Automação financeira em detalhes

Os avanços no software que automatiza as tarefas de gerenciamento financeiro estão redefinindo o papel que as equipes financeiras desempenham dentro das empresas. Com a tecnologia de automação financeira lidando com tarefas anteriormente manuais, como entrada de dados, correspondência de faturas e reconciliação, as equipes financeiras têm a largura de banda para se concentrar em tarefas estratégicas e de valor agregado.

Com essas ferramentas de automação, as equipes financeiras têm mais tempo para se concentrar na análise de áreas como o que impulsionou a receita e o lucro do último trimestre e na previsão do que acontecerá no próximo trimestre, já que levam menos tempo e esforço para fechar os livros e relatar os resultados. E a IA mostra potencial para automatizar muito mais tarefas e processos financeiros. À medida que os CFOs reimaginam como o departamento financeiro opera, a automação financeira é uma etapa crucial na criação de uma função mais autônoma que pode fornecer resultados mais precisos com mais rapidez e proporciona maior visibilidade e compreensão dos resultados, tudo isso enquanto reduz os custos.

O que é automação financeira?

A automação financeira se refere ao uso de tecnologia para concluir processos que historicamente eram feitos manualmente. Ela permite que áreas com tarefas repetitivas e demoradas, como contas a pagar, contas a receber e administração da folha de pagamento, sejam automatizadas com pouca ou nenhuma necessidade de intervenção humana. As empresas adotam a automação financeira porque ela ajuda a reduzir os custos de mão de obra e pode reduzir erros decorrentes da entrada manual de dados e cálculos. Além disso, pode acelerar processos, como o fechamento financeiro, automatizando etapas como a reconciliação de contas. Usar a automação financeira para colocar dados precisos nas mãos dos líderes de negócios mais cedo pode ajudar a tomar melhores decisões sobre orçamentos, investimentos, contratação, gerenciamento de caixa e muito mais.

Principais conclusões:

• A automação financeira é o uso da tecnologia para assumir tarefas antes manuais e demoradas no departamento financeiro.
• As tecnologias que facilitam a automação financeira incluem software ERP, automação de processos robóticos, inteligência artificial, machine learning e computação em nuvem.
• As principais áreas de automação incluem contas a pagar, contas a receber, folha de pagamento e gerenciamento de despesas.
• Os benefícios da automação financeira podem incluir redução de erros, economia de tempo e de custos, aumento da eficiência e redução de fraudes.
• Os avanços na inteligência artificial estão impulsionando os recursos da automação financeira.

Automação financeira explicada

A automação financeira usa tecnologia avançada, como software ERP, automação de processos robóticos (RPA), inteligência artificial (IA) e machine learning (ML), para automatizar processos manuais demorados no departamento financeiro. A automação desses processos financeiros abrange a configuração de uma série de tarefas no que é chamado de fluxo de trabalho, que especifica as etapas predefinidas necessárias para executar uma tarefa, como pagar uma fatura ou verificar se os níveis de vendas e estoque correspondem. O software de automação financeira aciona cada etapa desse fluxo de trabalho e as executa para que todo o processo possa ser tratado com intervenção humana limitada ou nenhuma.

A função financeira é uma área primordial para a automação porque tem muitos processos repetitivos e de alto volume, como entrada de dados, reconciliação, faturamento e aprovações. Um exemplo de reconciliação automatizada poderia ser o software de uma empresa que compara continuamente as vendas de produtos com os níveis de estoque para detectar quaisquer desequilíbrios, o que poderia sugerir roubo se os níveis de estoque forem mais baixos do que as vendas determinariam. A tecnologia de automação financeira pode lidar com essas atividades manuais em uma velocidade mais rápida e com menos erros, permitindo que a equipe financeira se concentre em agregar valor e impulsionar a estratégia da organização. Em nosso exemplo de reconciliação de vendas e estoque, as equipes financeiras podem trabalhar com operações para eliminar a causa de qualquer desequilíbrio.

Quais processos financeiros devem ser automatizados?

Ao pensar em quais processos financeiros automatizar, considere dois grandes fatores: qual é o benefício da automação e quanto do processo pode ser automatizado. Procure processos em que a tecnologia exista para executar um processo inteiro, ou elemento inteiro dentro de um processo, com pouco ou nenhum envolvimento humano. Esse nível de automação proporcionará as principais medidas de benefícios: menor custo, produção mais rápida e, possivelmente, maior precisão. Com esse critério em mente, aqui estão seis fluxos de trabalho financeiros prontos para automação, com exemplos de como os elementos desse fluxo de trabalho podem ser automatizados.

