Margaret Lindquist | Hälsovårdsstrateg | februari 2023
Enligt Världshälsoorganisationen kommer den globala bristen på sjukvårdspersonal att lämna mer än 18 miljoner tjänster öppna 2030. Även om de värsta effekterna av bristen kommer att märkas av låg- och medelinkomstländer, kommer alla länder att ställas inför utmaningen att upprätthålla en vårdpersonal som är tillräcklig för att tillgodose patientbehoven. Chefer för personaladministrationen (HR-chefer) som arbetar för sjukvårdsorganisationer kommer att bära bördan av att hitta sätt att övervinna denna utmaning, och deras framgång kommer att mätas utifrån deras förmåga att anställa och behålla anställda samtidigt som de säkerställer att de presterar på en hög nivå. Att stötta och vidareutbilda lovande läkare, sjuksköterskor, assistenter och andra anställda, samt att ge chefer kontinuerlig utbildning för att hjälpa dem att hantera utmaningarna för en växande arbetskraft, är bara några av ansvarsområdena för den moderna HR-chefen inom sjukvården.
HR-chefer är ansvariga för att utveckla en personalstrategi som positionerar organisationen för framgång och informerar om viktiga HR-ansvar, däribland rekrytering, personalintroduktion, utbildning, engagemang och bibehållande av personal samt prestationsstyrning. Det är en relativt ny företagsposition som placerar en organisations högsta HR-person på samma nivå som andra chefer i företagsledningen, vilket ger den personen möjlighet att påverka och forma organisationens övergripande strategi och mål. Tillsammans med IT ansvarar HR-chefer också för företagssystem som anpassar personalen till organisationsmål. Det kan till exempel handla om lönesystem som kopplar löner och bonusar till jobbprestationer. HR-chefer övervakar också anställdas hälsoplaner och friskvårdsprogram.
Viktiga lärdomar
För trettiofem år sedan tenderade chefen för HR i en sjukvårdsorganisation att fokusera på grundläggande personalrelaterade uppgifter – inklusive registerhållning, anställning, uppsägning och administration av sjukvårds- och pensionsplaner. Dagens HR-chefer inom sjukvården står inför enorma utmaningar när det gäller anställning och personalbehållning, och i kölvattnet av covid-19-pandemin måste de också fokusera på hälsofrågor som utbrändhet, psykisk hälsa och fysisk säkerhet. Samtidigt som sjukvårdsorganisationer, betalare och nystartade teknikföretag börjar konvergera, kommer HR-chefer i branschen att behöva ansvara för att rekrytera och utveckla nya typer av kompetens och expertis. Och precis som för HR-chefer i andra branscher måste de inom sjukvården använda dataanalys för att informera om alla aspekter av vad de gör, från rekrytering och hantering till ersättning och incitament – samt kommunicera sina resultat till högsta ledningen.
Varje HR-chef behöver djupgående företagsinstinkter och stark kommunikationsförmåga. Men HR-chefer inom sjukvårdsbranschen behöver ytterligare expertis och erfarenhet för att hantera många branschspecifika ansvarsområden. De kan till exempel behöva förstå komplexa fackföreningsavtal för vissa anställda. De måste ha ett nära samarbete med personaladvokater för att säkerställa att organisationen följer en mängd statliga förordningar och lagar. Och de kan behöva samarbeta med IT-avdelningen för att säkerställa att elektroniska patientjournaler inte missbrukas av anställda eller hackare. Här är några av de färdigheter framgångsrika HR-chefer inom sjukvårdsbranschen måste finslipa.
HR-cheferna inom sjukvården behöver ett ordförråd som sträcker sig bortom löner och förmåner, medarbetarenkäter och semesterbonusar. De måste förstå de viktigaste frågorna och det branschspecifika språket så att de kan kommunicera effektivt med alla från den medicinska chefen till anestesiologer och sjukvårdspersonal. De behöver förstå komplexa lagar och förordningar inom sjukvården och de måste hålla sig à jour med certifieringsregler för att säkerställa att de anställda är uppdaterade och kan arbeta lagligt. De måste också förstå patientpopulationens föränderliga behov och hur dessa behov påverkar deras personal. Patienter med till exempel Alzheimers medför helt olika utmaningar jämfört med patienter i en barnklinik. Även om de främsta prioriteringarna för HR-chefer under 2023 – inklusive att locka begåvade läkare och utveckla framtida ledare – fortfarande ligger nom HR-området, expanderar HR-chefens roll till organisationsdesign, förändringshantering och andra områden.
