企業的 10 個常見試算表風險和解決方案

無論您是否喜歡試算表，試算表都將持續存在。但儘管試算表仍不可或缺，業務使用者卻經常用來執行過於複雜而非試算表能力所及的分析工作。許多團隊預設使用試算表作為組織工作、管理專案及報告資料的首選工具。進行分析時，業務群組通常會使用試算表作為擷取所有資料的目的地，以便從所需的各種來源收集資料。針對這種工作使用試算表會導致大量手動工作和人為錯誤風險，進而使團隊在沒有適當工具執行工作的情況下錯失機會。

試算表有哪些風險？

雖然試算表是讓許多企業能夠達成目標的工具，但不正確地使用試算表來執行其無法勝任的工作會產生風險。如果用於超出其能力範圍的工作，試算表可能會造成風險，包括資料輸入錯誤、計算錯誤、安全漏洞、擴展性問題及規範缺失。使用多個試算表時，資料通常會散布在許多檔案之間，因此難以建立決策者能夠依賴的單一、一致且值得信任的業務檢視。而且由於試算表通常沒有管控流程，因此決策者可能因未預期的錯誤而獲得不正確的資料。試算表對於執行分析和提供建議的能力也有限。所有這些問題結合在一起，可能會導致稱為「試算表地獄」的現象，在此環境中，試算表的激增、資訊的過時及人為錯誤風險的增加，都會導致分析不可靠。

重點精華

• 隨著資料量增加，以及組織必須解決管控、安全性、資料完整性及符合規範的相關問題，試算表變得越來越具挑戰性。
• 試算表對於執行詳細資料分析或尋找資料中隱藏模式的能力有限，特別是在使用者無法掌握最新試算表資料時。
• 試算表不受管控，輕易就能共用和散布，因而增加資料錯誤或衝突、未經授權的存取和資料外洩風險。試算表也很容易複製，導致出現具有不同資料和衝突結論的多個版本。
• 進行分析時，試算表只能處理非結構化資料，例如來自客戶申訴的視訊或文字。

試算表風險說明

試算表用於許多產業，並適合正確且目標明確的工作。不過，許多風險都與試算表的廣泛使用相關，包括傾向手動資料輸入，以及由於缺乏存取控制和廣泛共用所導致的資料不安全錯誤。由於效能限制，試算表也可能會在業務成長一段時間後變得無法擴展，在面對跨功能團隊的棘手問題時很快就束手無策，以及需要高度互動、協作和協調。

團隊通常預設會選擇使用試算表，將分析追蹤期間所需的資料提取在一起。問題在於試算表雖然很容易啟動，卻很難保持最新資料。試算表經常會激增，因此初始資料集很快就會有多個版本，導致決策者失去對資料和結論的信任。雖然試算表適合處理數值資料，但不適合處理非結構化資料。許多依賴試算表的公司難以理解其資料，而可能錯失透過深入資料分析取得實用洞察分析的機會。

試算表的熱門原因

試算表由於具備彈性、易於啟動和使用，而且與某些替代方案相比通常更便宜 (一般業務使用者基本上免費)，因此是企業常用的工具。不需要 IT 支援或專用軟體，就能快速輕鬆地建立試算表，使得試算表成為許多功能都能存取的工具。使用者通常需要從多個來源和系統提取資料，並基於上述所有原因選擇使用試算表來收集資料。

試算表也提供排序資料的方式，並進行業務團隊所需的計算來做出明智的決策，而不需要推出重大 IT 計畫。在金融業及跨產業的財務功能方面，試算表對於財務模型製作與報告等核心工作仍然不可或缺。資料準備是人員使用試算表進行分析工作的另一大原因。資料通常會儲存為不適合分析的格式，因此人員會將其匯出至試算表，設法變成商務人士能夠使用的格式。大多數分析工具都不提供內建資料準備和強化功能。

企業的 10 個常見試算表風險

試算表用於業務用途，包括會計、資料管理和財務分析。雖然對這類工作很有用，但在追求更高規模和能力時會產生風險。試算表在中大型組織中可能會變得越來越難管理。由於資料量更大且使用者更多，與資料治理、安全和存取控制、資料完整性以及遵守法規相關的問題會變得越來越複雜且難以解決。以下是企業在使用試算表時所面臨的一些最常見風險：

如何解決試算表風險管理和風險降低問題

企業必須謹慎考慮與試算表相關的潛在風險，並建立控制措施和流程來進行管理。這通常需要解決目前的試算表使用問題、採取適當的更正動作，並實施最佳實務和新的公司政策，以持續降低潛在風險。這可能包括導入新的應用程式來滿足試算表所無法滿足的需求。以下是可採取來降低試算表風險的步驟：

