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Was ist eine Recruiting-Software?

Recruiting-Software bietet ein computergestütztes System, das einstellenden Managern und Personalsachbearbeitern dabei hilft, den Lebenszyklus der Mitarbeiter von der Suche bis zur Einstellung zu verwalten – und großartige Kandidaten für das Onboarding neuer Mitarbeiter zu identifizieren.

Eine Recruiting-Software wird oft als Bewerberverfolgungssystem (ATS, Application Tracking System) bezeichnet, jedoch ist diese Kategorisierung mit der Weiterentwicklung der Technologie nicht mehr ganz korrekt. Ein ATS ist zwar wichtig, aber nur ein Teil der viel umfassenderen Recruiting-Software.

Vorteile einer Recruiting-Software

Mit einer Recruiting-Software können Unternehmen den Personalbeschaffungsprozess standardisieren und optimieren. Sie kann HR-Organisationen Zeit und Geld sparen und gleichzeitig die besten Kandidaten für offene Stellen rekrutieren.

Eine Recruiting-Software bietet eine Lösung für sehr reale und oft kostspielige Herausforderungen. Dazu gehören:

Produktivität und Effizienz
Mithilfe einer Recruiting-Software wird der Einstellungsprozess optimiert, sodass einstellende Manager und HR-Nutzer in kürzerer Zeit mehr erledigen können. Das Verarbeiten, Prüfen und Organisieren von Kandidaten sowie das Parsen von Lebensläufen geht mühelos – und noch einfacher, wenn künstliche Intelligenz (KI) in die Lösung integriert ist.

Single Source of Truth
Compliance ist für den Umgang mit Kandidaten ausschlaggebend – vor und nach der Einstellung. Für einige Branchen ist die Einhaltung nicht nur erforderlich, sondern wird auch überwacht. Eine Recruiting-Software erstellt zentralisierte Datensätze und stellt so eine zentrale Informationsquelle sicher. Während des Vorstellungsgesprächs können Kollegen und Interessengruppen nahtlos in Bezug auf Kandidaten zusammenarbeiten, ohne sich Gedanken über unvollständige bzw. falsche Informationen und Rückmeldungen machen zu müssen.

Candidate Experience
Wenn Sie bedenken, dass 63 % der Arbeitssuchenden ein Stellenangebot wahrscheinlich ablehnen werden, weil die Candidate Experience schlecht ist, ist es wichtig, dass die Erfahrung, wo immer sie Ihre Marke erleben, positiv ist. Durch das Software-Recruiting kann der Aufwand für das manuelle Hosten von Jobs, das Veröffentlichen von Jobs auf Jobbörsen und Medienseiten entfallen. Außerdem können Sie Jobs aus gemeinsamen Datenelementen erstellen, Empfehlungen einholen, die Kandidatenkommunikation verwalten und gezielte Kampagnen erstellen.

Onboarding
Durch einen vereinfachten Onboarding-Prozess können Mitarbeiter sofort effektiv arbeiten. Nutzen Sie Informationen, die zuvor in verschiedenen Teilen der Personalabteilung isoliert waren, und verwenden Sie Vergütungsdaten, um bessere Angebote für Neueinstellungen zu rechtfertigen.

Recruiting-Software und Bewerberverfolgungssystem (ATS, Applicant Tracking System) – Wo liegt der Unterschied?

Das ATS diente ursprünglich als Repository für gescannte Papier-Lebensläufe. Mit der Weiterentwicklung der Technologie wurden ATS zu Datenbanken, die darauf ausgelegt waren, Kandidateninformationen an einem Ort zu speichern und den Kandidatenstatus zu verfolgen, um beispielsweise festzustellen, wo sich jemand im Onboarding-Prozess und im Einstellungsworkflow befindet.

Einfach ausgedrückt beinhaltet ein ATS eine Software, die den Einstellungsprozess beschleunigt, einschließlich Sortierung und Verwaltung von Kandidaten, Posten von Stellenangeboten, Parsen von Lebensläufen und Bewertung und Screening von Kandidaten. Dies sind wichtige Funktionen, aber auch hier sind sie nur auf einen Aspekt der Mitarbeitererfahrung beschränkt. Das Kandidatenmanagement ist hingegen das „Hier und Jetzt“. Darüber hinaus ist es wichtig zu beachten, dass fast jede Recruiting-Software ein ATS enthält, jedoch enthält Recruiting-Software normalerweise viele andere Funktionen, die ihre Fähigkeiten erweitern.

