Oracle bespaart tijd, geld en moeite via een wereldwijde upgrade van de salarisverwerkingscloud
Met Oracle Cloud kan Oracle Global Payroll Operations de kosten met 22% verlagen en de uitvoeringstijden voor salarisverwerking terugbrengen van 12 uur naar slechts 10 minuten.
“Door over te stappen naar Oracle Payroll in de cloud, komen we dichter bij de visie van een volledig geautomatiseerd salarisverwerkingsproces. Doordat we Oracle Cloud Infrastructure en Fusion Cloud Applications gebruiken, kunnen we de salarisverwerkingsactiviteiten transformeren van een reeks transacties tot een bedrijfsactivum dat complementair is aan Oracle.”
Zakelijke uitdagingen
Oracle Global Payroll Operations verwerkt jaarlijks 10 miljard dollar aan salaris en 5 miljard dollar aan belastingen voor 133.000 werknemers van Oracle. De dienst telt 155 professionals die vanuit vijf regionale centra werken en de lonen en vergoedingen beheren voor 163 rechtspersonen in 17 talen.
Voor de wereldwijde payroll en de bijbehorende workflows gebruikte het team diverse oplossingen. Slechts 40% van de gegevensuploads en workflows om te delen was geautomatiseerd. Voor de overige 60% was een foutgevoelige en, bewerkelijke extractie van informatie uit een loonlijstsysteem van een derde partij nodig. Het team uploadde ook gegevens van talrijke losstaande formulieren, waaronder e-mails, documenten, spreadsheets en pdf-bestanden.
Dit betekende dat het team tijd en moeite verspilde aan routineuze en verkokerde processen, waardoor sommige bedrijfseenheden hun deadlines voor de salarisadministratie niet haalden. Het gebrek aan integratie en de beperkingen van de capaciteiten van de afzonderlijke verouderde systemen veroorzaakten vertragingen bij de interne teams en vormden zelfs een bedreiging voor de nauwkeurigheid en tijdigheid van de salarisverwerking.
Het salarisverwerkingsteam besloot om over te stappen op de cloudtechnologie en -applicaties van Oracle voor een gestandaardiseerd en efficiënt salarisadministratiesysteem. Met meerdere krachtige cloud-gebaseerde functies in één suite van producten zou het hele salarisverwerkingsproces worden geïntegreerd, versneld en verbeterd.
Na de overstap op een Oracle Cloud-stackwordt de salarisverwerking in 10 minuten uitgevoerd in plaats van 10 tot 12 uur.
Waarom Oracle voor Oracle Payroll heeft gekozen
Voor het realiseren van een configureerbaar, veilig en betrouwbaar salarisverwerkingsplatform met één onderling verbonden set processen en oplossingen is Oracle Global Payroll Operations gemigreerd naar Oracle Cloud Infrastructure (OCI) en Oracle Fusion Cloud-applicaties.
De ruggengraat van het systeem is Oracle Payroll, onderdeel van Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM). Oracle Payroll deelt één gegevensmodel met andere Oracle Cloud HCM-applicaties, waaronder Oracle Time and Labor en Oracle General Ledger. Dit maakt onmiddellijke, naadloze bedrijfsoverschrijdende informatie-uitwisseling en een standaard, intuïtieve interface voor meerdere eindgebruikersrollen mogelijk. Er zijn ook regelmatige verbeteringen, waaronder wetgevingsupgrades en driemaandelijkse bugfixes.
Daarnaast biedt Oracle Payroll geïntegreerde foutcorrectie, begeleiding bij aanbevolen werkwijzen en algemene standaardisatie en naleving. Als één compleet platform met vele functies ondersteunt Oracle-stack ook salarisverwerking en belastinglokalisatie in een tiental landen, en nog veel meer.
Door Oracle Global Payroll Operations te standaardiseren op een Oracle-stack en 95% van de processen te automatiseren, worden de totale kosten binnen slechts drie maanden met 22% verlaagd.
Resultaten
De migratie van Oracle Global Payroll Operations naar Oracle Payroll op OCI zorgde voor één zeer geautomatiseerd en efficiënt platform voor werknemersbetaling. Het verbonden systeem beheert de gegevensextractie en -verwerking, de belastinginhouding, de rapportage en de ontvangst en beantwoording van verzoeken, naast andere belangrijke taken.
Door de standaardisering van Oracle Payroll kon het team meerdere handmatige omwegen uitbannen. Na de livegang van de cloud heeft het team in slechts drie maanden 95% van de salarisverwerkingsstroom geautomatiseerd. Hierdoor zijn de totale kosten met 22% gedaald.
Automatische, onmiddellijke gegevens- en bestandsoverdracht van Oracle Cloud HCM naar Oracle Payroll heeft geleid tot een verlaging van de uitvoeringstijd voor salarisverwerking van 10 à 12 uur tot slechts 10 minuten. Deze oplossing biedt flexibiliteit bij het aanbrengen van verwerkingscorrecties en stelt Oracle Global Payroll Operations in staat om salarisverwerkingsfouten te identificeren en vragen van werknemers proactief te beantwoorden.
Het team heeft Oracle Payroll aan Oracle Service gekoppeld om de responstijden voor vragen van werknemers te verbeteren. Op die manier blijven alle vragen over de salarisverwerking van werknemers op één platform staan en kan het team jaarlijks 58.000 vragen en verzoeken behandelen. Werknemers kunnen gemakkelijk feedback geven over de service die zij ontvangen, het team helpen de kwaliteit en tijdigheid van de antwoorden te meten en mogelijke opleidingsbehoeften te bepalen. Het team deelt ook proactief salarisgegevens via een speciale webpagina die toegankelijk is voor werknemers.
Dankzij de geautomatiseerde rapportagemogelijkheden bespaarde het team uren werk aan naberekeningen en werd de reguliere deadline voor salarisrapportage met één dag verkort. Met één allesomvattend platform en gegevensmodel is het ook eenvoudiger en efficiënter om boekhoudkundige rapporten op te stellen. De gegevens zijn in realtime beschikbaar en de rapporten zijn allemaal gestandaardiseerd. Op deze manier kan het team afzonderlijke salarisverwerkingsactiviteiten en -gegevens centraal afstemmen, iets wat onmogelijk was met het oude salarisadministratiesysteem.
Teamleden kunnen de Oracle Payroll-interface eenvoudig configureren en maken daarbij gebruik van complexe en tijdrovende aanpassingen van schermen. Analisten kunnen gegevens en query's direct bekijken en de resultaten op verschillende manieren opvragen, met gestroomlijnde drill-down-opties waarmee ze in specifieke kwesties kunnen duiken, zoals juridische entiteiten of de unieke statuten van een land of regio.