HR in de gezondheidszorg: 9 grote uitdagingen die moeten worden opgelost
Mark Jackley | Content Strategist | 17 maart 2023
De gezondheidszorg maakte vóór COVID-19 al grote veranderingen door, en het tempo van de veranderingen is sinds 2020 alleen maar toegenomen. Er is een groot tekort aan talent en personeel en het aantal burn-outs en het personeelsverloop stijgen sterk, waardoor de patiëntenzorg soms in gevaar komt. Deze ontwikkelingen plaatsen HR-managers van zorgaanbieders voor grote uitdagingen. Zij moeten meer investeren in werknemers en effectievere manieren vinden om hen te motiveren om te blijven en te zorgen dat zij optimaal presteren.
Wat houdt HR in de gezondheidszorg in?
Human resources (ook wel Human Capital Management genoemd) speelt een cruciale rol in elke zorginstelling. HR-teams helpen de gezondheidsresultaten te verbeteren door artsen, verpleegkundigen en andere zorgverleners te ondersteunen. HR heeft invloed op en verbetert operationele processen, zoals de intake van patiënten, dossierbeheer en veiligheidsprotocollen, waardoor ziekenhuizen en klinieken soepel kunnen werken. HR werkt ook samen met het management om organisatorische strategieën vorm te geven die gunstig zijn voor werknemers, patiënten en het bedrijf.
In een ziekenhuis of kliniek is de ervaring van werknemers van invloed op de arbeidsprestaties, de efficiëntie en de patiëntenzorg, en HR-teams kunnen helpen de ervaring van elke werknemer te optimaliseren. Naast het vinden, aannemen en inwerken van nieuwe werknemers heeft HR de taak een organisatiecultuur tot stand te brengen die werknemers aanmoedigt te blijven. Dit kan onder meer door te luisteren naar en te reageren op feedback van werknemers, flexibele roosters te hanteren en de ontwikkeling van talent te begeleiden.
HR komt ook op voor de werknemers en fungeert als schakel tussen het management en de werknemers op alle niveaus. HR-teams moeten het vertrouwen van alle werknemers verdienen om medische en zakelijke belangen in evenwicht te brengen met de zorgen van individuele personen en afdelingen binnen de organisatie.
Voornaamste conclusies
- HR helpt de bedrijfsdoelstellingen van een zorginstelling af te wegen tegen de belangen van de werknemers.
- Hoewel HR-teams van zorgaanbieders veel verantwoordelijkheden hebben, is hun belangrijkste taak het behouden van voldoende personeel door het beste talent aan te nemen, op te leiden en te behouden.
- Vanwege het personeelstekort besteedt HR meer tijd aan programma's om mensen aan te trekken en te behouden en voert het tegelijkertijd andere taken uit, zoals het waarborgen van de naleving van de wetgeving.
Waarom is HR in de gezondheidszorg van belang?
HR in de gezondheidszorg is vooral belangrijk om de volgende reden: de levens van patiënten hangen af van de artsen en werknemers die door HR worden ondersteund. HR-teams houden toezicht op het cruciale werk van het werven van gekwalificeerd talent in een sector die te kampen heeft met een tekort aan arbeidskrachten en doen er alles aan – van het actualiseren van beloningspakketten tot het aanbieden van technologieën die trainingen toegankelijker maken – om de beste werknemers te behouden.
HR heeft ook de leiding over het prestatiebeheer van de organisatie en zorgt ervoor dat werknemers de feedback krijgen die ze nodig hebben om uit te blinken in hun werk en patiëntenzorg van topkwaliteit te leveren.
Net als in veel andere sectoren levert HR in de gezondheidszorg belangrijke input die van invloed is op de strategie en de besluitvorming van de organisatie, waardoor zorgaanbieders problemen doelgerichter kunnen oplossen. In plaats van overhaast personeelstekorten op te lossen door nieuwe werknemers aan te nemen, kan HR bijvoorbeeld aanbevelingen doen voor wijzigingen in interne trainingen en promoties, zodat vacatures sneller kunnen worden ingevuld en tegelijkertijd de uitdaging van het uitbreiden van loopbaanmogelijkheden kan worden aangepakt.
