Gestione della pianificazione del capitale: best practice e strategie

I proprietari del progetto vogliono gestire, realizzare e controllare i progetti nel modo più efficiente ed efficace possibile. Ma condizioni meteorologiche imprevedibili, vincoli della supply chain, normative governative severe e cicli di finanziamento restrittivi possono ostacolare i loro piani meglio congegnati.

La gestione della pianificazione del capitale offre alle organizzazioni la possibilità di allineare i propri programmi di capitale ai propri obiettivi strategici, comprendendo al contempo gli ostacoli che potrebbero affrontare. Questo articolo parla del valore dei processi e dei sistemi standard, dei flussi di lavoro intelligenti e dei dati coerenti e di come aumentano l'efficienza, l'affidabilità e la fiducia durante tutto il ciclo di vita di un progetto.

Cos'è la gestione della pianificazione del capitale?

La gestione della pianificazione del capitale controlla i processi per tutto, dalla pianificazione all'esecuzione e alla manutenzione continua degli asset fisici. I progetti di capitale di tutte le dimensioni hanno maggiori possibilità di successo quando i team e gli stakeholder hanno una maggiore garanzia di risultati prevedibili. Per la maggior parte delle organizzazioni, questo comprende nuovi progetti e rinnovamenti, ristrutturazioni e progetti di riparazione, pensa per esempio alla ricostruzione del Francis Scott Key Bridge a Baltimora, nel Maryland.

Tuttavia, la gestione della pianificazione del capitale rimane ricca di processi manuali. Lavorare da applicazioni di pianificazione edilizia connesse e basate su cloud può dare ai tuoi team le comunicazioni, la coerenza e la fiducia necessarie per eseguire più progetti complessi, aumentarne l'efficienza e migliorare i risultati complessivi del progetto.

Concetti chiave

• I governi di tutto il mondo stanno dando la priorità a massicci investimenti in progetti di infrastrutture e impianti nuovi e rinnovati.
• Le organizzazioni del settore pubblico e privato hanno priorità diverse che guidano la gestione della pianificazione del capitale.
• La complessità e la natura variegata della gestione della pianificazione del capitale hanno portato a molteplici applicazioni e processi disconnessi e incoerenti atti a soddisfare tali esigenze.

Definizione di gestione della pianificazione del capitale

Migliorare i processi e l'efficienza della gestione della pianificazione del capitale consente alle organizzazioni del settore pubblico e privato di mantenere il controllo sui progetti per limitare l'impatto di errori o modifiche sui costi e sulla durata del progetto. Sebbene affrontino sfide simili, l'obiettivo attraverso il quale vedono i progetti di capitale è leggermente diverso.

Le agenzie pubbliche cercano di completare progetti che non solo soddisfano le esigenze del pubblico, ma supportano anche gli obiettivi di pianificazione strategica a lungo termine dell'organizzazione. Il panorama del settore pubblico è modellato da una responsabilità verso i costituenti, che si aspettano una spesa prudente dei loro contributi fiscali su progetti di capitale che forniranno il maggior beneficio possibile alla comunità. Governati da rigorosi processi normativi, i proprietari di progetti del settore pubblico devono dimostrare responsabilità per molteplici flussi di finanziamento, che di solito hanno limiti stringenti.

Per le organizzazioni private, gli obiettivi principali della gestione della pianificazione del capitale sono aumentare i margini di profitto e i rendimenti degli azionisti, ridurre al minimo i rischi e raggiungere una posizione competitiva migliore.

Sia le organizzazioni del settore pubblico che del privato affrontano una sfida comune dovendo gestire cambiamenti inaspettati a livello di progetto, come ad esempio un improvviso picco del costo dell'acciaio. Ciò si traduce nel bisogno di doversi destreggiare tra varie priorità, dato che ci sono meno fondi per il progetto, e potrebbe anche portare a mettere in pausa alcuni progetti o addirittura ad annullarli.

Come funziona la gestione della pianificazione del capitale?

