Les 10 principaux risques que représentent les feuilles de calcul pour les entreprises

Natalie Gagliordi | Stratège de contenu | 5 juin 2023

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Que vous les adoriez ou les détestiez, les feuilles de calcul ont encore de beaux jours devant elles. Toutefois, même si elles continueront de jouer un rôle essentiel, elles sont trop souvent surestimées par les professionnels, qui les utilisent pour des analyses trop complexes. De nombreuses équipes se tournent par défaut vers les feuilles de calcul pour organiser leurs tâches, gérer leurs projets et générer des rapports. Pour ce qui est de l'analyse, les professionnels utilisent souvent des feuilles de calcul comme un pot-pourri pour rassembler les données provenant des nombreuses sources dont ils ont besoin. L'utilisation de feuilles de calcul pour une telle tâche requiert beaucoup de travail manuel et introduit un risque d'erreurs humaines. Les équipes peuvent rater des occasions qu'elles auraient pu saisir si elles disposaient d'un outil de travail adapté.

Quels risques courez-vous en utilisant des feuilles de calcul ?

Les feuilles de calcul suffisent pour répondre à un certain nombre de besoins des entreprises. Toutefois, les utiliser pour effectuer des tâches pour lesquelles ils ne sont pas conçus présente des risques. Quand les tâches réalisées dépassent leurs capacités, les feuilles de calcul ne sont pas sans risques : erreurs de saisie de données, calculs erronés, vulnérabilités de sécurité, évolutivité réduite, problèmes de conformité, etc. Lorsque plusieurs feuilles de calcul sont utilisées, les données sont souvent réparties sur de nombreux fichiers. Il devient alors difficile d'obtenir une vue unique, cohérente et fiable sur l'entreprise pour les décideurs. En outre, étant donné qu'il n'existe généralement aucun processus de gouvernance avec des feuilles de calcul, des erreurs peuvent se glisser dans les données fournies aux décideurs. Les feuilles de calcul sont également limitées dans leur capacité d'analyse et de recommandation. Tous ces problèmes combinés peuvent mener à une situation infernale où les feuilles de calcul prolifèrent, les informations deviennent obsolètes et les risques d'erreur humaine augmentent et rendent les analyses peu fiables.

Points à retenir

  • Les feuilles de calcul deviennent de plus en plus difficiles à gérer à mesure que les volumes de données augmentent et que les entreprises doivent répondre à leurs préoccupations en matière de gouvernance, de sécurité, d'intégrité des données et de conformité.
  • Les feuilles de calcul ont des capacités limitées quand il s'agit d'effectuer une analyse détaillée des données ou de trouver des schémas cachés dans les données, en particulier lorsque les utilisateurs ne parviennent plus à mettre à jour les données dans les feuilles de calcul.
  • Les feuilles de calcul ne proposent pas de systèmes de gouvernance. Elles peuvent être facilement partagées et distribuées, ce qui augmente le risque de données erronées ou conflictuelles, d'accès non autorisé et de violations de données. Elles sont également faciles à dupliquer, ce qui conduit à plusieurs versions avec des données différentes et des conclusions contradictoires.
  • Pour les analyses, les feuilles de calcul se cantonnent à la gestion des données non structurées, telles que la vidéo ou le texte des réclamations des clients.

Explication des risques liés aux feuilles de calcul

Les feuilles de calcul sont utilisées dans de nombreux secteurs. Elles s'avèrent utiles pour effectuer des tâches précises et adaptées. Toutefois, de nombreux risques sont associés à l'utilisation à tout va des feuilles de calcul, notamment la saisie manuelle des données et les erreurs de données non sécurisées en raison d'un manque de contrôles d'accès et du partage généralisé. À cause de leurs performances limitées, les feuilles de calcul n'évoluent également pas très bien au fil du temps. Quand l'entreprise croît, elles ne donnent plus le change face à la complexité des équipes interfonctionnelles, aux différentes facettes des opérations ainsi qu'aux besoins élevés d'interactions, de collaboration et de coordination.

Les équipes utilisent souvent par défaut les feuilles de calcul pour rassembler les données dont elles ont besoin lors du suivi d'analyse. Elles se heurtent pourtant rapidement à un problème : les feuilles de calcul sont faciles à mettre en place, mais il s'avère difficile d'en actualiser les données. Elles prolifèrent souvent, les versions se multiplient et les décideurs finissent par perdre confiance dans les données et les conclusions. Bien que les feuilles de calcul gèrent bien les données numériques, elles ne sont pas bien adaptées aux données non structurées. Avec les feuilles de calcul, de nombreuses entreprises peinent à comprendre leurs données et se privent peut-être de recueillir des informations utiles via une analyse approfondie des données.

