¿Qué es ERP?

El acrónimo "ERP" significa planificación de recursos empresariales. Se refiere a un conjunto de software que las organizaciones utilizan para administrar las actividades comerciales diarias, como contabilidad, adquisición, administración de proyectos, administración de riesgo y cumplimiento y operaciones de la cadena de suministro. Una suite ERP completa también incluye enterprise performance management, software que ayuda a planificar, presupuestar, predecir e informar sobre los resultados financieros de una organización.

Los sistemas de ERP se unifican, definen una variedad de procesos de negocios y habilitan el flujo de datos entre ellos. Al recopilar los datos transaccionales compartidos por una organización desde diversas fuentes, los sistemas de ERP eliminan la duplicación de datos y proporcionan la integridad de los datos con una sola "fuente de verdad".

En la actualidad, los sistemas de ERP son fundamentales para administrar miles de negocios de todos los tamaños y todas las industrias. Para estas empresas, la ERP es tan importante como la electricidad que mantiene las luces encendidas.

Aspectos básicos de ERP

Aspectos básicos de ERP

Los sistemas de ERP están diseñados en torno a una estructura de datos definida común (esquema) que, típicamente, posee una base de datos única. Esto ayuda a proporcionar información en toda la empresa mediante el uso de datos normalizados basados en definiciones comunes y experiencias de usuario. Con ERP, estas construcciones centrales se interconectan con procesos de negocios definidos impulsados por flujos de trabajo a través de los departamentos comerciales (por ejemplo, finanzas, recursos humanos, ingeniería, marketing, operaciones), conectando sistemas y a las personas que los utilizan. En pocas palabras, ERP es el vehículo para integrar personas, procesos y tecnologías en una empresa moderna.

Por ejemplo: considere una empresa que fabrica automóviles adquiriendo piezas y suministros de múltiples proveedores. Un sistema ERP no solo realiza un seguimiento de la solicitud y la compra de estos productos, sino que también garantiza que cada componente a lo largo de todo el proceso desde el abastecimiento al pago utilice datos uniformes y limpios conectados a flujos de trabajo empresariales integrados, procesos de negocios e informes con análisis. Cuando el ERP se implementa correctamente en esta empresa de fabricación de automóviles, el componente de ejemplo, "pastillas de freno delantero", se identifica de manera uniforme por el nombre de la pieza, el tamaño, el material, la fuente, el número de lote, el número de pieza del proveedor, el número de serie, el costo y las especificaciones con una plétora de otros elementos descriptivos y basados en datos. Dado que los datos son el elemento vital de todas las empresas modernas, ERP facilita la recopilación, organización, análisis y distribución de esta información a cada individuo y sistema que la necesite para cumplir mejor su función y responsabilidad.

ERP también garantiza que estos campos de datos y atributos se acumulen en la cuenta correcta en el libro mayor general de la compañía (por ejemplo, "Pastillas de freno") para que todos los costos se rastreen y representen adecuadamente. Si las pastillas de los frenos delanteros se llamaran "frenos delanteros" en un sistema de software (o tal vez un conjunto de hojas de cálculo), las "pastillas de freno" en otro y las "frnt-pads" en un tercero, sería difícil para la empresa de fabricación automotriz calcular cuánto se gasta anualmente en las pastillas de freno delanteras, y si debe cambiar de proveedor o negociar para obtener mejores precios.

Un principio clave de la ERP es la recopilación central de datos para su distribución. En lugar de utilizar diversas bases de datos independientes con un inventario interminable de hojas de datos inconexas, los sistemas ERP aportan orden al caos y permiten a todos los usuarios —desde el director ejecutivo hasta los empleados de cuentas por pagar— crear, almacenar y utilizar los mismos datos derivados a partir de procesos comunes. Con un repositorio de datos seguro y centralizado, todas las personas de la organización pueden estar seguras de que los datos son correctos, están actualizados y están completos. Se garantiza la integridad de los datos para todas las tareas realizadas en la organización, desde la declaración financiera trimestral hasta un simple informe de cuentas por cobrar pendientes, sin la necesidad de implementar hojas de cálculo propensas a incluir errores.

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El valor empresarial de la ERP

El valor empresarial de la ERP

Es imposible ignorar el impacto de la ERP en el mundo empresarial actual. Debido a que los datos y los procesos empresariales se correlacionan en los sistemas de ERP, las empresas pueden alinear distintos departamentos y mejorar el flujo de trabajo entre ellos, lo que arroja como resultado un ahorro final significativo. Los beneficios empresariales específicos incluyen:

  • Más conocimientos empresariales clave de información en tiempo real generada por los informes
  • Menores costos operacionales a través de procesos de negocios simplificados y prácticas recomendadas
  • Aumento de la colaboración a partir de usuarios que comparten datos en contratos, solicitudes y órdenes de compra
  • Aumento de la eficacia a través de una experiencia de usuario común entre las diversas funciones y procesos de negocio bien definidos
  • Una infraestructura homogénea desde la administración hasta la venta, todas las actividades comerciales tienen la misma apariencia y se realizan de la misma manera.
  • Altos índices de adopción por parte de los usuarios a partir de una experiencia de usuario y un diseño comunes
  • Menor riesgo gracias a una mayor integridad de los datos y controles financieros
  • Menores costos operativos y de administración a través de sistemas uniformes e integrados.

