure et mis à jour avec une multitude de nouvelles capacités et fonctionnalités, notamment en matière d'IA.