HR-chefer måste kunna identifiera branschskiften och fastställa hur organisationen ska anpassa sig till dem. Det kan röra sig om generationsskiften, som till exempel uppkomsten av allestädes närvarande persondatorer, vilket leder till en teknikkunnig personal som saknar tålamod att navigera bland äldre programvarusystem. Eller övergången till värdebaserad vård som kopplar betalningar till både kostnaden och kvaliteten på vården. Eller förändringar som orsakats av oförutsedda händelser, t.ex. pandemin covid-19 som påskyndade införandet av distansvård med telefon och ökade användningen av hyrsjuksköterskor.
Personalkultur är en blandning av attityder, uppfattningar, övertygelser och traditioner som definierar organisationens arbetsmiljö. HR-chefer ansvarar för att bygga och upprätthålla en levande arbetskultur och för att skapa förändring om kulturen börjar få folk att lämna. HR-chefer måste anpassa organisationens kultur till en tydligt definierad företagsstrategi och varumärkesprofilering. För sjukvårdsorganisationer i synnerhet påverkar företagskulturen mer än medarbetarnas tillfredsställelse och kundlojalitet – den påverkar även patientresultaten.
Talangbedömning är ett viktigt element i rekrytering, prestationsstyrning, karriärutveckling och successionsplanering. Det är särskilt viktigt inom sjukvården där talangerna ofta är mycket specialiserade och dess kvalitet påverkar patienternas liv. Att hitta rätt talang innebär ofta att utveckla befintlig personal och omdistribuera dem i nya roller. Sjukvårdsorganisationer har ofta andra mål än andra branscher. HR-chefer kan till exempel ha till uppgift att minska avfallet och minska bullernivåerna. Att bedöma personalens engagemang för dessa mål är en del av vad som gör sjukvårdbranschen unik.
Anpassningsbara HR-chefer kan distansera sig själva från dagens kris och för att få en bredare syn på organisationens långsiktiga mål. I den mån de kan förutser adaptiva HR-chefer behov, trender och alternativ snarare än att bara reagera på dem. De förmedlar även prioriteringar i hela organisationen för att skapa samförstånd. Adaptiva HR-chefer är transparenta i beslutsprocessen och öppna för utmaningar och feedback som kan förändra planen. Till exempel skulle en adaptiv HR-chef för ett sjukhus som vill anställa fler registrerade sjuksköterskor samla in uppgifter om var bristen är mest akut, söka råd från personalsköterskor och expandera beslutsprocessen för att inkludera experter från tredje part.
Delvis på grund av de påfrestningar som pandemin skapade är frågor om psykisk hälsa på krisnivå i branschen. En tredjedel av sjukvårdspersonalen i frontlinjen som svarade på en enkät av Kaiser Family Foundation/Washington Post 2021 sa att de har behövt någon form av mentalvård. En topprioritet för sjukvårdspersonal är att använda sin emotionella intelligens för att skapa en empatisk och stödjande kultur som tar bort stigmatiseringen kring att söka hjälp. Även program som inte verkar vara relaterade till psykisk hälsa som flexibel schemaläggning, stöd för barnomsorg och alternativ för arbete i hemmet, kan det vara faktorer som förbättrar medarbetarnas välbefinnande.
Det finns sanning i idén att människor inte lämnar jobb, de lämnar dåliga chefer. Kunniga HR-chefer prioriterar utvecklingen av organisationens ledare och chefer på alla plan genom formella utbildningsprogram och löpande feedback. Sjukvårdsledare behöver alla de egenskaper som alla andra ledare behöver – men de behöver också djup empati för patienter och en tydlig förståelse för rollerna hos alla inblandade i vårdteam. Den ideala ledaren och chefen är någon som inspirerar, engagerar och motiverar medarbetare och exemplifierar organisationens värderingar.
De bästa HR-cheferna överbryggar klyftan mellan de strategiska målen för företagsledningen och behoven hos resten av personalen, vilket leder till en kombination av företags- och människofärdigheter med empatiskt ledarskap. Här är sju funktioner för en framgångsrik HR-chef i sjukvårdsindustrin.