真實世界的試算表後果

試算表是企業的實用工具，但如果使用不當，還是有可能會產生嚴重且昂貴的後果。試算表錯誤不僅會嚴重損失時間和金錢，也可能導致信譽受損和失業。以下是三個真實世界範例。

• 錯誤和不準確：試算表容易發生錯誤，特別是在使用複雜的公式和函數時。即使是公式中的小小錯誤，也可能會導致準確性大幅降低和潛在昂貴的財務疏失。某家電力傳輸公司就曾由於試算表中資料列錯誤對齊而投標不需要的傳輸路線，導致失去 2400 萬美元；這一切「只是因為在 Excel 試算表中剪貼錯誤」，公司總裁表示。另一起昂貴的錯誤發生於 2005 年，美國某家主要製造商由於試算表打字錯誤而蒙受 1100 萬美元遣散費誤差損失。
• 安全性風險：試算表可能很容易受到安全性風險的威脅，包括資料外洩和未經授權的存取。如果敏感業務資訊儲存在試算表中，很容易就會被未經授權的個人共用或存取。這可能會導致企業的財務和信譽受損。2021 年，美國政府機關在內部 Microsoft SharePoint 網站上張貼了一個試算表給資深主管，其中的員工資訊包含了疫苗接種狀態；該機關的工會提出申訴，導致試算表的移除。
• 符合規範挑戰：試算表可能會為企業帶來符合規範挑戰，尤其是醫療照護和金融等高度管制產業。這些產業必須遵守資料管理的相關嚴格規定，而試算表可能無法提供必要的控制和追蹤。使用試算表管理病患資訊的醫療照護組織可能難以遵守美國 HIPAA 法規。

試算表替代方案

試算表永遠佔有一席之地。但是，如果您嘗試使用諸如組合多個資料來源等技術來發現資料中的有價值的資訊，或者使用機器學習功能進行迭代發現以查找資料中的隱藏模式，那麼電子表格將無法勝任這項工作。同樣地，如果您正在使用試算表來追蹤專案狀態，專門打造的專案管理工具可能是更好的選擇。當然，所有這些選擇都需要金錢投資，但啟動試算表不會增加成本，這也是其具有吸引力的一大因素。但如果預算允許，以下是幾個試算表替代方案：

• 專案管理軟體：專案管理軟體用於各種產業，可讓企業規劃和管理專案、指派工作，並以比透過試算表追蹤更動態且視覺的方式來追蹤進度。該軟體可以提供專案狀態和資源配置的即時更新。
• 企業資源規劃 (ERP) 系統：中大型企業使用 ERP 軟體將多個業務功能 (例如財務、預算、銷售和庫存管理) 整合到單一平台中。相較於以試算表追蹤財務狀況，ERP 系統提供進階報告和分析功能，可讓業務流程更透明且更有效率。
• 資料庫系統：資料庫和資料庫管理系統可讓企業儲存、管理和擷取大量資料。資料庫可以處理複雜的資料結構，並提供超越試算表所能提供的進階資料查詢功能。但視架構和系統而定，從資料庫擷取所有必要資料進行分析可能是需要 DBA 專業知識的緩慢流程。
• 分析平台：分析平台包括硬體、軟體、工具和公用程式，讓企業能夠從各種來源收集和分析大量資料。這些工具提供進階分析功能，包括資料視覺化和預測分析。
• 專用分析軟體：專為資料分析設計的獨立軟體，可讓您快速擷取和準備資料供視覺化和洞察分析使用，而業務使用者可以取得一致、值得信任的資料檢視來支援決策。

借助 Oracle 超越試算表並降低風險

雖然試算表可能是許多使用案例的強大工具，但企業必須體認用於分析時的自身限制和潛在風險。為了降低這些風險，企業應該採用分析導向的文化，並考慮實施具有更多功能、安全性和管控能力的替代工具。

安全的分析平台可提供比試算表更強大的功能，並透過集中分散在不同實體檔案的邏輯，並整合到易於存取且完善管控的位置供所有人使用，來減少資料匯出的需求。Oracle Analytics 提供所有必要的資料處理功能，以便人員結合公司內部和第三方資料集，並在可追蹤、可共用且可重複的業務流程中加以利用。Oracle Analytics 提供最新的資料分析技術 (包括 AI、機器學習和自然語言處理)，是一個完整的分析解決方案，可協助您的公司根據更及時精確的資料 (企業領導者瞭解且信任的資料) 做出更好的決策。

試算表風險常見問題

使用試算表有哪些缺點？

試算表的主要缺點包括資料不安全、擴展性有限，以及容易發生昂貴的人為錯誤。

使用試算表進行分析有哪些缺點？

試算表難以管控且缺乏資料管理功能，因此不適合進行使用多個資料來源的複雜分析。

常見的試算表問題有哪些範例？

常見的試算表錯誤包括因手動更新而導致的複製和貼上錯誤以及過時的資料。