10 risques courants liés aux feuilles de calcul pour les entreprises

Les feuilles de calcul sont utilisées à des fins professionnelles, notamment la comptabilité, la gestion des données et l'analyse financière. Si elles peuvent s'avérer utiles dans ces cas, leur utilisation lorsque l'échelle ou les capacités recherchées augmentent n'est pas sans risques. Les feuilles de calcul peuvent se révéler plus difficiles à gérer dans les moyennes ou grandes entreprises. À mesure que les volumes de données et le nombre d'utilisateurs augmentent, les problèmes liés à la gouvernance des données, à la sécurité et aux contrôles d'accès, à l'intégrité des données et à la conformité réglementaire sont de plus en plus compliqués à traiter. Voici quelques-uns des risques les plus courants auxquels les entreprises utilisant des feuilles de calcul sont confrontées :

1. Erreurs : Qu'il s'agisse d'erreurs liées à la saisie manuelle de données ou à l'utilisation de données obsolètes, les analyses dans des feuilles de calcul sont sujettes à des erreurs, en particulier lorsque les jeux de données analysés sont volumineux et complexes. Même une petite erreur peut entraîner des conséquences importantes, surtout si elle n'est pas détectée pendant longtemps. Des erreurs peuvent également être introduites lorsque des données sont manipulées à des fins notamment d'analyse.

2. Insécurité des données : Les feuilles de calcul peuvent être facilement copiées, partagées et distribuées, ce qui augmente le risque d'accès non autorisé ou de violation des données. Les données sensibles stockées dans des feuilles de calcul peuvent également être compromises lorsqu'elles sont transférées dans d'autres systèmes pour des tâches telles que l'analyse et la visualisation.

3. Évolutivité limitée : Les feuilles de calcul peuvent facilement gérer la multiplication des rapports et des utilisateurs, mais elles ne sont pas en mesure de traiter de grandes quantités de données ou des calculs complexes et des analyses métier, ce qui entraîne des problèmes de performances et des erreurs.

4. Manque de transparence : Il peut être difficile de déterminer l'origine des données ou de comprendre les formules dans une feuille de calcul, en particulier si elles ont été créées par une autre personne à l'aide de données provenant de nombreuses sources.

5. Efficacité du processus : Les limitations et problèmes de partage des données inhérents à l’utilisation des feuilles de calcul peuvent mener à des processus manuels et répétitifs dans l'ensemble de l'entreprise. Les collaborateurs finissent par effectuer plusieurs fois la même tâche pour essayer de résoudre les mêmes problèmes ou des problèmes similaires.

6. Cloisonnement : Les feuilles de calcul sont généralement créées et utilisées par des collaborateurs seuls ou des équipes, ce qui peut cloisonner les informations et entraîner des incohérences et des erreurs dans les données.

7. Contrôle des versions : Lorsque plusieurs utilisateurs modifient une même feuille de calcul, il peut être difficile de trouver la version la plus récente si la feuille de calcul n'est pas utilisée correctement. Cette situation peut conduire à des contradictions et à l'utilisation de différentes versions de feuille de calcul. Les feuilles de calcul peuvent prendre en charge la collaboration en temps réel à l'aide des versions cloud. Toutefois, de nombreux utilisateurs privilégient les versions de bureau malgré les problèmes que cela engendre.

8. Temps perdu : La maintenance et l'actualisation des feuilles de calcul peuvent prendre du temps, en particulier avec de grandes quantités de données, ce qui peut détourner les ressources des activités commerciales plus importantes.

9. Portée limitée des données : Les feuilles de calcul sont limitées dans la gestion des types de données importants pour les efforts d'analyse, en particulier des données non structurées, telles que les documents textuels volumineux.

10. Manque de fiabilité : Au moment de prendre des décisions, tous ces facteurs peuvent amener les dirigeants d'entreprise à croire que les informations à leur disposition sont obsolètes, inexactes ou partiales. Les décideurs qui ne font pas confiance à leurs données finiront par s'en remettre à leur intuition et leur expérience plutôt que de se laisser guider par les données.

Comment gérer et atténuer les risques liés aux feuilles de calcul ?

