Die Implementierung eines ERP-Systems ist eine wichtige Aktivität für Unternehmen, die sich für die Bereitstellung eines neuen Unternehmenssystems entschieden haben. Dabei spielt es keine Rolle, ob das System eine aktuelle On-Premise-Lösung ersetzt, Funktionen zu einer vorhandenen Cloud-Umgebung hinzufügt oder ob es sich um eine Greenfield-Bereitstellung handelt, die unterschiedliche Tabellen und selbst entwickelte Software unterstützt. Unabhängig davon, welche Art von neuem ERP-System ausgewählt wird, hängt der Erfolg der gewählten Unternehmenslösung – in Bezug auf Benutzerakzeptanz, Prozessausrichtung, Datenqualität und Unternehmensanpassung – von einer erfolgreichen Implementierung ab.
Dieser Erfolg – gemessen durch Verständnis und Erfüllung der Benutzererwartungen, Geschäftsanforderungen, Projektbudgets und -zeitpläne – erfordert eine durchdachte Planung und Ausführung mit erfahrenen und sachkundigen Ressourcen, die nicht nur die technischen Aspekte der neuen ERP-Lösung verstehen, sondern auch die geschäftlichen und kulturellen Aspekte einer Organisation durch den gesamten Implementierungsaufwand navigieren können.
Im Folgenden werden fünf wichtige Schritte und deren unterstützende Aufgaben beschrieben, die ein Unternehmen bei der Weiterentwicklung eines ERP-Implementierungsprojekts befolgen sollte.
Da immer mehr Unternehmen ihre On-Premise-Unternehmensanwendungen in moderne Cloud-Lösungen migrieren, berücksichtigen sie häufig gleichzeitig die Aufgaben, die für ein ERP-Implementierungsprojekt erforderlich sind. Unternehmen durchlaufen eine ERP-Implementierung aus einer Vielzahl von Gründen – um die Kostenstruktur ihrer Anwendungsportfolios zu ändern, das Risiko technologischer Obsoleszenz zu reduzieren, Wachstum zu schaffen und Innovationen voranzutreiben und gleichzeitig die betriebliche Agilität, Resilienz und Effizienz zu erhöhen – ist es wichtig zu verstehen, warum Unternehmensprojekte erfolgreich sind und wie sie scheitern können.
Obwohl es viele verschiedene Wege gibt, Cloud-Anwendungen zu migrieren, ist die Formel für eine erfolgreiche ERP-Implementierung klar. Unabhängig davon, ob Sie einen einzelnen Prozess wie Budgetierung oder alle Ihre Finanzanwendungen und -prozesse in die Cloud verschieben, erfordern ERP-Implementierungen eine sorgfältige Planung mit erfahrenen Ressourcen.
Definieren und richten Sie Projektkategorien für Umfang, Design, Teams und Nachrichten ein.
Zuerst mag das Verwalten einer Cloud-Migration wie jedes andere Geschäfts- und Technologieprojekt aussehen. Die Unterschiede sind jedoch sofort sichtbar, wenn Projektpläne und Ressourcen zugeordnet werden. Zum einen zeigen sich im Vergleich zu den meisten On-Premise-Implementierungen die Vorteile eines Cloud-Projekts frühzeitig.
Wenn der Business Case für ein Cloud-Projekt genehmigt wird, zeichnen sich die Kosten- und Zeitplanvorteile ab. Außerdem weichen hier auch die Aufgaben für Cloud-Projekte von On-Premise-Projekten ab. Kleinere Cloud-Projekte – insbesondere hybride Bemühungen – erhalten Genehmigungen noch schneller und mit weniger Begründung, da sie weniger kosten und keine Kapitalkosten erfordern.
Die Komponenten eines Cloud-Projekts lassen sich in fünf Kategorien einteilen: Projektdefinition, Teams, Design, Rollout und Kommunikation. Damit ein Projekt erfolgreich ist, muss es die Informationen aus allen Kategorien erfassen, bevor es gestartet wird.