Recruiting-Softwarelösungen konzentrieren sich auf alle Bereiche der Einstellung. Funktionen wie E-Mail-Marketing, Website-Design-Tools und mobile Funktionen sind ebenfalls enthalten und sind Beispiele, die über das einfache Kandidatenmanagement und den Prozess des Vorstellungsgesprächs hinausgehen. Das ultimative Ziel der Recruiting-Software besteht darin, Kandidaten positive und ansprechende Interaktionen zu bieten und gleichzeitig tragfähige und wünschenswerte Talentpools aufzubauen.

Wer verwendet Recruiting-Software?

Organisationen jeder Größe nutzen Recruiting-Software, da sie für den Einstellungserfolg unglaublich förderlich ist. Laut Jobscan verwenden mehr als 98 % der Fortune-500-Unternehmen eine Recruiting-Software. Eine Recruiting-Software ist allerdings nicht nur etwas für große Unternehmen und Organisationen bzw. nur für bestimmte Branchen. Wie jeder im Personalwesen (HR) weiß, kann das Finden, Einstellen und Onboarding hochwertiger Bewerber zeitaufwendig und herausfordernd sein.

Die Recruiting-Software stattet seine Benutzer mit Tools aus, um Mitarbeiter in großem Umfang einzustellen: Aufgabenverwaltung, Recruiting in Social Media, Public Relations, CRM, Abrechnung und Onboarding. Aus diesem Grund nutzen Unternehmen aller Größen, Branchen und Sektoren eine Recruiting-Software anstelle eines ATS allein. Tatsächlich hat Capterra in seinen Studien herausgefunden, dass 94 % der Recruiter und Einstellungsexperten sagen, dass sich der Einsatz einer Recruiting-Software positiv auf ihren Einstellungsprozess ausgewirkt hat.

Zu den Positionen in größeren Unternehmen, die Recruiting-Software nutzen und davon profitieren, gehören CHRO, VP of HR, VP of Talent Acquisition und einstellende Manager, wobei in kleineren Unternehmen die Geschäftseigentümer selbst eine Recruiting-Software einsetzen. In Branchen mit sehr strengen Recruiting-Anforderungen wie Einzelhandel und Gesundheitswesen verwenden Recruiter und einstellende Manager eine Recruiting-Software.

Welche Herausforderungen löst eine Recruiting-Software?

Die Welt des Recruitings entwickelt sich immer weiter und hat bereits drastische Veränderungen erfahren, insbesondere in den letzten zwei Jahren mit noch nie da gewesenen Störungen und einem enormen Anstieg der Telearbeit. Was sich nicht geändert hat, ist der Bedarf an großen Talenten. Laut einer Umfrage der ManpowerGroup aus dem Jahr 2021 ist der Talentmangel in den Vereinigten Staaten auf ein historisches Niveau gestiegen, wobei 69 % der Arbeitgeber Schwierigkeiten haben, Stellen zu besetzen – der höchste Wert seit mehr als einem Jahrzehnt.

Talent ist das wichtigste Gut für den Erfolg eines Unternehmens, und obwohl Unternehmen dies erkennen, stehen sie vor der Herausforderung, die für den Erfolg erforderlichen Arten von Kandidaten anzuziehen. Außerdem kämpfen Sie damit, außergewöhnliche Mitarbeiter zu halten – dieselben Mitarbeiter, die für andere Organisationen, einschließlich der Konkurrenz, attraktiv sind.

Einige Organisationen haben mit einer erfolgreichen Kandidatenbindung zu kämpfen, da sie eine ständige Kommunikation erfordert. Früher war das kein Thema. Unternehmen konnten mit Leichtigkeit Bewerber anziehen. Heute hingegen haben die Kandidaten das Sagen. LinkedIn hat festgestellt, dass 75 % der Kandidaten zuerst den Ruf eines Unternehmens recherchieren, bevor sie sich auf eine Stellenausschreibung bewerben. Mit Websites wie Glassdoor, die (sowohl gute als auch schlechte) Geschichten darüber erzählen, wie es ist, in fast jedem Unternehmen zu arbeiten, können Kandidaten schnell feststellen, ob eine Organisation diejenige ist, die sie interessieren könnten, auch wenn diese Entscheidung auf den Erfahrungen anderer basiert.