Utilizzando dati critici, le organizzazioni analizzano come gestire al meglio l'intera pianificazione di capitale per fare l'uso migliore dei finanziamenti assegnati e dare priorità a ciò che deve essere costruito, curato o riadattato, ma anche a quando e come questo dovrebbe accadere. La costruzione di una pista aeroportuale o il rinnovo di una catena di concessionarie di auto non avviene ad hoc.

La gestione della pianificazione del capitale richiede il coordinamento di centinaia, se non migliaia, di decisioni e azioni basate sui dati, a partire dalla pianificazione strategica del capitale per dare priorità ai progetti. Le fasi includono la creazione del budget e della pianificazione, la collaborazione continua, le revisioni e il reporting e la gestione continua di innumerevoli discipline intrecciate, il tutto per migliorare la prevedibilità e i risultati e ottimizzare la spesa di budget per soddisfare le esigenze degli stakeholder.

Pianificazione del capitale

Per garantire che venga data la priorità ai progetti giusti, le organizzazioni devono valutare in che modo ciascuno di essi si allinea e supporta gli obiettivi strategici dell'organizzazione. La pianificazione del capitale stabilisce quali progetti l'organizzazione adotterà e alloca i fondi disponibili in tutti questi progetti per allinearsi agli obiettivi. La pianificazione del capitale dovrebbe anche includere un accertamento approfondito dei rischi.

Governance del programma

La governance del programma è fondamentale per controllare e standardizzare il modo in cui i progetti vengono consegnati. Inoltre aumenta l'efficienza, promuove la responsabilità decisionale e riduce i rischi attraverso processi semplificati e standardizzati che migliorano la visibilità e supportano la compliance.

Gestione finanziaria

Una sana gestione finanziaria dei programmi di capitale mantiene il controllo e la visibilità sui progetti per garantire che siano operativi e puntuali e rispettino il budget. Rispetta budget e programma e pochi se ne accorgeranno; cambia leggermente rotta e farai sventolare bandiere rosse all'interno della tua organizzazione e, in alcuni casi, una cattiva gestione finanziaria finirà sotto i riflettori. Stabilire policy, procedure e standard, supportati da una tecnologia collaudata, per gestire questi programmi migliora i risultati finanziari, aumenta l'efficacia operativa e promuove la fiducia degli stakeholder.

Risk management

I progetti e gli asset di capitale sono intrinsecamente soggetti a rischi quali condizioni meteorologiche avverse, disastri naturali, interruzioni della supply chain e carenze di manodopera. Un risk management efficace aiuta i team di progetto a prevedere, pianificare e allocare fondi per prevenire potenziali sfide e riassegnare le risorse in base alle esigenze. Un risk management efficace inoltre è fondamentale per mantenere budget accurati, rilasciare tempestivamente fondi di emergenza, rispettare i tempi previsti, garantirsi la fiducia degli stakeholder e migliorare l'apprendimento project-to-project, tutti fattori che contribuiscono al successo di un progetto e supportano le future approvazioni dei finanziamenti.

Gestione degli stakeholder

Gli stakeholder dei progetti di capitale richiedono informazioni diverse in momenti diversi. Che vengano utilizzati da un ente di finanziamento pubblico, da un CFO in ufficio o da un project manager nel cantiere, i processi manuali e i fogli di calcolo possono portare a informazioni isolate e soggette a errori e produrre quindi report obsoleti nel momento in cui questi vengono consegnati. Un sistema di gestione della pianificazione del capitale basato su cloud sicuro e connesso ti aiuterà a fornire informazioni affidabili e aggiornate agli stakeholder. Il reporting in-app conferisce agli stakeholder visibilità e trasparenza immediate che infondono fiducia nei dati per prendere decisioni tempestive e più informate.