Contas a pagar (AP)

1. Captura de faturas: usando a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), as faturas em papel podem ser digitalizadas, lidas e convertidas automaticamente em dados digitais, eliminando a necessidade de entrada manual de dados da fatura.
   
   
2. Correspondência e verificação: depois de capturar os dados da fatura, a tecnologia de automação financeira compara e combina automaticamente as faturas com as ordens de compra e os recibos de entrega correspondentes.
   
   
3. Fluxo de trabalho de aprovação: com base em regras predefinidas pela organização, as faturas são encaminhadas ao pessoal ou departamento relevante para aprovação. Alertas e lembretes automáticos também podem ser configurados para agilizar o processo de aprovação.
   
   
4. Execução do pagamento: depois que uma fatura é aprovada, o pagamento é feito ao fornecedor automaticamente ou com intervenção humana mínima.
   
   
5. Reconciliação e geração de relatórios: após o pagamento, um processo de reconciliação automatizado é realizado para comparar as transações de pagamento com os demonstrativos bancários para verificar se os valores e os beneficiários estão alinhados. A tecnologia de automação financeira em AP também pode gerar relatórios detalhados sobre métricas, como padrões de gastos, desempenho de fornecedores e possíveis oportunidades de economia de custos.
   
   
6. Otimização de caixa: usando análise preditiva e ML, as empresas podem compilar automaticamente dados de todas as fontes relevantes para prever continuamente fluxos de caixa futuros. Dessa forma, a IA sugere cronogramas de pagamento ideais com base nessas descobertas para garantir que as contas sejam pagas em dia e, ao mesmo tempo, manter reservas de caixa saudáveis.
   
   

Accounts Receivable

1. Alcance do cliente: com a automação financeira, as comunicações personalizadas podem ser enviadas automaticamente aos clientes para lembrá-los de pagamentos futuros ou em atraso.
   
   
2. Faturamento: as faturas são geradas automaticamente e entregues aos clientes digitalmente. Se o IVA ou o imposto sobre vendas for aplicável, um sistema automatizado identificará a alíquota de imposto aplicável a cada transação para garantir que o valor correto do imposto seja recolhido.
   
   
3. Processamento de pagamento digital: com um processo de pagamento digital, os clientes têm acesso a uma variedade de opções de pagamento e podem estabelecer pagamentos recorrentes automaticamente. Depois que uma empresa recebe pagamentos, um sistema automatizado envia avisos de recebimento de pagamento aos clientes.
   
   
4. Análise de AR: a IA no software de automação financeira pode ajudar as empresas a usar os históricos de pagamento dos clientes para personalizar os programas de desconto de pagamento a cada fornecedor, em um processo conhecido como desconto dinâmico.
   
   

Folha de pagamentos

1. Transferência de dados: com sistemas conectados em vigor, os dados podem ser transferidos automaticamente para sistemas de RH, planilha de horas e contabilidade.
   
   
2. Cálculo do imposto: Os cálculos e depósitos de impostos federais, estaduais e locais, além de todos os registros trimestrais e anuais de formulários de impostos federais, estaduais e locais, são calculados automaticamente.
   
   
3. Dedução de benefícios: os benefícios dos funcionários, como seguro de saúde e planos de aposentadoria, são calculados e deduzidos.
   
   
4. Cálculo de salários: os salários, incluindo situações como salários por hora variáveis, bônus, horas extras, pagamento de feriado, folgas remuneradas e pagamento retroativo, são calculados automaticamente.
   
   
5. Programação e emissão de pagamentos: a automação financeira lida com a emissão de pagamentos de funcionários por meio de depósitos eletrônicos diretos de contracheques.
   
   
6. Lançamento no razão geral: os lançamentos no razão geral para a folha de pagamento são automáticos para manter as contas atualizadas e equilibradas.
   
   

Expense Management

1. Captura de recibos: a automação financeira elimina a necessidade de entrada manual de dados usando OCR para extrair automaticamente os dados relevantes do recibo, como nome do fornecedor, valor, data e categoria.
   
   
2. Criação e categorização de relatórios de despesas: usando dados de recibos, os relatórios de despesas são gerados automaticamente e categorizados com base em regras predefinidas.
   
   
3. Verificações de conformidade com políticas: as verificações de conformidade com a política são automatizadas com a tecnologia que compara as despesas enviadas com as políticas e diretrizes de gastos da empresa. As despesas não compatíveis são automaticamente marcadas para revisão posterior.
   
   
4. Fluxos de trabalho de aprovação: a tecnologia de automação encaminha os relatórios de despesas para os aprovadores designados com base em regras predefinidas, como o valor da despesa ou a hierarquia de funcionários, e notifica os aprovadores quando a ação é necessária.
   