In toenemende mate helpt HR bij het opstellen van de bedrijfsstrategieën van organisaties. Dit is belangrijk omdat HR de doelstellingen van het management niet op een effectieve manier kan ondersteunen als het niet bij de strategie betrokken is. Als het hoger management bijvoorbeeld besluit zich meer te richten op gespecialiseerde medische diensten maar HR nog steeds generalisten werft, ontstaat er een vaardigheidskloof.
Samen met de juridische afdeling houdt HR ook toezicht op ethische kwesties (zowel medische als sociale). HR-managers spelen een sleutelrol bij het waarborgen dat de organisatie en haar werknemers het interne beleid en de externe wet- en regelgeving naleven.
De veranderende rol van HR in de gezondheidszorg
In bepaalde opzichten is de rol van HR in de gezondheidszorg niet veranderd sinds het begin van COVID-19: HR-teams nemen nog steeds mensen aan en zorgen ervoor dat ze worden ingewerkt, helpen de veiligheid op de werkplek te waarborgen en spelen een belangrijke rol bij de naleving van wet- en regelgeving. Wat wel is veranderd, is dat HR nu meer investeert in het welzijn van werknemers met het oog op een betere personeelsbezetting en in reactie op veranderingen in de hele sector als gevolg van de pandemie.
HR-teams in ziekenhuizen hebben een groot deel van 2020 en 2021 in crisismodus gewerkt en geprobeerd ervoor te zorgen dat de diensten ingevuld waren, de teams over de middelen beschikten om de best mogelijke patiëntenzorg te verlenen en dat de werknemers toegang hadden tot de geestelijke gezondheidszorg die voor velen nodig was. In een rapport in 2018 noemde het American College of Healthcare Executives financiële uitdagingen de grootste zorg van de sector, gevolgd door patiëntveiligheid en overheidsmandaten. In 2021 was het personeelstekort het grootste punt van zorg.
Naarmate personeelsbezetting een grotere prioriteit werd, kregen leidinggevenden in de gezondheidszorg meer begrip voor het belang van meer doen voor werknemers en de positieve impact die HR kan hebben als de juiste ondersteuning wordt geboden. HR-teams hebben bijvoorbeeld hun taken op het gebied van naleving van wet- en regelgeving en veiligheid op de werkplek niet uit het oog verloren, maar ze hebben nu ook de goedkeuring van het management om te investeren in programma's voor werknemersbetrokkenheid, waaronder wedstrijden en leuke evenementen, ze mogen carrièremogelijkheden inzichtelijk maken en uitbreiden, hun roosterbeleid herzien om burn-out bij het personeel te voorkomen en de salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden verbeteren.
Negen uitdagingen voor HR in de gezondheidszorg
Nu HR-teams hun prioriteiten verleggen en zich meer richten op werknemers, krijgen ze te maken met de volgende uitdagingen.
1. Personeel aannemen en inwerken
In 2030 dreigt er in de VS een tekort van 120.000 artsen. Om de personeelsbezetting op peil te houden, moet HR nieuwe strategieën ontwikkelen om werknemers aan te nemen en in te werken. Volgens het tijdschrift Hospital & Health Networks maakt slechts 29% van de millennials gebruik van vacaturesites. Sommige HR-teams werken samen met hun marketingafdelingen om via zoekmachineoptimalisatie en leadtracking meer kandidaten te werven en aan te trekken. Andere teams bieden tekenbonussen aan en vergoeden verhuiskosten. Geautomatiseerde systemen kunnen het onboardingproces verbeteren door oriëntatiesessies, bijbehorende trainingen en deelname aan voorzieningenregelingen voor nieuwe werknemers efficiënter te plannen, terwijl de aanstelling van mentoren het onboardingproces kan versnellen en persoonlijker kan maken, zodat nieuwe werknemers waardevolle begeleiding krijgen en een gevoel van steun en verbondenheid ervaren. Nog een best practice: zorg ervoor dat nieuwe werknemers vanaf de eerste dag toegang hebben tot de technologie die ze nodig hebben en dat ze begrijpen hoe ze die moeten gebruiken.