Allocazione delle risorse

Il successo di un progetto può dipendere dall'efficienza con cui manodopera, capitale, materiali e altre risorse vengono allocati e utilizzati. Monitorare e modificare l'allocazione in base alle esigenze può essere difficile e richiedere molto tempo. Quando sviluppi la tua pianificazione del capitale, accedi ai dati pertinenti per sviluppare i requisiti del progetto, prendi in considerazione la disponibilità delle risorse e quindi assegna e gestisci tali risorse utilizzando soluzioni collaudate basate su cloud che supportano la pianificazione degli scenari e forniscono pari accesso e visibilità all'ufficio e al cantiere.

Monitoraggio delle prestazioni

I proprietari vogliono monitorare contemporaneamente i progressi di un singolo progetto e di tutti i progetti a livello di portfolio. Avere accesso immediato agli articoli in sospeso e allo stato delle milestone rispetto al programma e al budget, fino al livello delle voci, è fondamentale per prendere misure correttive e contribuire a garantire il successo del progetto.

Differenze tra gestione della pianificazione del capitale pubblica e privata

Le organizzazioni del settore pubblico sono costituite e finanziate da combinazioni di governi locali, statali e nazionali e a volte sfruttano modelli di finanziamento alternativi, come i partenariati pubblico-privato. I dipartimenti dei trasporti e dell'acqua in genere possiedono e gestiscono progetti infrastrutturali, tra cui dighe, ponti, porti, strade e ferrovie. I responsabili dei progetti e dei programmi del settore pubblico sono responsabili di un ampio gruppo di stakeholder, tra cui agenzie di finanziamento, funzionari eletti, imprese e cittadini contribuenti.

La gestione della pianificazione del capitale del settore privato si concentra principalmente sull'aiutare l'azienda a raggiungere i suoi obiettivi previsti, come i rendimenti di produzione e i clienti serviti, con obiettivi generali relativi alla generazione di un profitto per soddisfare i membri del consiglio di amministrazione, i proprietari di società e gli azionisti. La responsabilità è molto minore.

5 fasi della gestione della pianificazione del capitale

I proprietari del progetto richiedono un processo formale per l'approvazione e l'allocazione dei fondi. La definizione e l'implementazione di controlli di progetto standard e processi di gestione del portfolio aiutano a garantire coerenza, controllo ed efficienza nelle fasi di pianificazione, esecuzione e operations dei progetti di capitale. La governance e la standardizzazione dei processi forniscono disciplina e coerenza per garantire che progetti di qualità siano consegnati in tempo e con un valore ottimale, tenendo conto dell'ambito, della pianificazione e del budget.

Best practice nella gestione della pianificazione del capitale

Costruisci la struttura dei processi di progetto e portfolio per fornire coerenza, dati connessi, insight tempestivi e governance. Standardizzare i fondamenti di progetti e programmi, inclusi i flussi di lavoro, e fornire dati coerenti infonde fiducia nel reporting e aumenta l'efficienza. Una soluzione centralizzata di gestione di progetti, programmi e portfolio basata sul cloud elimina la necessità di sistemi isolati, processi e fogli di calcolo offline e soggetti a errori.

