Wat is Inventory Management?

Inventory Management is het proces van het organiseren van de goederenstroom via een bedrijf in een voortdurende cyclus van bestellen, opslaan, produceren, verkopen en opnieuw bevoorraden van goederen. Inventory management wordt over het algemeen op twee niveaus uitgevoerd: geaggregeerd Inventory management en Inventory management op locatie- en artikelniveau. Bij het bepalen van hun voorraadstrategie maken bedrijven afwegingen tussen het minimaliseren van de hoeveelheid liquide middelen die aan de voorraad zijn gekoppeld en het aanhouden van meer voorraad om de klantenservice of productie-efficiëntie te maximaliseren.

Voorraadstrategie omvat het Inventory management op artikelniveau uitgevoerd via beleid zoals reservevoorraad (zie verderop) en voorraadcontroles via beleid zoals ABC-classificatie om voorraadaanvullingspercentages te prioriteren. Hierbij wordt rekening gehouden met attributen op artikelniveau, zoals verbruikswaarde, lotgroottes en doorlooptijden van orders.

Voorraden kunnen grofweg in drie categorieën worden ingedeeld: grondstoffen/onderdelen, werk in uitvoering en eindproducten. Productiebedrijven kopen grondstoffen of onderdelen, bewaren ze tot ze klaar zijn voor productie en maken er eindproducten van. Niet-productiebedrijven, zoals groot- en kleinhandelaren, slaan eindproducten op voor verkoop aan eindverbruikers.

Alle ondernemingen moeten een evenwicht zien te vinden tussen de voorraadniveaus en de vraag, omdat voorraden liquide middelen van een onderneming verbruiken en financieringskosten met zich meebrengen. Ongeacht het soort bedrijf moeten bedrijven hun voorraden goed onder controle houden om geld te besparen en er tegelijkertijd voor zorgen dat zij voldoende voorraad hebben om te voldoen aan productieplanningen of de verwachte vraag van klanten en aan daadwerkelijke bestellingen.

Voordelen Inventory management

Inventory management is complex en varieert afhankelijk van uw branche, uw functie binnen het bedrijf en het soort artikel dat wordt beheerd. Beslissen hoe de voorraad moet worden gepland en beheerd, is een gezamenlijke inspanning vol afwegingen, risico's en baten.

Geen bedrijf is hetzelfde. Afhankelijk van hun bedrijfsmodel gebruiken bedrijven een aantal verschillende methoden om voorraad te beheren. Voorraad kost het bedrijf geld, maar het kan nodig zijn meer reservevoorraden aan te houden om een superieur serviceniveau te handhaven, te vermijden dat voorraden opraken en de operationele efficiëntie te maximaliseren. Fabrikanten met dure machines en personeel houden soms overtollige voorraad aan om te voorkomen dat deze activiteiten moeten worden stilgezet wegens een gebrek aan voorraad, wat het bedrijf meer geld zou kosten.

Bijna alle bedrijven houden reservevoorraden aan als bescherming tegen onverwachte veranderingen in vraag en aanbod. Op die manier fungeert de voorraad als appeltje voor de dorst en als een buffer tegen productiestilleggingen. De reservevoorraad vertegenwoordigt een evenwicht tussen de service- of leveringsgraad (het percentage van de klantenorders dat een onderneming onmiddellijk uit voorraad kan verzenden) en de extra kosten van het bestellen en aanhouden van meer voorraad. Het gevolg van een gebrek aan voorraad is dat deze kan opraken, wat schadelijk kan zijn voor een bedrijf, vooral als klanten alternatieven hebben, zoals op e-commerce gebaseerde bedrijven die een snelle afhandeling kunnen leveren. Voorraden vormen gederfde omzet en kunnen de klantloyaliteit nadelig beïnvloeden.