2. Training
Meer nog dan in andere sectoren moeten werknemers in de gezondheidszorg hun vaardigheden op peil houden, omdat de kwaliteit van de medische zorg anders achteruitgaat. Sommige HR-teams werken samen met trainingsinstituten; andere bieden hun eigen training op locatie of op afstand aan. Een belangrijk aandachtspunt is ervoor te zorgen dat artsen en ondersteunend personeel up-to-date zijn met de vereiste licenties en certificeringen. Een cloudgebaseerd trainingsplatform houdt automatisch bij of werknemers aan de vereisten voldoen, stelt hen op de hoogte van hun verplichtingen en koppelt hen aan de cursussen die ze nodig hebben. Training is ook een belangrijk onderdeel van talentontwikkeling, een gebied waar veel werkgevers aan moeten werken om de werktevredenheid en het behoud van personeel te verbeteren. Volgens recent onderzoek is 85% van de werknemers niet tevreden over de ondersteuning die hun werkgever biedt voor hun carrière.
3. Roosters en salarisadministratie beheren
De meeste mensen denken bij human resources niet direct aan logistiek, maar het beheren van de dienstroosters in ziekenhuizen is een complexe logistieke uitdaging, vooral bij een chronisch personeelstekort. Een grote zorginstelling kan artsen, verpleegkundigen, uitzendkrachten, bezoekende artsen en ander personeel op honderden verschillende manieren laten rouleren. Een goede planning is essentieel: uit een onderzoek is gebleken dat 33% van de verpleegkundigen in de spoedeisende hulp en 45% van de artsen in de spoedeisende hulp een ernstige burn-out heeft ervaren. De taak van HR is te helpen bij het maken van flexibele roosters die eenvoudig kunnen worden gecommuniceerd, toegankelijk zijn en indien nodig kunnen worden aangepast.
De salarisadministratie vormt een andere logistieke uitdaging voor HR. Sommige gezondheidswerkers, zoals therapeuten en chirurgen, worden betaald per behandelde patiënt. Anderen werken in loondienst en krijgen mogelijk bonuspremies. Zonder goede logistiek komen loonstroken mogelijk te laat of staan er fouten in. Een andere grote uitdaging op het gebied van salarisadministratie is het beheren van de arbeidskosten. Werkgevers in de gezondheidszorg houden deze kosten op verschillende manieren binnen de perken, onder andere door overwerk en premies, zoals toeslag voor overuren en werken op feestdagen, te analyseren en zo na te gaan welke afdelingen te veel betalen. Een andere strategie is om minder vaak uitzendkrachten en andere tijdelijke arbeidskrachten in te zetten, die doorgaans meer kosten.
4. Personeelsbezetting
Het bijhouden van trends op het gebied van personeelswerving is een vereiste voor elke werkgever, maar HR-professionals in de gezondheidszorg moeten extra breed kijken. Ze moeten op de hoogte zijn van wereldwijde trends zoals thuiswerken en vragen beantwoorden zoals: Hoeveel werknemers werken vanuit huis? Hoeveel zijn er op locatie nodig? Beschikken we over de juiste technologieën om digitaal werken mogelijk te maken? En hoe zit het met de cyberbeveiliging? HR-professionals in de gezondheidszorg moeten echter ook op lokaal niveau denken: Neemt de bevolking in ons servicegebied af of juist toe en welke invloed heeft dat op de personeelsbezetting? Halen nieuwe concurrenten talent en klanten binnen en zo ja, hebben we dan een plan om daarop te reageren? Als de bevolking van de markt voor zorgaanbieders vergrijst of juist verjongt, of als het gemiddelde inkomen en de levenskwaliteit dalen, moet HR hierop anticiperen en reageren.
