מה זה HRIS?

מערכת מידע לניהול משאבי אנוש (HRIS) היא פתרון תוכנה המתחזק, מנהל ומעבד מידע מפורט על עובדים ועל מדיניות ונהלים הקשורים למשאבי אנוש. כמערכת אינטראקטיבית לניהול מידע, מערכת HRIS מתקננת משימות ותהליכים הקשורים למשאבי אנוש (HR), תוך מתן אפשרות לתיעוד מדויק והפקת דוחות.

בעיקרו של דבר, מערכת HRIS היא "רחוב דו-סטרי" שבו מידע על העובדים מועבר לארגון ולהיפך, בחזרה לעובדים. על ידי ביטול תהליכים ידניים ומבוססי נייר הקשורים למשאבי אנוש, ה-HRIS מציעה אינטראקציות חלקות, יעילות ואפקטיביות יותר בין העובדים לבין החברות שבהן הם מועסקים, מה שעוזר לאנשי משאבי אנוש להתפנות לעבודה אסטרטגית ורבת ערך.

HRIS לעומת HRMS לעומת HCM – מהם ההבדלים?

לעיתים קרובות נעשה שימוש במונחים HRIS, מערכת ניהול משאבי אנוש (HRMS) וניהול הון אנושי (HCM) ללא הבדלה. עם זאת, יכולים להיות הבדלים דקים בין השלושה – תלוי בתכונות שהחברה בוחרת לאפשר.

HRIS, מתייחס במקור למערכת בסיסית לשמירת רשומות מנהליות של עובדים. תפקידיהם של מחלקות משאבי האנוש הופכים למורכבים יותר ויותר, ומערכות HRIS משלבות כעת תהליכים כגון גיוס כישרונות, קליטה, וניהול ועיבוד מתמשכים של נתוני עובדים.

HRMS, נכנס לשימוש כשארגונים החלו להשתמש בתוכנות מתוחכמות יותר ויותר ובמשימות אוטומטיות לביצוע פעולות משאבי האנוש שלהם – למרות שעדיין משתמשים במונח כשם נרדף ל-HRIS. מערכות ה-HRIS כיום עשויות לכלול ניהול משכורות וזמן עבודה.

HCM, מתייחס לפתרון רחב יותר, או מטרייה שמכסה את כל ההיבטים של משאבי האנוש וניהול כוח האדם. הפונקציות הנוספות כוללות משימות מתקדמות לניהול כישרונות, כגון ניהול ביצועים, תכנון המשכיות, תכנון תגמולים, תכנון כוח אדם אסטרטגי וכל פעילות תכנון משאבי אנוש אחרת. HCM מכסה את כל טווח פונקציות משאבי האנוש, בין שהן מבוססות על נתונים, עסקאות או אסטרטגיות.

מהי מערכת HRIS? שני עמודי התווך

מערכת HRIS בנויה על שני עמודי תווך, היוצרים את הבסיס לניהול אנשים ונוהלי מדיניות לתמיכה ביעילות הארגונית הכללית.

עיצוב ארגוני

מנקודת מבט מבנית, HRIS כוללת תפקידים, פונקציות והיררכיות דיווח. על ידי הגדרת המבנה הארגוני, HRIS מספקת אחריות ניתנת לזיהוי ונתיב לפונקציונליות ועקביות תפעוליות.

מערכת ה-HRIS הנכונה מסייעת בהתמודדות עם אתגרים עסקיים, בכך שהיא עוזרת לשים את הכישרונות הנכונים במקום הנכון. באמצעות ניהול עקבי ואוטומטי של נתוני גיוס וקליטה, ה-HRIS שלכם יכולה לעזור לכם לבנות כוח עבודה שבו האנשים הנכונים עם המיומנויות המתאימות עובדים בתפקידים הנכונים ותחת המבנה הנכון, כדי לעמוד ביעדים האסטרטגיים שלכם.

למידע נוסף על Strategic Workforce Planning (PDF)

ניהול נתוני עובדים

בדומה לניהול קשרי לקוחות, אך במסגרת יחסי מעסיק/עובד, ה-HRIS מספקת מבט מקיף על כל עובד, כולל שם, כתובת, תאריך קליטה, תגמול, הטבות ועוד. עם הנתונים הנכונים, תוכלו ליצור קשרים טובים יותר עם העובדים שלכם, לעזור להם לפתח תוכניות לקידום הקריירה, למצוא את ההכשרה הנכונה ולקחת את הביצועים שלהם לרמה הבאה.

מערכת HRIS מאפשרת פונקציונליות של שמירה, דיווח ושירות עצמי של רשומות באופן אוטומטי ואחיד. פתרון זה יכול להוביל לניהול מידע מדויק ועדכני יותר, שמביא ליעילות רבה יותר ובו-בזמן מציע נוחות וקלות שימוש לעובדים.