Fabrikanten stellen in hun ERP-systemen doorgaans voorraadcontroles in, zoals minimale en maximale voorraadniveaus en bestelniveaus. Distributeurs bepalen bestelniveaus op een gedecentraliseerde manier, zodat elk distributiecentrum zijn voorraadniveaus kan bepalen op basis van lokale factoren of vraaggestuurde methoden. Onder lokale factoren vallen bijvoorbeeld de vraag op SKU-niveau, doorlooptijden of seizoenspatronen. Onder vraaggestuurde methoden vallen bijvoorbeeld gegevens over verkooppunten van detailhandelklanten. Veel inkooporganisaties houden rekening met prijskortingen in hun inkoopstrategie en kopen mogelijk meer voorraad in dan nodig is om gunstige prijspunten te krijgen.

Inventory management: Financiële gevolgen

Inventory management houdt in dat er een afweging moet worden gemaakt tussen opbrengsten, kosten en risico's. De voorraad, op de balans geboekt als vlottende activa, verbruikt liquide middelen van de onderneming. Er moet zorgvuldig aandacht worden besteed aan de duur van de kasconversiecyclus: de tijd tussen het inkopen van grondstoffen (voor een fabrikant) of handelswaar (groothandelaar of detailhandelaar) tot de uiteindelijke verkoop van eindproducten en het ontvangen van betalingen van klanten.

Gedurende die tijd blijven de liquide middelen vastgelegd en moeten bedrijven ervoor zorgen dat hun voorraden tijdig worden verkocht (de zogeheten voorraadslagen) om de liquide middelen weer vrij te maken. Traag roterende voorraden brengen kosten en risico's met zich mee en hebben een nadelige invloed op de kasstroom van een onderneming. Bijgevolg vereisen bedrijven een gedisciplineerd proces om ervoor te zorgen dat het niveau van voorraadinvestering in overeenstemming is met het verwachte niveau van klantvraag.

Inventory management vereist ook een strikte kostenberekening voor ondersteuning van zowel interne managementrapportage als wettelijke Financial Reporting. De voorraadkosten die bij de productie worden gebruikt, moeten in overeenstemming zijn met de absorptiekostenberekeningsmethoden voor de toewijzing van zowel directe als indirecte arbeid en overheadkosten aan producten naarmate zij in de productielijn vorm krijgen. En aan de afgewerkte goederen, ook wel handelsvoorraad genoemd, moeten alle kosten worden toegerekend die verband houden met het verkoopklaar maken ervan.

Deze kosten kunnen transportkosten, arbeidskosten en andere afhandelingskosten omvatten. De som van alle voorraden in de hele onderneming wordt gebruikt om de voorraadpost op de balans en de kostprijs van de verkochte goederen op de resultatenrekening te bepalen.

Wat zijn de typen Inventory managementsystemen?

Bedrijven maken gebruik van verschillende Inventory managementsystemen, afhankelijk van hun activiteiten, complexiteit of behoeften. Voorbeelden van de drie primaire Inventory managementsystemen zijn handmatig, periodiek en permanent. Permanente systemen zijn de meest geavanceerde en nauwkeurige systemen voor Inventory management, terwijl de handmatige methode de minst geavanceerde manier is om toezicht te houden op de voorraadactiviteiten.

Handmatig voorraadsysteem: Deze methode voor het beheren van voorraad is afhankelijk van het fysiek tellen van producten en het vastleggen van de details op papier of in een spreadsheet. Dit proces wordt veel gebruikt door kleine bedrijven die niet zijn overgestapt naar oplossingen voor software voor Inventory management.

Periodiek voorraadsysteem: Dit is een Inventory managementsysteem waarbij de voorraadtelling wordt uitgevoerd aan het einde van een boekingsperiode in plaats van na elke verkoop en aankoop. Het is een relatief eenvoudig systeem dat beter geschikt is voor kleinere bedrijven met minder goederen.

Permanent voorraadsysteem: Dit is het meest geavanceerde systeem, dat gebruik maakt van geautomatiseerde softwareoplossingen om realtime inzichten te verschaffen. Zodra een voorraad een faciliteit binnenkomt of wordt verplaatst, verkocht, gebruikt of weggegooid, werkt het inventarissysteem de saldi onmiddellijk bij met behulp van scans met draagbare apparaten die artikelbarcodes of RFID-tags scannen.