   
5. Processamento de reembolso: o processo de reembolso é automatizado com ferramentas que calculam as despesas aprovadas e os valores reembolsáveis com base nas políticas da empresa. O sistema gera relatórios de reembolso e inicia pagamentos aos funcionários.
   
   
6. Gerenciamento de exceções: à medida que os recursos de machine learning evoluem, os sistemas de gerenciamento de despesas podem ser capazes de fazer julgamentos sobre quais despesas precisam de revisão humana e quais podem ser aprovadas automaticamente. Os gerentes teriam que aprovar apenas as exceções de despesas designadas.
   
   

Planejamento financeiro

1. Coleta e integração de dados: a tecnologia de automação financeira extrai informações relevantes de várias fontes de dados em toda a empresa. Depois, pode limpar e processar dados identificando erros, inconsistências ou valores ausentes e notificando a equipe financeira das áreas que precisam de atenção.
   
   
2. Análise de dados: a tecnologia de machine learning pode examinar os dados para ajudar a descobrir correlações, valores discrepantes ou exceções, ajudando a melhorar a precisão do planejamento e a reduzir bastante o tempo gasto nos processos de planejamento e na análise de dados.
   
   
3. Relatórios e painéis de controle: os relatórios financeiros, como demonstrativos de receita, balanços patrimoniais e demonstrações de fluxo de caixa, são criados automaticamente. Ele também pode gerar painéis dinâmicos e visualizações que fornecem insights em tempo real sobre as principais métricas financeiras para as partes interessadas.
   
   
4. Orçamento e previsão: os tediosos processos orçamentários departamentais e de toda a empresa são automatizados. Os modelos de orçamento podem ser preenchidos e atualizados dinamicamente a partir do razão geral da empresa. As tecnologias avançadas de automação financeira permitem que as empresas atualizem previsões em tempo real à medida que os principais impulsionadores mudam; realizem análises de variação automatizadas; incorporem rapidamente fluxos contínuos de dados financeiros, operacionais e de terceiros; e usem recursos de planejamento preditivos para avaliar o impacto de possíveis resultados futuros.
   
   
5. Planejamento de cenários: cenários e modelos hipotéticos detalhados são criados rapidamente para avaliar o impacto de cada decisão e são atualizados automaticamente com base nos fatores de mudança.
   
   

Compras e aquisições

1. Fornecimento: as equipes podem buscar fornecedores por meio de um processo estruturado e automatizado com uma plataforma centralizada para se comunicar, comparar propostas, armazenar documentos relacionados ao fornecimento e avaliar as negociações em relação às metas de economia.
   
   
2. Contratos de aquisição: a automação financeira acelera a criação de solicitações de cotação usando a criação guiada com suporte de IA e modelos pré-aprovados e cláusulas legais. Os fluxos integrados de colaboração e aprovação aceleram a execução do contrato. Também podem fornecer automaticamente alertas antecipados de contratos vencidos.
   
   
3. Compras: a criação de ordens de compra e os fluxos de trabalho para encaminhamento de POs aos aprovadores são automatizados. As regras de aprovação são configuradas para garantir a conformidade das despesas, e quaisquer exceções ou anomalias são identificadas automaticamente.
   
   
4. Análise de compras: a IA automatiza a classificação de gastos e também fornece insights acionáveis para ajudar as empresas a aumentar o valor comercial. Por exemplo, a IA pode identificar padrões de gastos para ajudar as equipes de compras a racionalizar a base de suprimentos da empresa e negociar melhores preços, identificar mudanças nas necessidades de fornecimento e compra para encontrar os melhores fornecedores para a empresa e obter insights sobre o desempenho do fornecedor em relação às obrigações contratuais, como preço, serviço e desempenho de entrega.
   
   
5. Gerenciamento de faturas: tarefas relacionadas ao recebimento de itens solicitados, processamento de faturas e remessa de pagamentos são automatizadas. Depois que uma ordem de compra, um recebimento e uma fatura forem inseridos no sistema, a automação financeira também poderá executar uma correspondência de três vias para correlacionar os dados nesses documentos.
   
   
6. Gerenciamento de fornecedores: as solicitações de alteração de fornecedores são automaticamente rastreadas, encaminhadas e aprovadas para manter os controles.
   
   

Quais tecnologias são usadas na automação financeira?

A automação financeira depende de software, incluindo aplicações ERP que gerenciam os principais dados financeiros das empresas e as ajudam a automatizar processos manuais em áreas como faturamento, compras, reconciliação de contas e relatórios financeiros. Em um nível mais básico, aqui estão algumas das amplas tecnologias usadas na automação financeira.