למידע נוסף על Talent Management

תכונות, פונקציות ומשתמשים של מערכות HRIS

HRIS טיפוסית כוללת תכונות בסיסיות המסייעות בגיוס וקליטת כישרונות, תגמולים, ניהול ארגוני וניהול היעדרויות (כגון חופשה, ימי מחלה והיעדרות מסיבות אישיות). ניתן להפעיל תכונות נוספות כדי לענות על הצרכים העסקיים.

בעזרת אוטומציה של משימות הקשורות למשאבי אנוש ומתן גישה בשירות עצמי להליכים ונוהלי מדיניות, המערכת יוצרת אחידות ועקביות בכל הארגון, תוך הגדלת היעילות התפעולית של משאבי האנוש ומתן חווייה טובה יותר לעובדים.

למרות שכל עובדי החברה הם משתמשי HRIS פשוט מתוקף היותם עובדים, המשתמשים החזקים של ה-HRIS הם מנהלני משאבי אנוש, מומחי ניהול שכר, מומחי ניהול כישרונות ומגייסים. חלק ניכר מהעבודה של בעלי תפקידים אלה כרוכה באינטראקציה עם ה-HRIS על בסיס קבוע.

האתגרים של מערכות משאבי אנוש

כל עסק הוא ייחודי ויש לו אתגרים משלו. ה-HRIS שלכם צריכה לטפל בדאגות האלה. הנה כמה מהאתגרים הנפוצים ביותר של מערכות HRIS.

  • פרטיות ואבטחת נתונים. אחד החששות הגדולים ביותר בניהול HRIS הוא היכולת לשמור על הפרטיות והאבטחה של נתוני העובדים. מערכות אלה מכילות כמויות עצומות של נתונים רגישים וסודיים שיש להגן עליהם. האתגר העיקרי העומד בפני ארגונים הוא הצורך ליישם פתרון מתוחכם מספיק כך שכל משתמש שניגש למערכת יוכל לקבל בדיוק את המידע הדרוש לו לביצוע המשימה, ללא גישה למידע שאין לו הרשאה לעיין בו.
  • תקנות ועמידה בכללים. כללי הגישה לנתוני HRIS חייבים להתאים גם לתקנות הקבועות בחוק. כל ארגון חייב להבטיח שמערכת ה-HRIS שלו תואמת לתקנות המשתנות בקביעות. הדבר מאתגר במיוחד עבור חברות בעלות נוכחות עולמית. השימושיות והפונקציונליות תלויות ביכולת של כל משתמש לבצע תנועות במהירות ובקלות באמצעות המערכת, מבלי לפגוע בסודיות או להפר את החוק.

    למידע נוסף על מערכת משאבי אנוש all-in-one שאפשר לפרוס באופן גלובלי
  • הפרעה לעסקים. שינויים מתמשכים לתכונות של מערכת ה-HRIS יכולים להציב גם אתגרים. בעידן של חדשנות משבשת מתמשכת, ארגונים לפעמים מתקשים לעמוד בקצב של שדרוגי ועדכוני HRIS. באופן דומה, בחירת ה-HRIS הנכונה עבור העסק שלכם יכולה להיות החלטה מורכבת. עם כל כך הרבה אפשרויות ותכונות זמינות, חשוב לבחור מערכת שמתאימה בצורה הטובה ביותר ליעדים העסקיים שלכם, ולא לתת לדעתכם להיות מוסחת על ידי תכונות שעשויות לא להיות שימושיות.

    למידע נוסף על מערכת משאבי אנוש all-in-one שאפשר לפרוס באופן גלובלי

מהם היתרונות של הגירת ה-HRIS לענן?

לפריסת HRIS בענן יש יתרונות רבים על פני HRIS מקומית, כולל:

  • סקאלביליות קלה ופשוטה. בענן, תוכלו להרחיב או לצמצם את המערכת בקלות כשצורכי העסק משתנים. כך תוכלו גם להגדיל את הגמישות הפיננסית ולנהל עלויות טוב יותר בעת הגברה או הפחתה של הפעילות שלכם.
  • שליטה רבה יותר בהוצאות תפעוליות לעומת הוצאות הוניות. בענן, אתם משלמים רק על מה שאתם משתמשים בו, ואין צורך להשקיע בתשתית יקרה. ההוצאות שלכם הן תפעוליות ולא הוניות.
  • גישה מהירה וקלה לחדשנות. מכיוון שפיתוח ופריסה מתרחשים בענן במהירות רבה , יש לכם גישה לשדרוגים ולחידושים במהירות רבה יותר.

עשר סיבות להגירת ה-HRIS שלכם לענן

פתרונות HRIS מקומיים פשוט לא משתווים ליכולות של הענן. הנה עשר סיבות לעבור לענן.

