De werkelijke kosten van het personeelsverloop in de gezondheidszorg
Margaret Lindquist | Healthcare Content Strategist | 22 maart 2023
Volgens opiniepeilingen van de MGMA, de belangenbehartigingsgroep voor de gezondheidszorg, is personeel de grootste uitdaging in deze branche in 2023. Dat is ook niet vreemd: het personeelsverloop in ziekenhuizen steeg in 2021 tot 26% omdat medewerkers stopten vanwege een burn-out of omdat ze gingen werken voor een organisatie die een hoger salaris of een betere balans tussen werk en privé kon bieden.
Het hoge personeelsverloop betekent voor zorgorganisaties een aanslag op de financiën en andere resources. De kosten van het personeelsverloop omvatten de kosten voor het werven, aanstellen en opleiden van nieuwe medewerkers en de kosten voor het tijdelijk opvangen van personeelstekorten door dure contractwerkers. Ook de kosten door verminderde productiviteit spelen een rol omdat managers veel aandacht moeten besteden aan het inwerken van nieuwe medewerkers. Een minder tastbaar maar nog steeds aanzienlijk gevolg van het personeelsverloop is een lager moraal onder medewerkers omdat het overgebleven personeel harder moet werken voor minder loon dan de contractwerkers die zijn aangenomen om het tijdelijke tekort op te vangen.
Wat is personeelsverloop?
Personeelsverloop is het totale aantal medewerkers dat een bedrijf gedurende een bepaalde periode verlaat. Bedrijven meten onvrijwillig en vrijwillig vertrek en de kosten voor het vervangen van een bepaald soort medewerker. Aangezien personeelsverloop ook mogelijkheden kan bieden om slecht presterende medewerkers te vervangen, berekenen veel werkgevers het ideale verlooppercentage voor hun organisatie, zodat managers specifieke doelstellingen voor het behoud van medewerkers kunnen bepalen. Elk bedrijf heeft te maken met personeelsverloop. Vooruitziende bedrijven nemen de tijd om inzicht te krijgen in het personeelsverloop, de factoren die het verloop bepalen en wat ze kunnen doen om een personeelsbestand op te bouwen en te behouden dat bijdraagt aan het behalen van hun bedrijfsdoelen.
Voornaamste conclusies
- Zelfs vóór COVID-19 gaf meer dan de helft van de artsen en verpleegkundigen aan last te hebben van burn-outklachten en fysieke en/of emotionele uitputting als gevolg van het zware werk. De pandemie heeft de burn-outcijfers alleen maar verhoogd. Tijdens de pandemie gaf 93% van de zorgmedewerkers aan stress te ervaren.
- De gemiddelde verloopkosten voor een normale functie bedragen tussen de zes en negen maanden van het salaris van een medewerker. Het vervangen van een gespecialiseerde zorgmedewerker kan maar liefst 200% van het jaarsalaris van die persoon kosten.
- Patiënten merken het hoge personeelsverloop pas wanneer ze zien hoe weinig medewerkers er zijn voor elke patiënt. Ze verliezen het vertrouwen in hun zorgaanbieder als ze denken niet de beste zorg te krijgen. Dit kan gevolgen hebben voor de goede naam van de zorgaanbieder.
Waarom nemen zorgmedewerkers ontslag?
In 2022 varieerden de verloopcijfers voor segmenten van de gezondheidszorgsector van 19,5% in ziekenhuizen tot 65% voor thuiszorgverleners en 94% in verpleeghuizen.
Dit verloop betekent een enorme financiële en logistieke last voor zorgaanbieders. Hoewel COVID-19 extra druk legde op het zorgpersoneel en de gevolgen van COVID naar verwachting nog jarenlang merkbaar zullen zijn, bestonden de personeelsproblemen al lang vóór de pandemie. De volgende factoren dragen ook bij aan de hedendaagse uitstroom van zorgmedewerkers:
Inflexibele, veeleisende werkschema's
Zorgmedewerkers maken vaak lange uren, hebben onregelmatige werktijden en zijn bijna altijd in beweging. Naar schatting lopen verpleegkundigen in ziekenhuizen maar liefst acht kilometer per dag.
