Los diez módulos ERP principales y sus características
Mark Jackley | Estratega de contenidos | 28 de febrero de 2023
El sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es un elemento clave de la empresa moderna. Los datos circulan a través de la empresa a medida que los empleados utilizan el sistema para ejecutar transacciones de negocio cotidianas. El sistema de ERP brinda insights para facilitar la evaluación del rendimiento de la empresa y orientar la toma de decisiones.
La funcionalidad de ERP está organizada en capacidades específicas, a menudo denominadas módulos. Estos módulos están diseñados para atender las necesidades de departamentos concretos de la empresa, como finanzas, compras, cadena de suministro, recursos humanos, etc. Los equipos distribuidos acceden a una plataforma de ERP central para que todas las personas utilicen el mismo sistema. De esta manera, se genera una vista unificada de las operaciones de negocio y se utiliza una sola fuente de información a partir de los datos recopilados en un repositorio central.
¿Qué son los módulos de ERP?
Los módulos de ERP son simplemente los componentes, o capacidades y procesos de negocio, de tu sistema de ERP. Estos módulos incluyen funciones destinadas principalmente a la administración interna de la empresa, como finanzas y contabilidad, adquisiciones, planificación de la demanda y ciertas funciones no financieras, como recursos humanos. Algunas empresas añaden funciones dirigidas a la gestión de clientes, como la gestión de relaciones con los clientes (CRM), a sus sistemas de ERP, de modo que pueden combinar de manera integral el conjunto de actividades y departamentos de la organización. Con una plataforma central y una base de datos interdepartamental, los usuarios dedican menos tiempo a la recopilación de información y más a tareas estratégicas.
Los módulos de ERP explicados
Si bien los sistemas de ERP son modulares, es importante entender que las empresas recurren a distintos métodos para adquirir y agregar módulos. Algunas empresas optan por el enfoque "big bang" para su implementación de ERP, es decir, ponen en marcha todas las capacidades que necesitan a la vez. Otros adoptan un método progresivo, esto es, lanzan capacidades de gestión financiera primero y, a continuación, por ejemplo, compras o recursos humanos, siguiendo una hoja de ruta a largo plazo para cada fase. A veces, las fases se implementan por unidad de negocio o región global, añadiendo funcionalidades según sea necesario utilizando la misma base. Otro ejemplo es la actividad de fusiones y adquisiciones. Cuando una empresa adquiere otra, a menudo utilizará la operación como base para implementar la ERP.
Dado que un sistema de ERP se ejecuta en estructuras de datos bien definidas dentro de una única base de datos, los módulos conectados funcionan de manera similar. Independientemente del departamento del que proceda, los datos son coherentes y se basan en definiciones comunes y experiencias de usuarios compartidas. En lugar del caos que provocan los procesos de negocio dispares, con este sistema los pedidos y los procesos estarán organizados.
Los diez mejores módulos de ERP y sus funciones
La mayoría de las soluciones de ERP incorporan en primer lugar las finanzas y posteriormente añaden capacidades adicionales, en función de las prioridades de tu negocio, tu sector y los cambios en las condiciones de mercado. A continuación se muestra una lista de los diez mejores módulos, la forma en que pueden ayudar a tu organización y las razones que llevan a las empresas a utilizarlos.
1. Gestión financiera
El módulo de gestión financiera es la base de todo sistema de ERP. Gracias al seguimiento de las cuentas a pagar y cobrar, y de la asistencia que te brinda para gestionar el libro mayor, este módulo pone el foco en tu situación y perspectiva financiera actual. También genera y almacena balances, recibos de pago y otros documentos financieros fundamentales.
La automatización desempeña un papel crucial. El módulo financiero automatiza las tareas relacionadas con la facturación, los pagos a proveedores, la gestión de gastos, la administración de activos y la contabilidad de negocios conjuntos, entre otras cosas. Por ejemplo, la gestión automatizada del efectivo facilita el análisis de las transacciones al contado y mejora las previsiones del flujo de caja. Tu equipo de contabilidad puede acelerar el cierre contable, en ocasiones ahorrando una semana o más, al tiempo que garantiza el cumplimiento de las estrictas directrices de reconocimiento de ingresos. La automatización del balance proporciona datos casi en tiempo real para obtener una instantánea más precisa de la posición financiera de tu empresa.