Les entreprises doivent absolument prendre en compte tous les risques associés aux feuilles de calcul et mettre en place des contrôles et des processus pour les gérer. Il est généralement nécessaire d'évaluer l'utilisation actuelle des feuilles de calcul, de prendre les mesures appropriées, d'implémenter de bonnes pratiques et d'introduire de nouvelles politiques d'entreprise afin de réduire continuellement les risques. L'implémentation de nouvelles applications pour répondre aux besoins des feuilles de calcul peut être envisagée. Pour réduire les risques liés aux feuilles de calcul, procédez comme suit :

1. Déterminez où sont utilisées les feuilles de calcul : Dressez un inventaire de l'utilisation des feuilles de calcul dans votre entreprise pour connaître l'étendue des risques.

2. Déterminez les risques : Évaluez les risques les plus importants liés aux feuilles de calcul dans votre entreprise. Ces risques peuvent inclure des erreurs de saisie de données, des accès non autorisés, la perte de données ou des informations incomplètes ou obsolètes.

3. Implémentez des contrôles : La protection par mot de passe, le contrôle des versions et la validation des données peuvent contribuer à réduire les risques liés aux feuilles de calcul.

4. Formez vos collaborateurs aux bonnes pratiques : Faites en sorte que tout le personnel qui utilise des feuilles de calcul soit formé à des techniques telles que l'audit des formules, la vérification des erreurs et le contrôle des versions. Proposez des formations lorsque vous constatez que les tableurs sont utilisés à mauvais escient.

5. Examinez et testez les feuilles de calcul stratégiques : Les feuilles de calcul utilisées dans les processus décisionnels importants doivent faire l'objet d'un audit régulier pour garantir leur précision et leur validité. Bien que cette approche ne soit pas pratique à plus grande échelle, elle peut aider à détecter et corriger les erreurs dans les systèmes clés avant qu'elles ne causent de graves problèmes.

6. Envisagez d'autres solutions : En fonction de la complexité de votre entreprise, n'excluez pas d'utiliser d'autres outils que les feuilles de calcul pour réduire les risques. Il peut notamment s'agir de logiciels d'analyse spécialisés, en particulier de plateformes cloud.

Conséquences réelles des feuilles de calcul

Les feuilles de calcul s'avèrent utiles pour les entreprises, mais leur mauvaise utilisation peut entraîner des conséquences lourdes et coûteuses. Les erreurs liées aux feuilles de calcul ne sont pas seulement coûteuses en termes de temps et d'argent, mais peuvent également nuire à votre réputation et entraîner la perte d'emplois. Voici trois exemples du monde réel.

  • Erreurs et inexactitudes : Les feuilles de calcul sont source d'erreurs, en particulier lorsque des formules et des fonctions complexes sont utilisées. Même une petite erreur dans une formule peut entraîner des écarts importants et des erreurs financières potentiellement coûteuses. Un distributeur d'électricité a perdu 24 millions de dollars en soumettant des offres sur des itinéraires de transmission dont il n'avait pas besoin en raison de lignes mal alignées dans une feuille de calcul ; il s'agissait « tout simplement d'une erreur de couper-coller dans une feuille de calcul Excel », a déclaré le président de l'entreprise. Une autre erreur coûteuse s'est produite en 2005 lorsqu'un grand fabricant américain a subi une erreur de clôture de 11 millions de dollars en raison d'une faute de frappe dans une feuille de calcul.
  • Risques liés à la sécurité : Les feuilles de calcul peuvent être vulnérables aux risques de sécurité, tels que la violation de données et les accès non autorisés. Si des informations commerciales sensibles sont stockées dans une feuille de calcul, elles peuvent être facilement partagées ou rendues accessibles à des personnes non autorisées. Cela peut entraîner des dommages financiers et de réputation pour l'entreprise. En 2021, une agence gouvernementale américaine a posté sur un site web Microsoft SharePoint interne destiné à ses responsables seniors une feuille de calcul contenant des informations sur les salariés qui incluaient leur statut de vaccination. Le syndicat s'est plaint de la situation et la feuille de calcul a finalement été retirée.
  • Défis liés à la conformité : Les feuilles de calcul peuvent poser des problèmes de conformité, en particulier dans les secteurs hautement réglementés, tels que les soins de santé et la finance. Ces secteurs sont soumis à des réglementations strictes en matière de gestion des données et les feuilles de calcul peuvent ne pas être en mesure de fournir les contrôles et le suivi nécessaires. Un organisme de santé qui utilise une feuille de calcul pour gérer les informations sur les patients peut éprouver des difficultés à se conformer à la législation en vigueur.

Comment remplacer les feuilles de calcul ?