Radiofrequentie-identificatiesysteem (RFID) en Inventory managementsystemen

RFID is een technologietrackingsysteem dat Inventory managementsystemen ondersteunt. RFID-systemen gebruiken gespecialiseerde tags die aan elk product zijn gekoppeld om de locaties ervan te volgen. RFID vereenvoudigt Inventory management door nieuwe verzendingen in het systeem of uitgaande verzendingen te scannen met behulp van mobiele scanners. RFID-tags kunnen actief zijn, waarbij voortdurend een signaal wordt uitgezonden, of passief, waarbij fysieke uitleesapparaten nodig zijn om voorwerpen te traceren. RFID-tags zijn het best voor het verstrekken van realtime gegevens en inzichten over waar de voorraad zich te allen tijde bevindt.

Inventory management versus periodieke telling

Periodieke telling is een methode van controles en waarborgen om te bevestigen dat de telling van de fysieke voorraad overeenkomt met de voorraadrecords van een bedrijf. Het periodiek tellen van afzonderlijke artikelen gedurende het hele jaar zorgt ervoor dat de voorraadhoeveelheden en -waarden nauwkeurig zijn.

Een accuraat systeem voor het bijhouden van direct beschikbare voorraadhoeveelheden is essentieel voor het beheren van vraag en aanbod, het onderhouden van een hoog niveau van klantenservice en het plannen van productie.

In plaats van Inventory managementsystemen te gebruiken, kunt u periodieke tellingen uitvoeren om de volledige fysieke voorraden bij te houden. Ook kunnen bedrijven beide technieken naast elkaar gebruiken om voorraadhoeveelheden en -waarden te verifiëren. Inventory management ondersteunt periodieke telling met serienummers.

Voorbeelden van Inventory management, gebruiksscenario's voor de branche

Hoewel Inventory management in de meeste sectoren gebruikelijk is, zijn er bepaalde sectoren met unieke vereisten waarvoor gespecialiseerde systemen nodig zijn. Bekende voorbeelden zijn de horeca (restaurants) en de detailhandel.

Inventory management voor detailhandel

Vandaag de dag moeten detailhandelaren de klant zeer flexibele koopopties bieden voor goederen die via verschillende kanalen worden aangeboden. Door de hevige concurrentie van grote e-commerceverkopers en veeleisende klanten zijn detailhandelaren genoodzaakt een gemengd bedrijfsmodel te hanteren, waarbij fysieke winkels en onlineaankopen worden gecombineerd, ook wel omnichannelretail genoemd

Omnichannel biedt kopers flexibele opties, zoals bestellen in de winkel, thuis laten bezorgen, online kopen, terugbrengen in de winkel, of van een distributeur naar een winkel laten verzenden om te worden afgehaald. Het doel is het leveren van een uitstekende end-to-end klantervaring die het verschil kan betekenen tussen succes en faillissement.

Om de beste klantervaring via omnichannel te kunnen bieden, moeten retailers realtime inzicht hebben in hun voorraden om ervoor te zorgen dat de winkelervaring van de klant resulteert in bestellingen. Voorraadtekorten verhinderen niet alleen dat specifieke bestellingen worden uitgevoerd, maar gefrustreerde klanten zullen ook zeer waarschijnlijk op zoek gaan naar soortgelijke artikelen in de winkel of op de website van een concurrent. Loyaliteit is vluchtig en er wordt vaak van merk gewisseld. Verloren klanten komen misschien nooit meer terug, wat de potentiële toekomstige verkoop beïnvloedt.

Als gevolg daarvan moeten detailhandelaren hun voorraden zeer zorgvuldig beheren om de fijne lijn te vinden tussen het aanhouden van voldoende voorraad om het hoogste percentage van de orders van hun klanten te kunnen afhandelen en het voorkomen van overtollige voorraad die hun cashflow onder druk zet en het risico met zich meebrengt dat zij aan het eind van een inkoopseizoen een onverkoopbare restvoorraad hebben. Met software voor Inventory management voor de retail (in combinatie met Order managementsystemen) kunnen detailhandelaren snel reageren op veranderingen in het koopgedrag en hun kanaalstrategieën en voorraadniveaus aanpassen.