2. Compras
El módulo de compras mejora tu capacidad para comprar los productos o los materiales que necesitas para fabricar o vender productos. Automatiza, supervisa y analiza ofertas al tiempo que ayuda a preparar y enviar pedidos de compra. Mediante el uso de una lista de proveedores aprobados, el módulo puede automatizar las compras de artículos específicos, de modo que acelera el proceso, respeta la política de gastos, mejora las relaciones con los proveedores y, en última instancia, incrementa la rentabilidad.
Básicamente, contar con el módulo adecuado simplifica las compras de manera integral ya que racionaliza las adquisiciones y el gasto, y mejora la forma en que gestionas la compra directa de materiales y la contratación de servicios. Al contar con datos en tiempo real utilizados en negociaciones con proveedores y en adjudicaciones de contratos, el sistema también puede identificar formas de fortalecer tu poder de adquisición para reducir al máximo los costes y evitar interrupciones en el suministro.
3. Gestión de riesgos
El módulo de cumplimiento y gestión de riesgos utiliza la inteligencia artificial (IA) y machine learning para mejorar los controles financieros. Así, los equipos financieros logran evitar fugas de efectivo, realizan auditorías y se protegen frente a riesgos emergentes: todo ello ahorrando a tu empresa horas de trabajo manual.
Con las capacidades de gestión de riesgos, puedes seguir cumpliendo los requisitos, ya que automatiza diversos procesos como la generación de informes de separación de funciones y la concesión y el control del acceso de los usuarios. La automatización también acelera las operaciones de auditoría para que puedas identificar rápidamente casos de fraude, errores e incumplimientos de las políticas. También puedes optimizar los flujos de trabajo para el cumplimiento de la ley Sarbanes-Oxley (SOX), la gestión de riesgos y la planificación de la continuidad del negocio.
4. Gestión de la cadena de suministro
Los módulos de gestión de la cadena de suministro (SCM) supervisan cómo los productos y los bienes pasan por la cadena de suministro: desde los proveedores principales y secundarios hasta fabricantes, pasando por distribuidores, minoristas o consumidores. Te permite planificar de forma eficiente la demanda, el suministro, la ejecución de pedidos y el proceso de producción en toda tu empresa para reducir las interrupciones y minimizar los costos, garantizando al mismo tiempo que se disponga de las existencias adecuadas en el momento y lugar oportunos.
Caso concreto: los sistemas de gestión de la cadena de suministro permiten determinar los niveles óptimos de existencias y el aprovisionamiento de artículos en cada ubicación en función de las previsiones de demanda, evitando así los excedentes y los desabastecimientos. Además, la automatización ahorra tiempo y dinero en todos los procesos de la cadena de suministro, como la gestión de pedidos, lo cual simplifica la recepción de pedidos, los pagos y la atención al cliente posventa.
Un módulo de cadena de suministro también puede ayudarte a predecir la demanda con capacidades como la segmentación y el machine learning que te ayudan a abordar la variabilidad. Estas capacidades crean una cadena de suministro más resiliente, capaz de afrontar los cambios del mercado y las perturbaciones globales.
5. Gestión del rendimiento empresarial
Los módulos de gestión del rendimiento empresarial (EPM) mejoran los procesos que facilitan que tu empresa elabore planes, presupuestos, previsiones e informes acordes a su rendimiento. Fomentan una planificación conectada (frente a la antigua planificación aislada por departamentos) ya que ofrecen una visión unificada de la planificación financiera, operativa y de las líneas de negocio. Estos módulos también recurren a la automatización para acelerar la generación de informes sobre resultados financieros.
Gracias al modelado de escenarios, la planificación a largo plazo y otras capacidades, con los módulos de EPM entenderás de forma más exhaustiva los costes y la rentabilidad, te ayudarán a lograr los objetivos de ingresos y a optimizar la conciliación de cuentas y la declaración de impuestos. Con EPM, tus equipos podrán crear modelos y planes en áreas clave, como finanzas, RR. HH., cadena de suministro y ventas.