• Automação de processos robóticos (RPA): a RPA é uma forma de automação de processos de negócios que usa bots de software para automatizar tarefas de negócios repetitivas e de alto volume. A RPA é orientada por processos, o que significa que segue regras e processos definidos por um usuário final para imitar ações humanas. Alguns exemplos do que a RPA pode fazer incluem extrair e processar dados estruturados de documentos, copiar e colar dados, abrir emails, fazer download de anexos e processar transações em ambientes digitais estruturados.
• Inteligência artificial (IA) e machine learning (ML): as tecnologias de IA e ML são uma evolução da RPA e representam o salto da automação orientada por processos para a automação orientada por dados. Enquanto as tecnologias orientadas por processos, como a RPA, imitam a ação humana, as ferramentas orientadas por dados imitam o pensamento humano. A IA e o ML são orientados por dados e contexto, o que lhes permite usar entradas não estruturadas, aplicar sua própria lógica e lidar com processos menos rotineiros, ampliando significativamente a gama de processos que podem ser automatizados. O processamento de linguagem natural (NLP), que permite aos computadores compreender, gerar e manipular a linguagem humana, se enquadra na IA. A IA também abrange a IA generativa (GenAI), que pode produzir vários tipos de conteúdo, incluindo texto, imagens, código, áudio, música e vídeos. Exemplos de recursos de IA e ML incluem reconhecimento de fala e imagem, modelagem preditiva, geração de recomendações personalizadas, detecção de anomalias, reconhecimento de padrões e extração de dados estruturados e não estruturados de documentos.
• Computação em nuvem: a computação em nuvem desempenha um papel crucial na automação financeira, diminuindo algumas das barreiras à entrada, fornecendo infraestrutura e serviços escaláveis, flexíveis, econômicos e avançados para as organizações. Os sistemas ERP baseados em nuvem permitem que as empresas acessem recursos financeiros sofisticados, com atualizações frequentes de recursos e menos requisitos de manutenção. As aplicações na nuvem também permitem a escalabilidade, acomodando necessidades em constante mudança e empresas em crescimento. As organizações podem usar plataformas de infraestrutura como serviço (IaaS), plataforma como serviço (PaaS) e software como serviço (SaaS) e, dependendo de suas necessidades, implementar rapidamente a capacidade de computação, desenvolver aplicações personalizadas e utilizar aplicações financeiras sofisticadas e prontas para serem executadas. Muitas aplicações de computação em nuvem fornecem recursos avançados de análise de dados para gerar insights em tempo real, que podem ser acessados de qualquer lugar, inclusive por meio de smartphones.

Benefícios da automação financeira

Os CFOs e suas equipes têm uma longa lista de tarefas, e ela não para de crescer. As empresas ainda precisam que suas equipes financeiras realizem tarefas importantes, como processar pagamentos e fechar os livros, ao mesmo tempo em que assumem funções mais estratégicas, analíticas e de consultoria. A automação financeira pode ajudar a fornecer a eficiência, visibilidade e precisão necessárias para prosperar nessa nova realidade. Esses são exemplos de alguns dos benefícios.

