워크스페이스는 직원들이 업무 장소와 상관없이 자신들에게 필요한 도구 및 서비스에 액세스할 수 있는 중앙 방식의 물리적/디지털 허브를 말합니다. 매일 사무실의 큐비클 내에서 업무 보고를 진행하는 직원들도 있지만, 집에서, 카페에서, 심지어 국내 및 세계 여행 중에 RV를 통해 근무하는 직원들도 있죠. 특히 팀원들이 광범위하게 분산되어 일하는 환경이 뉴노멀이 된 지금, 조직은 직원들이 어디서나 매끄럽게 협업하고, 서로 소통할 수 있는 환경을 제공해야 합니다.
많은 사람들이 사진, 장신구, 식물 등으로 물리적인 업무 공간을 장식하는 데는 이유가 있습니다. 이렇게 하면 해당 공간에 대한 소속감을 높일 수 있게 되기 때문이죠. 또한 효과적인 업무 처리에 필요한 도구를 언제든 사용할 수 있게 되면 직원들은 기업이 자신들의 가치를 인정한다고 느낍니다. 근무 환경이 직원들의 니즈를 충족시켜줄 때 이들의 행복감과 생산성, 만족도도 함께 높아지는 경향을 보입니다. 업무 효율성과 생산성을 높이는 데 필요한 환경은 사람마다 다르기 때문에, 조직은 다양한 직원과 그들의 선호도를 모두 수용해 이들의 업무 능률을 극대화할 수 있는 방안을 고민해야 합니다.
일부 직원들의 업무 효율성을 저해하는 몇 가지 스트레스 유발 요인을 갖춘 사무실 환경을 예로 들어보겠습니다. 개방형 사무실 디자인은 팀 차원에서의 협업 시나리오에는 긍정적인 영향을 줄 수 있으나, 큰 소리로 나누는 잡담, 음악 소리, 기타 사무실 소음 등이 개별 직원들의 업무 집중을 어렵게 할 수 있습니다. 정숙 구역을 만들거나 노이즈 캔슬링 헤드폰을 제공함으로써 직원들이 업무에 집중할 수 있게 지원하거나, 프로젝트 관련 회의가 길어질 것으로 예상되는 팀은 회의실을 사용하도록 독려하는 것이 해결책이 될 수 있습니다. 업무상 전화 통화가 잦은 직원들의 자리를 특정 구역에 배치하거나, 이들에게 문이 설치된 사무실을 배정하거나, 가능하면 빈 회의실을 활용할 것을 독려할 수도 있죠.
기술은 지역 또는 업무의 유형과 관계없이 모든 직원의 워크스페이스의 핵심적인 요소입니다. 적합한 도구 및 서비스를 활용할 수 있는 환경에서 직원들은 업무를 신중하게 그리고 정시에 완수할 수 있죠. 적합한 도구를 지원받은 직원들은 더 큰 소속감을 느끼며, 귀사 제품 및 고객을 더욱 효과적으로 지원할 수 있게 됩니다. 많은 기업들이 직원의 스마트하고 효과적인 업무 방식을 지원하기 위한 기술을 수용하고 있습니다. 이 경쟁에서 뒤처지는 기업은 이익 경쟁에서도 뒤처지게 되죠.
챗봇은 직원들의 정보 검색을 24시간 지원합니다. 그건 질문에 대한 답을 구하는 데 쓰는 시간은 줄이고 그만큼의 시간을 성장에 쏟아부을 수 있게 된다는 얘기죠. 마찬가지로 인터랙티브 방식의 안내형 학습 경로는 직원들에게 단계별 안내를 제공해 이들이 매 단계를 정확히 완수할 수 있게 지원함으로써 온보딩 절차 및 규정 준수 프로그램의 속도를 높이고, 과정을 단순화할 수 있습니다. 챗봇과 안내형 학습 모두 고객 지원 통화의 빈도수를 줄이는 데 기여하기 때문에, 원래라면 해당 질문에 답을 하는 데 많은 시간을 할애했을 직원들이 더욱 중요한 HR 이니셔티브에 집중할 수 있게 해줍니다.
