A Descomplica cresceu e cortou despesas em 20% com a Oracle

Em meio a um mercado de educação acirrado no Brasil, a startup de tecnologia em educação Descomplica percebeu uma oportunidade no início dos anos 2000, período em que milhões de brasileiros ganharam acesso à internet. Fundada em 2011 para auxiliar os alunos na preparação para o vestibular, a empresa cresceu exponencialmente nos anos seguintes e se consolidou como a primeira grande empresa de educação digital do país.

Além de preparar as pessoas para o vestibular, a Descomplica lançou novas verticais de negócios no setor de educação: reforço de ensino médio e superior, concursos, certificados e, mais recentemente, ensino superior com a Descomplica College, lançada no segundo semestre de 2020.

A Descomplica criou um modelo educacional inovador, muito diferente dos métodos presenciais que dominavam o mercado. Com a crescente importância da educação digital e remota, principalmente durante a pandemia, a Descomplica enfrenta o desafio de manter seus sistemas preparados para o futuro, inovando tanto no aprimoramento da experiência quanto na interface entregue a usuários cada vez mais exigentes. Ela também fornece uma plataforma cada vez mais robusta para a oferta de diferentes serviços.

Hoje a empresa é a maior instituição de ensino online do Brasil, oferecendo cursos completos de ensino superior e pós-graduação online.

Mas não poderia ter alcançado esse crescimento sem transformar suas operações de back-office, projetar novos processos e melhorar sua infraestrutura de tecnologia, especificamente mudando para planejamento de recursos empresariais (ERP) na nuvem.

Em sua busca por uma plataforma de tecnologia que pudesse oferecer suporte às suas ambições de crescimento e entrega, em 2019 a empresa revisou todas as ofertas de ERP do mercado, de grandes e pequenos fornecedores. “Analisamos software nacional e global”, afirmou Rafael Borges, chefe de tecnologia ERP, processos de negócios e operações da Descomplica. “Quando concluímos os scorecards para cada um, a decisão foi a Oracle, por unanimidade.”

A análise da Descomplica concluiu que, além de ajudá-la a inovar na experiência do usuário e na entrega da interface de usuário, a solução Fusion Cloud Enterprise Resource Plannning da Oracle era flexível e escalável, capaz de acompanhar o crescimento da empresa. “Seu sistema é simplesmente superior aos outros”, disse Borges.

O projeto de implantação do Oracle Cloud ERP na Descomplica levou oito meses, exatamente o tempo estimado para conclusão. Segundo Borges, os resultados começaram a aparecer muito rapidamente.

Durante o primeiro mês de operação, o sistema melhorou o controle de despesas da edtech, resultando em economia entre 20% e 30%. E em um ano de uso do Oracle Cloud ERP, relatou Borges, a Descomplica recuperou os custos de implantação apenas com a economia gerada pelo novo sistema.

Com o Oracle Cloud ERP, a startup conseguiu emitir notas fiscais em tempo real. Na Black Friday, momento mais estressante para o sistema por causa das promoções que a Descomplica costuma oferecer nesse período, foram emitidas 9.000 notas fiscais em um dia, sem perda de performance. Em dias normais, disse Borges, o sistema leva cerca de 5 minutos para emitir 2.000 notas. Todo mês, a empresa emite entre 40.000 e 50.000 notas.

Como uma empresa que fornece serviços digitais e - particularmente - educação remota, a Descomplica registrou uma alta demanda ao longo de 2020. A migração por conta da pandemia para a educação online acelerou ainda mais o crescimento da empresa ao ponto que a operação completa seria impossível hoje não fosse pela implementação da Oracle, de acordo com a Descomplica.

“Teríamos problemas com contabilidade, tesouraria, contas a pagar, compras e reembolso”, disse Borges. “Antes da Oracle, todo o processo era feito com documentos, pessoalmente. Se não tivéssemos passado por essa transformação digital, estaríamos em sérios apuros”.

Além dos resultados positivos e do rápido ROI obtido, a Descomplica também fica feliz por não depender de consultoria para cuidar do sistema. Graças à certificação em ERP da Oracle University, para toda a equipe, a empresa pode realizar manutenção, novas configurações e melhorias por conta própria.