Berechnung der Kapitalrendite (ROI) von ERP

Bevor Unternehmen ein Projekt zur Einführung von ERP-Anwendungen (Enterprise Resource Planning) starten, müssen sie einen Business Case entwickeln. Dieser sollte konkrete Ziele, den Nutzen und die Kosten der neuen Implementierung sowie eine Berechnung der Kapitalrendite (ROI) enthalten. Bei der ROI-Bewertung sind die Implementierungskosten zu berücksichtigen, darunter Schulungen für Mitarbeiter, Beeinträchtigungen des Arbeitsablaufs und weitere operative Hürden, im Verhältnis zu den Vorteilen – insbesondere den finanziellen –, die die neuen Anwendungen liefern.

Entscheidend ist, dass der Business Case konsequent auf die Unternehmensziele ausgerichtet ist. Dies gelingt, indem konkrete geschäftliche Veränderungen klar mit potenziellen Vorteilen verknüpft werden, sodass alle an der Implementierung Beteiligten – von Führungskräften bis zu Endanwendern – den Erfolg erkennen bzw. messen können. Zudem reicht es nicht aus, lediglich festzustellen, dass das Unternehmen durch die Konsolidierung von Beschaffungsprozessen möglicherweise 800.000 US-Dollar einsparen kann. Es muss auch klar definiert sein, wer die Verantwortung dafür trägt, dass sich die Geschäftsprozesse parallel zu den Systemänderungen tatsächlich verbessern.

So berechnen Sie die Kapitalrendite (ROI) von ERP

Bevor Unternehmen ein neues ERP-System implementieren, müssen sie den potenziellen Nutzen im Verhältnis zu den Gesamtkosten ermitteln und quantifizieren. Diese Analyse können Unternehmen nur selten allein durchführen. Sie greifen daher auf Berater und/oder die ERP-Anbieter selbst zurück, die Branchen- und Technologieexpertise, Kenntnisse verschiedener Funktionsbereiche wie Finanzen, Planung und Fertigung sowie Erfahrung aus vergleichbaren Projekten mitbringen.

Diese Experten stimmen sich mit der Unternehmensleitung über Ziele und Umfang der Implementierung ab und führen anschließend sogenannte Discovery-Workshops mit Mitarbeitern aus dem gesamten Unternehmen durch. Auf Basis dieser Erkenntnisse folgt die Analysephase, in der Effizienz und Effektivität einzelner Funktionen bewertet und Potenziale für Kosteneinsparungen, Umsatzwachstum und Risikominimierung identifiziert werden. Abschließend erstellen sie einen Business Case, der die übergeordneten Unternehmensziele darlegt und operative Hürden aufzeigt, die für eine digitale Transformation überwunden werden müssen. Der Business Case umfasst Nutzen, Erfolgskriterien und konkrete Maßnahmenpläne und dient Analysten als Grundlage für die ROI-Berechnung. Schulungen für Mitarbeiter und eine hohe Benutzerfreundlichkeit der Anwendungen sind entscheidend, um den ROI eines neuen ERP-Systems zu maximieren.

Spezifischere Elemente einer ERP-System-ROI-Berechnung finden Sie hier.

1. Prozesse bewerten. Überprüfen Sie Ihre Geschäftsprozesse und Workflows, um Abläufe zu identifizieren, die Arbeit verlangsamen oder doppelt ausführen – wie z. B. Finanzprozesse mit manueller Dateneingabe oder aufwendige IT-Abläufe durch veraltete Software. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um Einsatzmöglichkeiten für KI zur Verbesserung von Geschäftsprognosen zu prüfen oder cloudbasierte Finanzsoftware einzuführen, um IT-Teams von Wartungsaufgaben zu entlasten und stärker auf wertschöpfende Tätigkeiten zu fokussieren.
2. Nutzen eines verbesserten ERP-Systems ermitteln. Schätzen Sie die zu erwartenden Vorteile über einen definierten Zeitraum – üblich sind fünf bis zehn Jahre. Zu den messbaren Vorteilen zählen unter anderem ein schnellerer Finanzabschluss, verbesserte Finanzprognosen, geringere Lagerbestände mit positiver Wirkung auf den Cashflow sowie reduzierte Personalkosten durch Prozessautomatisierung.
3. Investitionskosten bestimmen. Für die ROI-Ermittlung müssen unter anderem Beratungskosten, laufende Software-Abonnements oder Lizenzgebühren, Integrationskosten, Implementierungs-, Schulungs- und Testkosten sowie Hardwarekosten berücksichtigt werden. Die Höhe der Investition variiert je nach Unternehmen, abhängig von der Anzahl der Nutzer und davon, ob das ERP-System einzelne Bereiche wie Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung abdeckt oder zusätzlich Finanzplanung, Bestandsmanagement, Fertigung, Beschaffung und weitere Funktionen umfasst.