6. Proceso de fabricación
Con un módulo de fabricación, tu empresa podrá planificar y gestionar los ciclos de producción con más facilidad. Garantiza que tus instalaciones dispongan de las materias primas necesarias para satisfacer la demanda, operen con eficiencia sus plantas de producción y mantengan los costes en niveles mínimos, todo al tiempo que se apuntala la calidad de los productos terminados.
Con los módulos actuales puedes desplegar una fabricación mixta, es decir, utilizar una combinación de procesos, como la fabricación discreta y por procesos, en lugar de limitarte a un único tipo. De esta manera puedes diversificar tu cartera y atraer nuevos clientes. Por ejemplo, puedes utilizar la fabricación por procesos para producir una línea de bebidas y utilizar la fabricación discreta, que se centra en las piezas y el ensamblaje, para generar las botellas y las latas. También puedes supervisar los costes y las variaciones por planta, realizar el seguimiento de la producción en función de las previsiones y comparar la oferta con la demanda prevista después de calcular el tiempo promedio que se tardas en producir un artículo.
7. Gestión de relaciones con los clientes
Los módulos de gestión de relaciones con los clientes (CRM) permiten gestionar a los clientes mejorando los procesos de ventas y marketing, especialmente los que fomentan la captación de oportunidades potenciales de venta. Estos módulos almacenan toda la información sobre clientes reales y potenciales, incluidas todas las interacciones con ellos y el historial de compras, y ofrecen datos de segmentación y recomendaciones específicas de ventas cruzadas.
Entre las capacidades que se deben buscar en los módulos de CRM se incluyen la gestión de contactos, el seguimiento de comunicaciones, la supervisión de oportunidades o clientes potenciales, el historial de pedidos, la emisión de tíckets, la creación de ofertas y la productividad de los agentes de ventas. Más importante aún, tu módulo debe facilitar el rastreo de clientes desde la etapa de marketing inicial y a lo largo del proceso de presupuesto o ventas, que culmina en una venta y un servicio al cliente ininterrumpido.
Nota: no todas las organizaciones o proveedores de ERP consideran que la CRM sea un módulo de ERP. Algunos incluyen únicamente los módulos más estrechamente relacionados con la gestión financiera y otras actividades internas, mientras que otros adoptan una perspectiva más amplia e incorporan tareas de atención al público, como la gestión de relaciones con los clientes.
8. Recursos humanos
El módulo de gestión de capital humano (HCM), a menudo conocido como gestión de recursos humanos (HRM), contiene registros detallados de todos los empleados, incluidas revisiones del desempeño, descripciones de puestos, selecciones de beneficios y cifras de asistencia o vacaciones. Al igual que otros módulos de ERP, incorpora hojas de cálculo anuales con automatización que recopilan continuamente datos de todas las esferas de la empresa, reduciendo la duplicación de datos y aumentando la precisión, lo cual supone una ventaja clave dada la gran cantidad de datos de RR. HH. que maneja la mayoría de las empresas.
El módulo de recursos humanos automatiza múltiples tareas, como los horarios de los empleados, la contratación y la gestión de nóminas. Gracias a la sencilla colaboración entre flujos de trabajo internos, un módulo de recursos humanos puede vincularse a los datos de CRM para determinar las bonificaciones de los representantes de ventas, lo que resulta mucho más fácil y preciso que si se hiciese de forma manual.
9. Gestión de proyectos
Este módulo mejora la gestión de proyectos con herramientas de visualización compartidas que ayudan a realizar un seguimiento de los programas, los presupuestos y los recursos. Por ejemplo, puedes examinar diversos planes de proyecto desde una sola vista, lo cual te permite asignar (y reasignar) recursos fácilmente. Puedes conformar el equipo de proyecto adecuado aplicando filtros de búsqueda en función de cargos, competencias y ubicaciones. También mejora la gestión de presupuestos, ya que estandariza la forma de registrar los costes en todos los departamentos de la empresa. Las herramientas avanzadas de gestión de proyectos también te ayudan a maximizar el flujo de efectivo automatizando las facturas de clientes y la facturación de proyectos.
