¿Qué es ERP?

El acrónimo ERP significa planificación de recursos empresariales. Se refiere a los paquetes de sistemas y software que utilizan las organizaciones para administrar las actividades diarias del negocio, tales como la contabilidad, las adquisiciones, la administración de proyectos y la fabricación. Los sistemas de ERP se unifican, definen una variedad de procesos de negocios y habilitan el flujo de datos entre ellos. Al recopilar los datos transaccionales compartidos por una organización desde diversas fuentes, los sistemas de ERP eliminan la duplicación de datos y proporcionan la integridad de los datos con una sola "fuente de verdad".

En la actualidad, los sistemas de ERP son fundamentales para administrar miles de negocios de todos los tamaños y todas las industrias. Para estas empresas, la ERP es tan importante como la electricidad que mantiene las luces encendidas.

ERP Fundamentals

Los sistemas de ERP están diseñados en torno a una estructura de datos definida común (esquema) que, por lo general, posee una base de datos única. Los sistemas de ERP proporcionan acceso a datos sobre diversas actividades empresariales mediante el uso de construcciones y definiciones comunes y experiencias de usuario comunes.

Un principio clave de la ERP es la recopilación central de datos para su distribución.

En lugar de utilizar diversas bases de datos independientes con un inventario interminable de hojas de datos inconexas, los sistemas ERP aportan orden al caos y permiten a todos los usuarios —desde el director ejecutivo hasta los empleados de cuentas por pagar— crear, almacenar y utilizar los mismos datos derivados a partir de procesos comunes. Con un repositorio de datos seguro y centralizado, todas las personas de la organización pueden estar seguras de que los datos son correctos, están actualizados y están completos. Se garantiza la integridad de los datos para todas las tareas realizadas en la organización, desde la declaración financiera trimestral hasta un simple informe de cuentas por cobrar pendientes, sin la necesidad de implementar hojas de cálculo propensas a incluir errores.

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El valor empresarial de la ERP

Es imposible ignorar el impacto de la ERP en el mundo empresarial actual. Debido a que los datos y los procesos empresariales se correlacionan en los sistemas de ERP, las empresas pueden alinear distintos departamentos y mejorar el flujo de trabajo entre ellos, lo que arroja como resultado un ahorro final significativo. Los beneficios empresariales específicos incluyen:

  • Más conocimientos empresariales clave—de información en tiempo real generada por los informes
  • Menos costos de explotación—por los procesos de negocio definidos y simplificados
  • Aumento de la colaboración A partir de usuarios que comparten datos en contratos, solicitudes y órdenes de compra
  • Aumento de la eficacia—a través de una experiencia de usuario común entre las diversas funciones y procesos de negocio administrados
  • Una infraestructura homogénea—desde la administración hasta la venta, todas las actividades comerciales tienen la misma apariencia y se realizan de la misma manera.
  • Altos índices de adopción por parte de los usuarios—a partir de una experiencia de usuario y un diseño comunes
  • Menor riesgo—gracias a una mayor integridad de los datos y controles financieros
  • Menos costos de explotación y administración—gracias a una mayor integridad de los datos y controles financieros

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Pasado: La historia de la ERP

De las tarjetas de papel a los dispositivos móviles

La historia de ERP se remonta a más de 100 años. En 1913, el ingeniero Ford Whitman Harris desarrolló lo que se conoció como el modelo de cantidad económica de pedido (EOQ, por sus siglas en inglés), un sistema de fabricación basado en papel para la programación de la producción. Durante décadas, este modelo fue el estándar para la fabricación. El fabricante de herramientas Black and Decker cambió las reglas del juego en 1964 cuando fue la primera empresa en adoptar una solución de planificación de requisitos materiales (MRP) que combinaba los conceptos de EOQ con una computadora central.

MRP siguió siendo el estándar de fabricación hasta que se desarrolló la planificación de recursos de fabricación (llamada MRP II) en 1983. MRP II ofrecía módulos tales como un componente de arquitectura de software clave y componentes de fabricación centrales integrados que incluían la compra, la lista de materiales, la planificación y la administración de contrato. Por primera vez, se integraron distintas tareas de fabricación en un sistema común. MRP II también ofrecía una buena visión sobre cómo se podía aprovechar el software para compartir e integrar los datos de la empresa y fomentar la eficacia operativa mediante una mejor planificación de la producción, un inventario reducido y menos desperdicios (restos).