ERP-ROI-Formel

Die ERP-ROI-Formel ist einfach, doch die für eine präzise Berechnung erforderlichen Zahlen zu ermitteln, kann schwierig sein. Bei der ERP-Einführung gibt es zwei zentrale Phasen: die anfängliche Kauf- und Implementierungsphase sowie die laufende Nutzung des Systems. Letztere umfasst zahlreiche Faktoren, wie z. B. Schulungen, die Einarbeitung der Mitarbeiter in Funktionen und Nutzen sowie die kontinuierliche Optimierung von Analyseergebnissen, damit Führungskräfte in Echtzeit präzise Informationen für bessere Entscheidungen erhalten.

Die grundlegende Formel zur Berechnung des ROI lautet:

ROI = (Gesamtwert der Investition – Gesamtkosten der Investition) / Gesamtkosten der Investition × 100

Der erste Schritt ist die Berechnung der Gesamtkosten der Investition beziehungsweise die Gesamtbetriebskosten (TCO). Diese ergibt sich aus folgender Formel:

TCO = Kaufpreis + Implementierungskosten + Betriebskosten über einen Zeitraum von mehreren Jahren (häufig fünf bis zehn Jahre).

Vereinfacht ausgedrückt beschreibt der ERP-ROI das Verhältnis der durch eine ERP-Investition erzielten Erträge (in Geldwerten) zu den Gesamtbetriebskosten (TCO). Dieses Verhältnis wird als Prozentsatz angegeben. Die TCO umfassen sowohl die anfänglichen Systemkosten als auch die über die Zeit anfallenden Kosten, bei cloudbasierten Systemen wie beispielsweise die Abonnementgebühren über die gesamte Laufzeit. Je höher das Verhältnis von Erträgen zu TCO, desto besser ist der ROI.

Wichtigste Erkenntnisse

• Die Berechnung der Kapitalrendite Ihrer ERP-Investition ist komplex, doch ohne diese Zahlen erkennen Führungskräfte oft nicht die Dringlichkeit eines Upgrades, und Mitarbeiter unterstützen notwendige Änderungen an Workflows und Prozessen nicht immer.
• Cloudbasierte ERP-Systeme sind günstiger in Implementierung und Betrieb als On-Premises-Lösungen, bieten sofortige Vorteile und verteilen die Systemkosten über einen längeren Zeitraum.
• Zudem gehen viele ERP-Upgrades über die Finanzfunktionen hinaus und umfassen auch Beschaffung, Bestandsmanagement, Projektmanagement und sogar die Fertigung.

ERP-Vorteile für Unternehmen

Wie eine Hausrenovierung kann auch ein ERP-Upgrade zunächst abschreckend wirken. Wer darauf verzichtet, verschafft Mitbewerbern einen Vorsprung. Diese arbeiten effizienter und treffen bessere finanzielle und operative Entscheidungen. Häufig geschieht dies in Echtzeit, auf Basis von Daten aus dem gesamten Unternehmen. Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über die Vorteile, die ein modernes ERP-System bietet.