• Redução de erros: a automação financeira ajuda a minimizar esse risco, automatizando áreas propensas a erros humanos, como entrada de dados e cálculos. Ela também pode automatizar a validação de dados para ajudar a garantir a precisão e a qualidade dos dados.
• Economia de tempo e custo: com as equipes financeiras sob pressão para fazer mais com menos, a economia de custo e tempo é um dos principais benefícios da automação. Em uma pesquisa realizada em 2024 pela Fuqua School of Business da Duke University e pelos Federal Reserve Banks de Richmond e Atlanta, 87% dos CFOs pesquisados disseram que estavam implementando a automação para obter benefícios de economia de custos. E, no relatório 2023 Amex Trendex: B2B Edition, 36% das empresas analisadas afirmaram que só a automação de pagamentos já gerava uma economia mais de 500 horas por ano da equipe financeira.
• Maior visibilidade: as plataformas de automação financeira podem consolidar dados financeiros de fontes diferentes em um repositório central, permitindo que todos na organização tenham acesso às informações certas, de acordo com os privilégios de acesso. Elas podem gerar relatórios, painéis e análises em tempo real, para que as equipes de finanças possam monitorar o desempenho financeiro, acompanhar os KPIs e observar tendências com informações atualizadas. Essas ferramentas também mantêm trilhas de auditoria abrangentes que documentam as transações financeiras, as atividades e as alterações feitas no sistema, ajudando as organizações a demonstrar a adesão aos padrões de auditoria e aos controles internos. Com acesso em tempo real a dados financeiros, insights e análises precisos de toda a organização, as partes interessadas podem tomar decisões mais assertivas.
• Eficiência aprimorada: a automação pode acelerar significativamente o ritmo das operações financeiras, muitas vezes melhorando a precisão. A automação financeira permite que as organizações aumentem a eficiência e aprimorem o desempenho dos negócios, automatizando a entrada e o processamento de dados, simplificando os fluxos de trabalho, acelerando o processamento de transações, fornecendo relatórios e análises em tempo real, reduzindo as taxas de erro, otimizando a alocação de recursos, reforçando a conformidade e muito mais.
• Colaboração aprimorada: a integração da automação no departamento financeiro pode aprimorar a colaboração de várias maneiras. À medida que muitas organizações adotando a automação financeira por meio de plataformas de computação em nuvem, o acesso remoto e distribuído está melhorando, o que significa que equipes em vários locais podem interagir por meio de uma fonte de dados compartilhada. Informações, fluxos de trabalho, dados e comunicações centralizados permitem que os membros da equipe trabalhem juntos de forma mais eficiente. E, com menos tarefas manuais, a função financeira tem a largura de banda para colaborar em iniciativas estratégicas em diferentes áreas funcionais e departamentos da organização.
• Redução de fraudes: um dos maiores benefícios da automação financeira está relacionado à redução de fraudes, e os CFOs estão cientes disso. Em um relatório de outubro de 2023 da PYMNTS, 63% dos CFOs entrevistados relataram usar algum nível de automação especializada para prevenção de fraudes nos seis meses anteriores. Os sistemas automatizados podem analisar grandes quantidades de dados, detectar padrões e identificar transações ou comportamentos suspeitos muito mais rápido que os humanos, tornando-os ferramentas ideais para as organizações detectarem e evitarem fraudes de forma proativa. A IA apresenta um grande potencial para a detecção de fraudes, pois pode analisar rapidamente grandes conjuntos de dados para detectar anomalias e desequilíbrios que possam indicar um problema.
• Relatórios em tempo real: os processos manuais tradicionais significavam que as funções financeiras precisavam de um tempo de resposta significativo para gerar relatórios. Esses relatórios se concentravam em insights históricos, o que significava que, quando chegassem às partes interessadas, os insights provavelmente já estariam obsoletos. A velocidade e a precisão da automação financeira permitem o monitoramento e a geração de relatórios em tempo real de dados financeiros essenciais, possibilitando tomadas de decisão mais rápidas e correções de rumo proativas.
• Redução de riscos aprimorada: ao aproveitar a automação financeira, as organizações podem reforçar a conformidade automatizando verificações de conformidade, regras de validação e fluxos de trabalho de aprovação. A tecnologia mantém trilhas de auditoria e documentação abrangentes, fornecendo um registro detalhado e cronológico das atividades financeiras. Os sistemas de automação financeira monitoram transações financeiras, atividades e anomalias em tempo real, gerando alertas para riscos potenciais ou atividades suspeitas.

Riscos da automação financeira

Os líderes financeiros devem considerar os riscos potenciais, além dos benefícios decorrentes da automação financeira. O não tratamento adequado desses riscos pode fazer com que as empresas tomem decisões com base em dados imprecisos ou enfrentem maiores riscos de conformidade. Aqui estão algumas das principais áreas a serem consideradas ao avaliar os riscos potenciais.