  • 1. חוויית משתמש פשוטה, אינטואיטיבית ומותאמת אישית
  • 2. ארכיטקטורה גמישה המתאימה לנסיבות משתנות
  • 3. יישומים חכמים שמשפרים את התובנות ואת היעילות התפעולית, הבנויים בגישה מוכוונת-בינה מלאכותית
  • 4. ביצוע שדרוגים בקלות, המספקים ערך עסקי טוב יותר
  • 5. חדשנות מתמשכת באמצעות טכנולוגיות מתפתחות
  • 6. תכונות אבטחת נתונים ופרטיות רב-שכבתיות המתקדמות מסוגן
  • 7. שיתוף שיטות עבודה מומלצות באמצעות קהילת משאבי אנוש תוססת ופעילה
  • 8. ליווי על ידי מומחים בכל שלב במסע הענן שלכם
  • 9. עיצוב שתומך בהגעה לקהלים גלובליים
  • 10. כיסוי מלא של כל צורכי משאבי האנוש משותפת פתרון אחד

שיקולים מרכזיים בבחירת ה-HRIS הטובה ביותר

כדי לענות על הצרכים הספציפיים של החברה שלכם, עליכם להתאים אישית את פתרון ה-HRIS. עם זאת, ישנם שני תחומי פונקציונליות עיקריים שכל חברה חייבת לוודא שהם זמינים אצל ספק פתרונות ה-HRIS שבחרה.

1. הפתרון צריך להיות מסוגל לענות על כל ההיבטים של ניהול משאבי האנוש. זה כולל גיוס, קליטה, למידה, תכנון המשכיות ומוקד תמיכה בנושאי משאבי אנוש. אתם תזדקקו לגישה לפתרון מלא מקצה לקצה שמספק מענה לכל הצרכים שלכם, גם כשהם משתנים. מה שמתאים לכם היום כבר לא יספיק לכם מחר.

2. הפתרון צריך להיות חלק מפתרון ארגוני רחב יותר שמחבר את נתוני משאבי האנוש לנתוני הכספים. שכר הוא אחד מגורמי העלות הגבוהים ביותר בכל ארגון. לכל החלטה הנוגעת לאנשים יש משמעות כלכלית. חיוני שלחברה שלכם תהיה תצפית מלאה על האנשים שלה ועל הכספים שלה – ועל היחסים בין השניים. ה-HRIS הטובה ביותר היא זו הקשורה באופן הדוק לפונקציית הכספים. באופן אידאלי, המערכת תהיה באותה פלטפורמה ותשתמש באותה טכנולוגיה כמו מערכת הכספים של החברה.

העתיד של HRIS

בעוד טכנולוגיות אוטומטיות הולכות ומתקדמות, מקום העבודה משתנה באופן דרמטי. באופן הולך וגובר, בני אדם עובדים יחד עם טכנולוגיה בדרכים מתוחכמות יותר ויותר. בעוד שהדבר יוצר יתרונות עסקיים רבים, אחד הסיכונים שהוא מציב הוא דה-הומניזציה של מקום העבודה. באופן אירוני, בזירת משאבי האנוש, ההתקדמות הטכנולוגית יוצרת הזדמנות להפוך את HRIS ממערכת אימפרסונלית לניהול נתונים ובני אדם למערכת שיוצרת חוויה אנושית יותר במקום העבודה.

בעתיד, ה-HRIS תהפוך למועילה ואינטואיטיבית יותר, מה שיקל על העובדים להשיג את מטרותיהם בקלות רבה יותר, מהר יותר ועם תוצאות טובות יותר. מערכות אלה ישתמשו בבינה מלאכותית ולמידת מכונה (ML) כדי "לחוש" אילו עובדים מנסים למצוא ולהציע פתרונות באופן יזום – החל משינוי כתובת ועד להרשמה לתוכנית ההדרכה המתאימה ביותר. מנקודת המבט התפעולית העורפית, חידושי HRIS יהפכו לפשוטים יותר לניהול. התקנת שדרוגים ומהדורות חדשות תהיה קלה ומותאמת לצורכי הלקוח.

ארגונים המאמצים טכנולוגיות חדשות ומתפתחות ב-HRIS שלהם ייקחו חלק בהפיכת מקום העבודה לסביבה שבה הטכנולוגיה ובני האדם עובדים יחד כדי להשיג תוצאות טובות יותר לכולם. פונקציית משאבי האנוש נמצאת בלב הטרנספורמציה הזאת. תנו לנו לעזור לכם להעביר את ה-HRIS שלכם לענן, כדי שמקום העבודה שלכם יוכל להפוך לאנושי יותר, תוך השגת רמות גבוהות יותר של ביצועים מונחי-טכנולוגיה.

בקשו דמו של HCM - צילום מסך

ראו כיצד Oracle Cloud HCM מספק את פתרון ניהול ההון האנושי המלא והמאוחד ביותר בענן.