Qu'est-ce que la gestion des stocks ?

La gestion des stocks est le processus de gestion du flux des biens au sein d'une entreprise dans un cycle continu de commandes, de stockage, de production, de vente et de biens de restockage. La gestion des stocks s'effectue généralement à deux niveaux : gestion des stocks agrégés et emplacement de stockage ou gestion des stocks par niveau d'articles. Pour déterminer leur stratégie de gestion des stocks, les entreprises font des compromis entre la réduction du montant des liquidités liées aux stocks et la détention de stocks supplémentaires afin d'optimiser l'efficacité du service à la clientèle ou de la production.

La stratégie de stock implique la gestion des stocks au niveau de l'article par le biais de stratégies telles que le stock de sécurité (décrit plus loin) et le contrôle des stocks par le biais de stratégies comme la classification ABC, pour hiérarchiser les taux de réapprovisionnement qui prennent en compte les attributs au niveau de l'article, notamment la valeur de consommation, les tailles de lots et les délais de commandes.

Le stock peut être classé en trois catégories : matières premières/composants, produits en cours d'élaboration et produits finis. Les entreprises de fabrication achètent des matières premières ou des composants, les stockent jusqu'à ce qu'ils soient prêts pour la production et les transforment en produits finis. Les entreprises non manufacturières, telles que les distributeurs en gros et les détaillants, stockent des produits finis à vendre aux consommateurs finaux.

Toutes les entreprises doivent trouver un équilibre entre leurs niveaux de stocks et la demande car le stock utilise la trésorerie d'une entreprise et entraîne des coûts de portage. Quel que soit le type d'entreprise, les entreprises doivent garder un contrôle strict sur leurs stocks pour conserver de la trésorerie tout en s'assurant qu'elles disposent de suffisamment de stock pour respecter les programmes de production ou la demande client prévue et les commandes réelles.

Avantages de la gestion des stocks

La gestion du stock est complexe et varie en fonction de votre secteur, de votre fonction dans l'entreprise et du type d'article géré. Décider comment planifier et gérer les stocks est un effort collaboratif rempli d'échanges, de risques et de récompenses.

Aucune entreprise n'est identique. Selon leur modèle économique, les entreprises utilisent des méthodes différentes pour gérer leur stock. Le stock coûte de l'argent à l'entreprise mais il peut être nécessaire de disposer d'un stock de sécurité pour maintenir des niveaux de service supérieurs et ainsi éviter les ruptures de stocks et optimiser l'efficacité opérationnelle. Les fabricants qui effectuent des opérations onéreuses sur leurs machines ou chères en personnel conservent parfois un excédent de stock afin d'éviter de supprimer ces opérations par manque de stock, ce qui coûterait encore plus cher à l'entreprise.

Presque toutes les entreprises conservent des stocks de sécurité pour se prémunir face aux changements inattendus de l'offre et la demande. Ainsi, l'inventaire fonctionne comme une protection contre les imprévus et comme un tampon contre les arrêts de production. Le stock de sécurité représente un équilibre entre le service et les taux d'exécution (le pourcentage de commandes clients qu'une entreprise peut envoyer immédiatement du stock) et le coût complémentaire lié à la commande et à la détention de stock supplémentaire. Par conséquent, manquer de stock donne lieu à des ruptures de stocks, ce qui peut nuire à une entreprise, en particulier si les clients ont d'autres options telles que le e-commerce où l'exécution rapide des commandes est attendue. Les ruptures de stocks représentent une perte de revenus et peuvent nuire à la fidélité des clients.

Les fabricants contrôlent généralement les stocks, tels que les niveaux minimum et maximum des stocks et les points de commandes dans leur système ERP. Les distributeurs établissent les points de commande de manière décentralisée, donnant ainsi à chaque centre de distribution la possibilité de déterminer ses niveaux de stock en fonction de facteurs locaux ou de méthodes basées sur la demande. Les facteurs locaux peuvent comprendre la demande des niveaux de références des produits, les délais ou les modèles saisonniers. Les méthodes basées sur la demande peut comprendre des données de point de vente de leurs clients de détail. De nombreuses entreprises d'approvisionnement prennent les remises tarifaires dans leur stratégie d'achat et peuvent acheter plus d'approvisionnement que nécessaire pour obtenir des niveaux de prix plus intéressants.

Gestion des stocks : implications financières

La gestion des stocks implique de faire des compromis entre les revenus, les coûts et les risques. Classé dans le bilan comme un compte actif, le stock consomme la trésorerie de l'entreprise. Une attention particulière doit être accordée à la durée du cycle de conversion de trésorerie, c'est-à-dire le délai entre l'achat de matières premières (dans le cas d'un fabricant) ou de marchandises (pour un grossiste ou un détaillant) et la vente finale de produits finis et l'encaissement des paiements des clients.

