Primavera Submittal Exchange Cloud Service : Fiche technique

Primavera Submittal Exchange Cloud Service d’Oracle est un système en ligne sécurisé permettant d’échanger, d’examiner et d’archiver électroniquement les communications liées à la construction. Passez votre processus d’administration de construction dans le cloud pour gagner du temps, réduire les coûts et limiter l’utilisation de papier associée aux projets de construction. Vous bénéficierez d’une transparence, d’une cohérence et d’une responsabilité accrues, ce qui permet de réduire les retards et les coûts.

Simplifier la documentation de construction

Primavera Submittal Exchange Cloud Service offre une expérience utilisateur simple pour l’échange, la revue et l’archivage par voie électronique de la documentation de projet de construction dans le cloud.

Les projets de construction comportent des processus complexes qui impliquent des équipes et des milliers de documents. L’organisation, la distribution et le suivi de ces documents peuvent représenter une tâche considérable, mais ces activités sont essentielles pour terminer un projet à temps et dans le respect du budget, voire en dessous. Cette solution réunit toutes les parties prenantes en offrant un emplacement unique où stocker et partager les documents de construction. Il est possible de définir des circuits automatisés pour presque tous les documents de construction, notamment les soumissions, les demandes d’information et les demandes de modification.

Gagner du temps

Vous n’avez plus besoin d’imprimer un document et de le scanner dans la foulée simplement pour l'annoter. Vous n’avez plus non plus à parcourir des e-mails pour retrouver une information. Primavera Submittal Exchange Cloud Service s’en charge à votre place. La solution de gestion documentaire organise tous les documents au sein d’un seul emplacement centralisé. Votre projet est accessible en toute sécurité à partir de presque tous les appareils, même mobiles, ayant accès à Internet, et ce, grâce au cloud. Facile à prendre en main, le système permet de procéder à des vérification et des modifications directement sur le terrain, en temps réel, permettant ainsi un gain de temps considérable.

Certaines fonctionnalités vous permettent de réduire le temps passé en réunion avec votre équipe, comme, par exemple, la génération rapide de rapports pour afficher les éléments nécessaires, les éléments terminés ou les éléments en cours (y compris les indications « en cours d’avancement »). Ces rapports sont faciles à exporter dans des tableurs en vue d’un formatage et d’une personnalisation supplémentaires. Soyez à jour sur les éléments et les tâches figurant sur la liste de pointage en les attribuant directement aux utilisateurs qui, à leur tour, peuvent saisir des notes ou mettre à jour le statut pour exécution ou révision.

Pour plus de facilité, Primavera Submittal Exchange Cloud Service propose également un éditeur PDF en ligne pour annoter ou estampiller des soumissions et des demandes d’information, un album photo pour déposer et organiser facilement les images du projet, ainsi que la possibilité d’intégrer vos formulaires et pages de garde en tant que modèles.

Réduire les coûts

En éliminant simplement le papier, l’expédition et les services de courrier, Oracle Primavera Submittal Exchange Cloud Service peut réduire les coûts immédiatement. Vous constaterez peut-être une baisse de 50 % du temps d’administration de votre projet et vous pouvez réduire les erreurs et les retards liés aux documents qui affectent votre budget et votre planning. Au lieu de passer des jours ou des semaines à compiler et à copier des éléments pour la clôture du projet, vous pouvez demander et compiler une archive en quelques étapes simples afin qu’elle soit disponible sous 24 heures. Cette archive électronique fournira instantanément, un accès hors ligne aux documents de clôture dans un format permettant la recherche, qui conserve les éléments organisés tels qu’ils l’étaient dans votre projet.

Associée aux avantages de gain de temps décrits ci-dessus, cette solution peut réduire le temps consacré aux tâches administratives au quotidien. La réduction de ces coûts diminue le coût total du projet pour le propriétaire et peut aider les entreprises à faire en sorte que leurs offres restent compétitives.

Renforcer la responsabilisation

L’utilisation du circuit automatisé permet de renforcer la responsabilité parmi les membres de l’équipe de projet. En tant que chef de projet, vous pouvez configurer un workflow uniquement destiné à votre équipe, afin de rationaliser le processus de revue des soumissions, de demandes d’information, demandes de modification et autres documents. Vous pouvez ainsi suivre les revues, les approbations et les réponses et réduire les risques générés par des informations tardives ou manquantes. Consultez l’historique des versions étape par étape dans toute la documentation afin d’identifier les problèmes spécifiques et les points de blocage. Les membres de l’équipe reçoivent des rappels et des notifications automatiques par e-mail lorsque des éléments sont déposés, terminés ou risquent d’être en retard.

Équipe Customer Success dédiée

Un responsable du succès client (customer success manager - CSM) dédié est désigné pour votre projet. Il configure votre projet, apporte des ajouts ou des modifications sur demande et répond à vos éventuelles questions. Tous les membres de l’équipe de projet ont accès à un support technique illimité par téléphone et e-mail pendant toute la durée du projet. L’équipe CSM d’Oracle organise des sessions de formation en ligne hebdomadaires en direct pour les équipes de conception et de construction. Des sessions de formation individuelles supplémentaires avec votre CSM sont disponibles, le cas échéant.

Conçu pour la collaboration

Toutes les parties prenantes, notamment les architectes, les responsables de chantier, les entrepreneurs généraux, les consultants, les concepteurs, les ingénieurs et les sous-traitants, peuvent être impliquées et accéder aux éléments dont elles ont besoin. En tant que chef de projet, vous pouvez définir les autorisations et la sécurité pour les autoriser à accéder uniquement à ce dont ils ont besoin.