Inventory management voor restaurants

Het Inventory management voor restaurants is in zoverre uniek dat het realtime controle van ingrediënten moet verschaffen, omdat de meeste producten vers zijn, een korte houdbaarheidstermijn hebben en zorgvuldig getraceerd moeten worden tot het moment van consumptie. Het systeem moet ook de voorraadniveaus zorgvuldig controleren, voorraadaanvullingsorders activeren, nieuwe voorraadontvangsten vastleggen en menukosten helpen beheren.

Het beheer van verse ingrediënten heeft inherente uitdagingen en dient managers te ondersteunen door de houdbaarheidstermijn nauwkeurig te controleren om verspilling te voorkomen. In het beste geval leidt verspilling tot weggegooid geld, maar in het ergste geval kan het voedselvergiftiging veroorzaken en worden er gezondheidsautoriteiten ingeschakeld.

Software voor Inventory management biedt restaurants ondersteuning bij het beheren van unieke uitdagingen. Door de verkoop automatisch te koppelen aan de voorraadniveaus hebben restaurants een compleet beeld van orders, verbruik, inzicht in de ingrediëntenvoorraden, kunnen ze verspilling voorkomen en marges beheren. Door de software voor Inventory management hoeft er ook minder te tijd te worden besteed aan administratieve taken door het versturen van waarschuwingen naar managers over mogelijke houdbaarheidstermijnen of het automatisch opnieuw bestellen wanneer items hun bruikbaarheidsdatum overschrijden of onder de ingestelde aanvullingsniveaus uitkomen.

Software voor Inventory management

Moderne cloudgebaseerde Inventory managementsystemen bieden uitgebreide mogelijkheden voor materiaalbeheer waarmee de goederenstroom binnen uw bedrijf en het wereldwijde toeleveringsnetwerk effectief worden beheerd. In combinatie met Warehouse managementsystemen bieden ze nauwkeurig en tijdig inzicht in de voorraadniveaus, herbevoorradingsplannen en vulpercentages voor orders, wat de klanttevredenheid ten goede komt. In combinatie met supply-chainplanningsystemen is giswerk voor Inventory management verleden tijd door vraag en aanbod te koppelen d.m.v. het optimaliseren van bevoorradingsniveaus, het verhogen van de vulpercentages voor orders, het verzekeren van op schema lopende productiefases en het verbeteren van het rendement van werkkapitaal.

Inzicht in voorraad

Een belangrijk voordeel van moderne oplossingen voor Inventory Management in de cloud is het bieden van realtime inzicht in de voorraad in meerdere knooppunten van de supply chain, zoals productiefaciliteiten, leveranciers, goederen die onderweg zijn en distributiecentra. Hiermee verkrijgen besluitvormers het inzicht dat ze nodig hebben om de klanttevredenheid te behouden. Dit is met name van cruciaal belang voor bedrijven met uitgebreide toeleveringsnetwerken, variabele vraag en intensieve concurrentie.

Een realtime weergave van voorraadniveaus en hun locaties helpt bij een beter beheer van productieplanningen en klantorderverwerking. Als een levering bijvoorbeeld wordt opgehouden door transportproblemen, kunnen managers het tijdelijke tekort oplossen door de voorraad van het ene distributiecentrum te verplaatsen naar een andere waar door hogere vraagniveaus ook meer voorraad aanwezig is.

In combinatie met de supply chain planning-software kunnen planners door realtime gegevens over ordervolumes beter bepalen hoeveel ze van een bepaald item nodig hebben, waar deze zich zou moeten bevinden en hoe vaak ze opnieuw moeten worden bevoorraad om te voldoen aan de werkelijke en voorspelde vraag- en productieniveaus.