Pendant ce temps, la trésorerie reste bloquée et les entreprises doivent s'assurer que leurs stocks soient vendus en temps opportun (il s'agit des rotations de stock) pour ramener de la trésorerie à l'entreprise. Un stock lent entraîne des coûts d'entreposage, des risques et nuit au flux de trésorerie d'une entreprise. En conséquence, les entreprises ont besoin d'un processus strict pour s'assurer que le niveau d'investissement en stock est conforme au niveau attendu de la demande des clients.

La gestion du stock requiert également une gestion rigoureuse des coûts pour prendre en charge à la fois le reporting de gestion interne et le reporting financier légal. Les coûts de stock utilisés dans la production doivent être conformes aux méthodes de valorisation par absorption permettant d'affecter la main-d'œuvre directe et indirecte et les frais généraux aux produits lorsqu'ils prennent forme sur la ligne de production. Quant aux produits finis, également appelés stocks de marchandises, ils nécessitent d'allouer tous les coûts associés à leur préparation à la vente.

Ces coûts peuvent inclure le transport, la main-d'œuvre ainsi que d'autres dépenses de gestion. De plus, la somme de tous les stocks de l'entreprise est utilisée pour déterminer la ligne de stock du bilan et le coût des marchandises vendues sur le compte de résultat.

Quels sont les différents types de systèmes de gestion des stocks ?

Les entreprises utilisent divers systèmes de gestion des stocks, selon leurs opérations, leurs complexités ou leurs besoins. Les trois principaux systèmes de gestion des stocks sont par exemple manuels, périodiques et permanents. Les systèmes permanents sont les systèmes de gestion des stocks les plus avancés et les plus précis, tandis que la méthode manuelle est le moyen le moins sophistiqué de superviser les opérations d'inventaire.

Système d'inventaire manuel: cette méthode de gestion des stocks dépend du comptage physique des articles et de l'enregistrement des détails sur papier ou dans une feuille de calcul. Ce processus est largement utilisé par les petites entreprises qui n'ont pas adopté de solutions logicielles de gestion des stocks.

Système de gestion des stocks périodiques : il s'agit d'un système de gestion des stocks dans lequel l'inventaire est effectué à la fin d'une période comptable plutôt qu'après chaque vente et achat. C'est un système relativement simple plus adapté aux petites entreprises avec moins de marchandises.

Système d'inventaire permanent: le système est le plus sophistiqué et exploite des solutions logicielles automatisées pour fournir des informations en temps réel. Dès qu'un stock entre dans une installation, qu'il est déplacé, vendu, utilisé ou écarté, le système d'inventaire mettra à jour les soldes immédiatement grâce à des scans d'appareils manuels qui analysent les codes-barres des articles ou les étiquettes RFID.

Système de radio-identification (RFID) et systèmes de gestion d'inventaire

La radio-identification est un système de suivi technologique qui prend en charge des systèmes de gestion des stocks. Les systèmes de radio-identification utilisent des étiquettes spéciales reliées à chaque article afin de suivre son parcours. La radio-identification simplifie la gestion du stock grâce au scan des produits nouvellement arrivés dans le système ou des envois à l'aide de scans mobiles. Les étiquettes de radio-identification peuvent être actives et transmettre un signal continu ou passive et requiert que des lecteurs physiques suivent les articles. Les étiquettes de radio-identification sont idéales pour fournir des données en temps réel et des informations sur l'emplacement du stock à tout moment.

Gestion des stocks ou inventaire tournant

L'inventaire tournant est une méthode de freins et contrepoids permettant de confirmer que les inventaires physiques correspondent aux enregistrements de stocks d'une entreprise. Le comptage périodique de produits individuels tout au long de l'année garantit la précision des quantités de stocks et de sa valeur.

Disposer d'un système précis de suivi des quantités de stocks est essentiel pour gérer l'offre et la demande et garantir un niveau élevé de service client et pour planifier la production.

Plutôt que de tirer parti des systèmes de gestion des stocks, vous pouvez réaliser un inventaire tournant pour effectuer des inventaires physiques complets. Les entreprises peuvent également utiliser les deux techniques en regard pour vérifier les quantités et les valeurs d'inventaire. La gestion des stocks prend en charge l'inventaire tournant en série.

Exemples de gestion des stocks - Cas d'utilisation du secteur

Bien que la gestion des stocks soit fréquente dans la plupart des secteurs, certains secteurs ont des exigences uniques qui justifient des systèmes spécialisés. Des exemples notables sont les services d'alimentation (restaurants) et la vente au détail.