Der Druck auf Organisationen ist hoch, damit sie sich als attraktive Option positionieren können. Wie ein Unternehmen online auftritt, die Qualität des Bewerbungsprozesses, Kommunikationspräferenzen (einige Kandidaten bevorzugen Textnachrichten statt E-Mails), all diese Faktoren spielen eine Rolle, wenn es darum geht, Top-Talente anzuziehen. Dies gilt insbesondere für jüngere Generationen, die ein überzeugendes und Mobilgeräte-freundliches Erlebnis erwarten. Tatsächlich sind nach den neuesten verfügbaren Daten des U.S. Census Bureau mehr als ein Drittel (35 %) der amerikanischen Erwerbstätigen „Millennials“.

Häufig versuchen Unternehmen, den Mitarbeiterlebenszyklus ohne jegliche Art von Recruiting-Software zu verwalten. Am Ende verbringen sie übermäßig viel Zeit mit manuell intensiven Aufgaben, die eine Recruiting-Software letztendlich automatisieren könnte. Mitarbeiter müssen zusammen mit der Vorbereitung und Durchführung von Screening-Fragebögen Stellenbeschreibungen verfassen und manuell auf Stellen- und Jobbörsen, sowie Social Media-Plattformen des Unternehmens (wie LinkedIn) veröffentlichen, manuell mit Bewerbern interagieren (denken Sie an einzelne E-Mails) und Einzelgespräche planen.

Sobald die Kandidaten im System sind, müssen die Mitarbeiter die Personen auch manuell in die Workflows verschieben und die KPIs ohne jegliche Art von Analysefunktionen verfolgen. Dieser Ansatz liefert unzuverlässige Daten und ist extrem zeitaufwendig. Nachdem ein Kandidat eingestellt wurde, muss das Onboarding stattfinden. Wie jeder Mitarbeiter der Personalabteilung bestätigen wird, ist dies ein wichtiger Schritt, der eine sorgfältige und umfassende Vorbereitung der Dokumente erfordert.

Die beste Recruiting-Software: Vorteile für Recruiter und Kandidaten

Die richtige Recruiting-Software kann einen enormen Einfluss auf die Effektivität der gesamten Organisation haben, insbesondere wenn sie Folgendes ermöglicht:

Zentralisierte Verwaltung
Die Software hilft Ihnen bei der Verwaltung aller Aspekte des Recruitingprozesses. Von der Veröffentlichung neuer Stellen auf Jobbörsen und Social Media bis hin zum Filtern von Lebensläufen für einstellende Manager. Dies spart Zeit, da es einen One-Stop-Shop bietet, der Bewerberdaten an einem einzigen, zentralen Ort sammelt.

Anpassung
Die Recruiting-Software kann an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Es entstehen keine zusätzlichen Kosten für das Ändern oder Hinzufügen zusätzlicher Funktionen, falls dies erforderlich ist. Mit dieser Art von Technologie können Sie durch Integration andere Lösungen mit Ihrer Recruiting-Software verbinden. Das bedeutet, dass alles von Kandidatenauswahlgesprächen bis hin zur Angebotsannahme in einem einzigen System geschieht.

Qualifizierte Suche
Die Verwendung von Recruiting-Software erhöht außerdem die Wahrscheinlichkeit, qualifizierte Talente zu finden, da in Lebensläufen nach Schlüsselwörtern gesucht werden kann. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie einen großen Kandidatenpool bewerten und keine Zeit haben, jede Bewerbung gründlich durchzulesen.

Konsistenter Prozess
Wenn es um Entscheidungen bei der Einstellung geht, wird mit einer Recruiting-Software auch ein konsistenterer Prozess erreicht. Teammitglieder haben entsprechenden Zugriff, können sich jederzeit anmelden und alle halten sich problemlos an eine Reihe von Einstellungsstandards.

Automatisierung
Diese Programme vereinfachen alles, von papierlosen Bewerberverfolgungssystemen bis hin zur Automatisierung von Stellenausschreibungen, Kandidatenkommunikation (E-Mails und SMS), KI-basierte Bewertungen, Screening und Angebotserstellung. Die Automatisierung dieser Aufgaben beschleunigt nicht nur den Prozess, sondern macht sie auch weniger fehleranfällig.

Was sind die wichtigsten Aspekte bei der Auswahl einer Recruiting-Software?

Es gibt heute eine unglaubliche Menge an Software auf dem Markt. Deshalb ist es hilfreich, wenn Sie eine klare Vorstellung von den Anforderungen Ihres Unternehmens haben, bevor Sie sich überhaupt überlegen, welches System funktionieren könnte.