• Mehr Flexibilität gewinnen. Moderne, cloudbasierte ERP-Systeme sind modular aufgebaut. Unternehmen können daher genau die Komponenten einführen, die sie benötigen, und zwar zum passenden Zeitpunkt statt in einer umfangreichen Einmalimplementierung. So lassen sich beispielsweise Accounting Hub, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Reisekostenmanagement und weitere Finanzmodule implementieren, während Beschaffung, Projektmanagement und andere Funktionen zu einem späteren Zeitpunkt folgen.
• Buchhaltung vereinfachen, Prozesse verschlanken und Fehler reduzieren. Die Automatisierung einfacher, wiederkehrender Aufgaben wie der Dateneingabe beschleunigt den Finanzabschluss, senkt Kosten und schafft Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten. Die meisten Buchungsfehler entstehen durch manuelle Eingriffe. Genau hier entfaltet automatisierte Finanzsoftware ihren größten Nutzen. Ein hoher Automatisierungsgrad und eine enge Systemintegration reduzieren manuelle Arbeitsschritte und damit auch Fehler deutlich.
• Finanzdaten in Echtzeit nutzen. Werden Finanzdaten in einer zentralen Datenbank zusammengeführt, erhalten Unternehmen eine vollständige und aktuelle Sicht auf ihre finanzielle Leistung, einschließlich Kosten, Umsätzen und Profitabilität. Auf Basis vordefinierter Analysen können Finanzteams wichtige Leistungskennzahlen wie Lagerumschlag, Gewinnmargen oder Working Capital in Echtzeit verfolgen. So verbringen Teams weniger Zeit mit Abstimmungen und mehr Zeit mit Projekten, die echten Mehrwert für das Unternehmen schaffen.
• Betriebs- und Lagerkosten senken. Durch die Verknüpfung der Bestandsverwaltung mit anderen Unternehmensbereichen wie Finanzplanung und Bedarfsprognosen erhalten Unternehmen eine bessere Kontrolle über ihre Lagerbestände. Moderne ERP-Systeme können neue Artikel bei Bedarf automatisch nachbestellen oder Einkaufsleiter benachrichtigen. Optimierte Bestandsniveaus senken die Betriebskosten, indem sie sowohl zu geringe Lagerbestände vermeiden, die zu Umsatzverlusten führen, als auch Überbestände, die höhere Lager- und Abschreibungskosten verursachen. Zudem verbessern moderne ERP-Systeme die Transparenz bei Lieferantenpreisen und -leistungen und unterstützen Manager dabei, bessere Konditionen und Lieferzeiten auszuhandeln.
• Beschaffung konsolidieren. Unternehmen, die genau wissen, wofür sie beispielsweise bei Büromaterial Geld ausgeben, können Einkäufe auf wenige Lieferanten bündeln und bessere Preise verhandeln. Steht Mitarbeitern ein zentrales, benutzerfreundliches Beschaffungsportal zur Verfügung, das sie zu diesen Lieferanten führt und Genehmigungen automatisiert, lassen sich Kosten senken und eine zentrale Datenbasis zur Ausgabenanalyse schaffen.
• Mit dem Wachstum des Unternehmens skalieren. Wachsende Unternehmen benötigen ein ERP-System, das sich flexibel skalieren lässt, um steigende Transaktionsvolumina sowie zeitweise Spitzen und Rückgänge der Geschäftstätigkeit zuverlässig zu unterstützen.

Materielle vs. immaterielle Renditen bei ERP-Investitionen

„Harte“ ERP-Vorteile lassen sich leicht quantifizieren, da sie mit messbaren Werten verbunden sind, wie z. B. geringeren Kosten oder schnelleren Reaktionszeiten auf Kundenanfragen. Dazu zählen unter anderem reduzierte Personalkosten, höhere Produktivität und verbesserte Reaktionszeiten im Kundenservice.

„Weiche“ oder immaterielle Erträge sind schwerer zu messen. Hierzu gehören eine höhere Mitarbeitermotivation und eine bessere Mitarbeiterbindung, insbesondere wenn moderne ERP-Systeme einfach zu bedienen sind und monotone manuelle Tätigkeiten entfallen. Ebenfalls dazu zählt eine stärkere Markenwahrnehmung bei Kunden, wie z. B. durch mehr Wahlmöglichkeiten und besseren Service, zum Beispiel durch optimierte Bestellprozesse und eine verbesserte Sendungsverfolgung. Auch wenn sich diese immateriellen Vorteile nur schwer berechnen lassen, sollten sie Entscheidungsträgern als Teil der formalen Business-Argumentation für ein neues ERP-System präsentiert werden.

So verbessern Sie die Kapitalrendite von ERP

Unternehmen entscheiden sich aus unterschiedlichen Gründen für ein ERP-Upgrade, vor allem jedoch, um die vielen Vorteile der Cloud zu nutzen. Dazu zählen das abonnementbasierte Preismodell, regelmäßige Funktionsupdates, Sicherheits- und Skalierungsvorteile sowie die Tatsache, dass Cloud-Anbieter die komplette Systemwartung übernehmen. Im Folgenden finden Sie die Schritte, mit denen Unternehmen den ROI ihres ERP-Systems bewerten und feststellen können, ob ein Upgrade sinnvoll ist.

