¿Qué es un sistema de gestión financiera?

¿Qué es un sistema de gestión financiera?

El motor digital de contabilidad y finanzas para controlar y analizar el dinero de las organizaciones mediante software de gestión financiera.

 

De la contabilidad administrativa a la agilidad de las finanzas modernas

Diseñados para crear, conectar, almacenar y notificar diversos tipos de transacciones financieras, los sistemas de gestión financiera tienen una finalidad principal: contar dinero.

Dicho en pocas palabras: sin algún tipo de software de contabilidad, una organización no podría sobrevivir. En el nivel más básico, toda organización precisa sistemas para gestionar el flujo de dinero que entra y sale de la empresa. Pero un sistema de gestión financiera realmente eficaz puede hacer mucho más: optimizar la rentabilidad, medir el flujo de efectivo, determinar las obligaciones fiscales, garantizar el cumplimiento normativo y mantener la sostenibilidad de la empresa a largo plazo.

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Principales ventajas del software de contabilidad

El software de gestión financiera incluye las herramientas y procesos necesarios para gestionar y controlar los ingresos, gastos y activos. Uno de los objetivos transversales de las soluciones de gestión financiera reside no solo en mantener las operaciones diarias de la organización, sino también en maximizar los beneficios y en proteger continuamente los datos financieros del fraude y los robos. En un nivel básico, un sistema de contabilidad ofrece las siguientes ventajas:

  • Administración financiera exenta de errores—Las organizaciones de hoy en día necesitan algo más que una versión digital de la contabilidad táctica con hojas de cálculo. Más allá de registrar las transacciones, el software de gestión financiera debe ayudar a los equipos de finanzas a mantener su responsabilidad administrativa, reducir los errores contables, acortar los ciclos de facturación, mantener el cumplimiento antes los constantes cambios de la legislación fiscal y de los requisitos normativos y optimizar el flujo de efectivo diario, mensual y anual.
  • Conformidad con las normas de contabilidad actuales y futuras—Las normas de contabilidad nacionales e internacionales establecen reglas para empresas privadas y públicas. Gracias a una serie de reglas, definiciones y procesos establecidos, estas normas estandarizan la información financiera. Sin embargo, estas normas cambian con frecuencia. En los últimos años, han entrado en vigor nuevas normas, incluidas IFRS 15 y ASC 606. Un sistema de gestión financiera debe poder integrar las normas de contabilidad más recientes y tener la flexibilidad de adaptarse a los nuevos cambios a medida que estos se van adoptando.
  • Datos financieros precisos—Un software financiero debe ofrecer algo más que simplemente contabilidad básica; debe poder ayudar a las organizaciones a: reducir la redundancia de registros, ofrecer mejores presupuestos, previsiones y planificaciones, habilitar una gestión de gastos exhaustiva y debidamente categorizada, permitir una perfecta integración con los sistemas bancarios, habilitar auditorías más precisas y mantener registros de seguimiento detallados de todos los activos y pasivos.
  • Seguridad de datos y sistemas—Las actividades de contabilidad, finanzas y auditoría también deben ofrecer una completa seguridad de sistemas, con plena integridad de datos en toda la solución de gestión financiera.
  • Operaciones de empresas conectadas—Para las empresas de gran tamaño, el software de gestión financiera forma parte de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) que conecta los datos financieros y de otro tipo entre distintas empresas, centros o divisiones. La consolidación de los datos financieros alinea los procesos corporativos y reduce la complejidad.
  • Escalabilidad con fines de crecimiento—A medida que las empresas crecen, sus sistemas y procesos también deben expandirse. Esto significa que su software de gestión financiera debe ofrecer escalabilidad rápida y sencilla para gestionar el crecimiento de distintos mercados, zonas geográficas y productos.
  • Controles internos estrictos—Puesto que el seguimiento y la gestión del dinero se realizan en toda la empresa, los sistemas de gestión financiera deben ayudar a proteger los datos cruciales de posibles robos, fraudes y otros delitos. Cuando las soluciones de gestión financiera incluyen la gestión de riesgos y cumplimiento normativa, las empresas pueden aprovechar estas capacidades más allá de los registros de auditoría y de las comprobaciones de errores para incluir la división de tareas y la asignación de funciones a determinadas responsabilidades dentro de la empresa.