Geïntegreerde supply chain planning

Complexe supply chains stellen bedrijven voor de uitdaging om vraag en aanbod op elkaar af te stemmen en voorraadniveaus nauwkeurig te bepalen. Met geavanceerde oplossingen voor Demand Planning kunnen geavanceerde algoritmen worden ingezet waarin meerdere scenario's zijn opgenomen, waaronder combinaties van items en locaties en voorraadbeleid om een optimaal vraagplan te genereren. What-if-scenario's spelen een essentiële rol bij het waarborgen van geplande voorraadniveaus om aan de vraag van de klant te voldoen, uitgeputte voorraden te voorkomen en herstelvermogen te garanderen.

Het nettovereistenplan dat via de Supply Planning is opgenomen in het vraagplan moet de complexiteit van wereldwijde supply chains kunnen ondersteunen om te bepalen of er grondstoffen en onderdelenvoorraadvereisten voor productie nodig zijn. Tot slot kunnen planningssystemen bijdragen aan het vaststellen van het voorraadbeleid voor het instellen van reservevoorraadniveaus (voorraadoverschot gebruikt als buffer tegen vraag- en aanbodonzekerheid), waarbij in feite het giswerk bij voorraadbeslissingen verleden tijd is en daarmee ook de potentiële negatieve impact op de cashflow.

Geïntegreerde bedrijfsplanning combineert statistische prognoses met werkelijke vraagsignalen om up-to-date prognoses en voorraadniveaus te leveren die voldoen aan de door u gewenste of beoogde serviceniveaus. Hiermee kunt u onzekerheden op het gebied van vraag en doorlooptijden van leveranciers beheren. Voorraadaanvullingsorders worden gegenereerd wanneer een voorraadpositie onder een minimumdrempel komt. Door middel van deze orders worden geschatte doorlooptijden opgenomen om ervoor te zorgen dat de voorraadniveaus op orde zijn. Op basis van het opgegeven voorraadbeleid kan de voorraadaanvullingsorder een vaste orderhoeveelheid of een berekende hoeveelheid zijn, dat wordt berekend als het verschil tussen de maximumdrempel en de voorraadpositie, en kan worden aangepast voor minimale orderhoeveelheden.

Inventory Management in de cloud – Waar bent u in uw ontwikkeling?

Als u meer wilt weten over modern Inventory management, beantwoord dat eerst de volgende vragen:

• Is onze voorraad geoptimaliseerd door deze af te stemmen op vraag- en aanbodplanning?
• Gebruiken wij het juiste voorraadbeleid zodat de voorraadkosten geminimaliseerd zijn en de klantenservice gemaximaliseerd?
• Belemmert de fragmentatie van onze voorraad ons uitvoerend vermogen?
• Hoe beheren wij onze reservevoorraden?
• Wat is het aandeel van ons werkkapitaal in de voorraad?
• Hoe kunnen we onze voorraadslagen verbeteren?
• Op welke manier draagt de voorraadbeschikbaarheid bij aan onze klanttevredenheidsdoelen?

Veel bedrijven gebruiken nog steeds spreadsheets of inflexibele verouderde systemen voor sommige of alle aspecten van Inventory Management. Hoewel die aanpak mogelijk geschikt lijkt, kunnen oudere technologieën leiden tot suboptimale bedrijfsresultaten. Om te kunnen concurreren in de complexe hedendaagse supply chains en adequaat te kunnen reageren op onvermijdelijke verstoringen, hebt u moderne cloudoplossingen nodig die informatie in realtime delen om een betere afstemming tussen planning, productie en een geïntegreerd beeld van uw voorraad te krijgen.

Met SCM-suites (Integrated Supply Chain Management) kunnen bedrijven synergieën ontwikkelen voor hun planning, Inventory Management en andere cruciale functies voor de supply chain, zoals inkoop, productie, logistiek en Order management. Het resultaat: grotere efficiëntie, klantenservice en hogere winstmarges.

Waar bent u in uw traject naar geïntegreerd Inventory Management? Hoe kunnen wij u helpen?