Como es natural, el uso de un módulo de gestión de proyectos es común en industrias donde se lleven a cabo múltiples proyectos, como la construcción y el sector industrial. Si se implementan de forma adecuada, los módulos de gestión de proyectos pueden mejorar la puntualidad de los proyectos, la supervisión y el control de los costes, la precisión de las estimaciones y los costes basados en servicios, y optimizar el uso del personal y el equipo.
10. Análisis de ERP
El módulo de análisis de ERP ayuda a los profesionales de finanzas, compras y gestión de proyectos a comprender los factores que impulsan la rentabilidad, mejoran el uso del capital circulante y controlan los gastos del negocio.
Los análisis de ERP proporcionan insights del libro mayor sobre la rentabilidad y aceleran el proceso de cobro, lo cual redunda en la mejora de los flujos de efectivo. También mejora las cuentas a pagar, ya que permite que los equipos financieros realicen el seguimiento de los importes atribuidos a proveedores que se han abonado a tiempo y de los que incurren en demoras para determinar la urgencia del pago. Este módulo controla el gasto de la empresa identificando el ahorro de costes y los riesgos financieros. Por ejemplo, los equipos financieros pueden supervisar los gastos de personal con mayor precisión que los procesos manuales tradicionales para detectar rápidamente casos de fraude y garantizar el cumplimiento de las políticas de gastos.
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Elige los módulos adecuados
Solo debes seguir un principio básico para decidirte a la hora de adquirir módulos de ERP: selecciona los que mejor se adapten a las necesidades de tu organización. Cuando se trata de ERP, no existe una fórmula única que satisfaga todas las necesidades.
¿Qué módulos de ERP son los más comunes? Como era de esperar, la respuesta es muy diferente en función del proveedor. Las funciones financieras principales siempre formarán parte del paquete, mientras que otras, como ventas o recursos humanos, se pueden vender por separado. Los precios de los módulos de ERP pueden variar, pero por lo general los proveedores de ERP locales ofrecen una licencia por usuario. Los proveedores de software como servicio (SaaS) suelen cobrar mensual o anualmente.
A veces, los proveedores de ERP adaptan sus ofertas en función del sector. Por ejemplo, un paquete del sector industrial probablemente contendría un módulo de cadena de suministro, mientras que en el sector minorista el paquete incluiría uno de comercio electrónico. Si tu empresa vende más productos que servicios, necesitará módulos para la cadena de suministro y la gestión de pedidos, entre otras capacidades. Si se enmarca en un sector de servicios, puede incluir un módulo de servicios profesionales para ofrecer una atención al cliente más eficaz. Los diez módulos descritos en esta página son solo el punto de partida. Es posible que no los necesites todos, al menos no de inmediato, pero un sistema de ERP de primer nivel te permite empezar con la funcionalidad que necesites ahora e ir añadiendo módulos para mantener la ventaja competitiva. También querrás contar con un sistema que se pueda adaptar a tu sector, así como a los desafíos y las oportunidades de tu organización.
Preguntas frecuentes sobre los módulos de ERP
¿Existen módulos de ERP que resulte imperativo tener?
No exactamente, pero un módulo de gestión financiera es fundamental para cualquier sistema de ERP. Si bien los módulos deberían estar en consonancia con las necesidades y el sector en el que opere tu empresa, también deberían abordar los aspectos esenciales: gestión financiera, gestión de efectivo, balance y compras, para empezar. Estos módulos son tan necesarios como los sistemas de ERP. No comprarías un coche sin un tren de potencia, y tampoco comprarías un sistema de ERP que no proporcione datos financieros que sirvan para impulsar el crecimiento de tu empresa.
¿Cuáles son los módulos básicos de un sistema de ERP?
La gestión financiera es el módulo básico, junto con otros que están estrechamente relacionados, como compras, cadena de suministro y gestión del rendimiento empresarial. Puedes reforzar los módulos básicos con software más especializado, como ventas (CRM), recursos humanos o análisis.
¿Cuál es la clave a la hora de seleccionar los módulos de ERP?
Además de escoger módulos que cubran las necesidades de tu organización, será conveniente que evalúes si tiene sentido lanzarlos todos a la vez o de forma progresiva en función de tus prioridades. Otra clave es empezar por un sistema de ERP que sea flexible y escalable. Uno que permita a tu empresa cambiar y transformarse con el paso del tiempo.