5. Diversiteit, inclusie en gelijke behandeling bevorderen
De beste werkplek is er een waar iedereen zich geaccepteerd voelt en eerlijk wordt behandeld. De HR-afdeling bepaalt en handhaaft het beleid om dit ideaal te verwezenlijken. Duidelijke richtlijnen voor wervingsmethoden, salarisverhogingen en loopbaanontwikkeling helpen allemaal mee om een transparante, eerlijke cultuur op te bouwen. En door een consequente naleving van deze richtlijnen weten werknemers dat ze beschermd worden als iemand hen discrimineert op grond van hun leeftijd, ras, etniciteit, geslacht, seksuele geaardheid of een ander beschermd kenmerk. Deze bescherming moet ook gelden voor patiënten. De meeste HR-teams verplichten tegenwoordig een jaarlijkse training over het bevorderen van diversiteit en inclusie, het tegengaan van intimidatie en aanverwante onderwerpen. Zonder dit soort voorlichting is de kans groter dat er onacceptabel gedrag voorkomt.
6. Patiënten tevreden houden
HR bepaalt hoe werknemers moeten presteren. De uitdaging voor zorginstellingen is om ervoor te zorgen dat betere prestaties zich ook vertalen naar patiënttevredenheid. Of het nu gaat om het opstellen van functiebeschrijvingen of het definiëren van de organisatorische rollen van hele afdelingen, HR stelt de verwachtingen die leiden tot optimale zorg. Daarnaast is HR verantwoordelijk voor het realiseren van een werkcultuur waarin mensen bereid zijn een stapje extra te zetten voor hun patiënten. Werkgevers in de gezondheidszorg zouden werknemers moeten belonen die uitstekende zorg verlenen en hun verhalen vervolgens moeten delen met de rest van de organisatie Door dergelijke publiciteit krijgen werknemers de waardering die ze verdienen en wordt het gedrag benadrukt dat leidt tot tevreden patiënten.
7. Werknemersbeheer
Gezien de huidige personeelstekorten en het landelijke tekort aan talent, is personeelsbeheer een van de grootste uitdagingen voor HR-afdelingen. Hoewel HR-professionals feitelijk geen leiding geven aan verpleegkundigen en artsen, regelen ze wel alle zaken die te maken hebben met werknemers. HR houdt bijvoorbeeld toezicht op het verzamelen van data van nieuwe werknemers en moet dit op de juiste en op een veilige manier doen om aan de regels te blijven voldoen. Ook beheert de HR-afdeling het functioneringsproces van werknemers en zorgt ze ervoor dat werknemers regelmatig feedback krijgen, zodat ze hun werk kunnen verbeteren en vooruitgang kunnen boeken in hun loopbaan. Daarnaast helpt HR bij het vormgeven van de organisatiestructuur, wat soms gepaard gaat met de vervelende taak om mensen te ontslaan, hoewel zorginstellingen de afgelopen jaren hun personeelsbestand hebben uitgebreid in plaats van verkleind.
8. Discipline en geschillenbeheer
Disciplinaire problemen en geschillen tussen werknemers in zorgorganisaties kunnen de patiëntenzorg belemmeren. Werknemers kunnen geen diensten meer afzeggen zonder dat hun teams onderbezet zijn of ze gaan onzorgvuldig om met patiëntgegevens en schenden hun privacy, waardoor het ziekenhuis of de kliniek kan worden aangeklaagd. Als er overtredingen worden begaan of als werknemers, zelfs goedbetaalde artsen en moeilijk te vinden specialistische verpleegkundigen, respectloos omgaan met patiënten of collega's, moet HR reageren door de overtreders te straffen. In het geval dat werknemers echter geschillen hebben met elkaar of met hun managers, wordt vaak diplomatiek opgetreden of wordt er helemaal niet gestraft. In buitengewoon complexe situaties roepen sommige zorgaanbieders de hulp in van externe bemiddelaars.