Zeer veel administratief werk
Artsen en verpleegkundigen op tv worden vaak neergezet als een persoon die naast het bed van een patiënt staat, die persoonlijk contact heeft met collega's en die directe praktische zorg kan bieden. In werkelijkheid hebben zorgverleners helemaal geen tijd voor een een-op-eengesprek met patiënten en collega's. In plaats daarvan worden ze belast met documenten, diagrammen en andere administratieve taken. In 2021 rapporteerden artsen dat ze gemiddeld 15,6 uur per week aan papierwerk en andere administratieve taken besteedden. Volgens een onderzoek van Penn Medicine en Johns Hopkins University hebben eerstejaars arts-assistenten slechts ongeveer 10% van hun werktijd direct contact met patiënten.
Zware werklast
Volgens het U.S. Department of Health and Human Services gaf meer dan de helft van de verpleegkundigen en artsen zelfs vóór COVID-19 aan last te hebben van burn-outklachten. Deze burn-outpercentages zijn de afgelopen jaren verslechterd als gevolg van de zware werklast en gerelateerde stress. (Iemand met een burn-out ervaart depersonalisatie, is emotioneel uitgeput en zal minder goed kunnen presteren.) Tijdens de pandemie ontdekten onderzoekers dat 93% van de zorgmedewerkers stress ondervond en dat 86% last had van angsten en 76% van uitputting.
Grote afstand tot managers
Zorgmedewerkers die niet op één locatie werken, zoals verpleegkundigen, medische assistenten en ademhalingstherapeuten, hebben vaak geen mogelijkheden voor een persoonlijke gesprek met hun manager. Zonder deze cruciale persoonlijke connectie kunnen ze zich ondergewaardeerd en onzichtbaar voelen en is de kans groot dat ze een andere baan zullen zoeken.
Relatief laag salaris
Veel verpleegkundigen vinden dat ze niet het salaris krijgen dat ze verdienen. Volgens een enquête van Vivian, een wervingsplatform voor de gezondheidszorg, vindt 66% van de verpleegkundigen het salaris de belangrijkste overweging bij het plannen van hun volgende loopbaanstap, ondanks het gemiddelde jaarsalaris van 77.600 dollar.
Zes gevolgen van het hoge personeelsverloop in de gezondheidszorg
De directe kosten van een hoog personeelsverloop (de kosten voor het werven, onboarden en opleiden van nieuwe medewerkers en de kosten voor het aanstellen van contractwerkers voor het invullen van vacante posities) zijn relatief eenvoudig te meten. De indirecte kosten zijn minder kwantificeerbaar, maar even omslachtig. Ze omvatten namelijk een verminderde patiënttevredenheid en een lager moraal onder het personeel. Houd rekening met deze kosten bij het beoordelen van de gevolgen van het personeelsverloop voor uw organisatie.
Directe kosten
1. Ontslagkosten
Deze kosten bestaan uit ontslagpremies, claims voor werkloosheidsverzekeringen, betalingen voor lopende vergoedingen en kosten in verband met ontslaggesprekken en het verwijderen van medewerkers uit alle interne systemen en adressenlijsten.
2. Aanstellingskosten
Personeelsverloop kost een organisatie veel meer dan alleen geld. Wanneer een medewerker vertrekt, is er sprake van productiviteitsverlies. Ook het wervingsproces zelf kan duur en resource-intensief zijn. Volgens de Society for Human Resource Management kost het een werkgever gemiddeld tussen de zes en negen maanden van het jaarsalaris van een zorgverlener om hem of haar te vervangen. Het vervangen van een gespecialiseerde zorgverlener kan wel 200% van het jaarsalaris van die medewerker kosten.
3. Opleidingskosten
Zelfs hoogopgeleide en ervaren medewerkers hebben tijd nodig om zich aan te passen aan een nieuwe baan. De gezondheidszorg heeft verplichte opleidings- en certificeringsvereisten die niet in andere branches bestaan. Helaas ervaren veel zorgmedewerkers niet dat ze de juiste vaardighedentraining krijgen voor hun snel veranderende rol. Managers en HR-teams in de gezondheidszorg hebben moeite om opleidingsvereisten te volgen en deelname hieraan af te dwingen.
4. Kosten voor tijdelijke medewerkers
Onderbezette zorgorganisaties richten zich vaak op het inhuren van contractwerkers om personeelstekorten op te vangen. Omdat contractwerkers niet bekend zijn met het beleid, hun collega's of zelfs de geografische locatie van een faciliteit, kunnen zij de algehele productiviteit verlagen en fulltime medewerkers juist meer belasten.