Diese Aufgabe bildet die Grundlage für ein Cloud-Implementierungsprojekt. Obwohl es zu akribisch erscheinen mag, wird das Versäumnis, zu diesem Zeitpunkt Klarheit und Details zu liefern, nachgelagerte Probleme verursachen. Eine fundierte Planung am Anfang reduziert das Fehlerrisiko und hilft dem Implementierungsteam, sich auf mögliche Rückschläge vorzubereiten.
Beginnen Sie mit der Absicht des Projekts, indem Sie eine Unternehmensphilosophie mit Ihren übergeordneten Zielen erstellen. Erstellen Sie dann eine Projektroadmap, die Ziele, Umfang, Risiko, ein detailliertes Budget und Personalanforderungen (sowohl intern als auch extern) eindeutig definiert – und die einem allgemeinen Zeitplan und Aufgabenplan zugeordnet ist. Diese Aufgaben ähneln sich bei On-Premise- und Cloud-Implementierungen. Dieser Schritt geht jedoch mit der Cloud schneller voran, da es weniger Aufgaben gibt. Zu den Aufgaben gehören Hardware, Softwareinstallation, benutzerdefinierte Codetests und andere On-Premise-Komponenten.
Mit einem Cloud-Projekt ist der Aufbau eines Teams einfacher. Hardwarearchitekten, benutzerdefinierte Anwendungscodierer, Berichtsersteller oder Softwareinstallierer sind nicht erforderlich. Bei Cloud-Projekten konzentrieren sich Ihre Fähigkeiten und Ihr Fachwissen auf die Konfiguration und Anwendung von Best Practice sowie auf Benutzerrollen und -zuständigkeiten, sodass Sie sowohl Geschäftsprozessberater als auch Datenanalysten benötigen. In dieser Phase ist es wichtig, jede Projektrolle und ihre zugehörigen Zuständigkeiten klar zu definieren.
Zu berücksichtigende Mitgliedschaftsanforderungen: Fügen Sie immer einen dedizierten Projektmanager hinzu, und wählen Sie bei Bedarf Geschäftspartner aus. Wenn Sie derzeit ein On-Premise-Kunde von Oracle sind, sollten Sie das Soar-Programm von Oracle Consulting in Betracht ziehen, um Ihre Cloud-Journey zu beschleunigen. Sie sollten auch ein Lenkungs- oder Exekutivkomitee haben. Suchen Sie einen Executive Sponsor, der sich für den Erfolg des Projekts einsetzt, indem Sie bei Bedarf Hindernisse beseitigen und andere Führungskräfte einbinden.
Betrachten Sie dies als Ihren Plan zum Erfolg. Im Entwurfsdokument enthalten sind die bereitzustellenden Anwendungen, Anwendungen von Drittanbietern sowie zugehörige Systeme, die integriert werden müssen. Das Design muss außerdem detaillierte Datendefinitionen, Benutzeranforderungen und alle betroffenen Geschäftsprozesse enthalten. Für einige dieser Komponenten, wie z.B. das Design des Kontenplans, ist eine erhebliche Planung erforderlich. Das Design von Anfang an zu erstellen ist von entscheidender Bedeutung. Wenn die Entwurfsarbeit im Voraus erledigt ist, können Sie mit den Konfigurationsaufgaben voll durchstarten. Und mit modernen Cloud-Anwendungen wurden diese Aufgaben vereinfacht.
Legen Sie fest, welche Geschäftseinheiten und Geografien in welcher Reihenfolge abgedeckt werden. Geben Sie außerdem die wichtigsten Anforderungen an die Inbetriebnahme und Produktion des neuen Systems an. Das frühzeitige Einrichten dieser Go/No-Go-Meilensteine dient als logische Prüfung des Projektzeitplans. Einige Funktionen sind möglicherweise für eine zukünftige Bereitstellung nach dem ersten Go-Live vorgesehen. Hier sollten Sie auch wichtige Kennzahlen angeben, mit denen Sie das Endergebnis nach dem Go-Live überwachen und bewerten können. Wie in vorherigen Schritten gab es Ähnlichkeiten zwischen Cloud- und On-Premise-Implementierungen. Da die Cloud jedoch einfacher ist, profitieren Sie von einem kürzeren Zeitplan und einer besseren Kontrolle des Umfangs.