보다 복잡하고 다양한 AI 기반 솔루션을 활용하면 데이터 및 트렌드를 분석하여 업무량 증가 추세도 예측할 수 있습니다. 덕분에 조직은 한 발 앞서 계획하고, 가장 필요한 순간에 필요한 지원을 제공할 수 있게 되죠. 그 결과 기업은 인력 부족 또는 직원 번아웃이 야기한 병목 현상 등 문제에 수동적으로 대응하는 대신 문제를 사전에 예방할 수 있게 됩니다. HR 분석을 타 부서로부터 얻은 데이터와 결합하면 기업에 대한 보다 심층적인 인사이트를 얻을 수 있게 됩니다. 이를 바탕으로 기업의 이해관계자들이 전략을 수립하고 혁신을 꾀할 수 있죠. 그 결과 기업은 시장에서 유리한 위치를 점할 수 있고, 경쟁자들보다 뛰어난 성과를 얻을 수도 있습니다. 앞서 소개한 도구들을 포함한, 직원의 업무 수행에 필요한 도구 및 서비스들은 워크스페이스의 디지털 요소를 구성합니다.
원격 근무를 채택하는 직원의 수와 그 빈도가 늘어나고 여러 도시 및 전 세계에 흩어져 일하는 각 직원들이 서로 정기적으로 협업하게 되면서, 워크스페이스의 디지털 측면은 직원들의 연결성 증대와 손쉬운 프로젝트 협업의 핵심이 되었습니다. 여러 팀의 업무 관리, 동일한 디지털 공간에서의 업무, 화상 및 메시징 앱을 활용한 소통을 지원하는 다양한 도구는 기업의 성공에 필수적입니다. 그건 심지어 같은 사무실에서 근무하는 팀에게도 마찬가지죠. 강력한 디지털 워크스페이스는 팀 및 직원들의 참여를 끌어 올리며, 이는 더욱 탁월한 기업 문화 및 윤리 형성에 긍정적인 영향을 미칠 수 있습니다.
기업의 각 구성원들은 '인력'이라는 공동체를 형성합니다. 각 구성원이 서로 의존할 수 있을 때 공동체의 힘은 더욱 커지며, 시간이 갈수록 구성원들은 더욱 견고한 관계를 구축하게 됩니다. 조직 및 리더들은 직원들이 공동체의 일원으로 참여해 사회적 교감을 나누고, 워크스페이스에 마련된 도구를 활용하여 중요한 연결성을 형성할 수 있도록 독려해야 합니다. 특히 직원 중 일부 또는 전 직원이 원격 근무를 하는 환경에서는 이와 같은 요소가 더욱 중요합니다. 팀 차원의 축하 및 행사들은 모두 가상 공간에서 개최할 수 있습니다. 아니면 대면 근무 직원과 원격 근무 직원으로 구성된 혼합 팀을 위한 행사를 마련할 수도 있죠. 이와 같은 행사는 관계 구축에 필수적이며, 누구도 소외되어서는 안 됩니다. 이와 같은 행사는 새롭고 흥미로운 아이디어 개진의 장이 될 수도 있습니다.
짧은 공식 회의에서도 혁신적인 아이디어가 제시될 수 있죠. 예를 들어 다양한 팀의 리더들이 화상 회의를 통해 달마다 모여 커피를 마시며 근황을 공유하고, 서로의 업무 현황에 대한 피드백을 나눌 수 있습니다. 이 과정에서 프로젝트의 수준을 한 차원 높일 신선한 관점을 얻을 수 있고, 부서 간 협업을 위한 기회를 발견할 수도 있죠. 모든 직원이 격의 없이 토론을 할 수 있는 장을 디지털 공간에 새롭게 형성할 수도 있습니다.
상호작용의 결과가 매번 기적적인 인사이트로 이어지지는 않을지라도 이런 종류의 논의는 정보의 흐름을 지속시켜줍니다. 이는 활력있고 생산성 높은 업무 환경에 필수적이죠. 이와 같은 이유로 기업은 분기별 전사적 회의를 개최해 시나리오 리더들로부터의 중요한 정보를 공유하고, 직원들의 피드백을 받을 수 있어야 합니다. 그 과정에서 모두가 기업의 최우선 과제를 이해하게 하고, 질문을 던지고, 의견을 개진할 수 있게 함으로써 직원들의 공동체 의식을 고양할 수 있습니다.