Funcionalidad central de un sistema de contabilidad completo

Los sistemas de gestión financiera ofrecen información financiera precisa a toda la organización. Al aprovechar estos datos, un software de gestión financiera puede ayudar también a las organizaciones en las siguientes áreas funcionales:

  • Libros de contabilidad: libro mayor (GL) y libros auxiliares

    • Los libros de contabilidad —y en especial el libro mayor— son el componente central de toda solución de gestión financiera. Su diseño y capacidades son cruciales para el conjunto de funcionalidades que ofrece el paquete de software de gestión financiera.
    • El libro mayor es la contabilidad principal, y proporciona una recopilación línea a línea de todas las transacciones financieras completadas. Para cada transacción, los registros de libro mayor suelen incluir: el importe asociado, la fecha contable, la descripción, el número de transacción y el tipo de transacción.
    • Un software de gestión financiera debe incluir libros auxiliares al libro mayor, alineados por divisiones, centros, ubicaciones, países o grandes proyectos. Los libros de contabilidad auxiliares contribuyen a la precisión de la contabilidad y a la transparencia financiera en materia de pagos fiscales, presupuestos y planificación financiera, y análisis e informes financieros.
  • Cuentas por pagar (deudas) y cuentas por cobrar (cobros)

    • Las cuentas por pagar y cuentas por cobrar generan adeudos y abonos en los sistemas de gestión financiera.
    • La capacidad de procesar con rapidez los pagos y cobros pendientes afecta al flujo de efectivo, al cierre de fin de mes, al cierre de fin de ejercicio y a la mayoría de procesos financieros periódicos. La conexión con sistemas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y otras tecnologías automatizadas mejora la precisión en el procesamiento de deudas y cobros.
  • Gestión de activos

    • Al elaborar estados financieros completos, conocer el valor y la condición de los activos es indispensable para la gestión del inventario. Un software de gestión financiera precisa de datos de capital y operativos que incluyan información descriptiva de los activos a fin de poder obtener estados financieros precisos en cuanto a revalorización y depreciación.
  • Gestión de cobros

    • Gestionar los cobros de proveedores y clientes es una importante capacidad de cualquier software de gestión financiera. Con una gestión de cobros integral resulta más fácil clasificar a los clientes, elaborar estrategias de cobro, gestionar el pago de cobros e iniciar procedimientos de cobro terminales para clientes en quiebra.
  • Gestión de gastos de personal

    • Generar y procesar informes de gastos de personal es uno de los requisitos indispensables de un sistema de gestión financiera. La funcionalidad clave debe incluir la capacidad de los empleados de realizar entradas de autoservicio y de asignar dichos gastos a cuentas de proyecto o de desplazamientos.
  • Informes y análisis

    • La recuperación, la organización y el análisis de los datos de las soluciones de gestión financiera ofrecen información útil sobre el rendimiento operativo de la empresa y sobre su situación financiera en un momento determinado. Para ofrecer la máxima eficacia, un software de gestión financiera debe incorporar soluciones de informes nativas.
    • Cuando las soluciones de gestión financiera también ofrecen plataformas de informes multidimensionales, con capacidades de generación de informes y de visualización de datos e régimen de autoservicio, las empresas pueden mejor aún más su rendimiento financiero al ofrecer a los usuarios acceso a información en tiempo real.
  • Gestión de ingresos

    • Las aplicaciones de gestión de ingresos de los sistemas de gestión financiera automatizan y auditan el cumplimiento normativo con marcos como
      ASC 606 e IFRS 15.
  • Gestión de riesgos

    • A fin de controlar y proteger a las empresas de robos y fraudes internos y externos, las soluciones de gestión financiera ofrecen controles internos y herramientas de auditoría para gestionar la separación de tareas y reglas de pago.