Interne Kommunikation ist für den Erfolg Ihres Projekts von entscheidender Bedeutung. Ziehen Sie das Branding des Projekts mit einem Projektnamen und Logo in Betracht, um interne Anerkennung und Bewusstsein in Ihrer gesamten Organisation zu schaffen. Schaffen Sie unternehmensweit ein Bewusstsein und positive Vorhersagen mit regelmäßigen Updates zu den Fortschritten der Implementierung und der Vorteile, die das Unternehmen aus dem Projekt ziehen wird. Veränderungen können hart sein. Durch die Kommunikation von Projektaktualisierungen und -informationen während des gesamten Prozesses können interne Teams sich anpassen und schnell einsteigen.
Mit der Cloud haben Sie den Vorteil einer bewährten Erfolgsbilanz erfolgreicher Implementierungen sowie von Technologie, die bereits von Benutzern genutzt wurde. Die meisten von uns verwenden bereits unsere Smartphones und andere cloudfähige Anwendungen und Plattformen, sodass der Wechsel von On-Premise-Systemen des letzten Jahrhunderts zu modernen Cloud-Anwendungen natürlich, intuitiv und aufregend ist.
Erfahren Sie, wie Sie mit Oracle Soar den Wechsel in die Cloud automatisieren können
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Caesars Entertainment setzt auf die Cloud. Vor Kurzem hat der Gaming- und Hospitality-Gigant seine Finanzabläufe von einem 30 Jahre alten On-Premise-System auf Oracle Fusion Cloud ERP und Oracle Fusion Cloud EPM verlagert. Michael Mann, Vice President of Finance Transformation bei Caesars, bietet diese 11 Tipps für eine erfolgreiche Migration:
Konfigurieren und integrieren. Daten und Berichte bewerten Bewerten Sie Erweiterungen.
Wenn die Vorarbeiten abgeschlossen sind, ist es an der Zeit, das Projektdesign zu implementieren. Dies ist der größte Teil der Arbeitslast in Bezug auf Budget, Zeit und Aufgaben. Die Implementierung des Cloud-Projekts erfordert weitaus weniger Aufgaben als eine herkömmliche On-Premise-Lösung. Nicht mehr erforderliche Aufgaben umfassen Hardwareaktivitäten, benutzerdefinierte Codierung, Laden und Patchen von Software sowie die meisten (aber nicht alle) Tests und Schulungen. Die Implementierung eines Cloud-Projekts umfasst in der Regel vier (und manchmal fünf) Hauptaktivitäten, auf die das Akronym CIDER verweist.
Erfahren Sie, wie Sie mit Oracle Cloud ERP die Flexibilität erhalten, neue Geschäftsmodelle und -prozesse schnell einzuführen. So können Sie Kosten senken, Prognosen schärfen und schneller Innovationen schaffen.
Cloud-Anwendungen konzentrieren sich auf die Konfiguration und nicht auf die Anpassung. Das bedeutet, dass es wichtig ist, Datenstrukturen und Hierarchien, Organisationen sowie Benutzerrollen und -zuständigkeiten frühzeitig in einem Projekt zu konfigurieren. In den meisten Cloud-Migrationen können wichtige Geschäftsaktivitäten schnell eingerichtet und dann mit den bereitgestellten Standardgeschäftsprozessen und deren Workflows gekoppelt werden.
Gehen Sie von Integrationsarbeit aus. Nur wenige Lösungen umfassen alle Geschäftsfunktionen, insbesondere in großen Unternehmen. Durch die Integration von Lösungen von Drittanbietern oder Legacy-Systemen in Cloud-Anwendungen bleiben frühere Investitionen und einzigartige Funktionen erhalten. In diesem Bereich sollten Sie mit Ihren IT-Kollegen im Projektteam zusammenarbeiten, da sie möglicherweise über vorhandene Integrations-Frameworks verfügen. Viele Unternehmen nutzen Oracle Integration Cloud, um erforderliche Integrationen zu optimieren und zu vereinfachen.