Die größte Überlegung für Unternehmen bei der Auswahl eines Einstellungstools besteht darin, sicherzustellen, dass es ihren Bedürfnissen und ihrer Einstellungsstrategie entspricht. Wenn sich Ihre Organisation beispielsweise bei Ihren Einstellungsbemühungen auf Vielfalt und Inklusion (D&I) konzentriert, wäre es ratsam zu untersuchen, ob die Softwarelösung Tools bereitstellt, die vorurteilsfreie Entscheidungen beim Recruiting unterstützen.

Weitere Funktionen, die bei der Bewertung von Recruiting-Softwarelösungen zu berücksichtigen sind:

Arten von Mitarbeitern
Organisationen bestehen heute aus einer Vielzahl von Mitarbeitern: Vollzeit-, Teilzeit- und Zeitarbeitskräfte, freie Mitarbeiter usw. Bestimmte Arten von Recruiting-Software bieten Flexibilität und ermöglichen Unternehmen, den Kandidatenauswahlprozess auf bestimmte Einstellungstypen zuzuschneiden.

Hinzufügen neuer Mitarbeiter
Die Hauptfunktion einer Recruiting-Software besteht darin, neue Kandidaten in Mitarbeiter umzuwandeln. Bestimmte Lösungen gehen darüber hinaus und ermöglichen Unternehmen, vorhandenen Talenten neue Rollen zuzuweisen. Dies erfordert oft einen Einblick in bestehende Mitarbeitererfahrungen, Bestrebungen und das Skillset, über das sie verfügen.

Möglichkeiten zur Umschulung und Weiterbildung
Wenn Organisationen Mitarbeiter behalten, sparen sie Geld. Laut LinkedIn ist die interne Mobilität im vergangenen Jahr um 20 % gestiegen Manche Recruiting-Software bietet die Möglichkeit, diese Personen hervorzuheben und relevante neue Rollen aufzuzeigen, in die sie wechseln könnten.

Aktuelle Trends
Wie beim obigen D&I-Beispiel reagieren einige Recruiting-Lösungen besser auf aktuelle und moderne Anforderungen als andere. Die Optimierung von Prozessen ist ein wichtiger Aspekt: ​​Kandidaten können sich bewerben, ohne ein Konto zu erstellen; Vorlagen erleichtern Business-Anwendern den Aufbau einer moderneren Webpräsenz; integrierte Tools ermöglichen es, sehr spezifische Interessengruppen von Kandidaten anzusprechen, um nicht nur aktuelle Positionen zu besetzen, sondern auch eine Talentpipeline aufzubauen. All dies ist Teil der Candidate Experience.

Personalisierung
Nicht jeder im Unternehmen, der die Recruiting-Software verwendet, benötigt Zugriff auf die gleichen Funktionen. Einige Lösungen bieten Benutzern die Möglichkeit, die häufigsten Aktionen und Aufgaben anzuzeigen, die nur für ihre spezifische Rolle relevant sind.

Partnersysteme
Der Einstellungsprozess erfordert mehrere Schritte, von denen viele mit einer Recruiting-Software allein nicht zu bewältigen sind. Für Drogentests, Hintergrundüberprüfungen und Videointerviews sind normalerweise Tools von Drittanbietern erforderlich. Es ist wichtig, dass sich die Recruiting-Software einfach mit zusätzlichen Tools integrieren lässt.

Verbindung mit dem gesamten Unternehmen
Eine Recruiting-Softwarelösung, die das gesamte Unternehmen verbindet, ermöglicht den Zugriff auf die Gesamtheit der Unternehmensdaten, um bessere Schlussfolgerungen zu ziehen. In diesem Fall befindet sich der gesamte Mitarbeiterlebenszyklus an einem Ort und bietet eine konsistente Erfahrung, ohne dass dafür eine Integration erforderlich ist.

Maschinelles Lernen (ML) und künstliche Intelligenz (KI)
Maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz unterstützen den Recruitingprozess – beginnend mit der Bewertung von Kandidaten, der Automatisierung von Workflows, der Vorhersage von Ergebnissen (z. B. Einstellungsgeschwindigkeit, Angebotsannahme) und der Verbesserung der Candidate Experience (mit digitalen Assistenten, Jobempfehlungen an Kandidaten, Personalisierung und Screening). Dies spart Zeit für Recruiter, führt zu besseren Einstellungsentscheidungen und hinterlässt einen positiven Eindruck bei Kandidaten.