• Struttura di governance solida. Molte organizzazioni implementano sistemi e processi per migliorare i risultati del progetto, ma senza parametri di governance per garantire che tali processi siano seguiti in modo coerente, i risultati probabilmente non miglioreranno e molto tempo andrà sprecato nel tentativo di controllare l'aderenza ai processi.
• Risk management proattivo. Identificare, quantificare e valutare i potenziali rischi tra i progetti aiuta le organizzazioni a prendere decisioni più informate e strategiche. Condizioni meteorologiche avverse, interruzioni della supply chain e vincoli di manodopera presentano rischi. La crescente adozione di sistemi integrati, insieme agli analytics predittivi dei dati, aiuta i team a identificare i progetti che mitigano i loro impatti, ad assegnare in modo più accurato le contingenze e a rilasciare tale contingenza tempestivamente. Le organizzazioni possono anche impiegare tecniche di intelligenza artificiale generativa per porre domande sulla documentazione del progetto precedente al fine di identificare i rischi che potrebbero sorgere nei diversi tipi di progetto.
• Comunicazione efficace e coinvolgimento degli stakeholder. Mantenere tutte le parti informate e coinvolte e dare loro la possibilità di accedere alle stesse informazioni aggiornate e accurate aiuta a prevenire problemi di comunicazione, errori, rielaborazioni e controversie. Crea anche un senso di collaborazione e responsabilità condivisa e coltiva relazioni a lungo termine e collaborazioni ripetute tra i proprietari e i loro team di consegna.
• Strumenti integrati di gestione della pianificazione. In un mondo perfetto, gli elementi chiave di project management si troverebbero all'interno di una soluzione software di gestione della pianificazione del capitale. Tuttavia, tale soluzione dovrebbe consentire l'integrazione di funzionalità di sistema complementari. È importante considerare la maturità e il successo delle API di sistema, chi crea le integrazioni e chi si prende la responsabilità di garantire che le integrazioni funzionino in modo coerente e soddisfino i requisiti di performance. Cerca soluzioni e middleware costruiti per essere integrati e con prestazioni comprovate.
• Miglioramento continuo tramite feedback. Data la complessità, la variazione e l'immensa spesa per progetti e programmi di capitale, avere un processo formale e automatizzato per un feedback regolare sulle lezioni apprese è parte integrante del miglioramento continuo in aree come la gestione dei processi, le specifiche dei materiali e il risk management.

Sfide della gestione della pianificazione del capitale

La standardizzazione dei processi è una sfida continua. Ogni progetto è a sé. Stai lavorando con team diversi, a volte in vari fusi orari e continenti, con diverse specifiche, normative e staff. La gestione di più progetti di capitale, indipendentemente dalle loro dimensioni o complessità, presenta incertezze intrinseche che incidono su costi, programmi e qualità.

• Gestire le interdipendenze dei progetti. Le aziende generalmente devono gestire manodopera, attrezzature e materiali in un portfolio di progetti diversi ma, in ultima analisi, interdipendenti. In caso di carenze o ritardi con uno o più set di input, potrebbero venire impattati più progetti. Anche il budget di un'organizzazione incide su più progetti. Ad esempio, gli sforamenti di budget in un progetto derivanti, ad esempio, da costi dell'acciaio più elevati influiranno negativamente sui budget di altri progetti a causa del budget di capitale complessivo condiviso che viene assegnato. I manager dovrebbero comprendere che esiste una dipendenza reciproca e un rischio condiviso, il quale viene gestito al meglio utilizzando una soluzione software cross-project.
• Allineare gli obiettivi strategici in ambienti in continua evoluzione. Troppo spesso, i team di progetto perdono di vista il quadro generale quando cercano di adattarsi alle mutevoli condizioni del mercato e di raggiungere obiettivi a breve termine. Si metta il caso che, in un picco a breve termine dei costi di manodopera, un manager decida di ridurre il numero di appaltatori per rispettare il budget, ma che la decisione faccia sforare il programma di un mese. Il manager non tiene conto del fatto che il ritardo implica che l'azienda non raggiungerà in tempo un'importante milestone di progetto che le avrebbe consentito di generare ricavi che avrebbero più che compensato i costi di manodopera più elevati che sono stati evitati. Utilizzando sistemi che integrano la pianificazione del capitale e l'esecuzione dei progetti, è più probabile che i team di esecuzione comprendano e si allineino agli obiettivi organizzativi.
• Gestione dei vincoli finanziari e degli sforamenti del budget. Si stima che il 69% dei progetti di capitale sfori il budget di oltre il 10%, in parte a causa degli scarsi controlli sui costi. Raccogliere dati per fornire informazioni accurate su cui basare budget e previsioni dei progetti, monitorando in modo costante le prestazioni rispetto alle previsioni, e aggiornare la previsione man mano che diventano disponibili nuove informazioni permettono di identificare potenziali problemi che potrebbero contribuire agli sforamenti dei costi prima che diventino irreparabili. Più un problema si inasprisce in un progetto, più diventa difficile tenere sotto controllo il budget. L'implementazione di una piattaforma tecnologica efficace per la gestione di progetti e portfolio può fornire visibilità, governance e struttura per identificare potenziali problemi e correggere il corso per mantenere i progetti entro il budget.
• Navigare le dinamiche degli stakeholder. Gestire molti stakeholder del progetto, tra cui il pubblico, gli azionisti, i clienti interni e i top executive, è molto più complesso dell'inviare occasionalmente un'email o del tenere una riunione mensile su Zoom. Informazioni chiare, aggiornate e credibili sullo stato del progetto, fornite regolarmente o tramite l'accesso al sistema, a seconda dei casi, aumentano la fiducia.
• Adattarsi ai cambiamenti normativi. Adattarsi a normative ingegneristiche, ambientali, di sicurezza e di altro tipo in continua evoluzione non è facile. Bisogna diventare carbon negative entro il 2030? Ok, come stai definendo le tattiche per raggiungere questo obiettivo e come stai monitorando e generando report sui tuoi progressi? Utilizzare un sistema che automatizza la gestione e il monitoraggio dei progetti e fornisce la governance per garantire che vengano seguite nuove procedure è un primo passo importante. Il reporting in-app sulla compliance è il passo successivo.