Les feuilles de calcul auront toujours leur place au sein des entreprises. Toutefois, si vous voulez extraire des renseignements précieux de vos données notamment à partir de plusieurs sources de données ou à l'aide de fonctionnalités de machine learning pour trouver des schémas cachés dans les données, une feuille de calcul ne sera pas d'une grande aide. De même, si vous utilisez une feuille de calcul pour suivre le statut d'un projet, il est probable qu'un outil de gestion de projet spécialisé constitue une meilleure option. Bien sûr, toutes ces solutions nécessitent du budget, alors que les feuilles de calcul ne s'accompagnent d'aucun coût supplémentaire, d'où leur attrait. Si votre budget vous le permet, voici plusieurs alternatives aux feuilles de calcul :

  • Logiciel de gestion de projet : Dans divers secteurs, les logiciels de gestion de projet permettent aux entreprises de planifier et de gérer des projets, d'affecter des tâches et de suivre l'avancement avec plus de dynamisme et de support visuel que les feuilles de calcul Ce type de logiciels peut fournir des mises à jour en temps réel de l'état du projet et de l'allocation des ressources.
  • Systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) : Les grandes et moyennes entreprises utilisent des logiciels ERP pour intégrer plusieurs fonctions métier, telles que la finance, la budgétisation, les ventes et la gestion des stocks, dans une plateforme unifiée. Les systèmes ERP offrent des fonctionnalités avancées de création de rapports et d'analyse et peuvent rendre les processus métier plus transparents et efficaces.
  • Systèmes de base de données : Les bases de données et les systèmes de gestion de base de données permettent aux entreprises de stocker, de gérer et d'extraire de grandes quantités de données. Une base de données peut gérer des structures de données complexes et offrir des fonctionnalités de requête de données bien plus avancées que les feuilles de calcul. Toutefois, selon l'architecture et le système, l'extraction de toutes les données requises pour une analyse peut être un processus lent qui nécessite l'expertise d'un administrateur de base de données.
  • Plateforme d'analyse : Une plateforme d'analyse inclut le matériel, les logiciels, les outils et les utilitaires qui permettent aux entreprises de collecter et d'analyser de grandes quantités de données provenant de différentes sources. Ces outils offrent des fonctions d'analyse avancées, notamment la visualisation des données et l'analyse prédictive.
  • Logiciel d'analyse dédié : Un logiciel autonome spécialement conçu pour l'analyse des données vous permet d'extraire et de préparer rapidement vos données pour les visualisations et les informations. Les utilisateurs peuvent obtenir une vue cohérente et fiable des données pour prendre des décisions.

Abandonnez les feuilles de calcul et réduisez vos risques avec Oracle

Bien que les feuilles de calcul puissent être un outil puissant pour de nombreux cas d'utilisation, il est important que les entreprises en reconnaissent les limites et les risques lorsqu'elles sont utilisées pour les analyses. Pour atténuer ces risques, les entreprises doivent adopter une culture favorisant les analyses réalisées à partir de données fiables et envisager d'implémenter d'autres outils avec davantage de fonctionnalités, de sécurité et de gouvernance.

Une plateforme d'analyse sécurisée peut offrir davantage de fonctionnalités qu'une feuille de calcul et réduire le besoin d'exporter des données en centralisant la logique répartie entre les fichiers physiques, ce qui en fait un emplacement accessible et bien géré pour tous. Oracle Analytics fournit toutes les fonctionnalités de manipulation de données dont les utilisateurs ont besoin pour combiner des jeux de données internes et tiers et les exploiter dans un processus métier traçable, partageable et reproductible. Grâce aux nouvelles technologies d'analyse des données, notamment l'IA, le machine learning et le traitement du langage naturel, Oracle Analytics est une solution d'analyse complète qui peut aider vos responsables à prendre plus rapidement et précisément de meilleures décisions à partir de données pertinentes et fiables.

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FAQ sur les risques liés aux feuilles de calcul

Quels sont les inconvénients de l'utilisation d'une feuille de calcul ?

Les principaux inconvénients des feuilles de calcul sont l'insécurité des données, l'évolutivité limitée et la vulnérabilité aux erreurs humaines qui peuvent s'avérer coûteuses.

Quels sont les problèmes de l'utilisation d'une feuille de calcul pour réaliser des analyses?

Les feuilles de calcul manquent de fonctionnalités de gouvernance et de gestion des données, ce qui les rend inadaptées aux analyses complexes utilisant plusieurs sources de données.

Quels sont les exemples de problèmes courants liés aux feuilles de calcul ?

Les erreurs courantes liées aux feuilles de calcul incluent les erreurs de copier-coller et les données obsolètes résultant de mises à jour manuelles.

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