Informes necesarios en un sistema de ERP

La mayoría de los sistemas de gestión financiera ofrecen buenos resultados en lo que se refiere a ofrecer visibilidad dinámica de los datos de la empresa. En el último siglo, el software de ERP ha destacado en la captura de grandes conjuntos de datos empresariales, pero ha experimentado dificultades en cuanto a la elaboración de informes. Eso es cosa del pasado.

Las organizaciones actuales desean poder aprovechar sus datos financieros para mejorar la rentabilidad, racionalizar las operaciones y mejorar la toma de decisiones. En los últimos años, las capacidades de elaboración de informes y otras capacidades de extracción y supervisión de datos han adquirido mayor importancia para las organizaciones. Las necesidades de elaboración de informes de los sistemas de gestión financiera han evolucionado rápidamente para seguir el ritmo marcado por la demanda.

Como mínimo, todas las empresas necesitan informes que abarquen el cierre de fin de mes, el cierre trimestral y el cierre de ejercicio anual, así como estados financieros básicos de ingresos, gastos y saldos. Si bien estos resultados siempre estuvieron disponibles, antes no resultaba fácil ajustar dichos informes o añadir derivaciones para otras necesidades.

Dado el ritmo vertiginoso de los entornos empresariales actuales, la capacidad de elaborar informes predefinidos y de generar resultados puntuales, es mucho más que una mera comodidad, es un requisito indispensable para cualquier software de gestión financiera. Si a esto se añaden las necesidades de análisis exhaustivo de datos, de visualización de información, de mayor visibilidad operativa y de informes detallados, las empresas no tardan en darse cuenta de que su solución de software de ERP debe poder interactuar fácilmente con sistemas de elaboración de informes avanzados, como es el caso de las soluciones de gestión del rendimiento empresarial (EPM).

 

Mejor rendimiento y planificación financiera

Idealmente, un sistema de gestión financiera hace mucho más que simplemente gestionar la mecánica económica de los adeudos o abonos y publicar unos cuantos informes.
Un sistema de gestión financiera bien diseñado mejora el rendimiento empresarial y los beneficios al agilizar los procesos operativos y alinearlos con las mejores prácticas. También contribuye a que los empleados sean más productivos, ya que estos pueden invertir su tiempo y esfuerzos en actividades estratégicas (en lugar de tácticas) capaces de transformar a las empresas e instituciones.

Más allá de la contabilidad del libro mayor

A medida que las organizaciones incorporan nuevos mercados, se expanden a nuevas regiones geográficas y se adaptan a las disrupciones de los mercados —especialmente cuando ellas provocan dicha disrupción— sus soluciones de gestión financiera deben poder ampliarse con rapidez para integrar los nuevos requisitos legales y de informes, los nuevos activos, los nuevos pasivos a corto y largo plazo, la mayor cantidad de proveedores de bienes y servicios cualificados, y la infraestructura necesaria para la gestión de nóminas de personal y políticas en los distintos países.

Planificación de la plantilla de próxima generación

A medida que el personal actual empieza a jubilarse y que sus puestos son ocupados por integrantes de la generación Y, atraer a empleados de próxima generación se convierte en una prioridad. Los sistemas de gestión financiera también deben satisfacer las expectativas de una plantilla digital, con una interfaz de usuario intuitiva, un diseño fácil de usar, y con integración de las redes sociales y de otras herramientas sociales plenamente adoptadas por generación Y.

Software y soluciones modernos de Oracle para sistemas de gestión financiera

Oracle ofrece soluciones de gestión financiera modernas y basadas en la nube que ayudan a las organizaciones a competir en una economía digital. Estas soluciones completas incluyen las siguientes capacidades:

  • Informes sin precedentes—Capacidad sólida y en tiempo real de generación de informes predefinidos y puntuales, además de integraciones preincorporadas con aplicaciones de Oracle EPM Cloud. Con informes más ágiles y precisos, las empresas pueden ir más allá de las hojas de cálculo disociadas y de los informes fragmentados para responder con mayor rapidez y alinear la planificación en toda la empresa.
  • Infraestructura segura y global—Seguridad de nivel superior a través de una infraestructura global de propiedad, diseño y gestión de Oracle y que se sirve de modernos centros de datos construidos con la base de datos líder del sector de Oracle. Al aprovechar esta infraestructura, las soluciones de gestión financiera de Oracle satisfacen íntegramente las necesidades de residencia doméstica de datos.
  • Escalabilidad extrema—Las soluciones en la nube de Oracle ofrecen escalabilidad de alto volumen y alta velocidad. Durante las pruebas, el procesamiento de conjuntos complejos de transacciones financieras se estableció en más de 360 millones de transacciones por hora.
  • Gestión financiera integral—Oracle ofrece las soluciones financieras más completas del mercado, con aplicaciones de contabilidad y finanzas centrales, gestión de gastos, gestión de riesgos, cumplimiento normativo, adquisiciones directas e indirectas, y gestión de carteras de proyectos (PPM).
  • Experiencia de usuario intuitiva—Apoyándose en conceptos de diseño moderno y herramientas de redes sociales, Oracle ofrece una experiencia de usuario moderna que contribuye a maximizar la productividad y promueve la colaboración.
  • Soluciones empresariales integrales completas—Elimine los silos de datos, capture mejor información empresarial y cree flujos de trabajo más coherentes en toda la empresa gracias a integraciones preincorporadas y nativas con todas las funciones empresariales comunes, incluidas: recursos humanos (HCM), gestión de la cadena de suministro (SCM), fabricación, automatización de la fuerza de ventas (CRM) y soporte de servicios.
  • Mejores prácticas—Con cobertura para más de 180 procesos empresariales, las mejores prácticas modernas de Oracle contribuyen a la agilidad financiera. El software de gestión financiera de Oracle se alinea con estos procesos innovadores para ayudar a las organizaciones a acelerar su productividad, reducir los plazos de cierre y descubrir información en tiempo real.

Consideraciones en la nube de una solución de gestión financiera moderna

Además de los principios de diseño ya mencionados, existen tres conceptos operativos centrales que están impulsando la transición del software de gestión financiera in situ (on-premises) a la nube. Son los siguientes:

  • Software que hace el trabajo, no que da trabajo—Los sistemas de gestión financiera antiguos requerían una gran cantidad de mantenimiento por parte del personal y de los consultores. Estos paquetes de ERP y EPM in situ (on-premises) requerían constantemente correcciones de errores, parches y actualizaciones que, a menudo, dependían de proyectos consecutivos para mantenerse actualizados y seguros. Con el software de gestión financiera basado en la nube, la pesada carga que supone el seguimiento, diagnóstico, instalación y comprobación de correcciones se traslada del cliente al proveedor. En lugar de tener que trabajar continuamente para arreglar el sistema, el sistema trabaja continuamente para usted.
  • Evitar los cambios costosos—Los sistemas antiguos requieren una gran cantidad de tiempo, esfuerzo y dinero solo para mantenerse en funcionamiento. Con los sistemas basados en la nube, las actualizaciones, recuperaciones de desastres, mejoras de hardware, copias de seguridad y gestión de códigos personalizados se gestionan como parte del servicio.
  • Adiós a la compra de licencias—Al software de gestión financiera moderno dice adiós a la antigua práctica de comprar licencias adicionales para usuarios futuros y proyectos potenciales. Con el modelo de suscripción de SaaS en la nube, las empresas utilizan las licencias que necesitan y añaden usuarios o productos a medida que van creciendo. La inversión en licencias es otra de las reliquias tecnológicas que quedará confinada a las prácticas de la informática del siglo pasado.

La nube está impulsando los sistemas de gestión financiera de próxima generación

Es obvio que las soluciones de gestión financiera han evolucionado para satisfacer las necesidades del mundo digital. Y la nube ha sido un elemento clave de esta transformación. La nube ha hecho posible que las soluciones de ERP y financieras pasen de ser un simple software de contabilidad administrativa para convertirse en soluciones integradas, completas e indispensables diseñadas pensando en la innovación. A medida que las empresas van encontrando nuevas fuerzas disruptivas y presiones competitivas, los sistemas de gestión financiera modernos diseñados para esta nueva normalidad pueden permitirles alcanzar la solidez financiera en el futuro.


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