Aumenta i rendimenti con la gestione della pianificazione del capitale di Oracle

Oracle Primavera Unifier è un'applicazione preconfigurata per la gestione di progetto e pianificazione di capitale che utilizza criteri ponderati e sofisticate analisi Monte Carlo per aiutare i team di edilizia e ingegneria a prendere decisioni migliori, migliorare i risultati e ridurre i rischi. Primavera Unifier connette i processi chiave, tra cui costi, contratti, gestione delle modifiche, gestione delle milestone della pianificazione, gestione dei documenti e un motore di flusso di lavoro basato su moduli. Il reporting in-app consente ai team di visualizzare lo stato e il flusso di cassa a livello di progetto e tra progetti.

L'integrazione nativa con Oracle Primavera Portfolio Management consente ai pianificatori dei programmi di capitale di accedere agli effettivi dei progetti attuali per prendere decisioni di budget, mentre i team di progetto possono accedere alle decisioni di budget direttamente da Primavera Unifier senza intervalli. L'integrazione tra Unifier e gli strumenti standard per la pianificazione edilizia in Oracle Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management e Oracle Primavera Cloud consente ai team di gestire e monitorare l'avanzamento del progetto, le modifiche all'ambito e i risultati.

Domande frequenti sulla gestione della pianificazione del capitale

Come monitorare e misurare le prestazioni di una pianificazione di capitale?
Monitora le prestazioni effettive rispetto al programma proposto. Confronta la previsione del budget rispetto alla spesa effettiva. Monitora il flusso di cassa basato sul programma rispetto al piano. Monitora i deliverable rispetto al programma. Monitora i pagamenti rispetto al budget e al valore del lavoro completato.

In che modo la gestione della pianificazione del capitale differisce dalla gestione dei progetti di capitale?
La gestione della pianificazione del capitale prevede la gestione dei processi e la fornitura di report e supervisione tra i progetti, mentre la gestione dei progetti di capitale si applica ai singoli progetti.

In che modo la tecnologia influisce sulla gestione della pianificazione del capitale?
L'uso della tecnologia per automatizzare la gestione della pianificazione del capitale offre i controlli, la coerenza e la standardizzazione fondamentali per gestire la complessità dei progetti di oggi. Le più recenti applicazioni basate su cloud possono aiutare a rendere i risultati delle pianificazioni di capitale e dei singoli progetti molto più prevedibili e a proseguire secondo i piani. Ad esempio, la tecnologia può aiutare i membri del team a identificare e correggere in modo proattivo i rischi per la sicurezza prima che vengano causati problemi.