A medida que la tecnología informática evolucionaba en las décadas de 1970 y 1980, se desarrollaron conceptos similares a los de MRP II para administrar las actividades comerciales más allá de la fabricación. Se incorporaron datos sobre la actividad financiera, la administración de las relaciones con los clientes y los recursos humanos. Para 1990, los analistas de tecnología le habían puesto un nombre a esta nueva categoría de software de administración comercial: planificación de recursos empresariales.

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Desde las instalaciones a la nube

Desde la década de 1990 hasta comienzos del siglo XXI, la adopción de ERP creció rápidamente debido a que más organizaciones confiaron en ERP para optimizar sus procesos de negocios principales y mejorar la visibilidad de los datos. Al mismo tiempo, los costos de la implementación de los sistemas de ERP comenzaron a elevarse. No solo se necesitaba un elevado aporte de capital para el hardware y software de las instalaciones, los sistemas de ERP de las empresas, a menudo, requerían inversiones adicionales para la codificación personalizada, la asesoría y la capacitación.

Mientras tanto, la tecnología de ERP evolucionó hasta adoptar el Internet, que proporcionaba nuevas características y funciones, como el análisis integrado. Con el transcurso del tiempo, muchas organizaciones descubrieron que sus sistemas de ERP locales no podían estar a la altura de las demandas de seguridad modernas ni de las tecnologías emergentes, tales como los teléfonos inteligentes.

Es así que llega la nube, o el modelo de envío software-as-a-service (SaaS) para ERP. Que el software de ERP esté "en la nube", significa simplemente que se guarda en una red o servidor remoto, y no en un lugar físico de la empresa. La nube ofrece una alternativa más asequible para la ERP que reduce tanto los gastos operativos (OpEX) como los gastos de capital (CapEX) ya que elimina la necesidad de adquirir software y hardware o de contratar personal de TI adicional. Al no tener que respaldar una infraestructura costosa, los recursos se pueden invertir en oportunidades de crecimiento. Los empleados deben cambiar su enfoque de las tareas administración de TI hacia tareas que agreguen más valor a la empresa.

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Para empresas de todos los tamaños

Los sistemas de ERP heredados solían ser demasiado caros para las pequeñas y medianas empresas (PYME), pero la nube rompió esa barrera. Con una solución de SaaS, las empresas más pequeñas pueden aprovechar el mismo software resistente y probado que han usado las empresas más grandes durante años. Una solución de ERP basada en la nube se puede implementar rápidamente, sin inversiones de capital. Para las empresas pequeñas y medianas que desean realizar una innovación rápida y aprovechar las nuevas oportunidades de negocio, la ERP en la nube ofrece la flexibilidad necesaria para agregar de inmediato a nuevos usuarios y respaldar las cambiantes necesidades comerciales.

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ERP en la nube extiende su arquitectura financiera básica para integrar la administración de las relaciones con los clientes (CRM), la administración de la cadena de suministro (SCM), la administración del capital humano (HCM) y la administración del rendimiento empresarial (EPM), el sistema vincula todas las aplicaciones a través de un único repositorio de datos y una experiencia de usuario común sin ningún problema. Un sistema de ERP en la nube ampliado permite que todos los departamentos se administren con mayor visibilidad y colaboración, como si fueran una sola organización. Además, proporciona acceso sin inconvenientes a características de creación de informes de avanzada, como la virtualización de datos y el análisis avanzado. Gracias al acceso a las tecnologías emergentes, como la Internet of Things (IoT), las organizaciones logran tener un conocimiento integral en tiempo real de las actividades del negocio, no solo del área de ventas, sino también de los depósitos y en las plantas de las fábricas. Los empleados disponen de esta información en sus dispositivos móviles en forma inmediata a través de herramientas sociales.

Creada para la era digital, la actual ERP en la nube incluye herramientas móviles, sociales y analíticas. Cualquier otra solución no va a hacer que una organización avance.

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