제대로 갖춰진 워크스페이스에서 직원들은 동료 및 고용주와 더욱 연결된 기분을 느낍니다. 이때 직원들은 더 큰 자신감을 얻게 되고, 맡은 역할을 성공적으로 수행하고, 더욱 만족스러운 직원 경험을 하게 되죠.
업무에 필요한 도구 및 서비스를 제공하지 않는 환경은 직원들에게 좌절감을 줄 수 있고, 스트레스와 불안을 유발할 수 있습니다. 또한 직원들이 기업이 자신들과 자신의 일을 얼마큼 중요하게 생각하는지 의문을 품게 할 수도 있습니다. 이와 같은 상황이 해결되지 않은 채로 오랜 시간 방치되면, 스트레스와 불안은 직원의 퇴사를 유발할 만큼 커질 수 있습니다. 적합한 물리적/디지털 워크스페이스를 제공하는 일은 직원 경험의 핵심입니다. 워크스페이스에 존재하는 잠재적인 위험을 인지하고 이를 없애는 근무 환경 문화 역시 중요하죠.
우리는 캐셔 및 고객 서비스 담당자를 바이러스로부터 보호하는 플렉시글라스, 인체공학적으로 설계된 사무실 장비, 제조 시설 내 안전모 착용 구역 설정 등 다양한 사례를 통해 그 증거를 꾸준히 목도하고 있습니다. 다양한 직원군은 저마다 고유의 니즈를 가지고 있으며, 모든 직원은 이들의 안전을 보장하고, 효율적인 업무를 지원하는 워크스페이스를 가질 자격이 있습니다. 원격 근무 및 하이브리드 근무 문화가 증가하면서 새로운 환경에서 근무하는 직원들은 다른 직원들은 경험하지 않을 종류의 위험에 직면합니다.
그 모든 장점에도 불구하고 가상 근무 환경은 일부 직원들에게 문제를 야기하죠. 원격 근무를 하는 직원들이 가장 흔히 겪는 문제는 외로움입니다. 기업은 협업을 독려하는 분위기와 문화를 조성함으로써 직원들을 지원하고, 각 팀은 좋은 일을 함께 축하하고, 모두에게 발언권을 제공해야 합니다. 또한 관리자들은 주간 회의를 통해 프로젝트에 관한 최신 소식 뿐만 아니라 직원들과의 면담도 진행해야 하죠.
경계를 설정해 주는 것도 기업의 의무입니다. 원격 근무 직원이든 사무실 근무 직원이든, 과로는 번아웃 확률을 높이고, 그 결과 우울감, 스트레스, 불안 및 기타 직원에게 해로운 영향을 미칠 수 있습니다. 근무 시간 이후에는 업무 관련 알림을 끄게 하고, 휴가를 떠나고, 여유 시간을 개인적인 활동에 쓸 수 있게 함으로써 직원이 업무에서 완전히 벗어나 휴식을 취할 수 있게 독려해야 합니다. 이는 직원을 가치 있게 여기는 기업들이 보유한 건전한 근무 문화의 전형적인 특징이죠. 이와 같은 기업에서 근무하는 직원들은 회복 탄력성이 높고, 직장에서 그리고 삶에서 종종 발생할 수 있는 예기치 못한 상황에 더욱 잘 대처하는 경향을 보입니다.
워크스페이스는 직원들의 전체적인 웰빙을 지원하며, 메시징 앱, 서비스, 직원들의 물리적 업무 공간(본사 사무실, 집, 모바일 등)을 포함합니다. 가장 상식적이고 경쟁력 있는 기업들은 워크스페이스가 직원 경험에 엄청난 영향을 미친다는 사실을 인지하고 있습니다. 직원들은 업무 처리에 필요한 앱, 기기, 정보를 손쉽게 다룰 수 있게 되기를 기대합니다. 이들은 자신의 시간과 성과를 고용주가 신경써주기를 기대하죠. 직원의 니즈를 충족하는 워스크페이스는 엄청난 차이를 만들어 냅니다.
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