Indirecte kosten
5. Ondermaatse patiëntenzorg
Een hoog personeelsverloop kan leiden tot onveilige personeelsverhoudingen waardoor niet altijd de beste zorg kan worden geboden. Verpleegkundigen en assistenten zijn verantwoordelijk voor te veel patiënten. Hierdoor kunnen ze problemen over het hoofd zien die de hersteltijd vertragen en de patiënt in gevaar kunnen brengen. Uit een onderzoek van de US National Institutes of Health bleek dat patiënten het vertrouwen in hun zorgaanbieder kunnen verliezen als ze denken niet de beste zorg te krijgen. Dit kan gevolgen hebben voor de goede naam van de zorgaanbieder.
6. Lager moraal
Volgens het U.S. Bureau of Labor Statistics zijn in de Amerikaanse zorgsector in 2022 elke maand meer dan 500.000 medewerkers vertrokken. De medewerkers die achterblijven, maken zich zorgen over de toekomst. In 2021 gaf bijna driekwart van de zorgmedewerkers naar aanleiding van een enquête van Vivian, een wervingsplatform voor de gezondheidszorg, aan dat het moraal op de werkvloer in de afgelopen 12 maanden slechter was geworden. Slechts 20% gaf aan optimistisch te zijn over de toekomst van de gezondheidszorg in de Verenigde Staten. Door dit gebrek aan betrokkenheid neemt het personeelsverloop waarschijnlijk toe. Dit leidt tot een lager niveau van de patiëntenzorg en uiteindelijk tot een negatieve invloed op de reputatie en financiële gezondheid van een zorgorganisatie.
Vijf manieren om het personeelsverloop te verminderen
Als organisaties het personeelsverloop in de gezondheidszorg willen verminderen (pdf), moeten ze eerst het welzijn van medewerkers verbeteren. Mensen willen een eerlijke beloning krijgen, maar ze willen vooral een werkomgeving met collega's en managers die ze respecteren. Ze willen zeggenschap over hun eigen carrière en ze willen een goede balans tussen werk en privé. Ze willen eenvoudig te gebruiken systemen en processen, zodat ze zich kunnen richten op wat echt belangrijk is: een goede patiëntenzorg. Hier volgen enkele stappen die zorgorganisaties kunnen nemen om het personeelsverloop te verminderen.
1. Wees duidelijk tijdens het werven
Managers die verantwoordelijk zijn voor het werven van nieuw personeel, moeten de tijd nemen om een duidelijke functieomschrijving te maken voor een vacature en moeten een duidelijk plan opstellen voor het vinden van de juiste kandidaten. Door deze voorbereiding duurt het wervingsproces misschien langer, maar op de lange termijn zal dit zal zijn vruchten afwerpen voor de organisatie en voor de collega's van de kandidaten.
2. Bied een flexibel werkschema
Aan het beheren van een 24/7-personeelsbestand kleven nadelen. Deze nadelen worden verergerd doordat in de gezondheidszorg altijd mensen aanwezig moeten zijn die over een specifieke opleiding, training en certificering beschikken. Met de nieuwste HCM-cloudsystemen (Human Capital Management) hebben managers inzicht in de personeelsbehoeften en beschikbaarheid en kunnen ze anticiperen en pieken in de vraag opvangen.
3. Geef prioriteit aan onboarding en training
Door nieuwe medewerkers meteen de juiste tools te bieden, krijgen ze een duidelijk beeld van de trainingsdoelen van de organisatie en hoe ze aan de trainingseisen kunnen voldoen. Dashboards waarop medewerkers kunnen zien welke training ze nodig hebben en wanneer ze die nodig hebben, kunnen de compliancecijfers verbeteren en laten HR meteen zien wie achter raakt. Met HCM-systemen in de cloud kunnen medewerkers hun eigen trainingstempo bepalen en de voortgang meten. Dit is met name handig voor drukke werkplekken waar medewerkers maar weinig tijd hebben om een training te volgen.
4. Bied loopbaanontwikkeling en doorlopende opleidingen
Zorgprofessionals zijn op zoek naar een organisatie die professionele ontwikkelingsprogramma's biedt die verder gaan dan wat de wet voorschrijft, waaronder cursussen op het gebied van management, communicatie en ethiek.
5. Verbeter uw technologie
De stress van lange werkdagen en uitdagende situaties wordt verergerd door het gebruik van inflexibele en verouderde systemen die niet met elkaar verbonden zijn. Prospect Medical Holdings, een bedrijf dat in vijf staten in de VS 17 ziekenhuizen en 165 klinieken voor medische zorg beheert, had ooit 37 verschillende HCM-systemen voordat de activiteiten konden worden gecentraliseerd op één cloudplatform. Met een HCM-systeem in de cloud kunnen flexibele planningen worden gemaakt, kunnen meldingen aan medewerkers worden verstuurd wanneer het tijd is om pauze te nemen en kunnen managers regelmatig e-mails versturen om medewerkers te helpen zich meer verbonden te voelen met de organisatie.