9. Toezien op naleving en wettigheid
HR-teams in de gezondheidszorg staan voor een grote uitdaging op het gebied van tijdsbeheer. Ze moeten een cruciale rol blijven spelen in het waarborgen van naleving van de wet- en regelgeving op het gebied van onder andere dossierbeheer en veiligheid op de werkplek, terwijl ze meer tijd dan ooit kwijt zijn aan het oplossen van personeelstekorten. Het is niet eenvoudig om deze conflicterende taken in balans te brengen. Het kan helpen om de rollen binnen HR duidelijker af te bakenen en te delegeren, maar het is wellicht ook nodig om meer HR-personeel aan te nemen, met name mensen met aantoonbare ervaring op het gebied van naleving. HR moet nog altijd beschikken over praktische kennis van de arbeidswetgeving en de wetgeving voor de gezondheidszorg om overtredingen en boetes te voorkomen. In de VS gaat het onder meer om de Affordable Care Act, regelgeving van de Occupational Safety and Health Administration (OSHA) en de Health Insurance Portability and Accountability Act. Het overtreden van deze laatste wet kan leiden tot boetes tot 1,5 miljoen dollar per jaar. HR moet ook arbeidscontracten controleren en afdwingen, inclusief die van ambulante artsen en verpleegkundigen, die steeds vaker worden ingezet om personeelstekorten op te vullen.
De HR-uitdagingen in de gezondheidszorg oplossen met Oracle HCM voor de gezondheidszorg
Er zijn voldoende platforms beschikbaar om HR-teams te helpen bij het beheren van hun vele verantwoordelijkheden. In de gezondheidszorg heeft HR echter te maken met unieke uitdagingen, waarvoor applicaties nodig zijn die op maat zijn gemaakt voor deze sector.
Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM) is een cloudgebaseerde applicatiesuite die alle HR-processen binnen een zorginstelling met elkaar verbindt en als centrale databron dient. Het platform kan worden geïntegreerd met systemen in de hele onderneming, waardoor zorgorganisaties oudere, vaak niet-gekoppelde technologieën kunnen vervangen.
Met Oracle Cloud HCM kunnen zorgaanbieders HR-processen ontwikkelen, beheren en optimaliseren die een zorgcultuur ondersteunen. Een cultuur die burn-out bij werknemers helpt voorkomen en het personeelsverloop vermindert. Met behulp van geautomatiseerde systemen en processen kan HR sneller geschikte kandidaten vinden en aannemen. HR beheert talent met behulp van gepersonaliseerde, rolgebaseerde trainingstools en ontwikkelingsplannen om mogelijkheden te creëren voor clinici en niet-clinici, zodat professionele kennis, arbeidsprestaties en loopbaanontwikkeling worden verbeterd. Door middel van flexibele personeelsplanningen verbetert HR de prestaties van werknemers en de patiëntenzorg, terwijl burn-outs worden tegengegaan. Ook motiveert HR werknemers om te blijven door gebruik te maken van personeelsbeheer- en communicatietools om de dienstroosters en het teamwork in de hele organisatie te verbeteren.
Veelgestelde vragen over de rol van HR in de gezondheidszorg
Wat is de rol van HR in de gezondheidszorg?
HR-professionals in de gezondheidszorg hebben een dubbele pet op: ze behartigen de financiële belangen van hun werkgevers en komen tegelijkertijd op voor werknemers met een zwaar beroep. In de afgelopen jaren is nog maar eens gebleken dat gemotiveerde mensen essentieel zijn voor hoogwaardige patiëntenzorg en bedrijfsgroei.
Op welke manier verandert de rol van HR in de gezondheidszorg?
HR-professionals in de gezondheidszorg houden zich niet meer alleen bezig met het werven van personeel, het beheren van beloningen en andere traditionele taken. Vandaag de dag werken HR-afdelingen steeds meer samen met het management. Zo helpt HR om bedrijfsstrategieën vorm te geven, zorgt het voor naleving van de regelgeving in een tijd van explosieve toename van patiëntgegevens en implementeert het technologieën die de ervaring van werknemers verbeteren.
Wat is de rol van HR op het gebied van gezondheid en veiligheid?
In de VS is HR verantwoordelijk voor de naleving van de OSHA-regels binnen de gezondheidszorg. De afgelopen jaren heeft HR zich ook beziggehouden met de medische dreiging van COVID-19 en de daarmee gepaard gaande toename van geweld tegen zorgmedewerkers.