Der Wechsel von On-Premise-Systemen erfordert das Verschieben von Daten in die Cloud. Nachdem die Datenmenge und ihre Definition definiert wurden, erfordert diese Implementierungsaufgabe ETL-Kenntnisse (Extrahieren, Transformieren und Laden), die Datenqualitäts- und Normalisierungsaufgaben abdecken. Bei komplexen Datenszenarios sollten Sie die Verwendung von Oracle Enterprise Data Management Cloud in Erwägung ziehen, um Konsistenz zwischen Unternehmensdaten auch in verschiedenen Systemen sicherzustellen, anstatt Zeit und Budget im Voraus aufzubereiten.
Einer der grundlegenden Vorteile von Cloud-Anwendungen besteht darin, dass sie konfiguriert und nicht angepasst werden müssen. Bei Bedarf können Anwendungen jedoch erweitert oder ergänzende Funktionen mit Oracle Platform-as-a-Service entwickelt werden. Durch die Vorintegration mit Oracle SaaS-Anwendungen wird die Komplexität für die gängigsten Integrationstypen beseitigt, und Erweiterungen werden beibehalten, wenn die Anwendung aktualisiert wird.
Oracle Cloud-Anwendungen umfassen viele Berichtsfunktionen und vordefinierte Berichte. Sortieren Sie die Berichtsanforderungen zur Implementierungszeit in zwei Buckets:
1) Geben Sie an, welche Berichte durch Echtzeitinformationen auf dem Bildschirm und die eingebetteten Analysen in der neuen Cloud-Anwendung ersetzt werden können.
2) Bestimmen Sie die Berichte, die generiert und verteilt werden müssen. Erwägen Sie als Ausgangspunkt das Inventar von fast 600 Cloud-Finanzberichten (XLS) von Oracle.
Konfigurationen und zugehörige Implementierungselemente anhand von Projektdefinitionen prüfen.
Nach Abschluss der Implementierungsaufgaben ist es wichtig, die Genauigkeit und Vollständigkeit der Arbeit mit den Projektanforderungen abzugleichen. Wie auch bei On-Premise-Systemtests müssen Sie Folgendes unbedingt bestätigen:
Große Mengen an teurem und nicht nachhaltigem benutzerdefinierten Code halten Ihr Unternehmen zurück. Oracle Cloud-Anwendungen beseitigen die IT-Komplexität und maximieren die Vorteile von Daten. Im Gegensatz zu Legacy-Systemen bietet Oracle Cloud kontinuierliche Innovation mit regelmäßigen Updates der neuesten Technologie, einschließlich KI, maschinellem Lernen und digitalen Assistenten.
Im Gegensatz zu On-Premise-Systemen sind Cloud-Bereitstellungen einfacher zu überprüfen. Die physische Infrastruktur, Sicherheit, Codewährung, Anwendungen und Funktionalität erfordern nicht die komplexen Testansätze, die mit On-Premise-Systemen verwendet werden. Es ist alles einsatzbereit.
Bei Cloud-Projekten konzentriert sich die Prüfung auf CIDER: Konfigurationen, Integrationen, Daten, Erweiterungen, Berichte. Mit einer guten Entwurfsdokumentation und einer effektiven Datenmigration ist dies im Wesentlichen eine Checklistenübung.
Sobald das Projektteam überzeugt ist, dass die implementierte Lösung allen Aspekten des definierten Projekts entspricht, ist es Zeit für die Akzeptanz durch den Benutzer. Bei der Definition des Projekts wurden wichtige Stakeholder aus allen Geschäftsbereichen und Führungskräften ermittelt. Sie haben auch dazu beigetragen, die Definitionen des Projekts vorzubereiten. Jetzt ist es an der Zeit, die Genehmigung zu erhalten, um zu bestätigen, dass das implementierte Projekt seinen Anforderungen entspricht.