• Conformidade: um sistema financeiro automatizado sem os controles e as proteções adequados pode aumentar o risco de conformidade. Os processos financeiros automatizados dependem de dados financeiros precisos e confiáveis para a tomada de decisões e a geração de relatórios. Se houver imprecisões ou erros nos dados fornecidos pela tecnologia, isso poderá levar a violações de conformidade ou distorções nos relatórios financeiros. Os sistemas de automação financeira também devem cumprir os requisitos regulatórios e os padrões do setor que regem a privacidade de dados, a segurança e as transações financeiras. Para minimizar os riscos de conformidade, as organizações devem implementar uma estrutura robusta de gerenciamento de conformidade que inclua políticas, procedimentos, controles, mecanismos de monitoramento e auditorias regulares. É fundamental que as empresas saibam exatamente onde e como essas tecnologias estão sendo usadas na organização.
• Habilidades/talento: em uma pesquisa de 2023 com executivos de negócios realizada pela Forrester, a preocupação dos funcionários em serem substituídos pela automação foi um dos três principais problemas que dificultam a adoção da automação de tarefas financeiras e contábeis. Se não for gerenciada adequadamente, a adoção da automação financeira pode afastar alguns de seus melhores talentos. As empresas também podem precisar melhorar as habilidades da equipe à medida que automatizam, para ajudar as pessoas a darem o salto da conclusão de tarefas rotineiras para fazer um trabalho analítico mais aprofundado. Por outro lado, os riscos associados aos talentos decorrentes da não implementação da automação podem ser maiores. A mesma pesquisa revela que mais da metade dos entrevistados tem dificuldades com a retenção de funcionários devido ao alto volume de trabalho manual e de baixo valor. Para acalmar as preocupações dos funcionários em relação à automação, a liderança precisa criar e comunicar uma visão convincente na qual todos possam ver seu papel juntamente com a automação e entender como ela melhorará seu trabalho. Os executivos precisam alocar recursos financeiros e tempo dos funcionários para que os profissionais de finanças adquiram as habilidades necessárias para prosperar em um ambiente de automação ampliada.
• Tecnologia: A implementação de tecnologia traz inerentemente algum risco. A tecnologia mal projetada ou implementada, a integração ineficaz com os sistemas existentes ou a escolha errada do software para a empresa podem prejudicar o ROI de um projeto de automação financeira. Podem ocorrer problemas de desempenho se a infraestrutura de TI da empresa não tiver a capacidade ou a escalabilidade para executar novas ferramentas de automação financeira. Os sistemas de automação financeira podem não ser compatíveis com a infraestrutura de TI da empresa. É fundamental que as organizações avaliem sua infraestrutura de TI existente, os possíveis problemas e a melhor forma de atenuá-los. A implementação bem-sucedida da automação financeira pode exigir mais do que uma simples expansão tecnológica e, em vez disso, requer uma reavaliação abrangente dos sistemas e processos existentes.
• Segurança: o sistema de automação errado, ou um que não seja implementado ou gerenciado de forma eficaz, pode introduzir riscos de segurança, incluindo violações de dados, ameaças internas e ataques de malware e ransomware. Como a automação dos processos financeiros tende a envolver o manuseio de dados financeiros confidenciais, inclusive informações de clientes, detalhes de pagamento e registros de transações, as empresas devem tomar as medidas adequadas para proteger os dados e seguir todas as normas de privacidade aplicáveis. Como nem todos os sistemas de automação são iguais, as empresas devem investigar como cada um deles lida com criptografia, autenticação, autorização e backup de dados, bem como os padrões de segurança e as certificações que estão em vigor. Internamente, as empresas devem implementar controles de acesso, trilhas de auditoria e treinamento para os funcionários sobre os riscos de segurança e as responsabilidades inerentes aos processos financeiros automatizados.
• Lacunas de habilidades e treinamento: o rápido avanço da automação alterou as habilidades necessárias em finanças, de modo que os líderes financeiros estão buscando construir uma equipe que conheça a tecnologia e saiba como trabalhar eficazmente com ela. Pesquisas indicam que muitas organizações estão falhando. Em um relatório de 2024 da Pluralsight, 95% dos executivos entrevistados acreditavam que as iniciativas de IA fracassariam sem uma equipe que pudesse usar essas ferramentas de forma eficaz. No entanto, uma pesquisa de 2023 do Boston Consulting Group descobriu que, embora 86% dos funcionários sentissem que precisavam de treinamento em IA e automação, apenas 14% relataram ter recebido qualquer treinamento até o momento. Sem fechar a lacuna de habilidades, é improvável que o ROI completo da automação financeira seja alcançado.
• Sistemas legados: a dificuldade de integrar a nova tecnologia aos sistemas herdados foi citada como um dos principais problemas que impedem a adoção da automação financeira, de acordo com a pesquisa da Forrester. Os sistemas herdados representam um grande desafio para financiar iniciativas de automação devido à sua tecnologia desatualizada, complexidade e limitações. Os sistemas obsoletos carecem de interfaces de programação de aplicações (APIs) modernas e de recursos de integração, dificultando ou até mesmo impossibilitando a conexão com softwares de automação mais recentes. Como os sistemas herdados não podem ser integrados, eles criam silos de dados e inconsistências, causando problemas na extração, agregação e normalização de dados para fins de automação. É provável que também não tenham os recursos de escalabilidade e desempenho exigidos pelas ferramentas de automação e, possivelmente, a infraestrutura de segurança adequada. As organizações que tentam fazer com que as iniciativas de automação funcionem em seus sistemas herdados correm o risco de ter custos altos, personalização extensiva e outros obstáculos que podem dificultar ou impedir o sucesso dos esforços de automação.