Gestion des stocks au détail

Aujourd'hui, les détaillants doivent offrir des options d'achat client très flexibles pour les marchandises offertes sur différents canaux. En raison de la concurrence intense des grands fournisseurs d'e-commerce et des clients exigeants, les détaillants ont dû mettre en place un modèle économique mixte, associant magasins physiques et expériences d'achat en ligne, appelées ventes au détail omnicanal.

Le multicanal offre aux acheteurs des options flexibles telles que la commande en magasin, l'envoi à domicile, l'achat en ligne, le retour en magasin ou l'envoi d'un distributeur vers un magasin point relais. L'objectif est de proposer une excellente expérience client d'un bout à l'autre, ce qui pourrait faire la différence entre la réussite et la sortie de l'entreprise.

Pour offrir la meilleure expérience client sur tous les canaux, les détaillants doivent disposer d'une visibilité en temps réel sur leurs stocks disponibles afin de s'assurer que l'expérience d'achat client génère des commandes. Les ruptures de stock empêchent non seulement le passage de commandes spécifiques mais les clients frustrés sont également très susceptibles de rechercher des articles similaires dans le magasin ou le site Web d'un concurrent. La fidélité est fugace est le changement de marque est courant. Les clients perdus peuvent potentiellement ne jamais revenir et ainsi affecter les ventes futures.

Par conséquent, les détaillants doivent gérer leurs stocks de manière très minutieuse pour affiner la ligne entre avoir suffisamment de stock pour répondre au pourcentage le plus élevé de commandes client et ne pas avoir trop de stock car cela limite leur flux de trésorerie et risque de laisser du stock à la fin d'une saison d'achat qui risque d'être invendu. Le logiciel de gestion des stocks de détail (associé aux systèmes de gestion des commandes) permet aux détaillants de réagir rapidement aux changements de comportement d'achat et d'ajuster leurs stratégies de canal et leurs niveaux de stock.

Gestion des stocks dans la restauration

La gestion de l'inventaire des restaurants est unique en ce sens qu'elle doit fournir une surveillance en temps réel des ingrédients car beaucoup sont frais, ont des vies courtes et sont soigneusement tracés jusqu'à la consommation. Le système doit également surveiller attentivement les niveaux de stock, déclencher des commandes de réapprovisionnement, enregistrer de nouvelles réceptions de stock et gérer les coûts des menus.

La gestion des ingrédients frais comprend des défis inhérents et aide les gestionnaires à surveiller de près leur durée de conservation afin d'éviter le gâchis. Au mieux, le gâchis entraîne des pertes d'argent ; au pire, cela peut provoquer des intoxications alimentaires et déclencher des actions de la part des autorités sanitaires.

Le logiciel de gestion du stock peut aider les restaurants à gérer leurs défis spécifiques. En reliant automatiquement les ventes aux niveaux de stock, les restaurants peuvent avoir une vue complète de leurs commandes, de la consommation, des informations sur les stocks d'ingrédients, éviter les pertes et gérer leurs marges. Le logiciel de gestion des stocks réduit également le temps consacré aux tâches administratives en envoyant des alertes aux responsables concernant les expirations potentielles de durée de conservation, en automatisant la réorganisation lorsque les articles dépassent leurs dates de péremption ou sont en dessous des niveaux de réapprovisionnement définis.

Logiciel de gestion des stocks

Les systèmes cloud innovants de gestion des stocks offrent des fonctionnalités complètes de gestion des matières qui gèrent efficacement les flux de marchandises au sein de votre entreprise et de son réseau d'approvisionnement mondial. Associés aux systèmes de gestion d'entrepôt, ils offrent une visibilité précise et opportune sur les niveaux de stock, les plans de réapprovisionnement et les taux de couverture des commandes et tout cela a une incidence sur la satisfaction client. Associés aux systèmes de planification de la supply chain, ils éliminent les approximations de la gestion des stocks en mettant en correspondance la demande et l'approvisionnement grâce à l'optimisation des niveaux de stock, à l'augmentation des taux de remplissage des commandes, à la garantie des cycles de production sur programme et à l'amélioration de l'utilisation du fonds de roulement.

Visibilité sur les stocks

L'un des principaux avantages des solutions cloud novatrices de gestion des stocks est leur capacité à fournir une visibilité en temps réel des stocks sur plusieurs noeuds de la supply chain, tels que les installations de production, les fournisseurs, les marchandises en transit et les centres de distribution. Cela donne aux décideurs les informations dont ils ont besoin pour maintenir la satisfaction des clients. C'est particulièrement important pour les entreprises qui ont des réseaux d'approvisionnement étendus, une demande variable et une concurrence intense.