Es ist auch wichtig, in dieser Phase Geschäftsprozessverantwortliche einzubinden. Sie können Meister der Best Practice sein und verhindern, dass das Unternehmen von modernen Standards abweicht. Geschäftsprozessverantwortliche (BPOs) sind ebenfalls die Avantgarde gegen Anpassungsbemühungen und können sich für die Förderung und Kommunikation von Best Practice im gesamten Unternehmen einsetzen. Wenn Sie an dieser Stelle keine BPOs haben, ist dies der perfekte Zeitpunkt, um diese wichtige Rolle zu etablieren.
Manchmal gibt es Fehlausrichtungen. Dies bietet eine Möglichkeit, die Anforderungen zu überprüfen und das Problem zu beheben. Stellen Sie nach der Behebung des Problems sicher, dass Sie die entsprechenden Stakeholder erneut einbeziehen.
Mit eingerichteten Geschäftsgenehmigungen beginnt der Countdown zu einem Produktions-Cloud-System. Diese drei Aufgaben parallel ausführen:
Systembereitschaft: Füllen Sie die Liste der endgültigen Elemente aus, die adressiert oder korrigiert werden sollen (als Abnahmeliste bezeichnet), und legen Sie Anfangswerte im System fest. Bestimmen Sie beispielsweise die erste Bestellnummer, die in der Cloud ausgestellt wird.
Bereitschaft der Benutzer: Weisen Sie Benutzern ihre Benutzernamen, Kennwörter und zugehörigen Informationen zu. Teilen Sie ihnen mit, wie sie beim Go-Live der Lösung Unterstützung erhalten.
Organisationsbereitschaft: Konzentrieren Sie sich bei Bedarf auf das Änderungsmanagement und die Kernschulung. Wenn das Projekt sich in den ersten Vorbereitungsaufgaben gewissenhaft an das Änderungsmanagement gehalten hat, sind die Benutzer bereit und gut informiert über ihr neues System.
In der Vorbereitungsphase haben Cloud-Projekte ebenfalls Vorteile gegenüber On-Premise-Projekten. Es gibt weniger zu tun, was Zeitpläne verkürzt und Budgets reduziert. Es ist auch einfacher, voranzukommen, wenn Projektteammitglieder die Entscheidung bewerten, in die Produktion zu gehen. Wenn das Vertrauen in die kollektive Produktionsbereitschaft hoch ist, gibt es einen letzten Schritt vor dem Go-Live.
In Schritt 1 hat das Projekt „Go/No-Go“-Kriterien festgelegt. Prüfen Sie diese Kriterien mit dem Lenkungsausschuss und dem Executive Sponsor. Wählen Sie ein geeignetes Datum aus, und bestehen Sie auf einer einstimmigen Entscheidung, das Go-Live zu bestätigen. Wenn es Zweifel gibt, untersuchen Sie sie und korrigieren Sie eventuelle Probleme. Es ist wichtig für ein erfolgreiches Go-Live, dass jeder an Bord ist und die Entscheidung breit kommuniziert, wobei bei Bedarf unterstützende Informationen verwendet werden.
Unsere erfahrenen Customer Success Manager (CSMs) helfen Ihnen, Ihre Ziele schneller zu erreichen. Oracle CSMs unterstützen neue Kunden bei Implementierung, Go-Live, Verbrauch und Benutzerakzeptanz und mehr. Mit umfangreichen Produkt- und Geschäftsprozesshintergründen helfen Ihnen CSMs, den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Investition in Oracle zu ziehen.
Go-Live und darüber hinaus. Produktion, Promotion und Feierlichkeiten.
Bei Projekten, die den vorherigen Schritten gefolgt sind, sollte das Go-Live reibungslos durchgeführt werden. Es können einige isolierte Probleme auftreten, die jedoch vom Benutzerunterstützungsteam behandelt werden sollten, das im Kapitel „Bereitschaft“ angegeben ist. Das Projektteam mit zugehöriger IT-Infrastruktur und zugehörigem Netzwerkpersonal sollte die Systemperformance sorgfältig überwachen. Informieren Sie sich gleichzeitig bei den Benutzern über ihre Aufgaben und ihre allgemeinen Erfahrungen.