Como configurar a automação financeira

A implementação da automação financeira pode ser uma tarefa considerável, principalmente para empresas que ainda usam sistemas legados. Para obter o máximo do seu investimento, as empresas devem seguir um processo medido e completo que avalie a configuração existente, identifique os recursos necessários para atualizá-la e detalhe uma estratégia de implementação. Mesmo após a implementação, as empresas precisarão monitorar, iterar e melhorar os processos automatizados para garantir que tudo esteja funcionando conforme o esperado. Aqui está um roteiro de alto nível para você começar.

1. Avalie os processos atuais: avalie seus processos financeiros existentes para identificar oportunidades de automação. Nem todo processo é um bom candidato à automação, principalmente nos estágios iniciais da implementação da automação. Priorize as tarefas repetitivas, de alto volume e que não exigem um alto nível de reflexão humana. O resultado dessa etapa é uma lista abrangente e priorizada do que você deseja automatizar em sua organização.
   
   
2. Avalie a configuração existente: analise os sistemas que a empresa já possui. Você tem dificuldades com silos de dados ou processos de negócios desconectados? Os sistemas estão integrados? Como a automação financeira depende de sistemas conectados com dados confiáveis, a organização pode precisar fazer alterações para garantir que a solução tenha uma base sólida.
   
   
3. Selecione ferramentas de automação: pesquise e selecione as ferramentas de automação que atendam às necessidades, aos requisitos e ao orçamento da organização. Os aspectos importantes a serem considerados ao avaliar as soluções são a funcionalidade, o dimensionamento, a segurança, a facilidade de uso, os recursos de integração e a reputação do fornecedor. A solução pode ser integrada ao seu sistema atual? Ela atende às necessidades descritas em etapas anteriores? Isso dará à sua empresa espaço para crescer e mudar, incluindo a adição de novos recursos de IA e GenAI, à medida que evolui e se expande?
   
   
4. Planeje a estratégia de implementação: desenvolva uma estratégia de implementação detalhada que descreva o escopo, o cronograma, os recursos e os marcos. Não se esqueça de definir as funções e responsabilidades para as principais partes interessadas. Designe KPIs que medirão o impacto e o sucesso da iniciativa de automação financeira.
   
   
5. Configure fluxos de trabalho: configure fluxos de trabalho identificando as tarefas que compõem o trabalho primeiro. Em seguida, crie as regras e a lógica que determinam como essas tarefas devem ser realizadas. As regras e a lógica geralmente são uma série de instruções hipotéticas que funcionam como instruções que informam ao programa quais ações devem ser executadas e como passar de uma tarefa para outra. Por exemplo, um fluxo de trabalho de gerenciamento de despesas pode consistir no seguinte:
   • Um funcionário envia um relatório de despesas.
   • Um email é enviado automaticamente ao gerente do funcionário para notificá-lo sobre o relatório de despesas.
   • O gerente aprova o relatório de despesas.
   • Notificação enviada à equipe financeira do relatório de despesas aprovado.
   • O departamento financeiro aprova o relatório de despesas.
   • O reembolso é feito.
   • O recibo, a despesa e o relatório são armazenados.
     
     
6. Teste fluxos de trabalho: teste fluxos de trabalho de automação, integração de dados e desempenho do sistema em um ambiente controlado para garantir que a automação esteja funcionando conforme o esperado. Obtenha feedback dos usuários para identificar quaisquer problemas ou áreas de melhoria.
   
   
7. Implemente e monitore: implemente os processos automatizados na produção e monitore de perto seu desempenho, eficácia e impacto nas operações comerciais. Fique de olho nos KPIs e no feedback dos usuários para avaliar o sucesso da iniciativa de automação e fazer os ajustes necessários.
   
   
8. Itere e melhore: crie uma cultura de melhoria contínua em torno de sua iniciativa de automação financeira. Itere e aprimore os processos com base em feedback, insights e lições aprendidas. Especialmente considerando o rápido avanço da IA na automação financeira, sempre haverá espaço para mais otimização, inovação e expansão.
   
   

Como saber se a automação financeira é adequada para o seu negócio

A definição da prontidão organizacional para a automação financeira é multifacetada e envolve a avaliação de várias áreas. Primeiro é importante determinar se sua infraestrutura de TI atual pode oferecer suporte à automação financeira e, caso contrário, o que seria necessário em termos de recursos para fazer o upgrade.

Quando se trata de automação financeira, a adesão das principais partes interessadas, incluindo a diretoria, equipes financeiras e departamentos de TI, é um fator chave de sucesso. Existe um medo muito real de que a automação substitua os empregos, o que pode resultar em uma cultura que não seja receptiva às mudanças. Os líderes devem investir tempo e recursos no gerenciamento eficaz de mudanças. Mostre aos funcionários como a automação torna o trabalho financeiro mais interessante e gratificante e melhora suas perspectivas de carreira.