1. KPIs im Zusammenhang mit der Implementierung verfolgen. Dazu zählen geschäftliche Kennzahlen wie die Zuverlässigkeit von Finanzprognosen, Margen bei Projekten, die mit dem ERP-System gesteuert werden, Lagerumschlag und Produktivität. Hinzu kommen Bewertungen der Anwendungen selbst, wie z. B. zu Reporting- und Analysefunktionen, Benutzerfreundlichkeit und Systemleistung.
2. ERP-gestützte Geschäftsprozesse abbilden. Prozesslandkarten stellen die einzelnen Schritte eines Prozesses von Anfang bis Ende visuell dar. Sie sind entscheidend, um manuelle Tätigkeiten zu identifizieren sowie Potenziale für Automatisierung und Effizienzsteigerungen aufzudecken.
3. Leistungslücken und Verbesserungspotenziale identifizieren. Eine Gap- oder Bedarfsanalyse vergleicht den aktuellen mit dem angestrebten Zustand eines Unternehmens. Bei der Bewertung des ROI von ERP-Systemen kann dies bedeuten, dass Mitarbeiter heute redundante Daten in isolierten Systemen erfassen müssen, während ein neues, integriertes ERP-System diese Doppelarbeit beseitigt. Ältere Systeme verfügen zudem häufig nicht über die notwendige Sicherheit, um aktuellen Cyberangriffen standzuhalten. Werden diese Lücken nicht geschlossen, kann dies Unternehmen und Kunden gefährden.
4. Potenzielle harte und weiche Vorteile sowie Kosteneinsparungen quantifizieren. Durch die Analyse der aktuellen IT-Ausgaben für ERP, einschließlich Wartung, Support, Sicherheit, Upgrades und Integration, lassen sich messbare Kostenvorteile ermitteln. Dazu zählen Ausgaben für Software und Hardware, Disaster Recovery und physische Data-Center-Flächen. Personalkosten umfassen sowohl Mitarbeiter im Finanzbereich, die noch manuelle Prozesse bearbeiten, als auch IT-Fachkräfte und externe Berater, die für Betrieb, Wartung, Integration, Sicherheit und Upgrades der bestehenden ERP-Systeme und der zugrunde liegenden Hardware zuständig sind. Weiche Vorteile lassen sich zwar schwerer messen, sind jedoch real. Dazu gehören die Attraktivität für qualifizierte Fachkräfte, die mit moderner Software arbeiten möchten, sowie verbesserte Kundenbeziehungen durch präzise und aktuelle Informationen zum Bestellstatus.

Erste Schritte bei der Implementierung von Oracle ERP

Wenn Sie den ERP-Implementierungsprozess mit einem klaren Verständnis des erzielbaren ROI beginnen, können Sie unternehmensweit besser Unterstützung gewinnen, geeignete Change-Management-Maßnahmen etablieren, die die Akzeptanz des neuen Systems erhöhen, und fundiertere Entscheidungen zur Ressourcenverteilung treffen. Unternehmen, die auf Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) umsteigen, profitieren von modernsten Funktionen für Finanzwesen, Fertigung, Beschaffung und weitere Bereiche, die auf der skalierbaren und leistungsstarken Cloud-Infrastruktur von Oracle betrieben werden. Oracle Cloud ERP ist eine integrierte Anwendungssuite, ergänzt durch Oracle Fusion Data Intelligence, die Unternehmensdaten, sofort einsatzbereite Analysen sowie vordefinierte KI- und Machine-Learning-Modelle zusammenführt, um tiefere Einblicke zu ermöglichen und Entscheidungsprozesse zu beschleunigen.

Häufig gestellte Fragen zum ROI von ERP

Wie hoch ist die Erfolgsquote von ERP?
Laut einem Bericht der Panorama Consulting Group aus dem Jahr 2023 gaben 83 % der Unternehmen, die vor der Implementierung eine ROI-Analyse durchgeführt hatten und seit mehr als einem Jahr produktiv waren, an, dass ihre ERP-Projekte den erwarteten ROI erzielt haben.

Wie erzielen wir den bestmöglichen ROI bei unserer ERP-Implementierung?
Vollständig integrierte, cloudbasierte Systeme sind entscheidend für einen hohen ROI, da sie Vorteile in Bezug auf Funktionen, Skalierbarkeit, Sicherheit, Kosten und weitere Aspekte bieten.

Warum ist es schwierig, den ROI von ERP-Systemen zu berechnen?
Die Berechnung des ROI einer ERP-Investition ist anspruchsvoll, da potenzielle Erträge sowohl materiell als auch immateriell sind und nicht alle Unternehmen in der Lage sind, Herausforderungen zu dokumentieren und Vorteile zu quantifizieren.

Ist ERP-Software eine gute Investition?
ERP-Software gilt als eine der wichtigsten IT-Investitionen, da sie zentrale Finanz-, Fertigungs-, Projektmanagement-, Beschaffungs- und weitere Geschäftsprozesse unterstützt und verbessert.