Une vue en temps réel des niveaux de stockage et de leur emplacement permet de mieux gérer les plannings de production et le traitement des commandes client. Par exemple, si une livraison est suspendue en raison de problèmes de transport, les responsables peuvent combler le déficit temporaire en transférant le stock d'un centre de distribution à un autre où des niveaux de demande plus élevés justifient d'avoir plus de stock.

Grâce aux données en temps réel sur les commandes et associés au logiciel de planification de la supply chain il aide les planificateurs à déterminer la quantité d'un article particulier dont ils ont besoin, son emplacement et la fréquence à laquelle ils doivent effectuer des réapprovisionnements pour répondre aux niveaux de demande et de production réels et prévus.

Planification intégrée de la supply chain

Les supply chains complexes défient les entreprises afin d'aligner l'offre sur la demande et de déterminer les niveaux de stock avec plus de précision. Les solutions sophistiquées de planification de la demande peuvent aider à utiliser des algorithmes élaborés qui intègrent des scénarios multiples parmi lesquels des associations d'articles et de lieux ainsi que les politiques de stocks pour générer un plan optimal de la demande. Les scénarios de simulation jouent un rôle essentiel pour garantir que les niveaux de stocks planifiés suffiront à répondre à la demande des clients, à éviter les ruptures de stock et à assurer la résilience.

Le plan optimal des besoins intégré à la supply planning dans le plan de demande doit pouvoir prendre en charge la complexité des supply chains mondiales et déterminer les besoins en matières premières et stocks de composants pour la production. Enfin, les systèmes de planification aident à déterminer les politiques en matière de stocks afin de fixer les niveaux de stock de sécurité (stock excédentaire utilisé comme tampon contre l'incertitude d'offre et de demande) en extrayant essentiellement les conjectures des décisions de stock et leur impact négatif potentiel sur le flux de trésorerie.

La planification d'entreprise intégrée associe les prévisions statistiques aux signaux de demande réels pour fournir des prévisions à jour et des niveaux de stock correspondant aux niveaux de service client souhaités ou cibles. Il vous aide à gérer l'incertitude concernant la demande et les délais des fournisseurs. Les commandes de réapprovisionnement sont générées chaque fois qu'une position de stock tombe sous un seuil minimum. Ces commandes intègrent des délais estimés pour garantir des niveaux de stock adéquats. En fonction de la politique de stock spécifiée, la commande de réapprovisionnement peut être une quantité fixe de commande ou une quantité calculée, calculée comme une différence entre le seuil maximum et la position de stock et peut être ajustée en fonction des quantités minimales de commande.

Gestion des stocks dans le cloud - Où en êtes-vous dans votre parcours ?

Si vous êtes prêt à en savoir plus sur la gestion moderne des stocks, un bon point de départ consiste à vous poser les questions suivantes :

• Optimisons-nous notre stock en l'harmonisant avec la planification de l'offre et de la demande ?
• Utilisons-nous les bonnes stratégies de gestion des stocks pour minimiser les coûts des stocks et optimiser le service client ?
• La fragmentation du stock entrave-t-elle notre capacité d'exécution ?
• Comment gérons-nous nos stocks de sécurité ?
• Quel est le montant de notre fonds de roulement en stocks ?
• Comment pouvons-nous améliorer nos rotations de stocks ?
• Comment la disponibilité des stocks soutient-elle nos objectifs de satisfaction client ?

De nombreuses entreprises utilisent encore des feuilles de calcul ou des anciens systèmes rigides pour certains ou tous les aspects de la gestion des stocks. Bien que cette approche puisse sembler adéquate, les technologies plus anciennes peuvent entraîner des résultats commerciaux non optimaux. Pour rivaliser avec les supply chains complexes d'aujourd'hui et réagir de façon adéquate aux perturbations inévitables, vous avez besoin de solutions cloud novatrices qui partagent des informations en temps réel pour une meilleure harmonisation entre la planification, la production et une vue intégrée de votre stock.

Les suites de gestion intégrée de la supply chain (SCM) basées sur le cloud aident les entreprises à développer des synergies entre leur planification et leur gestion des stocks, ainsi que d'autres fonctions essentielles de la supply chain, telles que l'approvisionnement, la fabrication, la logistique et la gestion des commandes. Le résultat : meilleure efficacité, service client et meilleures marges de profits.

Où en êtes-vous dans votre parcours de gestion intégrée des stocks ? En quoi pouvons-nous vous aider ?