HR-chefer i sjukvården som arbetar med andra medlemmar i företagsledningen, hjälper till att bygga och upprätthålla en arbetskultur som lockar begåvade människor, håller dem engagerade, främjar innovation och bidrar till att leverera förstklassig patientvård. Inom sjukvården betyder kultur mycket mer än bara ”en trevlig plats att arbeta på”. Forskning från National Health Service visar att dysfunktionell sjukvårdsorganisationskultur har lett till ökad patientdödlighet. För att främja en positiv arbetsplatskultur skapar HR-chefer i sjukvården orienteringsprogram och pågående mentorskapsprogram som är utformade för att acklimatisera anställda till deras nya omgivning och medarbetare. De erbjuder också medarbetarna möjligheter att ge feedback till ledningen genom regelbundna undersökningar och andra kanaler.
HR-chefer spelar en unik roll i företagsledningen: De anses ofta vara de mest emotionellt intelligenta medlemmarna i gruppen och de ger också ”medarbetarnas röst” i diskussioner med andra chefer i företagsledningen, som kan vara isolerade från allmänna medarbetarfrågor. HR-chefer måste ta hänsyn till anställdas önskemål om arbetsmetoder som mer flexibla scheman, bättre stöd för psykisk hälsa och distansarbete, och föra dem vidare till företagsledningen för övervägande. HR-chefer är också involverad i successionsplanering för rollerna i företagsledningen.
Dessutom ger HR-chefer råd till den högsta ledningen om allt från fysisk säkerhet och miljöhälsa till fastigheter och anläggningar. Andra medlemmar i företagsledningen börjar inse den strategiska roll som HR-chefen kan spela. I en Accenture-rapport från 2023 sa 87 % av de tillfrågade VD:erna att HR-chefer bör spela en roll för att säkerställa organisationens långsiktiga lönsam tillväxt, men bara 45 % sa att de hade skapat förutsättningarna för att låta HR-chefer göra det.
Medarbetarnas värdeerbjudande består av allt som en organisation erbjuder för att attrahera och behålla anställda. Grunderna är konkurrenskraftiga löner och förmåner, men ledande sjukvårdsorganisationer fokuserar också på andra faktorer som att tillhandahålla friskvårdsprogram för anställda, hjälpa personalen att förbättra balansen mellan arbete och privatliv, erbjuda flexibel schemaläggning och skapa mer transparenta hanteringsprocesser. Och de ser till att nuvarande och potentiella anställda vet om dessa initiativ.
Att skapa en kultur av medarbetarengagemang är ett sätt som HR-chefer kan använda sig av för att minska personalomsättningen och förbättra medarbetarnas tillfredsställelse. Engagemanget börjar med att lyssna på vad medarbetarna har att säga. Metoder sträcker sig från ”rundturer” där högsta ledningen och chefer går i korridorerna för att prata med personal och patienter, till att utveckla undersökningar som ber om personalens input om arbetsscheman, patient- och familjeförhållanden, nya direktiv och andra frågor. HR-chefer måste hitta en balans mellan påträngande, repetitiva förfrågningar om feedback och undersökningar som är så ovanliga att medarbetare bortser från den inverkan de kan ha.
Innan HR-chefer inom sjukvård kan förbättra resultatet måste de förstå vad hög prestanda innebär för organisationen. Högre produktivitet segmenterad efter roll? Fler operationer? Högre total patientgenomströmning? Högre intäkter och vinster? Bättre patientresultat? Högre poäng för patientnöjdhet? Och hur ska alla resultatindikatorer mätas – vilka data behövs? Vissa indikatorer som patienters tillfredsställelse, är svårare att mäta än andra såsom intäkter.
HR-chefer inom sjukvården har oundvikligen många tjänster att tillsätta hela tiden, och de vet att de inte kan rekrytera för var och en av dem. De måste identifiera arbetstagare som kan växa in i vissa befattningar, identifiera vilka typer av färdigheter och erfarenheter de behöver och hjälpa till att ta fram en karriärplan för dem, vilket inkluderar att ge dem den utbildning som krävs. Enligt AI at Work-studien från Workplace Intelligence vill 83 % av medarbetarna göra en karriärförändring men möter hinder som brist på möjligheter till intern tillväxt och bristande förtroende för deras förmåga att göra skillnad. Det är upp till HR-chefen att hjälpa till att ta bort dessa hinder med tekniken vid sin sida. 85 % av de anställda som undersöktes sa att de vill ha tillgång till teknik för att hjälpa dem att identifiera kompetensbrister, rekommendera sätt att höja kompetensen och tillhandahålla nästa steg för karriärutveckling.