Een betere medewerkerservaring creëren met Oracle Fusion Cloud HCM
Met behulp van specifieke wervingsfuncties voor de gezondheidszorg in Oracle Fusion Cloud HCM kunnen ziekenhuizen en andere zorgaanbieders de beste artsen, verpleegkundigen, assistenten, therapeuten, technici en ondersteuningsmedewerkers aantrekken. De zorgverleners beschikken zo bovendien over de benodigde tools om hun accreditaties te behouden en hun expertise te vergroten.
Met de functies voor personeelsbeheer in Oracle Cloud HCM kunnen medewerkers hun eigen werkschema beheren, zich aanmelden voor diensten via hun mobiele telefoon en vrije tijd blokkeren als ze niet beschikbaar zijn. Zo kunnen ze zelf bepalen wanneer en waar ze werken. Zorgverleners kunnen ook de dashboards van de cloudapplicatie gebruiken om op de hoogte te blijven van het aantal patiënten en de resourcevereisten, zodat ze indien nodig diensten kunnen aanpassen. Dankzij het platform voor medewerkerservaring in Oracle Cloud HCM kunnen ziekenhuismanagers bovendien eenvoudig medewerkers op de hoogte houden van belangrijk nieuws en initiatieven van de organisatie. Via pulse-enquêtes krijgen ze bovendien meer inzicht in de zorgen en behoeften van hun medewerkers.
Met technologie alleen kan het probleem van het personeelsverloop in de gezondheidszorg echter niet worden opgelost. Dit zal gecoördineerde inspanningen van zorgorganisaties vereisen zodat men zich kan concentreren op het welzijn van het personeel, het openstellen van communicatielijnen en het verbeteren van de werkdagervaring. De juiste technologie (gebruiksvriendelijk, mobielvriendelijk en in staat om de meest eentonige administratieve taken uit te voeren) kan echter een groot verschil maken. Medewerkers kunnen zich hierdoor richten op meer complexe taken en dankbaar werk: de zorg voor patiënten.
Ontdek hoe het Oracle ME-platform u kan helpen de ervaring van medewerkers te verbeteren.
Veelgestelde vragen over de kosten van het personeelsverloop in de gezondheidszorg
Wat zijn de kosten van het personeelsverloop in het algemeen?
Personeelsverloop kost Amerikaanse bedrijven gemiddeld $ 50.000 per medewerker, zonder rekening te houden met de zware last voor de medewerkers die blijven.
Hoe worden de kosten van het personeelsverloop berekend?
Voor het bereken van de kosten van het personeelsverloop zijn cijfers nodig. Bereken de kosten voor het inhuren van contractwerkers voor de vacante positie en de kosten voor het werven en aanstellen van de nieuwe medewerker (inclusief vacatureplaatsing, management- en HR-tijd en screening van kandidaten). Houd ook rekening met de kosten voor onboarding en training en de productiviteitskosten tijdens het inwerken van de nieuwe medewerker. Dit laatste wordt meestal berekend als de kosten van het salaris en de vergoedingen van een nieuwe medewerker gedurende de eerste 30 tot 90 dagen, wanneer de medewerker meer trainingen volgt dan hij of zij daadwerkelijk werkt.
Wat zijn de kosten van het personeelsverloop onder verpleegkundigen?
Volgens het 2022 NSI National Health Care Retention and RN Staffing Report van Nursing Solutions Inc., een Amerikaans wervingsbureau voor verpleegkundig personeel , bedragen de gemiddelde verloopkosten voor een in de VS geregistreerde verpleegkundige $ 46.100, met een gemiddeld bereik van $ 33.900 tot $ 58.300. De gemiddelde tijd voor het vervangen van een verpleegkundige bedraagt ongeveer 87 dagen. Verpleegkundigen in sommige sectoren, zoals eerstehulpdiensten en gedragswetenschappen, vertrekken sneller en hebben een cumulatief verlooppercentage van meer dan 100%. (Dit gebeurt wanneer posities steeds maar weer moeten worden ingevuld. Een organisatie met 100 medewerkers heeft bijvoorbeeld 50 posities die worden bekleed door medewerkers die lang blijven en 50 posities waar het verloop hoog is. Elke vertrokken medewerker telt mee voor het totale personeelsverloop binnen de organisatie.)