Der größte Unterschied zwischen einem Go-Live in der Cloud und On-Premise wird schnell offensichtlich. Es gibt weitaus weniger Probleme. Mit einem erfolgreichen Go-Live ist das Ende wirklich der Beginn einer neuen Cloud-Möglichkeit. Diese Transformation von einem Ansatz für Anwendungen aus dem letzten Jahrhundert ist ein großer Grund, den Erfolg des Projekts zu feiern.
Fangen Sie an, indem Sie eine Party veranstalten. Laden Sie den Lenkungsausschuss, Geschäftspartner, wichtige geschäftliche Stakeholder und andere ein, die maßgeblich an der Orchestrierung des Projekterfolgs beteiligt waren. Neben Spaß ist eine Party ein tolles Mittel, um die Höhen und Tiefen des Projekts als Referenzpunkt für zukünftige Bemühungen zu diskutieren.
Und wenn die Partei vorbei ist, sollten Sie diese sieben zusätzlichen Aktivitäten in Betracht ziehen:
Überwachen und Messen: Prüfen Sie die Metriken, die während des ersten Vorbereitungsschritts identifiziert wurden. Messen und berichten Sie regelmäßig über ihre Leistung bei gleichzeitiger Berücksichtigung ihres Wertes und ihrer potenziellen Nutzung in anderen Bemühungen.
Prüfen Sie das Projekt: Nehmen Sie sich Zeit mit dem Projektkernteam, einschließlich Partnern, um die gewonnenen Erkenntnisse zu dokumentieren und herauszufinden, was gut funktioniert hat und welche Bereiche verbessert werden können. Achten Sie auf kulturelle Aspekte des Unternehmens, Nutzerakzeptanz und Änderungsmanagementansätze. Ziehen Sie in Betracht, dem Lenkungsausschuss und dem Executive Sponsor einen umfassenden Projektbericht vorzustellen.
Bleiben Sie mit Oracle SaaS Support Services in Kontakt: Seien Sie proaktiv und bleiben Sie mit dem Oracle SaaS Support Services-Team in Verbindung. Sie sind eine hervorragende Ressource für Ihren Erfolg und kostenlos in Ihren Cloud-Services enthalten.
Fortlaufende Schulung einrichten: Fortlaufende Schulungen sind wichtig, um die Systemproduktivität und das Anwendungswissen zu maximieren. Richten Sie mit Guided Learning von Oracle Schulungsprogramme für Neueinstellungen sowie Deep Learning ein.
Nehmen Sie an der Diskussion teil: Treten Sie der Oracle Cloud-Community bei, um Ihre Stimme zur globalen Unterhaltung rund um Oracle Cloud Applications hinzuzufügen und von anderen Benutzern aus Produkten, Branchen und Standorten zu lernen. Es ist der einfachste und beste Weg, um mitzumachen und gehört zu werden.
Referenz sein: Erinnern Sie sich, als der Auswahlprozess für Cloud-Anwendungen in Gang war, und es ein wichtiger Schritt war, mit Ihren Kollegen zu sprechen, die den Journey in die Cloud mit Oracle gemacht haben? Sprechen Sie einfach mit anderen Personen, die erwägen, in die Cloud zu migrieren. Referenz sein ist auch ein großartiges Instrument für Networking und Sichtbarkeit.
Nächstes Cloud-Projekt planen: Nach einem erfolgreichen Cloud-Projekt besteht großes Interesse an neuen Bemühungen, insbesondere, andere On-Premise-Systeme einzustellen und den Cloud-Bestand weiter zu erweitern. Bauen Sie auf Ihrer Erfahrung auf und planen Sie Ihr nächstes Cloud-Projekt.
Jetzt, da Sie die Schritte kennen, um einen erfolgreichen Wechsel in die Cloud sicherzustellen, zögern Sie nicht. Oracle steht Ihnen bei jedem Schritt zur Seite.