De flesta sjukvårdsorganisationer använder grundläggande HR-teknik för att hantera löner, förmåner, rekrytering och utbildning. Men många drar inte nytta av funktionerna i applikationssviterna för humankapitalhanteringen (HCM) som de redan betalar för. 66 % av HR-cheferna som svarade på en 2021 PwC Pulse-undersökning sade att en av de största utmaningarna är att implementera HR-system och HR-verktyg, och 63 % svarade att de anställer digitalt kunniga HR-proffs. Prospect Medical Holdings, som driver 17 sjukhus och 165 medicinska vårdcentraler i fem delstater, drar full nytta av sitt nya molnbaserade HCM-system som ersatte en mängd ej anslutna system för att snabbt få åtkomst till information om alla 17 000 anställda. Förutom många andra funktioner stöder systemet flexibel schemaläggning, skickar anställda aviseringar när det är dags att ta en paus och gör att ledningen kan skicka ut regelbunden kommunikation så att medarbetarna kan känna sig mer anslutna till organisationen.
Bland de många funktionerna i Oracle Fusion Cloud Healthcare Human Capital Management finns en intelligent rekryteringsapplikation som hjälper arbetsgivare att marknadsföra anställningsevent, identifiera de bästa kandidaterna, starta konversationer med utvalda och vägleda potentiella arbetstagare genom jobbansökningsprocessen.
Utförd! Du har anställt rätt personer och vill nu göra det enkelt för dem att introduceras. Oracle Cloud HCM förser nyanställda med anpassad vägledning som hjälper dem att integreras i organisationen. Och när det blir dags för dem att börja utforska nya eller utökade möjligheter ger Oracle Cloud HCM dem verktyg för att ta fram en anpassad handlingsplan för karriärutveckling med mål, uppgifter och önskat resultat, som hjälper dem att förbereda sig inför nästa steg i karriären.
Understryk de bra besluten du gör gällande nyanställning och professionell utveckling genom att spåra, mäta och förbättra organisationskulturen. Oracle Cloud HCM hjälper arbetsgivare i sjukvården att underlätta tvåvägskommunikationen med medarbetarna och analysera deras feedback för att finjustera kulturen.
Förändringstakten inom sjukvårdsbranschen är snabb och rasande, och HR-chefer måste förberedas. Nya sjukdomsutbrott, en industriomfattande brist på arbetstagare, nya regeringsregler, nya digitala och fysiska säkerhetshot och ökad konkurrens är bara några av de utmaningar de står inför. Sjukvårdspersonal genomgår förändring liksom äldre kliniker och stödpersonal pensioneras och ersätts av digitala infödingar med olika attityder till balans mellan arbete och privatliv. Att förbereda organisationen och dess anställda för sådana förändringar är HR-chefens största ansvar – ett ansvar som i slutändan är avgörande för att rädda liv.
Se hur Oracle Cloud HCM levererar den mest kompletta och enhetliga HCM-lösningen i molnet.
Vad ansvarar HR-chefen för?
HR-chefen är medlem i företagsledningen – den högsta nivån av chefer inom en organisation. HR-chefer övervakar personal- och arbetsrelationer och ansvarar för att utveckla och genomföra HR-strategi för att framföra personalfrågor till ledningsgruppen och styrelsen.
Vilka är kvalifikationerna för en HR-chef?
Kvalifikationerna som en HR-chef ger till en organisation varierar. Vissa har en magisterexamen i personalstyrning. Vissa har flyttat från andra delar av verksamheten, till exempel försäljning, konsultverksamhet och affärsutveckling. Vissa arbetar hela vägen upp från lägre HR-befattningar.
Hur lång tid tar det att bli en HR-chef?
Normalt sett krävs det minst 15 års erfarenhet och minst fem års verkställande HR-erfarenhet för att bli en HR-chef enligt Society for Human Resource Management.
Se hur Oracle Cloud HCM levererar den mest kompletta och enhetliga HCM-molnlösningen.