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Pasado: La historia de la ERP

De las tarjetas de papel a los dispositivos móviles

La historia de ERP se remonta a más de 100 años. En 1913, el ingeniero Ford Whitman Harris desarrolló lo que se conoció como el modelo de cantidad económica de pedido (EOQ, por sus siglas en inglés), un sistema de fabricación basado en papel para la programación de la producción. Durante décadas, este modelo fue el estándar para la fabricación. El fabricante de herramientas Black and Decker cambió las reglas del juego en 1964 cuando fue la primera empresa en adoptar una solución de planificación de requisitos materiales (MRP) que combinaba los conceptos de EOQ con una computadora central.

MRP siguió siendo el estándar de fabricación hasta que se desarrolló la planificación de recursos de fabricación (llamada MRP II) en 1983. MRP II ofrecía módulos tales como un componente de arquitectura de software clave y componentes de fabricación centrales integrados que incluían la compra, la lista de materiales, la planificación y la administración de contrato. Por primera vez, se integraron distintas tareas de fabricación en un sistema común. MRP II también ofrecía una buena visión sobre cómo se podía aprovechar el software para compartir e integrar los datos de la empresa y fomentar la eficacia operativa mediante una mejor planificación de la producción, un inventario reducido y menos desperdicios (restos).

A medida que la tecnología informática evolucionaba en las décadas de 1970 y 1980, se desarrollaron conceptos similares a los de MRP II para administrar las actividades comerciales más allá de la fabricación. Se incorporaron datos sobre la actividad financiera, la administración de las relaciones con los clientes y los recursos humanos. En 1990, los analistas de tecnología le habían puesto un nombre a esta nueva categoría de software de administración comercial: planificación de recursos empresariales.

Pasado: Década de 1990 al nuevo milenio.

Desde las instalaciones a la nube

Desde la década de 1990 hasta principios del siglo XXI, la adopción de ERP creció rápidamente. Al mismo tiempo, los costos de la implementación de un sistema de ERP comenzó a elevarse. El hardware requerido para ejecutar el software estaba normalmente en las instalaciones, con máquinas grandes en una sala de servidores. Tanto el hardware como las licencias de software requerían inversiones de capital que se depreciaron en 5-10 años. Además, las organizaciones casi siempre querían personalizar sus sistemas ERP para satisfacer sus necesidades específicas, lo que conlleva un gasto adicional para los consultores de software y la capacitación.

Mientras tanto, la tecnología de ERP evolucionó hasta adoptar el Internet, que proporcionaba nuevas características y funciones, como el análisis integrado. Con el transcurso del tiempo, muchas organizaciones descubrieron que sus sistemas de ERP locales no podían estar a la altura de las demandas de seguridad modernas ni de las tecnologías emergentes, tales como los teléfonos inteligentes.

Hoy: Un nuevo modelo de entrega de ERP

Software como Servicio (SaaS)

Es así que llega la nube, o específicamente, el modelo de envío software-as-a-service (SaaS) para ERP. Cuando el software ERP se entrega "como un servicio" en la nube, se ejecuta en una red de servidores remotos, en lugar de en una sala de servidores de la empresa. El proveedor de la nube realiza parches, administra y actualiza el software varias veces al año, en lugar de una actualización costosa una vez cada 5-10 años (o más) en las instalaciones. La nube puede reducir los gastos operativos (OpEX) como los gastos de capital (CapEX), ya que elimina la necesidad de adquirir software y hardware o de contratar personal de TI adicional. Estos recursos pueden ser invertidos en nuevas oportunidades de negocios, y la organización siempre está actualizada sobre el software ERP más reciente. Los empleados deben cambiar su enfoque de las tareas de administración de TI hacia tareas que agreguen más valor como innovación y crecimiento.

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Una de las bellezas del modelo SaaS es que el software se mantiene actualizado con las últimas características, funciones y prácticas recomendadas. Los proveedores de Cloud ERP implementan actualizaciones regularmente (tan a menudo como mensualmente, en el caso de Oracle). Esto significa que las últimas nuevas y revolucionarias tecnologías emergentes como inteligencia artificial, asistentes digitales, aprendizaje automático, cadena de bloques, realidad aumentada e Internet of Things (IoT ), estará disponible para los suscriptores en una cadencia regular.

Con el acceso a estas nuevas tecnologías, las organizaciones pueden mejorar rápidamente las prácticas recomendadas del negocio a medida que el software ERP evoluciona. Ellos pueden automatizar procesos que solían requerir una intervención manual pesada, como la conciliación de cuentas financieras. Además, los usuarios obtienen una comprensión completa y en tiempo real de las actividades comerciales de la empresa, no solo en la oficina principal, sino también en los almacenes, en los pisos de las fábricas y en cualquier otro lugar de la empresa. Este conocimiento está disponible para todos los empleados apropiados en sus dispositivos móviles, incluidos teléfonos inteligentes y tabletas.

Construido para la era digital, la nube de ERP de hoy abarca dispositivos móviles, sociales, analíticos y las últimas tecnologías emergentes. Cualquier otra solución no va a hacer que una organización avance

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