Do ponto de vista dos talentos, a liderança precisa avaliar se possui as habilidades, a experiência e os recursos necessários para implementar e gerenciar iniciativas de automação. À medida que a automação muda fundamentalmente a natureza do trabalho, um programa de capacitação será inestimável para ajudar as pessoas a passar de tarefas mais manuais para trabalhos de nível superior, analíticos e colaborativos.

Finalmente, do ponto de vista prático, existem questões importantes sobre custo e quem fornecerá o software de automação financeira. Por exemplo, os possíveis custos e benefícios da automação estão alinhados com o orçamento e as prioridades da organização? Você pode apresentar um caso de negócios claro para investir em sistemas ERP que ofereçam suporte à automação financeira? Você encontrou o provedor de tecnologia certo para sua organização? A implementação da automação financeira não é uma tarefa única, mas uma iniciativa de transformação de longo prazo. Você precisa ter certeza de que tem o parceiro certo.

Adote a automação com a Oracle

O futuro das finanças está aqui, e já está reformulando o cenário competitivo das empresas. As organizações que não repensam os seus processos financeiros para incorporar tecnologias avançadas ficam expõem a riscos, incluindo ficar atrás da concorrência, a redução da atração e retenção de talentos, a perda de insights, relatórios imprecisos e menor produtividade dos funcionários. Investir em automação financeira tem um impacto significativo na capacidade de uma organização de tomar decisões centradas em dados e acompanhar as mudanças contínuas no setor e no mercado.

O Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) e o Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management (EPM) ajudam as empresas a automatizar e conectar processos financeiros, incluindo contas a receber e a pagar, gerenciamento de caixa, ativos fixos e relatórios. Os recursos de IA nas Oracle Fusion Cloud Applications incluem desconto dinâmico para criar planos de pagamento personalizados do fornecedor e previsão de caixa para gerar previsões semanais automaticamente. As Oracle Cloud Applications são executadas na Oracle Cloud Infrastructure (OCI), fornecendo um conjunto completo de aplicações em nuvem sobre uma infraestrutura de nuvem de última geração projetada especificamente para executá-las. Essa combinação exclusiva permite que as organizações implementem recursos avançados de IA tradicional e generativa incorporados às Oracle Fusion Cloud Applications. O resultado final? Dados melhores para trabalhar e mais tempo para a equipe financeira se concentrar em colocar esses dados em uso.

Perguntas frequentes sobre automação financeira

As finanças serão totalmente automatizadas?
O impacto da automação no departamento financeiro é significativo, com a Accenture estimando que até 80% do trabalho transacional da função poderia ser automatizado. No entanto, é improvável que os profissionais de finanças sejam totalmente substituídos pela automação. O setor financeiro ainda precisará do engajamento humano para proporcionar criatividade, discernimento, inteligência emocional, construção de relacionamentos e pensamento crítico. A automação cuidará das tarefas manuais e repetitivas que tradicionalmente ocupavam uma largura de banda significativa, permitindo que a equipe financeira se concentre em análises mais complexas e na tomada de decisões estratégicas.

O que é RPA em finanças?
A RPA, ou automação de processos robóticos, usa bots de software low-code para lidar com processos recorrentes e demorados em finanças. A RPA é ideal para automatizar processos baseados em regras com conjuntos de dados estruturados em finanças que exigem pouca ou nenhuma tomada de decisão humana. Alguns exemplos incluem extração de dados, preenchimento de formulários e aprovações de roteamento.

O que é automação inteligente em finanças?
A automação inteligente (IA), também conhecida como automação de processos inteligentes, combina várias tecnologias avançadas, incluindo RPA, machine learning, processamento de linguagem natural e IA para fornecer recursos mais avançados do que apenas RPA. Ao contrário da RPA, que conclui tarefas seguindo regras definidas por humanos em scripts de software, a AI pode se adaptar e aprender com a experiência. A AI pode analisar dados estruturados e não estruturados, adaptar-se a circunstâncias variáveis e melhorar o desempenho ao longo do tempo, identificando padrões e tomando decisões com base em experiências passadas. Isso permite que a AI lide com tarefas complexas e cognitivas que exigem tomada de decisões e habilidades de resolução de problemas semelhantes às humanas. Por exemplo, quando se trata de faturas, a RPA pode processar faturas que seguem regras e modelos predefinidos, que consistem em dados estruturados na forma de números e valores. No entanto, a IA pode interpretar e extrair dados de diversos formatos de fatura que incluem dados não estruturados, aprendendo formatos específicos do fornecedor e adaptando-se a desvios.